Zaakgericht werken in de keten

Bij ketensamenwerking is het noodzakelijk om vooraf goede afspraken te maken over de samenwerking. Hierbij horen afspraken over het verzoek (en bijbehorende informatie) dat een gemeente doet aan een ketenpartner, afspraken over het resultaat van de zaak van de ketenpartner en afspraken over eventuele statusupdates die de gemeente tussentijds wenst te ontvangen. Door deze afspraken komt een verzoek van een gemeente voor een ketenpartner niet als complete verrassing en zijn er afspraken gemaakt over zaken als prijs, leveringstermijn en statusupdates. Net zoals zaakgericht werken als methodiek kan worden toegepast in de samenwerking tussen klanten en gemeenten, kan het ook gebruikt worden om de samenwerking tussen een gemeente en andere ketenpartners vorm te geven door de benodigde gegevens zaakgericht uit te wisselen. Het komt steeds vaker voor dat er activiteiten van ketenpartners nodig zijn in een gemeentelijk bedrijfsproces. Bijvoorbeeld een advies van een ingenieursbureau of een welstandscommissie bij een bouwvergunning. Of een ontwenningskuur bij een gespecialiseerde instelling die door een wijkteam wordt ingezet als onderdeel van een overkoepelend gezinsplan. Deze stukken werk zijn te beschouwen als ‘inkooporders’ die een gemeente doet bij een andere organisatie. Deze inkooporders kunnen worden geregistreerd als een zaak. Dit is geen zaak voor de gemeente, maar een zaak voor de betrokken organisatie die deze zaak moet uitvoeren, met een eigen aanleiding, nl. het verzoek van de gemeente. De gemeente is hier de ‘klant’ van de ketenpartner.

Ook hier valt een parallel te trekken naar de analoge wereld. Het format van de inkooporder en de gegevens die daar onderdeel van zijn, zijn vooraf tussen klant en leverancier afgestemd (soms zelfs gestandaardiseerd per branche). De klant vult een inkooporder-formulier in en stuurt of faxt dit naar de leverancier. De klant behoudt een kopie bij voor zijn eigen administratie. Wanneer het bestelde product of de bestelde dienst wordt geleverd, eventueel gepaard met een leveringsbon, zoekt de klant de inkooporder op, vergelijkt deze met de leveringsbon of het geleverde product om te controleren of het juiste geleverd is. Het bijhouden van een kopie en het controleren van de levering is in een ideale wereld niet nodig.

De samenwerkingsafspraken tussen gemeente en ketenpartner zijn voor een deel terug te vinden in het zaaktype van de ketenpartner. Dit zijn afspraken over het naam van het zaaktype bij de ketenpartner, de leveringstermijn, de terug te koppelen statussen, documenten die uitgewisseld moeten worden, het zaakobject waarover het gaat en eventuele zaaktype-specifieke eigenschappen. Het gaat hier dus om een subset van het zaaktype van de ketenpartner. Hoe een ketenpartner een product of dienst levert aan de gemeente is voor de gemeente een ‘black-box’. De parameters in het zaaktype over HOE de ketenpartner de product of dienst levert, bijvoorbeeld welke rollen betrokken zijn, welke interne statussen hij hanteert om op te sturen etc. zijn voor de gemeente dus niet relevant. Er bestaat dus geen ‘ketenzaak’ of iets dergelijks. De gemeente en de ketenpartner hebben elk hun eigen zaak, die correspondeert met beider bedrijfsprocessen. Beide zaken kunnen wel aan elkaar gerelateerd worden. In het zaaksysteem van beide organisaties ligt dan een link naar het zaak ID van de zaak bij de andere organisatie, zodat er gecommuniceerd kan worden op basis van het ‘mijn referentie, uw referentie’ systematiek. Wanneer de ketenpartner StUF-ZKN ondersteunt, kan gegevensuitwisseling tussen gemeente en ketenpartner plaatsvinden met StUF-ZKN berichten en kan een gemeente gerichte vragen stellen over (de status van) de zaak.

Een gemeente zal echter ook zelf de gegevens van een dergelijke ‘inkooporder’ willen bijhouden. De digitale variant van ‘de kopie in de map met inkooporders’. Dit kan met het objecttype ‘gerelateerde zaak’, welke de voor de uitwisseling relevante informatie over de zaak van de ketenpartner bevat. Dit is dus een aparte categorie zaken, waarvan je veel minder wilt weten dan de ‘eigen’ zaken. Van een zaak van een ketenpartner hoef je bijvoorbeeld enkel de laatst ontvangen status te onthouden. Eventuele aanvullende informatie kun je altijd opvragen middels een StUF-ZKN vraag-status-bericht.