Uitwerking bedrijfsproces "Verkennen en begeleiden initiatief"

model=BedrijfsarchitectuurOmgevingswetgemeenten/id-2d2eb37c
proces=BedrijfsarchitectuurOmgevingswetgemeenten/id-52798353
volgordeId=013
procesnaam=Verkennen en begeleiden initiatief

Procesmodel

Onderstaande figuur toont een overzicht van het bedrijfsproces in termen van deelprocessen, zoals die interbestuurlijk zijn afgestemd in het UIVO-I project.

Dit bedrijfsproces betreft het afstemmen tussen bevoegd gezag, initiatiefnemer, ketenpartners en zo mogelijk belanghebbenden over mogelijkheden en beperkingen met betrekking tot een concreet initiatief, en het begeleiden bij het opstellen van ontwerp en vergunningaanvraag. (BusinessProcess) Verkennen en begeleiden initiatief Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op het afstemmen met en begeleiden van de initiatiefnemer bij het opstellen van de uiteindelijke vergunningaanvraag voor het initiatief. In deze fase wordt geborgd dat de resulterende vergunningaanvraag van dusdanige kwaliteit is dat de vergunningverlening soepel en binnen de gestelde termijn voltooid kan worden. (BusinessProcess) Afstemmen vergunningaanvraag De eerste fase in het verkennen van een initiatief betreft de administratieve intake, het verzamelen van relevante informatie, het bepalen ven de regievoerder (wanneer er meerdere ketenpartners betrokken zijn), het toewijzen van een initiatiefmanager en het samenstellen van een (zo nodig interbestuurlijk) team voor uitvoering van de verkenning. (BusinessProcess) Intake verzoek verkenning initiatief Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op afstemming met en begeleiding van de initiatiefnemer bij het opstellen van een ontwerp voor het initiatief op basis van de uitkomsten van de verkenningsfase. In deze fase worden belangrijke keuzes gemaakt ten aanzien van ontwerp en inpassing van het initiatief, daartoe worden ketenpartners en (andere) belanghebbenden nauw betrokken in het proces. (BusinessProcess) Afstemmen ontwerp initiatief In deze fase in het bedrijfsproces bespreken de betrokken partijen het initiatief in termen van mogelijkheden. Wenselijkheid, haalbaarheid en impact worden beoordeeld en de gewenste aanpak voor de ontwerpfase wordt bepaald. De gemeente bepaalt intern de rol die zij wil spelen en plant zo nodig het vervolgtraject. (BusinessProcess) Verkennen mogelijkheden initiatief Aanleiding tot een verkenning is altijd het verzoek vanuit de initiatiefnemer. Dit kan schriftelijk, via het omgevingsloket of op een andere wijze tot de gemeente komen. Bij grotere bedrijven of instellingen heeft de gemeente veelal een relatiemanager; het verzoek van de initiatiefnemer komt dan via die relatiemanager binnen. (BusinessEvent) Verzoek tot overleg van initiatiefnemer Na afronding van het advies inzake de benodigde vergunningaanvragen en het berekenen (en in rekening brengen) van de leges eindigt het bedrijfsproces. (BusinessEvent) Verkenning initiatief gereed TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 15-07-2019 14:09:49 CEST gegenereerd door ArchiMedes © 2016-2018 XL&Knowledge. ArchiMedes 15-07-2019 14:09:49 CEST

Procesbeschrijving

Dit bedrijfsproces betreft het afstemmen tussen bevoegd gezag, initiatiefnemer, ketenpartners en zo mogelijk belanghebbenden over mogelijkheden en beperkingen met betrekking tot een concreet initiatief, en het begeleiden bij het opstellen van ontwerp en vergunningaanvraag. De omgevingswet vraagt een flexibele en klantgerichte instelling van gemeenten. Voor initiatieven de complexer zijn dan een eenvoudige dakkapel is het daarom gewenst om in een vroeg stadium in contact te komen met initiatiefnemers, en samen de mogelijkheden te verkennen. Daarbij is "ja, mits" uitgangspunt, wat betekent dat gezocht wordt naar mogelijkheden om een plan zo in te passen dat een eventueel benodigde vergunning verleend kan worden. Desnoods wordt het omgevingsplan aangepast om initiatief en regelgeving op elkaar af te stemmen. Of zo’n aanpassing mogelijk en gewenst is, is mede afhankelijk van de lokale omgevingsvisie, de daarin vastgelegde langetermijndoelen voor de desbetreffende locatie en het draagvlak onder belanghebbenden. De wijze waarop dit proces doorlopen wordt is afhankelijk van de complexiteit van de situatie. Processtappen kunnen enkelvoudig of iteratief doorlopen worden, of juist samengevoegd of zelfs overgeslagen.


Deelprocessen in het bedrijfsproces

Het bedrijfsproces "Verkennen en begeleiden initiatief" bestaat uit de volgende deelprocessen. Klik op een deelproces voor een detailuitwerking op het niveau van processtappen

DeelprocesOmschrijving
Intake verzoek verkenning initiatiefDe eerste fase in het verkennen van een initiatief betreft de administratieve intake, het verzamelen van relevante informatie, het bepalen ven de regievoerder (wanneer er meerdere ketenpartners betrokken zijn), het toewijzen van een initiatiefmanager en het samenstellen van een (zo nodig interbestuurlijk) team voor uitvoering van de verkenning.
Verkennen mogelijkheden initiatiefIn deze fase in het bedrijfsproces bespreken de betrokken partijen het initiatief in termen van mogelijkheden. Wenselijkheid, haalbaarheid en impact worden beoordeeld en de gewenste aanpak voor de ontwerpfase wordt bepaald. De gemeente bepaalt intern de rol die zij wil spelen en plant zo nodig het vervolgtraject.
Afstemmen ontwerp initiatiefDeze fase van het bedrijfsproces richt zich op afstemming met en begeleiding van de initiatiefnemer bij het opstellen van een ontwerp voor het initiatief op basis van de uitkomsten van de verkenningsfase. In deze fase worden belangrijke keuzes gemaakt ten aanzien van ontwerp en inpassing van het initiatief, daartoe worden ketenpartners en (andere) belanghebbenden nauw betrokken in het proces.
Afstemmen vergunningaanvraagDeze fase van het bedrijfsproces richt zich op het afstemmen met en begeleiden van de initiatiefnemer bij het opstellen van de uiteindelijke vergunningaanvraag voor het initiatief. In deze fase wordt geborgd dat de resulterende vergunningaanvraag van dusdanige kwaliteit is dat de vergunningverlening soepel en binnen de gestelde termijn voltooid kan worden.

Procesposter

Van dit proces is een procesposter beschikbaar (versie 28 maart 2019): Procesposter bedrijfsproces 013 Verkennen en begeleiden initiatief (PDF-bestand, 638 kB).


Rollen in het bedrijfsproces

Interne rollen gemeente-organisatie

RolToelichting
GemeenteraadDe Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk.
CollegeHet College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen.
Team verkenning en begeleidingOnder ‘team verkenning en begeleiding’ vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die medeverantwoordelijk zijn voor het voeren van ‘vooroverleg’ met initiatiefnemers en het daarin vormgeven en inpassen van initiatieven. Hieronder vallen diverse disciplines zoals juristen, geo-specialisten, vergunningverleners en toezichthouders, en met name ook proces- en relatiemanagementrollen zoals de initiatiefmanager dienen deel uit te maken van dit team. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team hier niet verder naar rollen uitgesplitst.
Interne adviseursOnder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren.

Externe rollen

RolToelichting
InitiatiefnemerEen initiatiefnemer is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die iets wil ondernemen in de fysieke leefomgeving. Dat kan iets kleins zijn zoals een dakkapel realiseren maar ook iets groots als een vastgoedproject of grootschalige industriële inrichting. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan initiatiefnemer zijn. Zeker in geval van complexere initiatieven is het gebruikelijk dat de initiatiefnemer vertegenwoordigd wordt door een professioneel adviesbureau of samen daarmee optreedt.
BelanghebbendeEen belanghebbende is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die mogelijk (nadelige of voordelige) invloed ondervindt van het initiatief van een ander of een besluit van een overheid. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan belanghebbende zijn.
KetenpartnerOverheids- of private organisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties, zoals de provincie, een andere gemeente, de veiligheidsregio of de GGD.


Aanleiding tot start bedrijfsproces

GebeurtenisToelichting
Verzoek tot overleg van initiatiefnemerAanleiding tot een verkenning is altijd het verzoek vanuit de initiatiefnemer. Dit kan schriftelijk, via het omgevingsloket of op een andere wijze tot de gemeente komen. Bij grotere bedrijven of instellingen heeft de gemeente veelal een relatiemanager; het verzoek van de initiatiefnemer komt dan via die relatiemanager binnen.

Toelichting bij de bedrijfsprocessen Omgevingswet

De hier beschreven en uitgewerkte bedrijfsprocessen zijn bedoeld voor gemeenten om als referentie te gebruiken bij het inrichten van de eigen processen. Het advies is om vooral de indeling op deelprocesniveau over te nemen; die is interbestuurlijk afgestemd; bij samenwerking is het belangrijk elkaars processen te begrijpen en in gelijke termen te spreken.

Bij het modelleren is vooral de hoofdstroom weergegeven. Afwijkende stromen zoals het voortijdig beëindigen van proces op verzoek van de aanvrager zijn over het algemeen niet weergegeven. We benadrukken hier dat niet het procesmodel leidend moet zijn maar de onderhanden casus. Processtappen versnellen, herhalen, parallel uitvoeren of overslaan is toegestaan en zelfs aanbevolen als dat de onderhanden casus en de ‘klant’ verder helpt; deze alternatieve paden zijn omwille van de overzichtelijkheid in de procesdiagrammen niet weergegeven. Kennis van de ‘formele’ procesgang is onontbeerlijk om verantwoord te kunnen afwijken.

De diagrammen zijn gemodelleerd volgens de ArchiMatestandaard voor architectuurmodellen. Wie daarmee niet bekend is, kan de icoontjes en verschillen in vormen en lijnstijlen gewoon negeren. Wat resteert is een eenvoudig blokjes-en-lijntjesmodel dat de volgordelijkheid van activiteiten weergeeft in ‘zwembanen’; de kleuren van de vormen dienen enkel ter visuele ondersteuning.

Bij het opstellen van de procesmodellen zijn zowel juridische en bedrijfsvoeringsaspecten als ook dienstverleningsaspecten (serviceformules) meegenomen. Daarnaast zijn procesmodellen- en beschrijvingen en andere input uit de bestaande praktijk van meerdere gemeenten en omgevingsdiensten geraadpleegd alsook ervaringen opgedaan in praktijkproeven in het kader van de Omgevingswet.

De vernieuwingen in de bedrijfsprocessen die volgen uit de nieuwe Omgevingswet zullen de komende tijd steeds vastere vorm krijgen en de procesmodellen zullen die ontwikkelingen volgen. Wij nodigen u uitdrukkelijk uit mee te denken en vragen, opmerkingen, suggesties of verbeteringen met ons te delen op de discussiepagina’s op gemmaonline via de “denk mee”-knop bovenaan deze pagina.


Terug naar het overzicht van bedrijfsprocessen of naar de bedrijfsarchitectuur omgevingswet.