Uitwerking deelproces "Voorbereiden toezichthouden"

Procesmodel

Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Voorbereiden toezichthouden". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.


Previous.png
Overheids- of private organisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties, zoals de provincie, een andere gemeente, de veiligheidsregio of de GGD. (BusinessRole) Ketenpartner Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over welke toezichthouders te selecteren. (BusinessService) Advies selecteren toezichthouders Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over de voorgeschiedenis van het initiatief en de initiatiefnemer. (BusinessService) Advies beoordelen voorgeschiedenis Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over doelen en onderwerpen van de uitvoering van het toezicht. (BusinessService) Advies bepalen doelen en onderwerpen Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over de planning van de uitvoering van het toezicht. (BusinessService) Advies maken planning voor toezicht Een "verantwoordelijke uitvoering activiteit" is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die een activiteit in de fysieke leefomgeving onderneemt, al dan niet op grond van een verleende vergunning. De activiteit kan iets kleins zijn zoals een dakkapel realiseren maar ook iets groots als een vastgoedproject of grootschalige industriële inrichting. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan verantwoordelijke zijn. Bij de toezicht- en handhavingprocessen spreken we veelal van de "overtreder" maar we hanteren hier de term "verantwoordelijke uitvoering activiteit" omdat niet altijd sprake is van een overtreding. (BusinessRole) Verantwoordelijke uitvoering activiteit Een belanghebbende is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die mogelijk (nadelige of voordelige) invloed ondervindt van het initiatief van een ander of een besluit van een overheid. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan belanghebbende zijn. (BusinessRole) Belanghebbende Dit bedrijfsproces betreft het vanuit bestuursrechtelijke bevoegdheid eenmalig of herhaaldelijk beoordelen of de uitvoering van een activiteit of een situatie in overeenstemming is met geldende wet- en regelgeving, verstrekte vergunningen en meldingen van activiteiten. (BusinessProcess) Toezichthouden Registreren, controleren administratief, evt. opvragen aanvullende gegevens, ontvangstbevestiging (als verzoek van een ketenpartner afkomstig is). (BusinessProcess) Intake toezichthouden Beoordelen onderwerp van toezicht, selecteren toezichthouder(s), opstellen toezichtplan, maken afspraken. (BusinessProcess) Voorbereiden toezichthouden Inspecteren feitelijke situatie, toetsen aan regelgeving, opstellen rapportage, evt. doen verzoek sanctie. (BusinessProcess) Uitvoeren toezichthouden Informeren betrokkene, indiener verzoek en andere belanghebbenden over resultaat toezicht. (BusinessProcess) Afronden toezichthouden Beoordelen onderwerp van toezicht, selecteren toezichthouder(s), opstellen toezichtplan, maken afspraken. (BusinessProcess) Voorbereiden toezichthouden Een uitvoerend toezichtteam wordt samengesteld door selectie van een of meerdere geschikte toezichthouders. (BusinessProcess) Samenstellen toezichtteam De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over welke toezichthouders te selecteren. (BusinessProcess) Adviseren selecteren toezichthouders Onder 'team toezicht en handhaving' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het houden van toezicht, handhaven van beleid, en het behandelen van meldingen en handhavingsverzoeken. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team toezicht en handhaving De hoofdtoezichthouder betrekt andere deskundigen waar en zolang nodig en vormt daarmee een ‘toezichtteam’. In eenvoudige gevallen kan dit een “eenmansteam” zijn, in andere gevallen is het gewenst om ook medewerkers van ketenpartners te betrekken. Een goede werkwijze is om toezichtzaken te bespreken aan een integrale “toezicht-en-handhavingstafel”. De samenstelling van het team zal vooral afhankelijk zijn van de aard en complexiteit van de activiteit waarop toezicht gehouden wordt. Na invoering van de Wet kwaliteitsborging bouw zal voor een deel van de bouwactiviteiten het “technisch” toezicht uitgevoerd worden door een onafhankelijke kwaliteitsborger. Die maakt geen deel uit van het toezichtteam maar signaleert eventuele tekortkomingen in de uitvoering aan de gemeente. (BusinessProcess) Selecteren toezichthouders Een toezichtplan wordt opgesteld dat als leidraad zal worden gebruikt bij de uitvoering van het toezicht. (BusinessProcess) Opstellen toezichtplan De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over de voorgeschiedenis van het initiatief en de initiatiefnemer. (BusinessProcess) Adviseren beoordelen voorgeschiedenis Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over doelen en onderwerpen van de uitvoering van het toezicht. (BusinessProcess) Adviseren bepalen doelen en onderwerpen Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over de planning van de uitvoering van het toezicht. (BusinessProcess) Adviseren maken planning voor toezicht Onder 'team toezicht en handhaving' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het houden van toezicht, handhaven van beleid, en het behandelen van meldingen en handhavingsverzoeken. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team toezicht en handhaving Wanneer toezicht verder gaat dan een enkele controle, zal eerst een toezichtplan opgesteld worden. De voorgeschiedenis van de activiteit is belangrijke input voor het toezichtplan. Voorgeschiedenis kan betrekking hebben op de locatie, op de initiatiefnemer en op de activiteit zelf. Ervaringen van de gemeente en/of ketenpartners met locatie, initiatiefnemer en/of activiteit helpen om effectief toezicht in te plannen. Een bekende initiatiefnemer die zijn/haar zaakjes altijd goed op orde heeft behoeft bijvoorbeeld minder toezicht dan een die meerdere keren betrapt is op overtreden van de regels. (BusinessProcess) Beoordelen voorgeschiedenis Bij het inplannen van toezicht is tevens belangrijk rekening te houden met de doel van het toezicht. Veiligheid laat minder ruimte dan het beperken van overlast. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van “sjablonen” gekoppeld aan toezichtdoelen, gebaseerd op praktijkervaringen. (BusinessProcess) Bepalen doelen en onderwerpen Er wordt een planning opgesteld voor het toezicht, in samenspraak met de ketenpartners. Eventueel wordt ook de initiatiefnemer (of uitvoerder) betrokken. Dit kan praktisch zijn, bijvoorbeeld in verband met toegang tot de locatie of het tijdig beschikbaar hebben van documenten, maar heeft ook nadelen omdat de initiatiefnemer daardoor soms meer mogelijkheden heeft om de regels te ontduiken. In veel gevallen zal sprake zijn van een “relatieve planning” omdat de exacte datums waarop mijlpalen in de realisatie worden bereikt pas later bekend worden. Toezichtacties worden dan vooral gekoppeld aan mijlpalen. Bij continu toezicht na realisatie, bijvoorbeeld op brandveilig gebruik, kan wel een absolute planning gehanteerd worden. (BusinessProcess) Maken planning voor toezicht Na registreren van het toezichtverzoek, beoordelen en toewijzen daarvan en eventueel opvragen en verwerken van aanvullende informatie, is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. Dit vormt tevens de start van de tweede fase. (BusinessEvent) Intake gereed Na het samenstellen van het team en het maken van een planning voor de uitvoering, is de voorbereidingsfase van het bedrijfsproces gereed. Dit vormt tevens het vertrekpunt voor de derde fase, de uitvoering van het toezicht. (BusinessEvent) Voorbereiden toezichthouden gereed ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 23-04-2023 01:54:25 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2023 ArchiXL. ArchiMedes 23-04-2023 01:54:25 CEST




   
   
   
   
   

   
   
   
   
   
   
   
   

   
   
   
   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
Next.png
Toon dit diagram op ware grootte.


Beschrijving

Beoordelen onderwerp van toezicht, selecteren toezichthouder(s), opstellen toezichtplan, maken afspraken.

Activiteiten gemeente

Processtap: Samenstellen toezichtteam

Een uitvoerend toezichtteam wordt samengesteld door selectie van een of meerdere geschikte toezichthouders.

ActiviteitToelichting
Selecteren toezichthoudersDe hoofdtoezichthouder betrekt andere deskundigen waar en zolang nodig en vormt daarmee een ‘toezichtteam’. In eenvoudige gevallen kan dit een “eenmansteam” zijn, in andere gevallen is het gewenst om ook medewerkers van ketenpartners te betrekken. Een goede werkwijze is om toezichtzaken te bespreken aan een integrale “toezicht-en-handhavingstafel”. De samenstelling van het team zal vooral afhankelijk zijn van de aard en complexiteit van de activiteit waarop toezicht gehouden wordt. Na invoering van de Wet kwaliteitsborging bouw zal voor een deel van de bouwactiviteiten het “technisch” toezicht uitgevoerd worden door een onafhankelijke kwaliteitsborger. Die maakt geen deel uit van het toezichtteam maar signaleert eventuele tekortkomingen in de uitvoering aan de gemeente.
Adviseren selecteren toezichthoudersZo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over welke toezichthouders te selecteren.


Processtap: Opstellen toezichtplan

Een toezichtplan wordt opgesteld dat als leidraad zal worden gebruikt bij de uitvoering van het toezicht.

ActiviteitToelichting
Beoordelen voorgeschiedenisWanneer toezicht verder gaat dan een enkele controle, zal eerst een toezichtplan opgesteld worden. De voorgeschiedenis van de activiteit is belangrijke input voor het toezichtplan. Voorgeschiedenis kan betrekking hebben op de locatie, op de initiatiefnemer en op de activiteit zelf. Ervaringen van de gemeente en/of ketenpartners met locatie, initiatiefnemer en/of activiteit helpen om effectief toezicht in te plannen. Een bekende initiatiefnemer die zijn/haar zaakjes altijd goed op orde heeft behoeft bijvoorbeeld minder toezicht dan een die meerdere keren betrapt is op overtreden van de regels.
Adviseren beoordelen voorgeschiedenisZo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over de voorgeschiedenis van het initiatief en de initiatiefnemer.
Bepalen doelen en onderwerpenBij het inplannen van toezicht is tevens belangrijk rekening te houden met de doel van het toezicht. Veiligheid laat minder ruimte dan het beperken van overlast. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van “sjablonen” gekoppeld aan toezichtdoelen, gebaseerd op praktijkervaringen.
Adviseren bepalen doelen en onderwerpenZo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over doelen en onderwerpen van de uitvoering van het toezicht.
Maken planning voor toezichtEr wordt een planning opgesteld voor het toezicht, in samenspraak met de ketenpartners. Eventueel wordt ook de initiatiefnemer (of uitvoerder) betrokken. Dit kan praktisch zijn, bijvoorbeeld in verband met toegang tot de locatie of het tijdig beschikbaar hebben van documenten, maar heeft ook nadelen omdat de initiatiefnemer daardoor soms meer mogelijkheden heeft om de regels te ontduiken. In veel gevallen zal sprake zijn van een “relatieve planning” omdat de exacte datums waarop mijlpalen in de realisatie worden bereikt pas later bekend worden. Toezichtacties worden dan vooral gekoppeld aan mijlpalen. Bij continu toezicht na realisatie, bijvoorbeeld op brandveilig gebruik, kan wel een absolute planning gehanteerd worden.
Adviseren maken planning voor toezichtZo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over de planning van de uitvoering van het toezicht.
Voorbereiden toezichthouden gereedNa het samenstellen van het team en het maken van een planning voor de uitvoering, is de voorbereidingsfase van het bedrijfsproces gereed. Dit vormt tevens het vertrekpunt voor de derde fase, de uitvoering van het toezicht.


Activiteiten overige rollen

Activiteiten ketenpartner

ActiviteitToelichting
Advies selecteren toezichthoudersZo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over welke toezichthouders te selecteren.
Advies beoordelen voorgeschiedenisZo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over de voorgeschiedenis van het initiatief en de initiatiefnemer.
Advies bepalen doelen en onderwerpenZo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over doelen en onderwerpen van de uitvoering van het toezicht.
Advies maken planning voor toezichtZo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over de planning van de uitvoering van het toezicht.


Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet

De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.

Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.

De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.

Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus

De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.

Samenhang met 'werkende processen'

VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.

Denk mee!

De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.


Terug naar bedrijfsproces "Toezichthouden", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.

Deze pagina is het laatst bewerkt op 6 okt 2023 om 06:09.