Uitwerking bedrijfsproces "Behandelen vergunningaanvraag"
Procesmodel
Onderstaande figuur toont een overzicht van het bedrijfsproces in termen van deelprocessen, zoals die interbestuurlijk zijn afgestemd in het UIVO-I project.
Procesbeschrijving
Dit bedrijfsproces betreft het behandelen van een ingediende aanvraag voor toestemming tot het uitvoeren van een voorgenomen vergunning- of ontheffingplichtige activiteit, of het behandelen van een verzoek tot wijziging of intrekking van een eerder verleende omgevingsvergunning. De Omgevingswet vraagt een manier van werken die voor sommige overheden zowel ambtelijk en bestuurlijk anders is: integraal, in samenhang en met afstemming. Het vraagt flexibiliteit met oog voor wat kan en mag. Eén van de uitgangspunten van de Omgevingswet is om zoveel mogelijk activiteiten te regelen met algemene regels. Een beperkt aantal activiteiten is toch nog vergunningplichtig. In die gevallen moet de initiatiefnemer (burger, bedrijf of de overheid) een omgevingsvergunning aanvragen. Met een omgevingsvergunning krijgen initiatiefnemers toestemming om activiteiten in de leefomgeving uit te voeren. De omgevingsvergunning geldt voor iedereen die de activiteit uitvoert waarvoor de vergunning bedoeld is (artikel 5.37 lid 1 Omgevingswet). Dit kan degene zijn aan wie de vergunning is verleend, maar ook zijn opvolger.
Deelprocessen in het bedrijfsproces
Het bedrijfsproces "Behandelen vergunningaanvraag" bestaat uit de volgende deelprocessen. Klik op een deelproces voor een detailuitwerking op het niveau van processtappen
| Deelproces | Omschrijving |
|---|---|
| Intake vergunningaanvraag | Registratie, bepalen regievoerder, publicatie aanvraag, evt. verzoek om aanvullende gegevens, toetsen indieningsvereisten, advies ketenpartners, evt. publicatie buitenbehandelingstelling. |
| Inhoudelijk behandelen vergunningaanvraag | Inhoudelijke beoordeling van de voorgenomen activiteit in samenwerking met ketenpartners, opstellen van een concept beschikking en eventueel opvragen van advies van de Gemeenteraad |
| Besluiten vergunningaanvraag | Nemen besluit op ambtelijk of eventueel bestuurlijk niveau. |
| Bekendmaken besluit vergunningaanvraag | Bekendmaken en mededelen van de beschikking, publiceren daarvan en doen van zo nodig registratie in lokale of landelijke registers en het initieëren van eventuele vervolgacties. |
Procesposter
Van dit proces is een procesposter beschikbaar (versie 28 maart 2019): Procesposter bedrijfsproces 015 Behandelen vergunningaanvraag (PDF-bestand, 791 kB).
Rollen in het bedrijfsproces
Interne rollen gemeente-organisatie
| Rol | Toelichting |
|---|---|
| Gemeenteraad | De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. |
| College | Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. |
| Team vergunningverlening | Onder 'team vergunningverlening' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het behandelen van vergunningaanvragen. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. |
| Interne adviseurs | Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. |
Externe rollen
| Rol | Toelichting |
|---|---|
| Initiatiefnemer | Een initiatiefnemer is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die iets wil ondernemen in de fysieke leefomgeving. Dat kan iets kleins zijn zoals een dakkapel realiseren maar ook iets groots als een vastgoedproject of grootschalige industriële inrichting. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan initiatiefnemer zijn. Zeker in geval van complexere initiatieven is het gebruikelijk dat de initiatiefnemer vertegenwoordigd wordt door een professioneel adviesbureau of samen daarmee optreedt. |
| Belanghebbende | Een belanghebbende is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die mogelijk (nadelige of voordelige) invloed ondervindt van het initiatief van een ander of een besluit van een overheid. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan belanghebbende zijn. |
| Ketenpartner | Overheids- of private organisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties, zoals de provincie, een andere gemeente, de veiligheidsregio of de GGD. |
Aanleiding tot start bedrijfsproces
| Gebeurtenis | Toelichting |
|---|---|
| Vergunningaanvraag ingediend | Een ontvangen aanvraag voor een vergunning of ontheffing. Normaliter afkomstig van de initiatiefnemer (of diens vertegenwoordiger; in de uitwerking van het bedrijfsproces maken we daar geen onderscheid tussen), maar ook een aanvraag tot ambtshalve revisie/aanscherping afkomstig vanuit de eigen organisatie doet dit proces starten. Aanvragen kunnen ingediend worden via het Omgevingsloket van het DSO of op papier rechtstreeks bij de gemeente. De aanvraag kan een nieuwe omgevingsvergunning betreffen, een wijziging van de voorschriften van een omgevingsvergunning of de intrekking van een eerder verleende omgevingsvergunning. |
| Ambtshalve verzoek revisie/aanscherping/intrekking | Vanuit de eigen organisatie kan het verzoek gedaan worden om te komen tot revisie of aanscherping van een eerder verleende omgevingsvergunning, of om het geheel of gedeeltelijk intrekken daarvan om onbenutte gebruiksruimte vrij te maken. |
| Vergunningaanvraag doorgezonden | Indien een initiatiefnemer een vergunningaanvraag heeft ingediend bij een ander bestuursorgaan (c.q. als het DSO de vergunningaanvraag naar een ander bestuursorgaan heeft gerouteerd) en dat bestuursorgaan heeft geoordeeld dat de gemeente het van toepassing zijnde bevoegd gezag is, zal dat andere bestuursorgaan de vergunningaanvraag doorzenden naar de gemeente. NB. Als dag van ontvangst geldt conform art. 16.54 Ow de dag van ontvangst bij het bestuursorgaan waar de aanvraag is ingediend, ook als dat bestuursorgaan niet het bevoegd gezag is. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Project Omgevingswet.