Uitwerking bedrijfsproces "Behandelen melding incident of handhavingsverzoek"
Procesmodel
Onderstaande figuur toont een overzicht van het bedrijfsproces in termen van deelprocessen, zoals die interbestuurlijk zijn afgestemd in het UIVO-I project.
Procesbeschrijving
Dit bedrijfsproces betreft het behandelen van een ontvangen handhavingsverzoek of melding van (vermeende) strijdigheid van een omgevingsactiviteit met de geldende normen, gedaan door een hinder ondervindende belanghebbende. Via verschillende kanalen kan een melding binnenkomen van een inwoner, bedrijf of ketenpartner over een situatie die (vermoedelijk) niet voldoet aan de regels binnen de Omgevingswet (op landelijk en lokaal niveau). Er zijn twee varianten: een incidentmelding en een formeel handhavingsverzoek, waarop de gemeente een besluit moet nemen. Het proces richt zich op het onderzoeken van de juistheid van de melding, de aard en oorzaak van de eventuele overtreding, en het vinden van een oplossing. De indiener van de melding en eventueel betrokken belanghebbenden ontvangen hierover bericht van de gemeente. Afhankelijk van de situatie kunnen noodmaatregelen getroffen worden.
Deelprocessen in het bedrijfsproces
Het bedrijfsproces "Behandelen melding incident of handhavingsverzoek" bestaat uit de volgende deelprocessen. Klik op een deelproces voor een detailuitwerking op het niveau van processtappen
| Deelproces | Omschrijving |
|---|---|
| Intake melding incident | De eerste fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft de administratieve intake, het toewijzen aan een hoofdbehandelaar en het beoordelen van de melding en zo nodig opvragen van aanvullende informatie. |
| Onderzoeken melding incident | De tweede fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft het uitvoeren van een controle (meestal ter plaatse), het beoordelen van de aangetroffen situatie om te bepalen of sprake is van een overtreding, het bepalen of en welke vervolgacties gewenst zijn en het opstellen van een reactie of beschikking. |
| Leveren reactie melding incident | De derde fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft het versturen van de reactie op de melding aan de indiener, betrokkene en andere belanghebbenden en het in gang zetten van eventuele vervolgacties. |
Rollen in het bedrijfsproces
Interne rollen gemeente-organisatie
| Rol | Toelichting |
|---|---|
| Gemeenteraad | De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. |
| College | Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. |
| Team toezicht en handhaving | Onder 'team toezicht en handhaving' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het houden van toezicht, handhaven van beleid, en het behandelen van meldingen en handhavingsverzoeken. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. |
| Interne adviseurs | Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. |
Externe rollen
| Rol | Toelichting |
|---|---|
| Ketenpartner | Overheids- of private organisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties, zoals de provincie, een andere gemeente, de veiligheidsregio of de GGD. |
| Verantwoordelijke uitvoering activiteit | Een "verantwoordelijke uitvoering activiteit" is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die een activiteit in de fysieke leefomgeving onderneemt, al dan niet op grond van een verleende vergunning. De activiteit kan iets kleins zijn zoals een dakkapel realiseren maar ook iets groots als een vastgoedproject of grootschalige industriële inrichting. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan verantwoordelijke zijn. Bij de toezicht- en handhavingprocessen spreken we veelal van de "overtreder" maar we hanteren hier de term "verantwoordelijke uitvoering activiteit" omdat niet altijd sprake is van een overtreding. |
| Indiener melding incident | Een indiener melding incident is een burger, bedrijf of andere instelling die bij een bestuursorgaan melding doet van een incident in de fysieke leefomgeving, en op grond daarvan verwacht dat het bevoegd gezag actie onderneemt. |
Aanleiding tot start bedrijfsproces
| Gebeurtenis | Toelichting |
|---|---|
| Melding incident ingediend | Een melding incident ontvangen van een ketenpartner of andere belanghebbende. DIt kan een gewone melding zijn of een formeel handhavingsverzoek. Meldingen en handhavingsverzoeken kunnen via diverse kanalen ontvangen worden. Onder incident verstaan we hier een gebeurtenis of situatie die vermoedelijk strijdig is met het vigerende beleid ter plaatse, voor wat betreft de fysieke leefomgeving. Voorbeelden zijn geluidsoverlast van bouwactiviteiten en het plaatsen van reclame op of langs de weg zonder geldige vergunning. Meldingen hebben veelal de vorm van een klacht maar kunnen ook als vraag of mededeling geformuleerd zijn. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Project Omgevingswet.