Bedrijfsfuncties
Een bedrijfsfunctie is een logische eenheid waarin activiteiten zijn gegroepeerd waarvoor vergelijkbare bedrijfsmiddelen, kennis of competenties nodig zijn. Iedere functie kent bepaalde taken en verantwoordelijkheden. De bedrijfsfuncties beschrijven wat een gemeente doet, onafhankelijk van hoe de uitvoering via bedrijfsprocessen plaatsvindt. Omdat gemeenten op hoofdlijnen dezelfde activiteiten blijven uitvoeren vormen bedrijfsfuncties een stabiel en voor langere tijd bruikbaar referentiekader dat helpt bij het begrijpen, organiseren en beheren van de gemeentelijke bedrijfsvoering en daarbij behorende informatievoorziening.
Het GEMMA bedrijfsfunctiemodel toont de bedrijfsfuncties van gemeenten. Het kan als hulpmiddel fungeren bij benoemen van gemeentelijke kerncompetenties zijn en mogelijke uitbesteding van functies, bij het organisatorisch groeperen van functies in afdelingen en bij het in beeld brengen van bij functies behorende kosten, baten, risico’s of knelpunten. Door bedrijfsfuncties te relateren aan ondersteunende applicatieservices kunnen de gevolgen van veranderingen in bedrijfsvoering of informatievoorziening inzichtelijk worden gemaakt.
Onderstaande afbeelding toont het GEMMA Bedrijfsfunctiemodel op hoofdlijnen. Het model is meer in detail uitgewerkt in een zestal domeinarchitecturen.
Bedrijfsfunctiemodel (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
Sturing heeft betrekking op het richting geven aan de organisatie door het bepalen van de gewenste strategie en de kaders waarbinnen veranderingen moeten plaatsvinden. Sturing kan zowel in de politieke laag als in de ambtelijke organisatie worden onderscheiden. Binnen de vastgestelde kaders geeft ontwikkeling verder invulling aan gewenste veranderingen.
Ontwikkeling heeft betrekking op de inhoudelijke beleidsterreinen van de gemeente. Het behelst het opstellen van de gewenste portfolio van producten en diensten, het verder uitwerken daarvan voor de verschillende gemeentelijke beleidsterreinen en het doorvoeren van de gewenste (organisatie)veranderingen. Bewaking controleert of aan doelstellingen en randvoorwaarden wordt voldaan en treft zo nodig corrigerende maatregelen. Regievoering is het kiezen en aansturen van partners die werk uitvoeren namens de gemeente. Klant- en keteninteractie is het aangaan van de interactie met de klant en ketenpartners, het ervoor zorgen dat zij over de juiste gegevens en informatie beschikken en het ontvangen van meldingen, verzoeken en gegevens. Uitvoering betreft het daadwerkelijk leveren van producten en diensten aan klanten. Gegevensmanagement is het geheel van activiteiten om in de gemeente op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken.
Ondersteuning zorgt dat de juiste mensen en middelen beschikbaar zijn zodat de overige functies uitgevoerd kunnen worden. Onderstaande tabel beschrijft de individuele bedrijfsfuncties.
| Element | Beschrijving | Elementtype |
|---|---|---|
| Administratieve ondersteuning | Het bieden van ondersteuning bij administratieve taken. | BusinessFunction |
| Afstemming | Het inhoudelijke en procesmatig afstemmen met een partij met wie wordt samengewerkt of waarvan diensten worden betrokken, zodat beiden over de juiste informatie beschikken. | BusinessFunction |
| Automatiseringsmanagement | Het ervoor zorgen dat IT-systemen beschikbaar zijn voor de ondersteuning van de informatievoorziening. | BusinessFunction |
| Beheren fysieke leefomgeving | Het in stand houden van de gemeentelijke openbare ruimte door vervanging of reparatie. | BusinessFunction |
| Beheren openbare orde en veiligheid | Het uitvoeren van werkzaamheden om in geval van verstoringen van de openbare orde adequaat op te kunnen treden. | BusinessFunction |
| Besturing | Het inrichten en uitvoeren van de besluitvormingsprocessen en -structuren en het nemen van strategische besluiten. | BusinessFunction |
| Bewaking | Het vanuit allerlei perspectieven controleren of aan de gewenste doelstellingen en randvoorwaarden wordt voldaan en het zonodig nemen van de juiste corrigerende maatregelen | BusinessFunction |
| Casusregievoering sociaal domein | Het voeren van Regie op het verbeteren van bijvoorbeeld Burgers en Huishoudens, Jeugd en Kinderen, Ondernemingen/Arbeidsmarkt, Gebied/Wijk, Veiligheid, Omgeving, etc. en het daarvoor nemen van verbeterinitiatieven, door het inzetten en monitoren van interne en externe producten en diensten om een bepaald verbeterdoel te bereiken Voorstel: Regievoering op casussen die geen voorspelbaar verloop kennen. | BusinessFunction |
| Casusregievoering veiligheidsdomein | BusinessFunction | |
| Communicatiemanagement | Het ervoor zorgdragen dat de organisatie zich op de juiste wijze uit naar interne en externe partijen. | BusinessFunction |
| Compliance management | Het bewaken of processen worden uitgevoerd in lijn met wet- en regelgeving. | BusinessFunction |
| Contactbeheer | Het onderhouden van de relatie met klanten en ketenpartners. | BusinessFunction |
| Economische ontwikkeling | Het ontwikkelen en implementeren van beleid dat betrekking heeft op economische aspecten. | BusinessFunction |
| Exploitatie fysieke leefomgeving | Het conform privaatrechtelijke grondslag exploiteren van de gemeentelijke voorzieningen zoals een zwembad, museum, parkeergarage of sportaccommodatie. | BusinessFunction |
| Financieel management | Het zorgdragen voor alle inkomende en uitgaande financiële stromen. | BusinessFunction |
| Fysieke leefomgeving ontwikkeling | Het ontwikkelen en implementeren van het beleid op het gebied van de fysieke leefomgeving binnen een gemeente. | BusinessFunction |
| Gegevensmanagement | Het geheel van activiteiten om in de gemeente op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken. | BusinessFunction |
| Huisvesting | Het verlenen van vastgoedgerelateerde diensten, parkeerdiensten en nutsdiensten (gas, water en licht), de planning daarvan en het onderhoud daarop. | BusinessFunction |
| Informatie- en archiefbeheer | Het ervoor zorgdragen dat gegevens beschikbaar blijven zodat het handelen van gemeenten publiek verantwoord kan worden. | BusinessFunction |
| Informatiseringsmanagement | Het ervoor zorgen dat informatiebehoeften bekend zijn en zijn vertaald naar gewenste functionaliteiten van de informatievoorziening. | BusinessFunction |
| Informering | Het geven van algemene of persoonlijke informatie of advies. | BusinessFunction |
| Inkoop- en contractmanagement | Het verwerven van middelen en het bewaken van de afspraken hierover met de leverancier. | BusinessFunction |
| Invordering publieksdiensten | Het innen van belasting of achteraf vorderen van te weinig betaalde belasting. | BusinessFunction |
| Juridische ondersteuning | Het bieden van advies en ondersteuning op het gebied van wet- en regelgeving. | BusinessFunction |
| Kaderbewaking | Het bewaken of processen binnen de zelf opgestelde beperkingen worden uitgevoerd. | BusinessFunction |
| Klant- en keteninteractie | Het aangaan van de interactie met de klant en ketenpartners, het ervoor zorgen dat zij over de juiste gegevens en informatie beschikken en het ontvangen van meldingen, verzoeken en gegevens. | BusinessFunction |
| Klantenservice | Het verlenen van service aan dienstenafnemers | BusinessFunction |
| Ondersteuning | Het ervoor zorgen dat de juiste mensen en middelen beschikbaar zijn zodat de overige functies uitgevoerd kunnen worden. | BusinessFunction |
| Ontvangst | Het ontvangen van signalen, gegevens of een verzoek of een melding die aanleiding geeft om een proces te starten of die anderszins bijdraagt aan de uitvoering van het proces. | BusinessFunction |
| Ontwikkeling | Verdere invulling geven aan de gewenste verandering. Ontwikkeling heeft betrekking op de inhoudelijke beleidsterreinen van de gemeente. Het behelst het opstellen van de gewenste portfolio van producten en diensten alsook het verder uitwerken van deze producten en diensten voor de verschillende beleidsterreinen van de gemeente. Ook het doorvoeren van de gewenste (organisatie)veranderingen maakt deze uit van deze functie. | BusinessFunction |
| Ontwikkeling dienstverlening | Het bepalen welke producten en diensten worden geleverd, onder welke voorwaarden dit gebeurt en het doorvoeren hiervan. | BusinessFunction |
| Opdrachtbewaking | Het bewaken of de door een aanbieder geleverde dienst conform afspraken is. | BusinessFunction |
| Opdrachtverstrekking | Het verstrekken van een opdracht aan een aanbieder voor het leveren van een dienst. | BusinessFunction |
| Openbare orde en veiligheidontwikkeling | Het ontwikkelen en invoeren van beleid dat betrekking heeft op openbare orde en veiligheidsaspecten. | BusinessFunction |
| Organisatiekeuze | Het kiezen van een aanbieder voor een bepaalde in te kopen dienst of in het geval van een samenwerking het bepalen van de keuze van een organisatie om mee te gaan samenwerken als gevolg van de strategie van Samenwerkingsvorming | BusinessFunction |
| Organisatieontwikkeling | Het operationaliseren en implementeren van veranderingen in de organisatie. | BusinessFunction |
| Performance management | Het bewaken of processen worden uitgevoerd in lijn met de opgestelde doelstellingen (inhoud en proces). | BusinessFunction |
| Personeelsmanagement | Het ervoor zorgdragen dat er competente medewerkers beschikbaar zijn voor de uitvoering van bedrijfsprocessen. | BusinessFunction |
| Producten- en dienstenrealisatie fysieke leefomgeving | Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen de fysieke leefomgeving. | BusinessFunction |
| Producten- en dienstenrealisatie publieksdiensten | Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen het domein Publieksdiensten. | BusinessFunction |
| Producten- en dienstenrealisatie sociaal domein | Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen het Sociaal Domein. | BusinessFunction |
| Producten- en dienstenrealisatie veiligheidsdomein | Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen het Veiligheidsdomein. | BusinessFunction |
| Projectmanagement | Het plannen, beheren en rapporteren van en over projecten. | BusinessFunction |
| Realiseren fysieke leefomgeving | Het beheren van projecten in het ruimtelijke domein gericht op het aanbrengen van wijzigingen in de omgeving. | BusinessFunction |
| Regievoering | Het coördineren van de kwaliteit en levering van uitbestede diensten door aanbieders. | BusinessFunction |
| Risicomanagement | Het bepalen en bewaken van de risico's waaraan de organisatie wordt blootgesteld. | BusinessFunction |
| Samenwerking en participatie | Het actief benutten van ideeën en denkkracht van partners bij het plannen, ontwikkelen, uitvoeren en/of evalueren van gemeentelijk beleid | BusinessFunction |
| Samenwerkingsbewaking | Het bewaken of een samenwerkingsverband verloopt conform verwachtingen en afspraken. | BusinessFunction |
| Samenwerkingsvorming | Het vormen van een samenwerkingsverband met andere organisaties en het maken van de daarbij behorende afspraken. | BusinessFunction |
| Signaalverwerking | Het verwerken van signalen ten aanzien van het betreffende onderwerp | BusinessFunction |
| Sociale ontwikkeling | Het ontwikkelen en implementeren van beleid dat betrekking heeft op sociale aspecten. | BusinessFunction |
| Strategie | Het bepalen welke veranderingen zouden moeten worden doorgevoerd en de doelstellingen die daaraan ten grondslag liggen. | BusinessFunction |
| Sturing | Het richting geven aan de organisatie door het bepalen van de gewenste verandering en de kaders waarbinnen deze verandering moet plaatsvinden, het vormen van samenwerkingsverbanden om hier in vulling aan te geven en het verantwoorden of doelstellingen ook behaald zijn. | BusinessFunction |
| Toezicht en handhaving Publieksdiensten | BusinessFunction | |
| Toezicht en handhaving fysieke leefomgeving | Het uitvoeren van toezicht en handhavingstaken in het ruimtelijke domein. | BusinessFunction |
| Toezicht en handhaving sociaal domein | Het uitvoeren van toezicht en handhaving om te zorgen dat vastgestelde regelgeving wordt nageleefd. | BusinessFunction |
| Toezicht en handhaving veiligheidsdomein | Het uitvoeren van toezicht en handhaving om te zorgen dat vastgestelde regelgeving wordt nageleefd. | BusinessFunction |
| Uitvoering | Het leveren van producten en diensten waar een klant om heeft gevraagd of die anderzijds tot de verantwoordelijkheid van de gemeente behoren. | BusinessFunction |
| Uitvoering Publieksdiensten | Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het domein publieksdiensten worden gerekend. | BusinessFunction |
| Uitvoering Sociaal Domein | Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het sociaal domein worden gerekend. | BusinessFunction |
| Uitvoering fysieke leefomgeving | Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het ruimtelijk domein worden gerekend. | BusinessFunction |
| Uitvoering openbare orde en veiligheid | Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het domein openbare orde en veiligheid worden gerekend. | BusinessFunction |
| Veiligheidsdata-analyse | Het verzamelen, transformeren, combineren, analyseren en visualiseren van veiligheid gerelateerde data. | BusinessFunction |
| Veiligheidsmanagement | Het bewaken dat de organisatie voldoet aan alle aspecten van veiligheid en beveiliging. | BusinessFunction |
| Verandermanagement | Het bepalen en managen van grotere veranderingen zodat maximaal wordt bijgedragen aan de doelstellingen. | BusinessFunction |
| Verantwoording | Het rapporteren naar belanghebbenden binnen en buiten de organisatie over de mate waarin wordt voldaan aan verplichtingen en afspraken. | BusinessFunction |
| Verstrekking | Het leveren van een product of dienst | BusinessFunction |
| Vordering sociaal domein | Het eisen van teruggave van een (deel van een) bedrag dat ten onrechte is uitgekeerd. | BusinessFunction |
| Waardering en heffing | Het vaststellen en opleggen van de aanslag voor gemeentelijke belastingen. | BusinessFunction |
| Zelfredzaamheidstimulering | Het ondersteunen van de zelfredzaamheidsontwikkeling van burgers | BusinessFunction |