Uitwerking bedrijfsproces "Monitoren en analyseren"
Procesmodel
Onderstaande figuur toont een overzicht van het bedrijfsproces in termen van deelprocessen, zoals die interbestuurlijk zijn afgestemd in het UIVO-I project.
Procesbeschrijving
Dit bedrijfsproces betreft het op basis van continu of frequent gemeten indicatoren onderzoeken en analyseren in hoeverre het gevoerde beleid leidt tot het bereiken van de beoogde doelstellingen. Dit met als doel het nemen van maatregelen om afwijkingen van die beoogde doelstellingen bij te sturen.
Deelprocessen in het bedrijfsproces
Het bedrijfsproces "Monitoren en analyseren" bestaat uit de volgende deelprocessen. Klik op een deelproces voor een detailuitwerking op het niveau van processtappen
| Deelproces | Omschrijving |
|---|---|
| Vaststellen te monitoren indicatoren | Om de effectiviteit van het te monitoren beleid te kunnen bepalen, worden indicatoren vastgesteld. Dit begint met het zoeken naar geschikte indicatoren. Een indicator geeft een indruk van de mate waarin een bepaald effect optreedt, bijvoorbeeld de gemiddelde hoeveelheid blauwalg in het water is een indicator van de zwemwaterkwaliteit. Veelal zijn meerdere indicatoren nodig, zoals voor zwemwater ook bacteriologische verontreinigingen een indicator zijn. In veel gevallen is advies van c.q. afstemming met de ketenpartners gewenst. |
| Verzamelen meetwaarden | In veel gevallen zijn de gekozen indicatoren niet rechtstreeks te meten. Dan moet eerst bepaald worden welke meetwaarden nodig zijn om de indicator te kunnen bepalen. In het voorbeeld hierboven is de gemiddelde hoeveelheid blauwalg niet rechtstreeks te meten. Die is wel te berekenen wanneer metingen op (bijvoorbeeld) een drietal locaties worden gecombineerd. Wanneer bekend is wat waar en wanneer gemeten moet worden, start het verzamelen van de benodigde meetwaarden, al dan niet in samenwerking met de ketenpartners. Wanneer de meetwaarden verzameld zijn, moeten deze nog voorbereid worden voor analyse. Bijvoorbeeld door meetwaarden te aggregeren of vertalen naar een ander maatstelsel zodat combineren met andere meetwaarden mogelijk wordt. |
| Analyseren verzamelde gegevens | Met de verzamelde en voorbewerkte meetwaarden worden de indicatoren bepaald en vervolgens geanalyseerd, bijvoorbeeld ten opzichte van historische waarden en/of waarden op vergelijkbare locaties. Door de ontwikkeling van de indicatoren te vergelijken met de genomen maatregelen, kan bepaald worden in hoeverre die genomen maatregelen inderdaad leiden tot de beoogde doelstellingen. Het is daarbij van belang de resultaten te toetsen ten opzichte van eventuele verstorende factoren van buiten (in bovenstaand voorbeeld: wanneer de hoeveelheid blauwalg in een recreatieplas is toegenomen terwijl een afname beoogd was als resultaat van het verhogen van de doorstroming in de plas, lijkt het alsof de maatregel niet effectief is, maar langdurig warm weer kan hier een grote invloed hebben gehad). De resultaten van de analyse worden vastgelegd in een analyserapport. |
| Vaststellen vervolgstappen analyse | Op basis van de analyserapportage wordt beoordeeld of de genomen maatregelen effectief zijn of dat bijgestuurd moet worden. In geval van het laatste wordt de (beleids)wijziging geagendeerd zo nodig bij het College en/of de Gemeenteraad. Afhankelijk van de situatie kan het analyserapport gepubliceerd worden. |
Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet
De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.
Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.
De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.
Samenhang met zaaktypecatalogus en producten-en-dienstencatalogus
De bedrijfsprocessen voor de Omgevingswet zijn opgesteld in samenhang met de interbestuurlijke ZTC en PDC. Er is een n:n-relatie tussen de processen en de zaaktypen; de exacte relatie is gevisualiseerd in de presentatie Interbestuurlijke procesketens Omgevingswet (zie dia's 72 en verder). Er is ook een subtiel verschil tussen de zaaktypen en de processen: bij het opstellen van de zaaktypen is geredeneerd vanuit zuiver juridisch perspectief, bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.
Samenhang met 'werkende processen'
VNG heeft onder de noemer werkende processen voor enkele bedrijfsprocessen een 'placemat' gepubliceerd met een overzicht van processtappen, rollen, input/output en klantverwachtingen. Die placemats zijn te vinden op de VNG-website onder https://vng.nl/artikelen/werkende-processen. De werkende processen bieden een overzichtelijk en laagdrempelig overzicht voor meerdere doelgroepen, ten behoeve van het meedenken en meewerken van die doelgroepen bij het inrichten en aanpassen van de bedrijfsprocessen.
Denk mee!
De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.
Terug naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar Project Omgevingswet.