Procesarchitectuur Actoren en rollen
Bij het inrichten van processen is de verdeling van verantwoordelijkheden van groot belang. In de procesarchitectuur maken we onderscheid tussen actoren en rollen. Actoren vertegenwoordigen (rechts)personen en organisatorische eenheden, rollen representeren verantwoordelijkheden. Rollen kunnen worden toegekend aan actoren maar hebben overigens geen directe relatie met de organisatie-indeling.
Het onderkennen van met name rollen is belangrijk omdat dat ons helpt bij het inrichten van processen, bijvoorbeeld:
- bij het gescheiden houden van conflicterende verantwoordelijkheden. Het onderkennen van verschillende rollen is op zich niet voldoende, het moet ook duidelijk zijn dat de betreffende rollen niet door dezelfde persoon of functie mogen worden vervuld.
- bij het herkennen van vergelijkbare rollen in verschillende processen. Vergelijkbare rollen kunnen wellicht aan dezelfde actor (bijvoorbeeld een medewerker) toegewezen worden, of een gedeeld competentieprofiel hebben.
- bij het samenstellen van processen en deelprocessen uit processtappen. Een processtap wordt in beginsel uitgevoerd door één rol.
In de procesarchitectuur onderkennen we referentierollen als hulpmiddel voor gemeenten. In de processen en bij zaakgericht werken gebruiken we die referentierollen maar het staat gemeenten vrij om in de eigen organisatie aanvullende of afwijkende rollen te onderkennen.
Onderstaande figuur toont een overzicht van de belangrijkste actoren en rollen binnen de gemeentesector.
Actoren en rollen binnen de gemeentesector. (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
De relatie met bedrijfsprocessen is als volgt: een actor is een persoon of organisatie die in een bepaalde rol kan deelnemen in een bedrijfsproces. De meest voor de hand liggende combinatie is wellicht die van de burger (we modelleren 'burger' hier als actor hoewel het verdedigbaar is dat burger ook een rol is) die als klant (rol) een bedrijfsproces doet starten. In dat proces zijn dan weer meerdere actoren in verschillende, soms wisselende rollen betrokken. Bij het inrichten van bedrijfsprocessen is het gebruikelijk om activiteiten te koppelen aan rollen (in plaats van direct aan actoren). Dat levert meer flexibiliteit omdat een gedefinieerde rol door meerdere mensen of teams vervuld kan worden. Bij de rollen onderkennen we de niveaus: zo kennen we binnen de generieke rol van 'klant' diverse specialisaties zoals initiatiefnemer of klachtindiener. Daarbinnen is verdere specialisatie mogelijk; bijvoorbeeld een evenement-initiatiefnemer, vergunningaanvrager, enz.
In de figuur zijn drie domeinen te herkennen.
- Links staat het domein van de 'belanghebbenden'. Dit zijn (actoren) burgers, bedrijven en instellingen. De rollen die deze actoren kunnen innemen staan rechts van de actoren. We hebben hier gekozen voor de indeling van Hiemstra en De Vries.
- In het midden staat de gemeente zelf. We maken onderscheid tussen de politiek/bestuurlijke organisatie (boven) waarin de belangrijkste actoren zijn benoemd. De rollen zijn achterwege gelaten aangezien deze kant van de gemeente buiten scope van de procesarchitectuur valt. Onder staat de ambtelijke organisatie. Omdat de organisatievorm van gemeenten sterk uiteen kan lopen, hebben we geen actoren getoond maar alleen de referentierollen. De eerste twee rijen met rollen betreffen de zaakgerelateerde rollen die terugkomen in bijvoorbeeld de RGBZ, de onderste rijen betreffen overige rollen binnen de ambtelijke organisatie.
- Rechts staat het domein van samenwerking met ketenpartners. Hier staan de belangrijkste actoren genoemd waarmee de gemeente samenwerkt, en de hoedanigheid waarin die actoren actief kunnen zijn. Merk op dat de burger als partner van de gemeente dubbel is getekend; hij staat in dit samenwerkingsdomein genoemd, maar ook in het rijtje met Hiemstra-rollen.
De rollen in bovenstaande figuur moeten beschouwd worden als referentierollen. Ze worden gebruikt in de referentieprocessen, maar het is niet verplicht om exact dezelfde rollen te gebruiken bij het inrichten en modelleren van processen binnen een gemeente. Elke gemeente kiest eigen rollen, mede op basis van keuzes gemaakt in de organisatie- en procesinrichting.
Doel van deze actoren-en-rollencatalogus is het bieden van een set aan elementen voor het inrichten van processen. De huidige set is niet volledig, en zal worden aangevuld wanneer daar aanleiding toe is.