Uitwerking deelproces "Intake toepassen sanctie"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Intake toepassen sanctie". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
Inboeken, gegevens controleren, ontvangstbevestiging sturen (aan ketenpartner).
Activiteiten gemeente
Processtap: Registreren verzoek en versturen ontvangstbevestiging
Administratieve werkzaamheden ter voorbereiding van de inhoudelijke beoordeling en behandeling van het verzoek tot toepassen van een sanctie.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Registreren verzoek in VTH-systeem | Het sanctietoepassingsverzoek wordt geregistreerd in het VTH-systeem van de gemeente, na administratieve controle op juistheid van de gegevens. Sanctietoepassingsverzoeken die via een digitaal kanaal worden ingediend, kunnen geautomatiseerd geregistreerd worden. Andere sanctietoepassingsverzoeken worden handmatig geregistreerd. Met de registratie wordt tevens de duurzame toegankelijkheid (archivering) gewaarborgd. Het is belangrijk alle gegevens van het sanctietoepassingsverzoek te registreren, waaronder NAW-gegevens van de indiener en alle verstrekte informatie over de (vermoedelijke) overtreding. De meeste verzoeken om een sanctie toe te passen zullen komen naar aanleiding van een al genomen sanctiebesluit en dat bij een controle is geconstateerd dat het sanctiebesluit niet is nageleefd binnen de gestelde termijn. In die gevallen is gedetailleerde informatie beschikbaar over de overtreding(en). Bij spoedeisende situaties kan dat anders zijn. |
Versturen ontvangstbevestiging | Wanneer het sanctietoepassingsverzoek afkomstig is van buiten de eigen organisatie, wordt een ontvangstbevestiging verstuurd aan de afzender van het verzoek. Doel hiervan is dat de indiener weet dat zijn/haar verzoek ontvangen is en dat de gemeente actie onderneemt. Bij de ontvangstbevestiging hoort een beknopte uitleg van de procedure die de gemeente zal volgen en contactgegevens en een uniek (zaak)nummer zodat de indiener desgewenst gericht contact kan opnemen met de gemeente met vragen over de voortgang. In spoedeisende gevallen gebeurt dit mondeling en wordt achteraf alles formeel in besluitvorming vastgesteld. |
Processtap: Beoordelen en toewijzen verzoek
Beoordeling van het verzoek op urgentie en op de vraag of de gemeente het juiste bevoegd gezag is. Tevens toewijzing aan een behandelteam met hoofdbehandelaar.
Met name in geval van meervoudige zaken is een integrale benadering noodzakelijk waarbij alle relevante disciplines binnen de eigen organisatie en keten- en uitvoeringspartners betrokken worden. Een geschikte werkvorm is de integrale intaketafel waarbij de betrokken partijen samen aan tafel zitten en binnengekomen zaken bespreken. In zo'n integrale intaketafel wordt de gewenste aanpak vastgesteld en worden de taken verdeeld en toegewezen, zodat direct een interbestuurlijk behandelteam tot stand komt.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Beoordelen urgentie | Beoordeeld wordt in hoeverre sprake is van een spoedeisende situatie. In dat geval dienen de navolgende activiteiten versneld te worden uitgevoerd. Eventueel worden bepaalde niet-essentiële activiteiten overgeslagen. |
Adviseren urgentie | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over de urgentie van het sanctietoepassingsverzoek. |
Beoordelen bevoegdheid en uitvoerder | Beoordeeld wordt of de gemeente daadwerkelijk bevoegd gezag is en ook uitvoerder voor het toepassen van de sanctie. Wanneer de van toepassing zijnde sanctie is opgelegd door een ketenpartner, zal die het sanctietoepassingsverzoek in behandeling moeten nemen. Wanneer sprake is van meerdere, samenhangende sancties kan uit een verzoek tot toepassing van een van die sancties volgen dat ook de ermee samenhangende sancties toegepast gaan worden.
Als een ketenpartner of uitvoeringspartner het sanctietoepassingsverzoek zal behandelen, wordt dit overgedragen aan die partij en worden de overige processtappen overgeslagen. NB. In meervoudige zaken geldt het volgende:
|
Adviseren bevoegdheid en uitvoerder | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over welke partij bevoegd gezag en/of uitvoerder is voor de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek. |
Toewijzen aan behandelteam | Wanneer bekend is waar de verantwoordelijkheden liggen voor de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek, wordt een behandelteam samengesteld. Bij meervoudige zaken kan dit een interbestuurlijk team zijn. Er is altijd één hoofdbehandelaar die verantwoordelijk is dat de behandeling snel en correct uitgevoerd wordt. Bij eenvoudige zaken kan dit tevens degene zijn die de inhoudelijke expertise levert; bij complexe zaken is een "procesmanager" c.q. "casemanager" gewenst zodat inhoud en proces gescheiden blijven. Het ligt voor de hand dat bij het toepassen van een sanctie zoveel mogelijk dezelfde mensen betrokken worden als bij het opleggen van de sanctie. Het samentellen van een interbestuurlijk (of inter-afdeling) behandelteam vereist afstemming tussen de betrokken organisaties c.q. afdelingen. Daarom wordt ook deze activiteit bij voorkeur uitgevoerd als onderdeel van een integrale “toezicht-en-handhavingstafel”. |
Processtap: Opvragen aanvullende informatie
Het opvragen en verwerken van aanvullende informatie die nodig is voor het vervolg van het bedrijfsproces.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Beoordelen aanvullende informatie nodig | In overleg met interne en externe adviseurs wordt bepaald of alle informatie die nodig is om een besluit over het toepassen van een sanctie te kunnen nemen, aanwezig is in het dossier. Als dat niet het geval is kan aanvullende informatie worden opgevraagd bij de initiatiefnemer van de activiteit waarover het sanctieverzoek is ingediend of bij ketenpartners.
De bewijslast ligt bij het bevoegde gezag. Als er niet genoeg informatie is, zal er een extra controle (administratief of ter plaatse) moeten worden uitgevoerd. Daarbij zal zonodig ook de initiatiefnemer van de activiteit worden bevraagd. Dat al bij elkaar (zelf constateren en informatie vragen) de benodigde informatie moeten opleveren om te bepalen of de sanctie binnen de termijn is nageleefd (dan geen toepassing sanctie) of niet (dan wel toepassing sanctie). Bij bestuurlijke handhaving is “een ieder” verplicht om volledig mee te werken, binnen wat redelijkerwijs gevorderd wordt en binnen welke termijn( art. 5.20 Awb). Dat ligt op bepaalde punten anders dan bij een strafrechtelijke sanctie (art. 5:10a Awb). NB informatie die in de rol van bestuursrechtelijk toezichthouder wordt verzameld, mag/kan niet zomaar voor een strafrechtelijke sanctie worden gebruikt. |
Adviseren aanvullende informatie | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over eventueel benodigde aanvullende informatie. |
Opvragen aanvullende informatie | Als aanvullende informatie nodig is, wordt die opgevraagd bij de initiatiefnemer van de activiteit waarop het sanctietoepassingsverzoek betrekking heeft of bij ketenpartners. Het opvragen van aanvullende gegevens en informatie kan via verschillende kanalen (e-mail, telefoon, etc.). |
Verwerken aanvullende informatie | Wanneer opgevraagde aanvullende informatie ontvangen is, wordt die beoordeeld en toegevoegd in het dossier. Wanneer wel aanvullende informatie is opgevraagd maar die is geweigerd, of wanneer in het geheel niet is gereageerd op een verzoek tot aanleveren van aanvullende informatie, wordt dat als zodanig in het dossier vermeld. |
Intake gereed | Na registreren van het sanctietoepassingsverzoek, beoordelen en toewijzen daarvan en eventueel opvragen en verwerken van aanvullende informatie, is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. Dit vormt tevens de start van de tweede fase. |
Behandeling overgedragen | Als de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek is overgedragen aan een ander bestuursorgaan of uitvoeringspartner, eindigt het bedrijfsproces na de intakefase. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten ketenpartner
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Advies urgentie | Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over de urgentie van het sanctietoepassingsverzoek. |
Afstemming bevoegdheid en uitvoerder | Zo nodig wordt met de ketenpartners afgestemd over welke partij bevoegd gezag en/of uitvoerder is voor de behandeling van het sanctietoepassingsverzoek. |
Advies aanvullende informatie | Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over eventueel benodigde aanvullende informatie. |
Aanleveren informatie | Ketenpartners leveren opgevraagde aanvullende informatie tijdig aan aan het behandelteam. |
Activiteiten verantwoordelijke uitvoering activiteit
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Aanleveren informatie | Wanneer de behandelende organisatie constateert dat bepaalde voor het in behandeling nemen van het sanctietoepassingsverzoek vereiste gegevens ontbreken, wordt de initiatiefnemer van de desbetreffende activiteit in de gelegenheid gesteld deze binnen een redelijke termijn alsnog aan te leveren. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Toepassen sanctie", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.