Uitwerking deelproces "Intake toezichthouden"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Intake toezichthouden". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
Registreren, controleren administratief, evt. opvragen aanvullende gegevens, ontvangstbevestiging (als verzoek van een ketenpartner afkomstig is).
Activiteiten gemeente
Processtap: Registreren verzoek en versturen ontvangstbevestiging
Administratieve werkzaamheden ter voorbereiding van de inhoudelijke beoordeling en behandeling van het toezichtverzoek.
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Registreren verzoek in VTH-systeem | Het verzoek tot toezichthouden wordt geregistreerd in het VTH-systeem, na administratieve controle op juistheid van de gegevens. Wanneer sprake is van het starten van toezicht naar aanleiding van een interne gebeurtenis zoals het verlenen van een vergunning, dan kan deze processtap geautomatiseerd uitgevoerd worden. Anders verzoeken tot toezicht worden handmatig geregistreerd. |
| Versturen ontvangstbevestiging | Wanneer het verzoek van buiten de eigen organisatie komt, wordt een ontvangstbevestiging verstuurd zodat de afzender weet dat het verzoek ontvangen is en verwerkt wordt. Bij de ontvangstbevestiging hoort een beknopte uitleg van de werkwije die de gemeente zal volgen en contactgegevens en een uniek (zaak)nummer zodat de afzender desgewenst gericht contact kan opnemen met de gemeente met vragen over de voortgang. |
Processtap: Beoordelen en toewijzen
Beoordeling van het verzoek op urgentie. Tevens toewijzing aan een behandelteam met hoofdtoezichthouder.
Met name in geval van meervoudige zaken is een integrale benadering noodzakelijk waarbij alle relevante disciplines binnen de eigen organisatie en keten- en uitvoeringspartners betrokken worden. Een geschikte werkvorm is de integrale intaketafel waarbij de betrokken partijen samen aan tafel zitten en binnengekomen zaken bespreken. In zo'n integrale intaketafel wordt de gewenste aanpak vastgesteld en worden de taken verdeeld en toegewezen, zodat direct een interbestuurlijk behandelteam tot stand komt.
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Beoordelen urgentie | Beoordeeld wordt in hoeverre sprake is van een spoedeisende situatie. In dat geval dienen de navolgende activiteiten versneld te worden uitgevoerd. Eventueel worden bepaalde niet-essentiële activiteiten overgeslagen. |
| Adviseren urgentie | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over de urgentie van het verzoek. |
| Toewijzen aan hoofdtoezichthouder | Afhankelijk van inhoud en complexiteit van het onderwerp wordt de toezichtzaak toegewezen aan een hoofdtoezichthouder. |
Processtap: Opvragen aanvullende informatie
Het opvragen en verwerken van aanvullende informatie die nodig is voor het vervolg van het bedrijfsproces.
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Beoordelen aanvullende informatie nodig | In overleg met interne en externe adviseurs wordt bepaald of alle informatie die nodig is voor toezichthouden, aanwezig is in het dossier. Als dat niet het geval is kan aanvullende informatie worden opgevraagd bij de initiatiefnemer van de activiteit waarover het toezichtverzoek is ingediend of bij ketenpartners. |
| Adviseren aanvullende informatie | Zo nodig geven interne adviseurs vanuit hun eigen expertise advies over eventueel benodigde aanvullende informatie. |
| Opvragen aanvullende informatie | Als aanvullende informatie nodig is, wordt die opgevraagd bij de initiatiefnemer van de activiteit waarop het toezichtverzoek betrekking heeft of bij ketenpartners. Het opvragen van aanvullende gegevens en informatie kan via verschillende kanalen (e-mail, telefoon, etc.). |
| Verwerken aanvullende informatie | Wanneer opgevraagde aanvullende informatie ontvangen is, wordt die beoordeeld en toegevoegd in het dossier. Wanneer wel aanvullende informatie is opgevraagd maar die is geweigerd, of wanneer in het geheel niet is gereageerd op een verzoek tot aanleveren van aanvullende informatie, wordt dat als zodanig in het dossier vermeld. |
| Intake gereed | Na registreren van het toezichtverzoek, beoordelen en toewijzen daarvan en eventueel opvragen en verwerken van aanvullende informatie, is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. Dit vormt tevens de start van de tweede fase. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten ketenpartner
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Advies urgentie | Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over de urgentie van het verzoek. |
| Advies aanvullende informatie | Zo nodig geven ketenpartners vanuit hun eigen expertise advies over eventueel benodigde aanvullende informatie. |
| Aanleveren informatie | Ketenpartners leveren opgevraagde aanvullende informatie tijdig aan aan het behandelteam. |
Activiteiten verantwoordelijke uitvoering activiteit
| Activiteit | Toelichting |
|---|---|
| Aanleveren informatie | Wanneer de behandelende organisatie constateert dat bepaalde voor het in behandeling nemen van het toezichtverzoek vereiste gegevens ontbreken, wordt de initiatiefnemer van de desbetreffende activiteit in de gelegenheid gesteld deze binnen een redelijke termijn aan te leveren. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Toezichthouden", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.