Bijlage B: Bijdragen
Inhoud
Inleiding
De relatie tussen overheid en samenleving is, mede onder druk van de golf van decentralisaties in een hoog tempo aan het veranderen. De samenleving verandert van een verzorgingsstaat naar een participatiemaatschappij waarin de burger een proactieve rol vervult. De overheid verschuift de nadruk van curatief naar preventief en verwacht van de burger in toenemende mate een hoge mate van zelfredzaamheid. Uitgangspunt is dat burgers eerst putten uit eigen kracht, of kracht van hun sociale netwerk voordat de hulp van de overheid wordt ingeroepen. Deze nieuwe verhouding tussen overheid en burger leidt tot een herdefiniëring van de taken. Overheden richten zich op sociale cohesie, een terugtrekkende en regisserende overheid en autonoom maar betrokken burgerschap. Vanuit deze visie is door minister Plasterk van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in de visiebrief digitale overheid 2017 beschreven hoe de overheid de doelstelling wil bereiken om de digitale dienstverlening voor burgers te verbeteren. Om digitaal zaken te kunnen doen met de overheid is het allereerst noodzakelijk dat de informatiepositie van de burger verbeterd wordt. Alle voor de burger relevante informatie dient digitaal beschikbaar te worden gemaakt. Om dit mogelijk te maken dienen overheden, en dus ook gemeenten, hun gegevenshuishouding efficiënt ingericht te hebben.
| Alle voor de burger relevante informatie moet digitaal beschikbaar worden. |
Naast de informatiebehoefte van burgers en bedrijven is ook de gemeentelijke informatiebehoefte aan verandering onderhevig. Sociale netwerken waarin burger en bedrijven participeren, worden een bron van informatie en de gemeente wordt mede door de decentralisaties van taken in hoog tempo onderdeel van nieuwe complexe ketens en netwerken. De combinatie van deze ontwikkelingen leidt ertoe dat het aantal partijen waarmee gegevens en informatie gedeeld wordt in hoog tempo toeneemt. Overheden handelen steeds meer als één overheid en koppelen (digitale) gegevens. De ervaren digitale burgers hebben hoge verwachtingen van de overheid op dit gebied:
- Wetgeving & Beveiliging: Worden de (burger of bedrijfs)gegevens conform vigerende wetgeving op een veilige manier behandeld?
- Transparantie: Kunnen de gemeenten verantwoording afleggen over de verwerking (zoals opslag, gebruik en delen) van gegevens?
- Bezuinigen: Wordt er wel efficiënt omgegaan met het beheer van gegevens?
- Procesinrichting: Hoe wordt er nu omgegaan met WOB of WBP aanvragen: incidenteel? Is er een limiet die de gemeente per jaar kan behandelen? Kan de gemeente deze vragen wel aan?
Het zijn vragen die elke gemeente herkent.
Gegevens zijn een bedrijfsmiddel en dienen gelijkwaardig te worden gezien aan personeel, organisatie en financiën. Om de uitdagingen op de gebieden van uitwisseling van gegevens, kwaliteit van gegevens, informatiebeveiliging en het bieden van transparantie over de verwerking van gegevens het hoofd te kunnen bieden is het nodig om het gemeentelijk gegevensmanagement informatiekundig opnieuw vorm te geven. Het dient efficiënter, effectiever en beheersbaarder te worden om zodoende de vragen en eisen die aan gemeenten gesteld worden het hoofd te kunnen bieden. Gegevensmanagement is een integrale en een integrerende activiteit binnen organisaties. De uitdaging is: managen dat de gemeente te allen tijde, voorspelbaar, zal beschikken over alle gegevens die zij nodig heeft, van de juiste kwaliteit, tegen de verantwoorde kosten, en binnen wet- en regelgeving.
Door gegevensmanagement goed te organiseren wordt de kans dat het politieke imago van de gemeente wordt geschaad door gebruik van incorrecte gegevens verkleind en wordt u als bestuurder in staat gesteld het contact met de burger onderhouden en dit door te vertalen naar actie binnen de organisatie.
Groei aantal gegevensbronnen[bewerken]
Het aantal gegevens en gegevensbronnen groeit door de nieuwe digitale mogelijkheden exponentieel. Naast de formele gestructureerde en ongestructureerde gegevens die bijvoorbeeld in basis- en kernregistraties worden bijgehouden spelen ook statistische gegevens , sociale media, (open) data van externe bronnen, brieven, mails in toenemende mate een rol. Deze groei van informatiebronnen en de andere benadering van het gebruik van deze gegevens verandert de communicatie over en weer tussen de overheid en samenleving.
Meerdere partijen[bewerken]
Klantgegevens, beleidsplannen, GEO-gegevens, strategiedocumenten: van oudsher bewogen die gegevens zich binnen de gemeentelijke organisatie. Tegenwoordig bewegen deze gegevens zich dankzij trends als cloud en digitalisering van de dienstverlening steeds vaker en gemakkelijker buiten de directe invloed van de gemeente. De gemeente verwerkt daardoor steeds meer “niet eigen” gegevens. Kenmerken van deze ‘nieuwe’ gegevens zijn dat de oorsprong veelal buiten de gemeente ligt en de kwaliteitsnormen kunnen afwijken van de eisen die aan de gemeentelijke gestructureerde gegevens gesteld worden. Alle gegevens die een gemeente gebruikt voor haar bedrijfsvoering vallen onder haar verantwoordelijkheid. De uitdaging voor gemeenten is deze soorten van gegevens slim met elkaar te verbinden en conform vigerende wet- en regelgeving beschikbaar te stellen aan medewerkers, processen en klanten.
| Alle gegevens die een gemeente gebruikt voor haar bedrijfsvoering vallen onder haar verantwoordelijkheid. |
Gegevensmanagement als cruciale succesfactor[bewerken]
Gegevensmanagement is het fundament van de informatievoorziening: van daaruit worden bedrijfsprocessen en automatiseringssystemen gevoed. De vragen vanuit afnemers om gegevens zijn breed en divers van aard. Enerzijds is levering van basis- en kerngegevens vereist voor de ondersteuning van de primaire processen, anderzijds vragen afnemers om slimme informatiediensten die verschillende soorten gegevens transformeren en combineren. Om grip te houden op de gegevens en informatiestromen binnen de gemeente is goed georganiseerd gegevensmanagement een voorwaarde. Gegevensmanagement zorgt er voor dat de juiste gegevens met de juiste betrouwbaarheid, op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar zijn.
| Door het inrichten van gegevensmanagement worden bedrijfsprocessen beter bediend en ontstaat inzicht in de verwerking van gegevens. |
Kortom: uw gemeente die informatie verwerkt is belast met de complexe taak om zorgvuldig om te gaan met deze gegevens op een volledige, inzichtelijke, betrouwbare en beheersbare wijze. In dit strategisch katern vindt u de aanzet tot het organiseren en uitvoeren van gegevensmanagement in uw gemeente.
Strategische doelen
De veranderende verhouding tussen burger en overheid leidt tot een aantal (nieuwe) afgeleide strategische doelen:
- De gemeente werkt vanuit klantperspectief;
- De gemeente is een betrouwbare partner;
- De gemeente deelt gegevens;
Gegevensmanagement is randvoorwaardelijk om invulling te kunnen geven aan deze doelen.
De gemeente werkt vanuit klantperspectief[bewerken]
Gemeenten staan voor de uitdaging om samen met haar burgers vorm en inhoud te geven aan de nieuwe onderlinge verhouding. In deze verhouding kan een burger zowel klant, als partner van de gemeente zijn. Een herpositionering van de rollen en verantwoordelijkheden van gemeenten en burgers is hierdoor vereist. De gemeente als regisseur en facilitator samen met het maatschappelijk middenveld en de burger als proactieve partner van de overheid door mee te denken (co-creatie) en mee te werken aan invulling geven aan ondersteuning (co-care). In deze nieuwe verhouding is het de taak van de overheid de burger te faciliteren. Voor de burger is essentieel dat een gelijkwaardigheid in de informatiepositie van de burger en de overheid wordt gecreëerd. Vanuit deze gelijkwaardige informatiepositie kan de burger invulling geven aan zijn of haar zelfredzaamheid waar dat mogelijk is, en voor ondersteuning aankloppen bij de overheid waar dat nodig is. Gegevensmanagement moet georganiseerd zijn om de gelijkwaardige informatiepositie van de burger te kunnen faciliteren.
Voor het kunnen afstemmen van de gemeentelijke dienstverlening op de eisen en wensen van de zelfredzame burger, en het transformeren naar een meer vraaggerichte organisatie is herinrichting van de publieke dienstverleningsprocessen vereist. Gegevensbronnen buiten de overheid worden hierbij in toenemende mate van belang. Gegevensmanagement organiseert het inwinnen en gebruiken van de benodigde gegevens.
De gemeente is een betrouwbare partner[bewerken]
Gemeenten verwerken grote hoeveelheden (gevoelige) persoonsgegevens, waaronder die van kwetsbare groepen. Burgers verwachten van gemeenten dat deze gegevens worden beschermd tegen onbevoegd gebruik, diefstal en verlies. De inwoner verwacht verder dat de gemeente rechtmatig handelt, dat gelden doelmatig en doeltreffend besteed worden en dat de gemeente betrouwbaar, transparant en responsief is. Om invulling te kunnen geven aan zowel verwachtingen van de burger als de wettelijke vereisten dient aan een samenhangend geheel van technische, organisatorische, fysieke en procedurele maatregelen vorm gegeven te worden. In de functies toezicht houden, beveiligen en verantwoorden wordt dit uitgevoerd.
De gemeente deelt gegevens[bewerken]
De huidige maatschappij draait op gegevens en informatie. Zowel voor het leveren van de producten van de gemeente, als voor allerlei andere toepassingen waarvoor gegevens van de gemeente nodig zijn. Bijvoorbeeld waar met gegevens van de gemeente nuttige toepassingen voor burgers en ondernemers worden gemaakt. De gemeente heeft in haar registraties veel gegevens tot haar beschikking en zorgt er voor dat deze gegevens zowel binnen als buiten de gemeente efficiënt kunnen worden gebruikt voor dienstverlening, onderzoek, beleid en handhaving. Uitgangspunt hierbij is dat gemeentelijke data behandeld wordt als ‘open tenzij’ conform de richtlijnen die hiervoor gelden. Dit is onderdeel van het faciliteren in gegevensmanagement.
Organiseren van gegevensmanagement
Gegevensmanagement is het geheel van activiteiten om in de gemeente op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken. Gegevensmanagement betreft de gegevensuitwisseling intern en met andere organisaties, de kwaliteitsbewaking, monitoring, verantwoording en de beveiliging omvat. Om op het juiste moment over juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken, moet IEDEREEN in de organisatie zijn bijdrage leveren. Het organiseren van gegevensmanagement begint met het benoemen en toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden. We maken hierbij onderscheid in verschillende aandachtsgebieden. Deze aandachtsgebieden zijn het inwinnen, faciliteren, gebruiken van de gegevens en de beveiliging hiervan. Daarnaast onderkennen we het toezicht houden op het geheel van deze onderwerpen en het kunnen verantwoorden van de verwerking van gegevens.
De combinatie van Inwinnen, Faciliteren en Gebruiken van gegevens wordt het ‘verwerken’ van gegevens genoemd.
Onderdelen van de verwerking van gegevens[bewerken]
Inwinnen van gegevens kan bestaan uit het bijhouden van een registratie, het ontvangen van een kennisgeving van een registratie die door een partij wordt bijgehouden, het ontvangen van documenten of mails van bronnen of het raadplegen van gegevens.
Faciliteren omvat het verstrekken van (gecombineerde) gegevens aan afnemers ten behoeve van selecties, rapportages en bevragingen en het bewaken van de kwaliteit en onderlinge integraliteit van gegevens.
Gebruiken is gebruiken is afnemen van de diensten die de faciliteren component aanbiedt. Afnemers gebruiken deze diensten om gegevens in te zien, en op te vragen voor gebruik binnen hun bedrijfsprocessen. Indien een afnemer gerede twijfels heeft over de kwaliteit van gegevens heeft de afnemer de plicht om deze twijfel terug te melden aan de verstrekker van de gegevens.
Toezicht houden[bewerken]
Toezicht houden omvat de functies die voor de organisatie toezicht houden op de verwerking van de gegevens. Enerzijds is het via deze functies mogelijk om na te gaan of de verwerking van gegevens conform binnen de gemeente overeengekomen protocollen is verlopen en anderzijds is het mogelijk om in kaart te brengen welke gegevens van burgers en bedrijven zijn uitgewisseld en waarom.
Beveiligen[bewerken]
Beveiligen is een combinatie van technische, organisatorische, fysieke en procedurele maatregelen die gebaseerd zijn op een risicoanalyse, wettelijke verplichtingen en landelijke richtlijnen. Te denken valt aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Resolutie Informatieveiligheid, randvoorwaarde voor de professionele gemeente.
Verantwoorden[bewerken]
Verantwoorden omvat functies die benodigd zijn voor het faciliteren van de verantwoording richting burger, bestuur en Rijk van de verwerking van gegevens. Deze functies omvatten loggingfuncties waarmee wordt opgeslagen wie, wanneer, waarom, welke categorieën van gegevens heeft verwerkt en functies om verantwoordingsinformatie mee te genereren.
Effecten van gegevensmanagement
De ontwikkelingen in de buitenwereld nemen exponentieel toe en deze invloed is te merken binnen de gemeentelijke organisatie.
Kunt u de volgende vragen positief beantwoorden?
- Is de gegevenshuishouding op orde binnen de werkzaamheden die worden uitgevoerd?
- Kan binnen 24 uur een betrouwbaar overzicht worden samengesteld van een vraagstuk gebaseerd op meerdere informatiesystemen?
- Wordt er gerapporteerd over het gebruik van basisregistraties naar de directie?
- Heeft een burger/ondernemer via internet inzicht in verloop van afhandeling van een verzoek?
- Wie kan vertellen welke gegevens, waar de gemeente voor verantwoordelijk is, in de Cloud staan? En wat is hiervan de kwaliteit, beveiliging en integratie met gegevens die beschikbaar zijn binnen de muren van de gemeente?
Goed georganiseerd gegevensmanagement ondersteunt bij de beantwoording van de vragen. Gegevensmanagement is voor een implementatie uiteen te rafelen in de onderstaande onderdelen[1]:
| Organisatie inrichting | Rollen, taken en verantwoordelijkheden; |
| Functionarissen; | |
| Proces vormgeven | Informatie uitwisselen in het bedrijfsproces; |
| Producten ontwikkelen | Gegevenslandschap, |
| Kwaliteit; | |
| Afspraken en beschikbaar stellen. |
Optimaal gebruik maken van gegevens is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. Toepassing van moderne technieken en voorzieningen maken het optimaal gebruiken van gegevens en het invulling geven aan de verschillende onderdelen van gegevensmanagement ook steeds eenvoudiger. Hieronder worden de vragen die in het begin van dit hoofdstuk zijn gesteld beantwoord vanuit verschillende invalshoeken.
Effecten van goed gegevensmanagement[bewerken]
De focus van werkzaamheden rondom gegevensmanagement liggen op de effecten die gegevensmanagement veroorzaakt. Vaak heeft men er geen erg in wat de gevolgen zijn van fouten die veroorzaakt worden door gebruik van slecht beheerde gemeentelijke brongegevens. Het is helemaal niet interessant om processen te verbeteren, registratie in systemen te verbeteren, vergeet echter niet dat door het goed managen van gegevens de kwaliteit van gegevens meegroeit. Dit heeft vervolgens een directe positieve invloed op de dienstverlening en door het gebruik van de actuele en correcte gegevens neemt het aantal bezwaren van burgers af. Elke verbetering heeft zijn eigen domino-effect. Ook het risico dat externe afnemers fouten maken door het gebruik van incorrecte gemeentelijke brongegevens zal verminderen. Hierdoor wordt de kans dat het politieke imago van de gemeente wordt geschaad verkleind.
Exponentiële groei van informatie[bewerken]
Zoals in de inleiding van dit hoofdstuk werd aangestipt: met de snelheid van de technologische vooruitgang is het nu tijd om gegevensmanagement breder aandacht te geven. Het alleen beschikken over gegevens is niet voldoende. De uitdaging is om de berg van beschikbare gegevens te benoemen, betekenis te geven en in samenhang te ontsluiten.
Digitale dienstverlening: een verandering van interactie[bewerken]
De overheid heeft de ambitie om alle overheidsdiensten in de nabije toekomst digitaal beschikbaar te stellen aan de burger. De visie van de overheid is dat de burger de mogelijkheid moet hebben om regie te voeren over zijn eigen leven. Zelfredzaamheid en participatie zijn hierbij de steekwoorden. Dit vraagt om een sterke informatiepositie van de burger. Eerste stap in het aanbieden van digitale overheidsdiensten aan de burger is dan ook het ontsluiten van alle relevante gegevens naar de burger. Actualiteit en correctheid van de aan de burger verstrekte gegevens is hierbij van cruciaal belang. Een vervolgstap in het faciliteren van de zelfredzaamheid is het bieden van de mogelijkheid aan de burger om zijn of haar gegevens ook zelf bij te houden.
Eisen aan een efficiënte en effectieve organisatie[bewerken]
Beveiliging van gegevens, bescherming van de privacy van de burger, bewaken van de kwaliteit van gegevens en verantwoording afleggen over de verwerking van gegevens zijn al sinds jaar en dag verantwoordelijkheden van de gemeente. Deze taken vormen een integraal onderdeel van gegevensmanagement. De afgelopen jaren is veel energie besteed aan het gebruik van basisgegevens en het aansluiten op de landelijke NUP bouwstenen. Gegevensbeheer is hierbij door veel gemeenten afdelingsgericht vormgegeven en vooral gericht op bijhouding en kwaliteit. Afdelingen/diensten hebben dit op tactisch niveau geregeld (definities, procedures, processen en richtlijnen). Het meer strategisch gerichte gegevensmanagement is hierbij onderbelicht gebleven.
Door de decentralisatie van taken naar gemeenten, digitalisering van de dienstverlening, samenwerking met ketenpartners op diverse domeinen en de vorming van intergemeentelijke samenwerkingen is de huidige praktijk van gegevensbeheer op afdelingsniveau onvoldoende. Processen lopen over organisatie grenzen heen. Gegevensmanagement moet overkoepelend georganiseerd en geborgd worden.
| Organiseer en borg gegevensmanagement overkoepelend. |
Dit heeft een positief effect op:
- De beveiliging van gegevens en bescherming van de privacy van burgers;
- Werken in de keten;
- Verantwoording van de verwerking van gegevens;
- Imagoschade;
- Beheersing van de kosten.
Baten[bewerken]
Gegevensmanagement brengt de gemeente veel kwalitatieve en kwantitatieve baten. De kwalitatieve baten zijn eenvoudig te noemen en lastiger te meten; de kwantitatieve baten zijn eenvoudiger te meten en in de praktijk juist weer moeilijk aan te wijzen.
Voorbeelden van kwalitatieve baten zijn:
- het hebben van overzicht en in control zijn;
- een (kleine) verbetering van de dienstverlening;
- een vermindering van administratieve lasten;
- een optimalisering van de kwaliteit van de gegevens;
- een verbetering van de informatie die ten grondslag ligt aan beleid.
Voorbeelden van kwantitatieve baten zijn:
- een besparing op de kosten van het verzamelen van gegevens in de werkprocessen;
- een besparing op de kosten van het verzamelen van gegevens voor antwoorden op beleidsvragen;
- een verbetering van de mogelijkheden voor fraudebestrijding;
- een besparing op de kosten van het leveren van gegevens aan derden;
- een afname van het aantal geretourneerde stukken.
Tot slot[bewerken]
In het tactisch katern Gegevensmanagement wordt beschreven hoe gegevensmanagement in de gemeentelijke organisatie kan worden geïmplementeerd. Dit tactische katern en andere handige bijbehorende informatie (best practices, PowerPoint presentaties).
Referenties[bewerken]
Bijlage A: Bronnen
Bij het opstellen van het katern GEMMA strategisch gegevensmanagement is gebruik gemaakt, of wordt er verwezen naar de volgende documenten:
- Visiebrief digitale overheid 2017 (Minister Plasterk, 2013, Den Haag)
- Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid (Ton Elias c.s. 2014, Den Haag)
- Baseline informatiebeveiliging gemeenten: strategisch en tactisch katern (2014, VNG, Den Haag)
- Tactisch katern Gegevensmanagement GEMMA (2013, KING, Den Haag)
- Gegevensmanagement in de praktijk (2014, KING, Den Haag)
Bijlage B: Bijdragen
Het katern GEMMA strategisch gegevensmanagement tot stand gekomen in nauwe samenwerking met de gemeentelijke werkgroep Gegevensmanagement. De volgende personen hebben bijgedragen aan de totstandkoming van het katern GEMMA strategisch gegevensmanagement.
- Mariëlle Nuijs (gemeente Amsterdam)
- Hans Jansen (gemeente Arnhem)
- Radboud van der Linden (gemeente Breda)
- Geert Wester (gemeente Deventer)
- Remco Rekoert (gemeente Edam-Volendam)
- Agnes Bolte (gemeente Ede)
- Henriëtte Barkhuis (gemeente Groningen)
- Erik Euwema (gemeente Grootegast)
- Marco Schouten (gemeente Heerhugowaard)
- Eddo Blind (gemeente Heerhugowaard)
- Henk van Dijkhuizen (gemeente Utrecht)
- Ko Mies (Ko Mies Consultancy)
- Wim Stolk (Stolk Informatiemanagement)
- Arnoud Quanjer (KING)
Eindnoten[bewerken]
- ↑ Deze uiteenzetting komt uit het GEMMA Tactisch Katern Gegevensmanagement