E-Depotvoorzieningen architectuur
Inhoud
Let op: deze pagina is mogelijk verouderd
Zie de geschiedenis van deze pagina voor laatste wijzigingen. Ontdek welke statussen van content er zijn en wat deze inhouden.
Positionering in de GEMMA
In dit hoofdstuk wordt de e-Depotvoorziening gepositioneerd binnen de GEMMA architectuur. De GEMMA architectuur gaat uit van drie architectuurlagen, namelijk de bedrijfsarchitectuur, de informatiearchitectuur en de technische architectuur, waarvan de laatste niet is uitgewerkt. Een verschil tussen de GEMMA en de beschrijving van de functionele eisen voor de e-Depotcomponent is het expliciete onderscheid in bedrijfsfuncties en applicatiefuncties. Bij het beschrijven van het de e-Depotvoorziening met behulp van GEMMA concepten zal worden aangegeven hoe dit op elkaar is aangesloten.
In de GEMMA Bedrijfsarchitectuur wordt de bedrijfsfunctie Informatie- en archiefbeheer onderkent. Informatie- en archiefbeheer is een een ondersteunende functie voor de uitvoerende processen en daarmee goed te vergelijken met de informatiebeheer functie in dit rapport. In de onderstaande figuur is de Informatie- en archiefbeheer functie met kleur gemarkeerd.
Positie informatie- en archiefbeheer in GEMMA bedrijfsfunctiemodel (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
In de Informatie- en applicatiearchitectuur wordt de applicatiefunctionaliteit voor de ondersteuning van de gemeentelijke processen uitgewerkt. Van boven naar beneden worden respectievelijk de domein specifieke functionaliteit, de generieke functionaliteit en als laatste de gedeelde generieke functionaliteit getoond. Oftewel de applicatiefunctionaliteit wordt van boven naar beneden steeds generieker en daarmee bruikbaar voor de ondersteuning van alle gemeentelijke processen.
Hieronder wordt de GEMMA 2 informatiearchitectuurplaat getoond met daarop in het geel weergegeven de relevante applicatiefuncties. Hier is ook de hierboven genoemde indeling terug te vinden.
Positie e-Depot functionaliteit in GEMMA informatiearchitectuur (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
De applicatiefunctie 'duurzaam opslaan en ontsluiten van informatieobjecten' is geplaatst in de laag gedeelde generieke functionaliteit en is nadrukkelijk bedoeld om eenmalig in het gemeentelijk applicatielandschap aan te bieden. De applicatiefunctie 'archiveren van informatieobjecten' is geplaatst in de laag generieke functionaliteit en kan eventueel worden aangeboden vanuit meerdere applicaties. Naast archiefsysteem kan bijvoorbeeld ook het vergunningensysteem de applicatiefunctie 'archiveren' ondersteunen en dus informatieobjecten in het archief opslaan.
Applicatiefuncties en referentiecomponenten
Iedere (hoofd)applicatiefunctie wordt uitgewerkt in subfuncties en heeft minimaal één referentiecomponent die de beschreven functionaliteit aanbiedt. Met referentiecomponenten is door KING in kaart gebracht wat de bouwblokken van de gemeentelijke informatiearchitectuur zijn. Deze bouwblokken, de referentiecomponenten, zijn modulair, zelfstandig inzetbaar en vervangbare delen van softwaresystemen. Referentiecomponenten groeperen logisch bij elkaar horende functionaliteit en bieden deze functionaliteit aan via goed gedefinieerde interfaces.
Hieronder de modelmatige weergave van de applicatiefunctie Duurzaam opslaan en ontsluiten informatieobjecten uitgewerkt in deelapplicatiefuncties en de referentiecomponent die de functie aanbied.
Contextdiagram van applicatiefunctie Duurzaam opslaan en ontsluiten informatieobjecten
Op gelijke wijze zijn alle applicatiefuncties in de GEMMA informatiearchitectuur uitgewerkt. Alle uitwerkingen van de relevante applicatiefuncties voor de e-Depotvoorziening zijn te benaderen met onderstaande links:
- Online beschikbaarstellen informatieobjecten
- Archiveren van informatieobjecten
- Duurzaam opslaan en ontsluiten informatieobjecten
Relevante appplicatiefunctionaliteit voor het werken met en registreren van documenten:
Mapping GEMMA applicatiefuncties op functionele eisen voor een e-Depotvoorziening
De GEMMA applicatiefuncties zijn gebaseerd op een andere indeling dan de OAIS indeling zoals gekozen voor de functionele eisen e-Depotvoorziening. In de onderstaande tabel worden deze naast elkaar gezet en worden de verschillen kort toegelicht.
| GEMMA applicatiefunctie | Functionele eisen e-Depot | Toelichting |
|---|---|---|
| Archiveren van informatieobjecten | 3. Ontsluiten van informatieobjecten
4. Algemeen beheer" |
De splitsing tussen functionaliteit voor de gemeente en generieke gedeelde functionaliteit is anders dan die in het OAIS. De GEMMA applicatiefunctie Archiveren van informatieobjecten bevat de functionaliteit voor het ondersteunen van de gemeente(medewerker) bij het werken met informatieobject en het beheer en de inrichting van de archiefregistratie. |
| Duurzaam opslaan en ontsluiten informatieobjecten | 1. In bewaring nemen van informatieobjecten
2. Duurzaam bewaren en beheren van informatieobjecten |
De GEMMA applicatiefunctie is gericht opslaan en delen van informatieobjecten en kan gemapt worden op de functionele eisen voor het in bewaring nemen en het duurzaam bewaren van informatieobjecten. |
| Beheren van documenten en | Geen onderdeel opdracht | De GEMMA maakt expliciet onderscheid voor het werken met documenten (als speciaal type informatieobject) |
| Online beschikbaarstellen informatieobjecten | 3. Ontsluiten van informatieobjecten | De GEMMA maakt onderscheid tussen het ontsluiten van de informatieobjecten aan de gemeente en het ontsluiten richting burgers en bedrijven. |
Referentiecomponenten en varianten e-Depotvoorziening
De varianten 1 tot en met 3 zijn met referentiecomponenten goed te beschrijven, waarmee de link naar de GEMMA architectuur heel expliciet gelegd wordt. In de onderstaande figuur zijn de varianten met referentiecomponenten uitgewerkt.
Varianten e-Depotvoorziening (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
De referentiecomponenten worden gebruikt als bouwblokken voor het samenstellen van een e-Depotvoorziening. Per variant hieronder een kort toelichting.
Variant 1: archiefbewaarplaats Voor variant 1 worden drie referentiecomponenten gecombineerd tot een e-Depotvoorziening waar een gemeente gebruik van kan maken. De e-Depotcomponent bevat de functionaliteit voor het duurzaam opslaan en ontsluiten van informatieobjecten. Met de functionaliteit van de archiefbeheercomponent worden de werkzaamheden van de archiefbeheerders ondersteund en met de archiefportaalcomponent worden de informatieobjecten actief beschikbaar gesteld aan het publiek.
In deze variant wordt de gemeente geacht voor de lopende zaak-fase en voor de afgehandelde zaak-fase te beschikken over aanvullende systemen voor document- en archiefbeheer.
Variant 2: archiefruimte Voor variant 2 wordt de e-Depotvoorziening ook ingezet voor het archiefbeheer in de lopende zaak-fase. Functioneel is de e-Depotvoorziening gelijk aan de die variant 1, maar uiteraard is het niet langer noodzakelijk om bij overgang naar de statische zaak-fase nog over te brengen.
In deze variant beheerd de gemeente de informatieobjecten zowel in de afgehandelde zaak-fase als in de statische zaak-fase in één voorziening. Voor documentbeheer moet de gemeente nog over een extra systeem beschikken.
Variant 3: brede opslagfunctie De e-Depotvoorziening wordt gebruikt voor de opslag van alle informatieobjecten, zowel met als zonder archiefstatus. De e-Depotvoorziening bevat nu naast de archieffunctionaliteit tevens de functionaliteit voor het het documentbeheer.
Referentiecomponenten en (koppelvlak)standaarden
In koppelvlakstandaarden worden de referentiecomponenten gebruikt om de systeemgrenzen waartussen gegevens worden uitgewisseld vast te leggen. Referentiecomponenten die gegevens/berichten met elkaar moeten kunnen uitwisselen, moeten allebei dezelfde koppelvlakstandaard ondersteunen. In de GEMMA wordt voorgeschreven welke standaarden voor een referentiecomponent verplicht danwel aanbevolen is.
Zie de bijvoorbeeld de referentiecomponent Archiefregistratiecomponent welke standaarden aan deze component als verplichte- of relevante standaard worden meegegeven.
Aangezien van variant 1 tot variant 3 het aantal te ondersteunen referentiecomponenten toeneemt, zal ook het aantal te ondersteunen standaarden toenemen.
Hieronder de belangrijkste standaarden. Zie de softwarecatalogus inkoopondersteuning voor een compleet overzicht.
- variant 1 en 2
- variant 3 vereist extra standaarden om vanuit de procesondersteunende applicaties informatieobjecten in de e-Depotvoorziening te kunnen opslaan.
- Zaak- en documentservices
- met als onderliggende standaarden StUF ZKN en CMIS
Via de links van de hieronder getoonde referentiecomponenten kunnen per referentiecomponent de verplichte en aanbevolen standaarden worden bekeken.
| Element | Beschrijving | Elementtype |
|---|---|---|
| Archiefbeheercomponent | Component voor het systematisch beheren en onderhouden van informatieobjecten. | ApplicationComponent |
| Archiefportaalcomponent | Component om een digitale en gedigitaliseerde collectie en/of archief te ontsluiten naar het publiek. | ApplicationComponent |
| Archiefregistratiecomponent | Component dat functioneert als een digitale archiefbewaarplaats voor blijvend en langdurig te bewaren informatieobjecten | ApplicationComponent |
| Documentbeheercomponent | Component voor het inzien en beheren van documenten. | ApplicationComponent |
| Documentregistratiecomponent | Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. | ApplicationComponent |
| e-Depotvoorziening | De e-Depotvoorziening is de door de zorgdrager gevraagde applicatie of dienst met ondersteuning voor alle benodigde applicatiefuncties. Indien gekozen wordt voor variant 3 dan moet ook ondersteuning geboden worden voor het het beheer en de registratie van documenten. | ApplicationComponent |
=> Zodra het vernieuwde GEMMA 2 model ook is opgenomen in de softwarecatalogus kan een paragraaf voor een bestektekst gegenereerd worden. Met de functie inkoopondersteuning van de GEMMA softwarecatalogus kunnen de gewenste referentiecomponenten geselecteerd worden, waarna er voor deze set een lijst met verplichte en relevante standaarden getoond wordt. Deze lijst kan opgenomen worden in een bestek of aanbesteden. Zie verder uitleg bestekteksten bij de softwarecatalogus.