Handreiking Selectielijst

Hoofdstuk: Bijlage 3 - Veranderingen ten opzichte van Selectielijst 2012

Handreiking Selectielijst

1. 1 - Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020
2. 2 - Selectielijst 2020: wat is er veranderd?
3. 3 - Opzet en uitgangspunten Selectielijst 2020
4. 4 - De Selectielijst in de praktijk: van zaaktype naar selectieresultaat
5. 5 - Uitleg van specifieke resultaten
6. 6 - Toelichting Intergemeentelijke organen
7. 7 - Risicoanalyse
8. 8 - Productinformatie en discussie
9. Bijlage 1 - Redenen voor de opname van specifieke resultaten
10. Bijlage 2 - Uitleg procestermijn, bewaartermijn en relatie met procesobject
11. Bijlage 3 - Veranderingen ten opzichte van Selectielijst 2012

---

Deze pagina is een onderdeel van Handreiking Selectielijst compleet: Hele document bekijken - Exporteren - Definitie

Dit hoofdstuk laat de veranderingen ten opzichte van de Selectielijst 2012 zien.

• De selectielijst is niet meer gebaseerd op taakvelden en categorieën, maar is procesgericht en daarmee gericht op zaak- en procesgericht werken. Doordat de documentgerichte benadering van de Selectielijst 2012 is vervangen door een procesgerichte benadering, zijn veel specifieke archiefbescheiden (voorbereiding, uitvoering, e.d.) die worden genoemd in de Selectielijst 2012 niet opgenomen in de Selectielijst 2020. Deze archiefbescheiden maken immers deel uit van een proces of zaak en die zaak wordt als geheel gewaardeerd.
• Er is daarmee ook geen eigenstandig ‘dossier’ meer, zoals dat bestond in de papieren situatie. Een personeels-, bijstands- of objectdossier is een verzameling van verschillende processen of zaaktypen die betrekking hebben op één object. Deze proces- of zaaktypen worden individueel gewaardeerd. Een dossier kan als zodanig daardoor niet meer als één geheel worden gewaardeerd.
• Alle voorwaardelijke termijnen (na vervallen belang, na einde dienstverband, etc.) zijn vervangen door objectafhankelijke bewaartermijnen.
• De Selectielijst 2012 vermeldde een aantal specifieke archiefbescheiden die vanwege precedentvorming bewaard dienden te worden. Deze zijn in de nieuwe selectielijst niet meer aanwezig en vallen nu onder paragraaf 1.3 criteria voor uitzondering van vernietiging. Een organisatie kan dus zelf bepalen welke zaken bijzonder zijn of precedentwerking hebben.
• De invoering van de periodieke hotspotmonitor. Zaken en dossiers die betrekking hebben op de benoemde hotspots moeten worden uitgezonderd van vernietiging.
• Er is onderscheid gemaakt tussen intern beleid en taakgericht, extern beleid. Intern beleid komt op basis van de risicoanalyse voor vernietiging in aanmerking. Dat geldt dus ook voor personeelsbeleid.
• Een aantal termijnen is veranderd. Hieronder volgt een aantal van de meest opvallende veranderingen:

1. Meldingen toepassen bouwstoffen – 50 jaar (was Bewaren).
2. (afgegeven) Diploma’s – 67 jaar na geboorte (was Bewaren).
3. De termijnen van Bijlage 6 van het Besluit basisregistratie personen zijn opgenomen.
4. Wet maatschappelijke ondersteuning gaat naar 15 jaar (zie paragraaf 7.6).
5. Jeugdhulp is in 2017 gegaan naar 15 jaar en gaat vanaf 2020 naar 20 jaar (zie paragraaf 7.6).
6. Functioneringsgesprekken zijn in 2017 gegaan naar 10 jaar na afhandeling (was 10 jaar na einde dienstverband) en worden in 2020 ten gevolge van bepalingen in de AVG verder teruggebracht naar 5 jaar na afhandeling (zie paragraaf 6.7.2).
7. Adviezen en instemmingsverzoeken van de ondernemingsraad hebben geen waardering meer. Deze maken in de Selectielijst 2020 onderdeel uit van de voorbereiding van de zaak (meestal personeelsbeleid) waar het advies of instemmingsverzoek betrekking op heeft. Daarmee krijgen deze archiefbescheiden de bewaartermijn van de zaak waar het advies of de instemming betrekking op heeft.
8. De leerplicht is onderverdeeld in verschillende onderdelen (zie paragraaf 7.9).
9. Er zijn bewaartermijnen opgenomen voor zaken waarbij de organisatie om een actie of handeling vraagt bij een andere organisatie.
10. Een adhesiebetuiging is alleen te bewaren indien de organisatie die adhesiebetuiging steunt.
11. Initiatieven van burgers of maatschappelijke organisaties zijn te bewaren.
12. Er is verschil tussen subsidie mét en zonder verantwoordingsplicht.
13. Er is verschil tussen een geschil (schadeclaims e.d.) mét en zonder financiële consequenties (zie paragraaf 7.2).
14. Een bezwaar, beroep of hoger beroep dat betrekking heeft op een permanent te bewaren zaak hoeft alleen bewaard te worden als de uitspraak invloed heeft op de zaak. Indien de uitspraak niet leidt tot veranderingen aan het originele besluit van de zaak, kan de bezwaar- of beroepszaak op vernietiging worden gezet.
15. Paragraaf 1.3 (uitzondering voor bewaring) is belangrijker geworden. Veel archiefbescheiden die specifiek werden genoemd in de Selectielijst 2012 zijn in de Selectielijst 2017 naar deze paragraaf verplaatst. Zo zijn precedenten en principebesluiten (bijvoorbeeld bij subsidies) verplaatst naar deze paragraaf en worden nu meer zaken bestempeld als zaken met een uniek karakter. Of een zaak ook daadwerkelijk onder paragraaf 1.3 valt, lijkt een onderwerp voor het Strategisch informatieoverleg.

Voor de verschillen tussen de Selectielijst 2017 en de Selectielijst 2020 wordt verwezen naar bijlage 8 van de Selectielijst 2020.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.

Een door de overheid officieel aangewezen registratie met daarin gegevens van hoogwaardige kwaliteit, die door alle overheidsinstellingen verplicht en zonder nader onderzoek, worden gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken.