Uitwerking deelproces "Intake verzoek verkenning initiatief"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Intake verzoek verkenning initiatief". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
De eerste fase in het verkennen van een initiatief betreft de administratieve intake, het verzamelen van relevante informatie, het bepalen ven de regievoerder (wanneer er meerdere ketenpartners betrokken zijn), het toewijzen van een initiatiefmanager en het samenstellen van een (zo nodig interbestuurlijk) team voor uitvoering van de verkenning.
Activiteiten gemeente
Processtap: Intake
Uitvoeren van administratieve intake en verzamelen van relevante informatie.
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Administratieve intake | Als eerste stap in het verkenningsproces wordt contact gelegd met de initiatiefnemer en wordt een projectdossier aangemaakt met de initiële stukken. Daarbij wordt tevens een 'zaak' aangemaakt die als leidraad dient bij de verdere behandeling. Hier vindt ook een eerste schifting plaats. Bij initiatieven die via de snelserviceformule afgehandeld kunnen worden wordt de initiatiefnemer geadviseerd die route te kiezen. Initiatieven die bij voorbaat kansloos of ongewenst zijn, worden afgewezen. |
| Verzamelen relevante informatie | Alle relevante informatie wordt verzameld in het projectdossier, waaronder het lokale, provinciale en (boven)nationale beleid, informatie over gerelateerde andere lopende, afgeronde of mislukte initiatieven, achtergrondinformatie en dergelijke. De initiatiefnemer kan daarbij gevraagd worden extra informatie aan te leveren. |
Processtap: Toewijzen en samenstellen team
Bepalen regievoerder, toewijzen aan initiatiefmanager en samenstellen van het team dat de verkenning gaat uitvoeren.
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Bepalen regievoerend bestuursorgaan | Als het initiatief ook aan regelgeving van waterschap, provincie of Rijk raakt, wordt bepaald welk van deze bestuursorganen het beste als regievoerder kan optreden. Dit kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van andere initiatieven c.q. vergunningen die reeds verleend zijn voor de desbetreffende locatie |
| Toewijzen aan initiatiefmanager | Aan welke initiatiefmanager de verkenning wordt toegewezen is afhankelijk enerzijds van inzet en beschikbaarheid van medewerkers en anderzijds van de voor de verkenning benodigde vaardigheden. Criteria hiervoor zijn de complexiteit van het initiatief, de locatie waarop die betrekking heeft en de aard van de geplande activiteiten. De initiatiefmanager heeft als voornaamste taak zorgdragen dat de verkenning correct, soepel en tijdig uitgevoerd wordt en dat alle relevante aspecten aan de orde komen. Daarvoor moeten de juiste deskundigen uit de interne organisatie, bij ketenpartners en bij uitvoeringspartners betrokken worden. |
| Samenstellen verkenningsteam | Het uitvoeren van de verkenning wordt gedaan door een team van deskundigen van de interne organisatie, van ketenpartners en van uitvoeringspartners. Het team moet nauw samenwerken met de initiatiefnemer en belanghebbenden die betrokken worden bij het ontwerp. Het team wordt geleid door de initiatiefmanager. Deze kan ook als inhoudelijk deskundige optreden of alleen als procesmanager ingezet worden, afhankelijk van de situatie of de voorkeur van de gemeente. |
| Toewijzen en inplannen werk | Om de verkenning tijdig en soepel te kunnen uitvoeren is het belangrijk om de werkzaamheden aan de juiste medewerker(s) toe te wijzen en in te plannen in overleg met de initiatiefmanager. |
| Intake verkenning gereed | Nadat het team voor de verkenning is samengesteld, is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. Hierna start de tweede fase, waarin de mogelijkheden en beperkingen vanuit de regelgeving worden verkend. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten initiatiefnemer
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Aanleveren gegevens initiatief | Het is van belang dat de initiatiefnemer alle relevante informatie zo snel mogelijk aanlevert. Mede op basis van die informatie wordt de regievoerder bepaald en wordt het verkenningsteam samengesteld. |
Activiteiten ketenpartner
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Afstemmen regievoering verkenning | Om te bepalen welk bestuursorgaan het beste als regievoerder kan optreden is afstemming tussen de ketenpartners gewenst. |
| Toewijzing en inplanning werk | Om de verkenning tijdig en soepel te kunnen uitvoeren is het belangrijk om de werkzaamheden aan de juiste medewerker(s) toe te wijzen en in te plannen in overleg met de initiatiefmanager. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Verkennen en begeleiden initiatief", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.