Samenvatting metagegevens
Let op: deze pagina is mogelijk verouderd
Zie de geschiedenis van deze pagina voor laatste wijzigingen. Ontdek welke statussen van content er zijn en wat deze inhouden.
De inhoud op deze pagina is op 6 juli 2017 vastgesteld door de VNG Adviescommissie Archieven.
Het belang van metagegevens
Metagegevens zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven, zo zegt de NEN-ISO-norm 15489.
Metagegevens waren altijd al belangrijk. Zonder metagegevens over de inhoud van een archiefdoos en waar die doos staat in een archiefruimte of in een archiefbewaarplaats, is die inhoud niet te vinden, en dus ook niet te raadplegen en te gebruiken. In de digitale wereld zijn metagegevens nog belangrijker. Want digitale informatie is vluchtig en daardoor kwetsbaar. Een vergeten stapel papier op een bureau blijft in het zicht en ook doorzoekbaar als dat nodig is, en een papieren document kun je gewoon - zonder hulpmiddelen die verder gaan dan misschien een leesbril - lezen. In de nieuwe digitale wereld werken dat soort dingen anders. Even niet opletten bij het opslaan van een digitaal document en zonder - wel of niet automatisch - toegevoegde metagegevens kan het al lastig worden om het terug te vinden. Wil je zo'n document - of bestand - lezen, dan moet je computer een programma opstarten. Welk programma dat is, volgt uit het opslagformaat, dat ook als metagegeven is vastgelegd, als het goed is. Is dat verdwenen, dan weet de computer niet welke software het moet opstarten om het bestand te openen. Dit is geldt sterker naarmate het gaat om meer specifieke informatie. Een zaaksysteem moet allerlei soorten zaakinformatie kunnen herkennen. Is iets de naam van een bedrijf of van een burger? En bij welke zaak hoort een document? Wat betekent een getal? Op een harde schijf zijn het allemaal slechts reeksen nullen en enen. Wat is de conclusie van dit alles? Dat digitale informatie zonder metagegevens niet toegankelijk is, niet leesbaar en niet bruikbaar. Daarom heeft de Nederlandse overheid het realiseren van duurzame toegankelijkheid van álle overheidsinformatie benoemd als een belangrijke doelstelling. Het voldoen daaraan is essentieel voor het digitale geheugen van de overheid en voor het functioneren van de overheid in de nieuwe digitale informatiesamenleving.
Behalve voor het kunnen vinden, lezen en interpreteren van digitale informatie zijn metagegevens ook nodig om informatie te beheren, te beveiligen, openbaar te maken (wat niet, wat wel en wanneer) en uit te wisselen. Uitgesplitst naar waar metagegevens voor nodig zijn, zijn er dan ook heel veel verschillende soorten metagegevens.
Enkele voorbeelden:
- de creatiedatum en auteur van een document (bron);
- de zaak, aangeduid met een zaaknummer c.q. zaak-ID, waar een document bij hoort (context);
- of informatie in het kader van de Archiefwet blijvend te bewaren is of te vernietigen na afloop van een bewaartermijn (beheer);
- de toegangsrechten tot informatie (wie mag wat?);
- of informatie openbaar of niet openbaar is.
Dit alles maakt duidelijk dat metagegevens niet alleen belangrijk zijn voor de gebruikers van informatie, maar ook essentieel voor de informatiespecialisten die de digitale informatievoorziening van overheidsorganisaties organiseren.
Als er zoveel verschillende soorten metagegevens zijn, dan is er ook een taal nodig om ze te beschrijven, op te slaan en uit te wisselen. En zoals dat gaat bij taal: als iedereen een andere taal spreekt, dan weet je zeker dat je elkaar niet verstaat en begrijpt. Daarom zijn er gestandaardiseerde talen ontwikkeld om metagegevens te beschrijven. Dat noemen we metagegevensstandaarden. Het TMLO, het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden, is zo'n standaard, ontwikkeld vanuit het archiefveld voor alle decentrale bestuurslagen waaronder de gemeenten. Zonder dergelijke standaarden is samenwerken lastig tot onmogelijk en werkt ook de digitale dienstverlening naar burgers en bedrijven gebrekkig. Als die bij een aanvraag eerst informatie nodig hebben, dan moeten zij die met behulp van een programma wel kunnen vinden en zo'n programma moet dan in technische zin de taal verstaan waarin de metagegevens over de te vinden informatie is vastgelegd.
Zoals gezegd zijn metagegevens belangrijk voor álle overheidsinformatie, dus ook voor álle soorten overheidsinformatie, ongeacht hun vorm, inhoud, (sectorale) afkomst en status (wel of niet archief). Bij sommige soorten informatie, zoals bijvoorbeeld geo-informatie, horen specifieke metagegevensstandaarden. Er is dus meer op dit terrein dan het vanuit de archiefwereld ontwikkelde TMLO. Daarom adviseert KING gemeenten om niet alleen met het TMLO aan de slag te gaan, maar dit tegelijkertijd te plaatsen in de bredere context van andere metagegevensstandaarden, die men vaak zelfs al in huis heeft, maar dan binnen een ander aandachtsgebied zoals de genoemde wereld van geo-informatie.
Handelingsperspectief voor gemeenten
Het voorgaande heeft consequenties voor wat voor een gemeente een goede aanpak is. Zo'n aanpak kan er op hoofdlijnen als volgt uitzien:
- ga als organisatie aan de slag met het thema metagegevens;
- kies als gemeente of andere decentrale overheidsorganisatie - voor zover dat nog niet is gebeurd - voor invoering van het TMLO;
- stel vast dat het belang van metagegevens veel verder gaat dan alleen het bewaren en beheren van informatie in het kader van de Archiefwet en dat er ook andere metagegevensstandaarden zijn dan alleen het TMLO. Denk daarbij ook aan aandachtsgebieden zoals gegevensmanagement, veelal gericht op het organiseren van gestructureerde gegevens in databases, en de wereld van geo-informatie;
- ga als organisatie nadenken over een brede aanpak van het thema metagegevens binnen het streven naar duurzame toegankelijkheid van álle digitale informatie van de organisatie, en betrek bij die brede aanpak ook collega's van andere - deels al genoemde - aandachtsgebieden;
- leg het resultaat vast in een beleidsnotitie voor de gehele organisatie, neem daarin een vervolg op in de vorm van een programmatische organisatiebrede aanpak en regel daarvoor de besluitvorming en het benodigde commitment in de top van de organisatie.
Zie voor een projectaanpak voor de invoering van één metagegevensstandaard, zoals het TMLO, Metagegevens en wat hieronder nog wordt gezegd over implementatie.
Overzicht
Voor verdere verdieping bevat deze Gemmaonlinepagina een uitgebreid overzicht van:
- primair voor het archiefveld ontwikkelde normen van het NEN, het Nederlandse normalisatie-instituut;
- binnen de overheid ontwikkelde richtlijnen;
- metagegevensstandaarden.
Het toevoegen metagegevens
De belangrijkste regel voor het toevoegen van metagegevens is: doe het direct, wel of niet geautomatiseerd, bij de creatie van informatie of als deze ontvangen wordt, zojuist ontvangen is of op een andere manier beschikbaar is gekomen. Uitstellen maakt het alleen maar lastiger, nog even los van het feit dat je digitale informatie zonder metagegevens heel snel kwijt bent. Op het moment van creëren of ontvangen is duidelijk wat de bron en de context van informatie is. Door uitstellen wordt dat snel onduidelijker en wordt het lastiger om dat alsnog te achterhalen.
Als je metagegevens direct toevoegt, dan betekent dat nog niet de set aan metagegevens daarmee al compleet is of compleet kan zijn. Zo is van een document dat binnenkomt wellicht niet direct duidelijk of het bij een zaak hoort en zo ja, bij welke zaak. Die duidelijkheid kan het resultaat van een volgende stap, een volgende handeling zijn. Daarnaast is de set aan metagegevens nooit compleet in de zin van definitief. Het vastleggen van de gebruiks- en de beheergeschiedenis van een informatieobject bijvoorbeeld betekent dat er in de loop van de tijd metagegevens bijkomen, simpelweg omdat die geschiedenis zich in de loop van de tijd ontwikkelt.
Implementatie
Bij implementatie van een landelijk gestandaardiseerd toepassingsprofiel in een organisatie zal men over het algemeen kiezen of moeten kiezen voor het ontwikkelen van een eigen, van die standaard afgeleid, organisatiespecifiek profiel. Landelijke standaarden specificeren veelal wat mogelijk is met daarbinnen de nodige vrijheidsgraden. Binnen die vrijheidsgraden moet een organisatie vervolgens haar eigen keuzes maken. In de praktijk is dat in ieder geval zo bij de huidige 1.1-versie van het TMLO.
De invoering van een metagegevensstandaard zoals het TMLO zal men als project moeten benaderen. Bovendien is zo'n project bij voorkeur ingebed in een breder programma voor het duurzaam toegankelijk maken en houden van álle digitale informatie van de organisatie. Binnen zo'n project zal men een aantal fasen moeten onderscheiden. Zie daarvoor Metagegevens.
Zie voor een verdere uitwerking de pagina Verdieping metagegevens.
Reacties
Vragen, commentaar en andere reacties op deze pagina kunnen naar gemmaonline@vng.nl.