Uitwerking deelproces "Inhoudelijk behandelen vergunningaanvraag"
Inhoud
Procesmodel
Onderstaand diagram toont het procesmodel van het deelproces "Inhoudelijk behandelen vergunningaanvraag". Door de muiscursor boven een object in het diagram te plaatsen verschijnt een nadere toelichting. De toelichting per object is ook onder het diagram uitgeschreven.
Beschrijving
Inhoudelijke beoordeling van de voorgenomen activiteit in samenwerking met ketenpartners, opstellen van een concept beschikking en eventueel opvragen van advies van de Gemeenteraad
Activiteiten gemeente
Processtap: Organiseren externe samenwerking
Inschakelen van ketenpartners om soepele samenwerking in de inhoudelijke behandeling te waarborgen.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
complexe aanvraag? | Beoordeeld wordt of er sprake is van een complexe situatie in die zin dat andere bestuursorganen betrokken moeten worden bij de behandeling van de aanvraag. |
Controleren toepassen coördinatieregeling | Indien er sprake is van gerelateerde vergunningaanvragen bij ketenpartners (bijvoorbeeld voor wateractiviteiten aangevraagd bij het waterschap), wordt in overleg met de ketenpartner(s) bepaald welk bestuursorgaan regievoerder is en hoe consistentie tussen de besluiten wordt gewaarborgd. |
Betrekken ketenpartners | Uit een controle op eventuele toepasselijke kaders vanuit regelgeving van andere bestuursorganen volgt in hoeverre advies en/of instemming van ketenpartners (wenselijk of verplicht als gevolg van art. 16.15 Ow (advies) en/of 16.16 Ow (instemming) en met name vanwege deskundigheid en/of belanghebbendheid ter zake) nodig is. Met die ketenpartners wordt afgestemd wie op welke termijn het gevraagde advies c.q. de gevraagde instemming levert, hoe voortgang en status gedeeld worden en in welke werkvorm e.e.a. wordt meegenomen in de integrale afweging. Dit leidt tot concrete afspraken. In verband met de korte(re) termijn in de reguliere procedure is het van belang de samenwerking met ketenpartners te optimaliseren. In geval van instemming door andere bestuursorganen wordt de reguliere procedure verlengd met vier weken. Bij enkel advies door andere bestuursorganen geldt deze verlenging niet. |
Processtap: Toetsen activiteiten aan regelgeving
Inhoudelijke toetsing aan de regelgeving en eventuele aanpassing van de aanvraag.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Betrekken interne adviseurs | Ook voor de inzet van interne adviseurs geldt dat het belangrijk is praktische afspraken te maken over wie op welke termijn het gevraagde advies levert, hoe voortgang en status gedeeld worden en in welke werkvorm e.e.a. wordt meegenomen in de integrale afweging. Wanneer sprake is van beleidsgevoelige aspecten in de vergunningaanvraag, kan het gewenst zijn op enige moment de Gemeenteraad te betrekken middels een adviesaanvraag. Gezien de verwachte doorlooptijd van een dergelijk advies is het zaak dit vroegtijdig te agenderen. |
Toewijzen en inplannen werk | Om het team dat de vergunningaanvraag behandelt tijdig te kunnen voorzien van gevraagde adviezen is het belangrijk om werkzaamheden aan de juiste medewerker(s) toe te wijzen en in te plannen in overleg met de hoofdbehandelaar. |
Uitvoeren inhoudelijke toetsing | Bij de inhoudelijke toetsing worden de activiteiten waarvoor de vergunning wordt aangevraagd vergeleken met de kaders van de geldende regelgeving. Daartoe wordt op alle relevante deelgebieden van de regelgeving getoetst of het initiatief binnen de kaders blijft. Inhoudelijk deskundige interne en/of externe adviseurs brengen een advies uit, waarin behalve de conclusie of het past ook kan worden opgenomen welke aanpassingen aan het initiatief gedaan zouden kunnen worden om het passend te maken. Bouwtechnische voorschriften worden niet (meer) inhoudelijk getoetst; dit wordt ondergebracht in een separate toetsing. Bij de inhoudelijke toetsing wordt ook onderzocht in hoeverre er planschaderisico bestaat. Adviezen en andere stukken dienen met de rest van het dossier gearchiveerd te worden voor duurzame toegankelijkheid. Tijdens de inhoudelijke toetsing kan naar voren komen dat noodzakelijke gegevens en bescheiden niet aangeleverd zijn of inhoudelijk onvoldoende of onvolledig zijn. In dat geval wordt de initiatiefnemer verzocht deze gegevens en bescheiden alsnog aan te leveren en/of aan te vullen. Conform art. 4.5 AWB stelt de gemeente hiervoor een (redelijke) termijn; de beslistermijn wordt opgeschort tot de dag waarop de aanvraag is aangevuld of de gestelde termijn daarvoor is verstreken. Naar aanleiding van de aanvulling door de initiatiefnemer of het uitblijven daarvan kan de gemeente besluiten de behandeling te hervatten of de aanvraag alsnog buiten behandeling te stellen. |
Opstellen advies deelgebied | Inhoudelijk deskundige adviseurs brengen op hun deelgebied een advies uit, waarin behalve de conclusie of 'het past' ook kan worden opgenomen welke aanpassingen aan het initiatief gedaan zouden kunnen worden om het passend te maken. Elk advies --wanneer op schrift gesteld-- dient met de rest van het dossier gearchiveerd te worden voor duurzame toegankelijkheid. |
Afsluiten planschade-overeenkomst | Wanneer op basis van de toetsingsadviezen een planschaderisico geconstateerd wordt en er is geen onderliggend plan of overeenkomst, is het afsluiten van een planschadeovereenkomst met de initiatiefnemer wenselijk. Hiertoe wordt de overeenkomst opgesteld en ter ondertekening naar de initiatiefnemer verstuurd. In verband met de beslistermijn wordt niet op de ondertekening door de initiatiefnemer gewacht maar loopt het bedrijfsproces gewoon door. Wel zal de planschadeovereenkomst ondertekend moeten zijn voordat de definitieve beschikking wordt vastgesteld. Als er geen sprake is van planschaderisico, dan kan deze processtap worden overgeslagen. |
Verzoeken aanpassing aanvraag | Indien sprake is van een weigeringsgrond die met een relatief kleine aanpassing in het initiatief opgelost kan worden, wordt de initiatiefnemer verzocht het initiatief aan te passen, zodanig dat de geconstateerde weigeringsgronden worden opgelost. Om te voorkomen dat dit ten koste gaat van de resterende beslistermijn, kan dit alleen wanneer de initiatiefnemer instemt met opschorting van de beslistermijn conform art. 4.15 AWB. De initiatiefnemer dient hier schriftelijk mee in te stemmen. Als er geen weigeringsgrond gevonden is, of als aanpassing niet realistisch geacht wordt, dan kan deze processtap worden overgeslagen. |
Processtap: Opstellen concept beschikking
Formuleren van de beschikking op basis van een integrale inhoudelijke afweging van de bevindingen uit de inhoudelijke toetsing.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Uitvoeren integrale afweging | Aangezien de inhoudelijke toetsing belegd kan zijn bij diverse interne en externe adviseurs en ketenpartners, is bewaken van de termijnen voor levering van de adviezen en/of instemmingen noodzakelijk. De afweging van de adviezen vindt in beginsel plaats wanneer alle adviezen ontvangen zijn. Hierbij kan het zinvol zijn ook de initiatiefnemer en betrokken belanghebbenden te raadplegen. Het besluit tot toekennen of weigeren van een vergunning geschiedt door een integrale afweging van alle deeltoetsingen, door het bevoegd gezag en de betrokken ketenpartners gezamenlijk. Een enkel negatief advies is daarbij niet direct reden tot weigering; het is mogelijk dat andere aspecten compensatie bieden. Ook kunnen maatwerkvoorschriften aan de vergunning gekoppeld worden (“ja, mits …”). Met name wanneer sprake is van een afwijking van de geldende regelgeving (omgevingsplan) zal gekeken worden naar aspecten als maatschappelijke wenselijkheid, draagvlak onder belanghebbenden, inpasbaarheid en ruimtelijke haalbaarheid. Verslagen van de integrale afweging dienen met de rest van het dossier gearchiveerd te worden voor duurzame toegankelijkheid. |
Formuleren concept beschikking | Op basis van de uitkomst van de integrale afweging wordt een concept voor de beschikking opgesteld (bij toepassing van de uitgebreide procedure spreken we van 'ontwerpbeschikking'). Hierin worden eventuele maatwerkvoorschriften opgenomen die de gemeente wil verbinden aan het verlenen van de vergunning. Als een belanghebbende naar verwachting bedenkingen zal hebben tegen de voorgenomen beschikking, en die beschikking zou steunen op gegevens over feiten en belangen die de belanghebbende betreffen en die niet door de belanghebbende zelf ter zake zijn verstrekt, dan moet de gemeente conform art. 4.8 AWB die belanghebbende in de gelegenheid stellen zijn/haar zienswijze naar voren te brengen. |
Accorderen concept beschikking (College) | Bij complexe en/of beleidsgevoelige vergunningaanvragen accordeert het College de conceptbeschikking. Tevens wordt bepaald of advies aan de Gemeenteraad gevraagd zal worden. |
Processtap: Opvragen raadsadvies
Opvragen van advies bij de Gemeenteraad.
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Uitbrengen raadsadvies | De Gemeenteraad heeft bij afwijkingen van het omgevingsplan adviesrecht maar geen instemmingsrecht. Bovendien geldt dat een adviesvraag aan de Gemeenteraad geen reden is voor verlenging van de proceduredoorlooptijd. Het is daarom zaak om de eventuele adviesaanvraag bij de Gemeenteraad vroegtijdig te agenderen en zoveel mogelijk parallel uit te voeren met de verdere activiteiten in het proces. De Gemeenteraad ontvangt de adviesaanvraag van het College en agendeert deze. De Gemeenteraad gaat over de vergunningaanvraag in debat met het College en eventuele insprekers, en zal op basis van de uitkomst van dat debat zijn advies uitbrengen aan het College. Het raadsadvies dient met de rest van het dossier gearchiveerd te worden voor duurzame toegankelijkheid. |
Verwerken raadsadvies | Het advies van de Gemeenteraad wordt verwerkt in de conceptbeschikking. Zo nodig wordt overlegd met interne adviseurs en/of ketenpartners. Adviezen dienen met de rest van het dossier gearchiveerd te worden voor duurzame toegankelijkheid. |
Concept beschikking gereed | Na accordering door het College (of teamleider indien daartoe door het College gemandateerd) en verwerking van een eventueel raadsadvies is de conceptbeschikking (bij toepassing van de uitgebreide procedure spreken we van 'ontwerpbeschikking') gereed en is de inhoudelijkebehandelingsfase van het bedrijfsproces afgerond. Dit is tevens het vertrekpunt voor de besluitvormingsfase. |
Activiteiten overige rollen
Activiteiten belanghebbende
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Afstemming inhoudelijk | Bij het uitvoeren van een integrale afweging van de argumenten voor en tegen het verlenen van de vergunning kunnen belanghebbenden (voor zover ze bekend zijn) nadere toelichting geven op hun argumenten en bezwaren en kunnen nadere afspraken gemaakt worden tussen initiatiefnemer en belanghebbenden. |
Indienen zienswijze | Wanneer een belanghebbende naar verwachting bedenkingen zal hebben tegen de beschikking en die beschikking steunt op gegevens en/of feiten die de belanghebbende betreffen en die gegevens niet door de belanghebbende zelf zijn verstrekt, dient die belanghebbende conform art. 4.8 AWB in de gelegenheid te worden gesteld zijn/haar zienswijze naar voren te brengen. |
Inspreken raadsvergadering | Als om een raadsadvies is gevraagd kunnen belanghebbenden desgewenst inspreken op de raadsvergadering waarin de vergunningaanvraag op de agenda staat. |
Activiteiten initiatiefnemer
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Aanleveren aanvullende informatie | Wanneer de behandelende organisatie constateert dat bepaalde benodigde gegevens en bescheiden ontbreken, wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld deze binnen een redelijke termijn alsnog aan te leveren. |
Afsluiten planschade-overeenkomst | Wanneer de behandelende organisatie planschaderisico constateert, is het aangaan van een planschadeovereenkomst nodig. De gemeente doet hiervoor een voorstel. Wanneer de initiatiefnemer het voorstel niet accepteert, is dat een belangrijk argument voor de gemeente om de vergunningaanvraag af te wijzen. De gemeente wil immers niet aansprakelijk zijn voor de eventuele planschade die het gevolg is van een (afwijk)activiteit van de initiatiefnemer. |
Aanpassen aanvraag | De initiatiefnemer kan, als de gemeente hem/haar daartoe in de gelegenheid stelt, de aanvraag aanpassen om een of meer kleinere weigeringsgronden op te lossen. Hiertoe zal de procedure opgeschort moeten worden; de inititiefnemer moet hiermee instemmen. |
Afstemming inhoudelijk | Bij het uitvoeren van een integrale afweging van de argumenten voor en tegen het verlenen van de vergunning kan de initiatiefnemer nadere toelichting geven op bepaalde aspecten van de voorgenomen activiteit wanneer daar onduidelijkheid over bestaat en kunnen nadere afspraken gemaakt worden om bijvoorbeeld tegemoet te komen aan de argumenten en bezwaren van belanghebbenden. |
Inspreken raadsvergadering | Als om een raadsadvies is gevraagd kan de initiatiefnemer desgewenst inspreken op de raadsvergadering waarin de vergunningaanvraag op de agenda staat. |
Activiteiten ketenpartner
Activiteit | Toelichting |
---|---|
Toewijzing en inplanning werk | Om het bestuursorgaan dat de vergunningaanvraag behandelt tijdig te kunnen voorzien van gevraagde adviezen en/of instemmingen is het belangrijk om werkzaamheden aan medewerkers toe te wijzen en in te plannen in overleg met de ketenpartner. |
Advies en/of instemming | Adviseurs bij ketenpartners brengen namens de ketenpartner advies uit en/of geven instemming. Wanneer relatief lange doorlooptijd nodig is, wordt frequent afgestemd over status en voortgang. Bij overschrijding van de voor instemming geldende termijn geldt geen fictieve instemming. |
Deelname aan integrale afweging | Voor een goede integrale afweging bij de beoordeling van een vergunningaanvraag is het belangrijk dat de ketenpartners niet alleen op afstand hun advies uitbrengen, maar dat ze echt deelnemen aan de afweging zelf. De juiste werkvorm kan per organisatie verschillen. |
Advies inhoudelijk | Met name indien het eventuele raadsadvies raakt aan de belangen van ketenpartners is het gewenst die ketenpartners te betrekken bij de verwerking van het raadsadvies. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar bedrijfsproces "Behandelen vergunningaanvraag", naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Overzicht project Omgevingswet.