Uitwerking bedrijfsproces "Toezichthouden"
Procesmodel
Onderstaande figuur toont een overzicht van het bedrijfsproces in termen van deelprocessen, zoals die interbestuurlijk zijn afgestemd in het UIVO-I project.
Procesbeschrijving
Dit bedrijfsproces betreft het vanuit bestuursrechtelijke bevoegdheid eenmalig of herhaaldelijk beoordelen of de uitvoering van een activiteit of een situatie in overeenstemming is met geldende wet- en regelgeving, verstrekte vergunningen en meldingen van activiteiten. Toezichthouden betreft het van begin tot eind monitoren van de uitvoering van een activiteit in de fysieke leefomgeving (bijvoorbeeld toezicht op de realisatie van een bouwwerk) of het gebruik van een voorziening (bijvoorbeeld toezicht op brandveilig gebruik). Toezichthouden is niet hetzelfde als een controle uitvoeren: controles zijn onderdeel van het toezichthouden, maar het bedrijfsproces omvat ook de intake, het maken van een toezichtplan en het afronden van het toezicht.
Deelprocessen in het bedrijfsproces
Het bedrijfsproces "Toezichthouden" bestaat uit de volgende deelprocessen. Klik op een deelproces voor een detailuitwerking op het niveau van processtappen
| Deelproces | Omschrijving |
|---|---|
| Intake toezichthouden | Registreren, controleren administratief, evt. opvragen aanvullende gegevens, ontvangstbevestiging (als verzoek van een ketenpartner afkomstig is). |
| Voorbereiden toezichthouden | Beoordelen onderwerp van toezicht, selecteren toezichthouder(s), opstellen toezichtplan, maken afspraken. |
| Uitvoeren toezichthouden | Inspecteren feitelijke situatie, toetsen aan regelgeving, opstellen rapportage, evt. doen verzoek sanctie. |
| Afronden toezichthouden | Informeren betrokkene, indiener verzoek en andere belanghebbenden over resultaat toezicht. |
Rollen in het bedrijfsproces
Interne rollen gemeente-organisatie
| Rol | Toelichting |
|---|---|
| Gemeenteraad | De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. |
| College | Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. |
| Team toezicht en handhaving | Onder 'team toezicht en handhaving' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het houden van toezicht, handhaven van beleid, en het behandelen van meldingen en handhavingsverzoeken. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. |
| Interne adviseurs | Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. |
Externe rollen
| Rol | Toelichting |
|---|---|
| Belanghebbende | Een belanghebbende is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die mogelijk (nadelige of voordelige) invloed ondervindt van het initiatief van een ander of een besluit van een overheid. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan belanghebbende zijn. |
| Ketenpartner | Overheids- of private organisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties, zoals de provincie, een andere gemeente, de veiligheidsregio of de GGD. |
| Verantwoordelijke uitvoering activiteit | Een "verantwoordelijke uitvoering activiteit" is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die een activiteit in de fysieke leefomgeving onderneemt, al dan niet op grond van een verleende vergunning. De activiteit kan iets kleins zijn zoals een dakkapel realiseren maar ook iets groots als een vastgoedproject of grootschalige industriële inrichting. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan verantwoordelijke zijn. Bij de toezicht- en handhavingprocessen spreken we veelal van de "overtreder" maar we hanteren hier de term "verantwoordelijke uitvoering activiteit" omdat niet altijd sprake is van een overtreding. |
Aanleiding tot start bedrijfsproces
| Gebeurtenis | Toelichting |
|---|---|
| Verzoek toezichthouden ontvangen | Een verzoek tot toezichthouden, afkomstig van de eigen organisatie. Dit kan volgen uit het verlenen van een vergunning of een "melding activiteit" van een initiatiefnemer, of een gevolg zijn van een overtreding of ander incident (verscherpt toezicht). |
| Verzoek toezichthouden ontvangen | Een verzoek tot toezichthouden, afkomstig van een ketenpartner. Dit kan volgen uit het verlenen van een vergunning of een "melding activiteit" van een initiatiefnemer, of een gevolg zijn van een overtreding of ander incident (verscherpt toezicht). |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Project Omgevingswet.