Uitwerking deelproces "Intake verzoek opleggen sanctie"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Intake verzoek opleggen sanctie". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
De eerste fase in het bedrijfsproces 'opleggen sanctie' is de intakefase. Deze bestaat uit het registreren van het verzoek en het eventueel sturen van een ontvangstbevestiging; het beoordelen van het verzoek en het toewijzen aan het team dat het verzoek zal behandelen; en het zo nodig opvragen van aanvullende informatie.
Activiteiten gemeente
Processtap: Registreren verzoek en versturen ontvangstbevestiging
Administratieve werkzaamheden ter voorbereiding van de inhoudelijke beoordeling en behandeling van het verzoek tot opleggen van een sanctie.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Registreren verzoek in VTH-systeem | Het sanctieverzoek wordt geregistreerd in het VTH-systeem van de gemeente, na administratieve controle op juistheid van de gegevens. Sanctieverzoeken die via een digitaal kanaal worden ingediend, kunnen geautomatiseerd geregistreerd worden. Andere sanctieverzoeken worden handmatig geregistreerd. Met de registratie wordt tevens de duurzame toegankelijkheid (archivering) gewaarborgd. Het is belangrijk alle gegevens te registreren, zoals van welke toezichthouder (intern of extern) het verzoek komt, NAW-gegevens van betrokkenen (verantwoordelijke uitvoering activiteit, evt. verzoeker om handhaving, belanghebbenden) en alle verstrekte informatie over de (geconstateerde) overtreding. |
Versturen ontvangstbevestiging | Wanneer een sanctieverzoek van buiten de eigen organisatie komt, wordt een ontvangstbevestiging gestuurd aan de verzoeker om een sanctie op te leggen. Ook de verantwoordelijke voor de activiteit waartegen een sanctie gaat worden opgelegd, een eventuele verzoeker om handhaving en eventuele andere belanghebbenden krijgen een bevestiging dat het proces voor het opleggen van een sanctie is geregistreerd en gaat starten. Bij de ontvangstbevestiging hoort een beknopte uitleg van de procedure die de gemeente zal volgen en contactgegevens en een uniek (zaak)nummer zodat de indiener desgewenst gericht contact kan opnemen met de gemeente met vragen over de voortgang. |
Processtap: Beoordelen en toewijzen verzoek
Beoordeling van het verzoek op urgentie op de vraag of de gemeente het juiste bevoegd gezag is. Tevens toewijzing aan een behandelteam met hoofdbehandelaar.
Met name in geval van meervoudige zaken is een integrale benadering noodzakelijk waarbij alle relevante disciplines binnen de eigen organisatie en keten- en uitvoeringspartners betrokken worden. Een geschikte werkvorm is de integrale intaketafel waarbij de betrokken partijen regelmatig samen aan tafel zitten en binnengekomen zaken bespreken. In zo'n integrale intaketafel wordt de gewenste aanpak vastgesteld en worden de taken verdeeld en toegewezen, zodat direct een interbestuurlijk behandelteam tot stand komt.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Beoordelen urgentie | Beoordeeld wordt in hoeverre sprake is van een spoedeisende situatie. In dat geval dienen de navolgende activiteiten versneld te worden uitgevoerd. Eventueel worden bepaalde niet-essentiële activiteiten overgeslagen. Ook kan dit invloed hebben op wat voor sanctie wordt opgelegd. |
Adviseren urgentie | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over de urgentie van het sanctieverzoek. |
Beoordelen bevoegdheid en uitvoerder | Beoordeeld wordt welke bestuursorganen bevoegd gezag zijn voor het opleggen van een sanctie. Er zijn meerdere mogelijkheden, afhankelijk van de vraag of er sprake is van een enkelvoudige of een meervoudige zaak:
|
Adviseren bevoegdheid en uitvoerder | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over welke partij bevoegd gezag en/of uitvoerder is voor de behandeling van het sanctieverzoek. |
Toewijzen aan behandelteam | Wanneer bekend is waar de verantwoordelijkheden liggen voor de behandeling van het sanctieverzoek, wordt een behandelteam samengesteld. Bij meervoudige zaken kan dit een interbestuurlijk team zijn. Er is altijd één hoofdbehandelaar die verantwoordelijk is dat de behandeling snel en correct uitgevoerd wordt. Bij eenvoudige zaken kan dit tevens degene zijn die de inhoudelijke expertise levert. Bij complexe zaken is een "procesmanager" c.q. "casemanager" gewenst zodat inhoud en proces gescheiden blijven. Het samentellen van een interbestuurlijk (of inter-afdeling) behandelteam vereist afstemming tussen de betrokken organisaties c.q. afdelingen. Daarom wordt ook deze activiteit bij voorkeur uitgevoerd als onderdeel van een integrale “toezicht-en-handhavingstafel”. |
Processtap: Opvragen aanvullende informatie
Opvragen van aanvullende informatie wanneer dat nodig is, en de verwerking van de ontvangen informatie in het dossier.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Beoordelen aanvullende informatie nodig | In overleg met interne en externe adviseurs wordt bepaald of alle informatie die nodig is om een besluit over het opleggen van een sanctie te kunnen nemen, aanwezig is in het dossier. Als dat niet het geval is kan aanvullende informatie worden opgevraagd bij de initiatiefnemer van de activiteit waarover het sanctieverzoek is ingediend, bij een eventuele verzoeker om handhaving of belanghebbenden of bij ketenpartners. |
Adviseren aanvullende informatie | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over eventueel benodigde aanvullende informatie. |
Opvragen aanvullende informatie | Als aanvullende informatie nodig is, wordt die opgevraagd. Het opvragen van aanvullende gegevens en informatie kan via verschillende kanalen (e-mail, telefoon, etc.). |
Verwerken aanvullende informatie | Wanneer opgevraagde aanvullende informatie ontvangen is, wordt die beoordeeld en toegevoegd in het dossier. Wanneer wel aanvullende informatie is opgevraagd maar die is geweigerd, of wanneer in het geheel niet is gereageerd op een verzoek tot aanleveren van aanvullende informatie, wordt dat als zodanig in het dossier vermeld. |
Intake gereed | Na registreren van het sanctieverzoek, beoordelen en toewijzen daarvan en eventueel opvragen en verwerken van aanvullende informatie, is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. Dit vormt tevens de start van de tweede fase. |
Behandeling overgedragen | Als de behandeling van het sanctieverzoek is overgedragen aan een ander bestuursorgaan of uitvoeringspartner, eindigt het bedrijfsproces na de intakefase. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten ketenpartner
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Advies urgentie | Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over de urgentie van het sanctieverzoek. |
Afstemming bevoegdheid en uitvoerder | Zo nodig wordt met de ketenpartners afgestemd over welke partij bevoegd gezag en/of uitvoerder is voor de behandeling van het sanctieverzoek. |
Advies aanvullende informatie | Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over eventueel benodigde aanvullende informatie. |
Aanleveren informatie | Ketenpartners leveren opgevraagde aanvullende informatie tijdig aan aan het behandelteam. |
Activiteiten verantwoordelijke uitvoering activiteit
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Aanleveren informatie | Wanneer de behandelende organisatie constateert dat bepaalde voor het in behandeling nemen van het sanctieverzoek vereiste gegevens ontbreken, wordt de initiatiefnemer van de desbetreffende activiteit in de gelegenheid gesteld deze binnen een redelijke termijn alsnog aan te leveren. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Opleggen sanctie", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.