Zaakgericht Werken in GEMMA

Integratiepatronen voor Zaakgericht Werken

In dit hoofdstuk leggen we het Zaakgericht Werken in GEMMA 2 verder uit aan de hand van enkele patronen. Deze zijn geïntroduceerd in het GEMMA Katern Verbinden en beschrijven "standaard oplossingen voor generieke problemen". In aanvulling op de standaard GEMMA architectuurmodellen die vooral het 'wat' beschrijven (functionaliteit en referentiecomponenten) beschrijven de patronen hoe de componenten samenhangen en zich tot elkaar verhouden. Dit vormt een goede basis voor het uitwerken van de architectuur per koppelvlak.

In onderstaande patronen is aangesloten bij de views uit het Katern Verbinden. De referentiecomponenten en de gegevensstromen (flows) ertussen worden weergegeven. In architectuuruitwerkingen per koppelvlak kunnen deze verder gedetailleerd worden met applicatieservices die gerealiseerd en gebruikt worden door referentiecomponenten.

Een voorbeeld van een generiek patroon is het patroon Dienstverlening naar Klanten. Hierin is een deel van het zaakgericht werken uitgewerkt.

Omdat het weergeven van alle relaties een wat onoverzichtelijke plaat zou opleveren, splitsen we het patroon voor zaakgericht werken uit naar verschillende patronen per interactie. Omdat telkens meerdere componenten in een bepaalde rol kunnen zitten, maken we, waar dit van toepassing is, gebruik van de abstracte referentiecomponenten die hierboven zijn geïntroduceerd.

In het Katern Verbinden is in de patronen een prominente rol weggelegd voor de Servicebuscomponent, zie bv het patroon Verbinden binnengemeentelijke componenten. Hoewel we er vanuit gaan dat in onderstaande patronen het Katern Verbinden wordt gevolgd, zullen we in de patronen hieronder de Servicebuscomponent achterwege laten. In het eerste patroon hebben we deze nog wel getekend. Maar vanwege de vele dubbele relaties die dit veroorzaakt, laten we deze verderop achterwege.


Indienen productaanvraag via webformulier

  • De inwoner of ondernemer vult een webformulier in en klikt op "verzenden".
  • De productaanvraag ontstaat na het invullen van een formulier in de eFormulier publicatie- en beheercomponent. Als het formulier is ingevuld, worden achtereenvolgens 2 stappen gezet:
    • Er wordt een uniek zaaknummer opgevraagd bij de Zaakregistratiecomponent.
    • De aanvraag wordt met zaaknummer en eventuele bijlagen via de Servicebuscomponent op basis van het zaaktype gerouteerd naar het afhandelende systeem, een Zaakafhandelcomponent (generiek of specifiek).
    • Het opgevraagde, unieke zaaknummer, wordt meegestuurd met dit bericht (indien beschikbaar).
  • De Servicebuscomponent bepaalt, op basis van het zaaktype behorende bij de productaanvraag, naar welk afhandelend systeem de aanvraag gerouteerd moet worden mbv. de functie Routeren van berichten
  • De Servicebuscomponent zorgt ook voor 'store-and-forward' voor het geval het taak-specifiek informatiesysteem niet beschikbaar is.
Component voor het ontwikkelen, publiceren, laten invullen, indienen en bevestigen van elektronische formulieren. (ApplicationComponent) E-formulieren publicatie-en beheercomponent Component voor het routeren, transformeren en eventueel orchestreren van berichten tussen applicaties. (ApplicationComponent) Servicebuscomponent Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens. (ApplicationComponent) Zaakregistratiecompo- nent Component voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens. (ApplicationComponent) Zaaktypecatalogusco- mponent Abstract verzamelcomponent voor specifieke of generieke zaakafhandelcomponenten (procesondersteunende systemen die zaakgericht zijn ingericht). (ApplicationComponent) Zaakafhandelcompon- ent (specifiek of generiek) (abstracte component) FlowRelationship aanvragen producten en diensten Op basis van het zaaktype routeert de servicebuscomponent de aanvraag naar een Zaakafhandelcomponent (generiek of specifiek). (FlowRelationship) 3b. aanvraag product of dienst De zakenregistratiecomponent geeft een uniek zaaknummer uit. (FlowRelationship) 1b. uniek zaaknummer De e-formulieren publicatie- en beheercomponent vraagt via de servicebus een uniek zaaknummer op bij de zaakregistratiecomponent. (FlowRelationship) 1a. opvragen uniek zaaknummer De Servicebuscomponent vraagt aan de Zaaktypecataloguscomponent welk zaaktype bij de betreffende productaanvraag behoort en (eventueel) in welk systeem deze afgehandeld wordt. Dit laatste is optioneel. Wordt dit niet in de ZTC bijgehouden, dan moet de Servicebuscomponent over een tabel beschikken van zaaktypen en systemen waari deze afgehandeld worden. (FlowRelationship) 2b. opvragen zaaktype De e-formulieren publicatie- en beheercomponent vraagt via de servicebus een het zaaktype en optioneel het afhandelende systeem op bij de zaaktypecataloguscomponent (FlowRelationship) 2a. opvragen zaaktype Deze svg is op 1 June 2018 15:20:45 CEST gegenereerd door ArchiMedes © 2016-2018 XL&Knowledge. ArchiMedes 1 June 2018 15:20:45 CEST

Aanvraag product (uit model: Zaakgericht werken) - Toon SVG



Van Relatie Naar Beschrijving
Servicebuscomponent 1a. opvragen uniek zaaknummer E-formulieren publicatie-en-beheercomponent De e-formulieren publicatie- en beheercomponent vraagt via de servicebus een uniek zaaknummer op bij de zaakregistratiecomponent.
Zaakregistratiecomponent 1b. uniek zaaknummer Servicebuscomponent De zakenregistratiecomponent geeft een uniek zaaknummer uit.
Servicebuscomponent 2a. opvragen zaaktype E-formulieren publicatie-en-beheercomponent De e-formulieren publicatie- en beheercomponent vraagt via de servicebus een het zaaktype en optioneel het afhandelende systeem op bij de zaaktypecataloguscomponent
Zaaktypecataloguscomponent 2b. opvragen zaaktype Servicebuscomponent De Servicebuscomponent vraagt aan de Zaaktypecataloguscomponent welk zaaktype bij de betreffende productaanvraag behoort en (eventueel) in welk systeem deze afgehandeld wordt. Dit laatste is optioneel. Wordt dit niet in de ZTC bijgehouden, dan moet de Servicebuscomponent over een tabel beschikken van zaaktypen en systemen waari deze afgehandeld worden.
Servicebuscomponent 3b. aanvraag product of dienst Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) Op basis van het zaaktype routeert de servicebuscomponent de aanvraag naar een Zaakafhandelcomponent (generiek of specifiek).
E-formulieren publicatie-en-beheercomponent Aanvragen producten en diensten Servicebuscomponent
aanvraag product (uit model: Zaakgericht werken)


Zaaktype inladen in Zaakafhandelcomponent

  • De Generieke of Specifieke Zaakafhandelcomponent vraagt de laatste versie van het zaaktype, behorende bij de productaanvraag op uit het Zaaktyperegistratiecomponent.



Aanvragen product (uit model: Zaakgericht werken) - Toon SVG



Van Relatie Naar Beschrijving
Zaaktypecataloguscomponent Opvragen zaaktype Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) Het generieke of specifieke Zaakafhandelcomponent vraagt de actuele versie van het zaaktype behorende bij de betreffende zaak op bij het Zaaktyperegistratiecomponent.


Registreren zaak vanuit Zaakafhandelcomponent

  • De Specifieke of Generieke Zaakafhandelcomponent kan nu een zaak aanmaken voor de binnengekomen aanvraag.
  • De zaak wordt geregistreerd in de Zaakregistratiecomponent.
  • Bijbehorende documenten worden geregistreerd in de Documentregistratiecomponent.
    • Een specifiek document (informatieobject) dat bij de zaak wordt geregistreerd is de aanvraag zelf. Alle informatie uit de aanvraag wordt gebundeld in een informatieobject die wordt opgeslagen in de DRC en niet meer gewijzigd mag worden. Een voorbeeld hiervan is het "platslaan" van de inhoud van een elektronisch formulier in een PDF.



Van Relatie Naar Beschrijving
Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) 1a. registreren aanvraag als zaak Zaakregistratiecomponent De generieke of specifieke Zaakafhandelcomponent registreert de aanvraag als zaak in de ZRC.
Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) 1b. registratie zaakdocumenten Documentregistratiecomponent De bij de zaak behorende zaakdocumenten worden weggeschreven in de documentregistratiecomponent. Dit onder vermelding van het zaaknummer.


Bijwerken zaak

  • Wanneer de zaak is geregistreerd in de Zaakregistratiecomponent, gaat de afhandeling van de zaak verder in de Zaakafhandelcomponent (generiek of specifiek).
  • De hier ontstane wijzigingen op de zaak, bijvoorbeeld nieuwe status, nieuwe betrokkene, .. registreert de Zaakafhandelcomponent in de Zaakregistratiecomponent.
  • Nieuwe of gewijzigde zaakdocumenten worden rechtstreeks in de Documentregistratiecomponent bijgewerkt.



Van Relatie Naar Beschrijving
Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) 1. bijwerken zaakgegevens Zaakregistratiecomponent De zaakafhandelcomponent werkt de zaakgegevesn (bv nieuwe status, betrokkenen,..) bij in de Zaakregistratiecomponent
Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) 2. bijwerken (zaak)documenten Documentregistratiecomponent De Zaakafhandelcomponent werkt zaakdocumenten rechtstreeks bij (toevoegen, verwijderen, bijwerken) in de Documentregistratiecomponent.


Inzien en bijwerken zaakgegevens door KCC

  • Niet enkel de behandelaar van een zaak heeft inzicht in de zaken uit de ZRC.
  • Via de Relatiebeheercomponent (CRM), heeft een KCC-medewerker ook inzicht in de zaken uit de ZRC. Dit met uitzondering van (delen van) zaken waarvoor dit niet is toegestaan.
  • Via de Relatiebeheercomponent kunnen zaken en zaakdocumenten worden ingezien en waar toegestaan worden bijgewerkt bijvoorbeeld door documenten of klantcontacten toe te voegen aan een zaak.
    • Klantcontacten worden primair geregistreerd in de Klantcontactcomponent (CRM), maar worden (waar relevant) ook bij de betreffende zaak geregistreerd in de Zaakregistratiecomponent, conform het RGBZ.
  • Een KCC-medewerker kan via de relatiebeheercomponent ook zelf zaken aanmaken (voor processen waarvoor dit is toegestaan);
    • bijvoorbeeld wanneer iemand telefonisch of aan de balie een melding doet of een product wil aanvragen en hiervoor geen specifiek systeem beschikbaar is (de burgerzakenbalie werkt met een Burgerzakencomponent en zal hierin haar zaken starten).



Van Relatie Naar Beschrijving
Zaakregistratiecomponent 1. inzien zaakgegevens Relatiebeheercomponent (CRM) Een KCC medewerker heeft via de Relatiebeheercomponent inzicht in alle zaken (waar toegestaan).
Relatiebeheercomponent (CRM) 2. bijwerken zaakgegevens Zaakregistratiecomponent Een KCC medewerker kan een zaak bijwerken. Bijvoorbeeld door een telefonisch klantcontact aan de zaak toe te voegen. IN het geval van een juist binnengekomen productaanvraag kan dit pas nadat de zaak door een Zaakafhandelcomponent (generiek of specifiek) is geregistreerd als zaak.
Documentregistratiecomponent 3. inzien zaakdocumenten Relatiebeheercomponent (CRM) Een KCC medewerker heeft via de Relatiebeheercomponent inzicht in de documenten bij een zaak.
Relatiebeheercomponent (CRM) 4. bijwerken zaakdocumenten Documentregistratiecomponent Een KCC-medewerker kan documenten aan een zaak bijwerken of toevoegen. Bijvoorbeeld wanneer iemand een nagekomen stuk wil inleveren. Uiteraard enkel wanneer toegestaan in het betreffende proces en pas nadat de zaak door de Zaakafhandelcomponent (generiek of specifiek) is geregistreerd als zaak.


Inzicht in zaakgegevens door Burger/bedrijf

  • Wil de klant een overzicht van zijn/haar (lopende) zaken inzien, dan kan dat via de Mijngemeente-component.
  • Per zaak kunnen verdere zaakdetails worden opgevraagd.



Van Relatie Naar Beschrijving
Zaakregistratiecomponent 1. informatie over za(a)k(en) Mijngemeentecomponent Een inwoner kan via de Mijngemeentecomponent alle lopende en (recent) afgesloten zaken en per zaak de relevante zaakdetails inzien.
Documentregistratiecomponent 2. zaakdocumenten Mijngemeentecomponent Een inwoner kan via de Mijngemeentecomponent de zaakdocumenten inzien waar hij/zij toegang toe heeft, zoals de aanvraag en de daarbij verstuurde bijlagen.


Indien de gemeente is aangesloten op Mijnoverheid Lopende Zaken, kunnen de lopende zaken en de (gedeeltelijke)zaakdetails ook daar worden ingezien. Mijnoverheid Lopende zaken haalt de zaakgegevens niet realtime op uit de Zaakregistratiecomponent, maar wordt genotificeerd bij belangrijke statuswijzigingen. MO LZ biedt echter slechts beperkte functionaliteit. Inzage in status via een eigen Mijngemeente-component is daarom te verkiezen boven aansluiten op Mijnoverheid Lopende Zaken. Om deze reden werken we dit patroon hier niet verder uit. Voor meer info over MO Lopende Zaken zie hier op GEMMA Online.


Zaak starten via post

  • Zaken kunnen ook langs andere dan digitale weg starten. Bijvoorbeeld op basis van een binnengekomen poststuk.
  • Het streven is echter om het Zaakgericht Werken zo uniform mogelijk vorm te geven over de verschillende kanalen heen.
    • In dit geval wordt een ingescand document door de Documentbeheercomponent als een productaanvraag gerouteerd naar een Zaakafhandelcomponent.
  • De Medewerker Inkomende Post werkt met de Documentbeheercomponent. Deze component vervult in het patroon dezelfde rol als de E-formulieren publicatie- en beheercomponent uit het eerdere voorbeeld.
  • De middels het Scanning- en Imagingcomponent ingescande document komt beschikbaar in de Documentenbeheercomponent.
    • De Documentbeheercomponent kent in principe geen opslag. Dit is de Documentregistratiecomponent. Waar het document na het inscannen fysiek terecht komt (op een fileshare, in een apart mapje 'ingescande documenten' in de Documentregistratiecomponent, of elders) is voor dit patroon niet van belang. Het wordt vanuit de Documentregistratiecomponent verzonden naar een Zaakafhandelcomponent en dan o.v.v. het juiste zaaknummer geregistreerd in de DRC.
  • De Documentbeheercomponent haalt achtereenvolgens een beschikbaar zaaknummer op bij de Zaakregistratiecomponent en op basis van de inhoud van het binnengekomen stuk, zoekt de medewerker het bijbehorende zaaktype in de Zaaktypecataloguscomponent.
    • Het opvragen van een zaaknummer is hier optioneel. Het is vanwege uniformiteit met het patroon "Indienen Productaanvraag via het Web" wel te verkiezen. Anderzijds is het voor de Medewerker Inkomende Post minder van belang om na het doorsturen van de productaanvraag een zaaknummer te hebben om later aan te kunnen refereren.
  • De medewerker probeert zoveel mogelijk (meta)data te registreren bij deze productaanvraag. Idealiter dezelfde set als uit een e-formulier komt in het geval van een digitale aanvraag.
  • Het ingescande document gaat samen met de volgens het opgehaalde zaaktype geregistreerde metadata als productaanvraag naar de juiste Zaakafhandelcomponent.
  • De Zaakafhandelcomponent registreert de binnengekomen productaanvraag als zaak in de Zaakregistratiecomponent en slaat het ingescande document op in de Documentregistratiecomponent.


Component voor het digitaliseren van gegevens van een analoge naar een digitale gegevensdrager. (ApplicationComponent) Scanning-en imagingcomponent Component voor het inzien en beheren van documenten. (ApplicationComponent) Documentbeheercomponent Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens. (ApplicationComponent) Zaakregistratiecompo- nent Abstract verzamelcomponent voor specifieke of generieke zaakafhandelcomponenten (procesondersteunende systemen die zaakgericht zijn ingericht). (ApplicationComponent) Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) Component voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens. (ApplicationComponent) Zaaktypecatalogusco- mponent Het door de Scanning- en imagingcomponent ingescande document wordt doorgestuurd naar de Documentbeheercomponent. Dit kan via een koppeling, of door het uploaden van een gescand document door een medewerker. (FlowRelationship) 1. ingescand document De documentbeheerocmponent haalt een uniek zaaknummer op bij de Zaakregistratiecomponent (optioneel). (FlowRelationship) 2. ophalen uniek zaaknummer De Documentregistratiecomponent vraagt aan de Zaaktypecataloguscomponent welk zaaktype bij de betreffende productaanvraag behoort en (eventueel) in welk systeem deze afgehandeld wordt. Dit laatste is optioneel. Wordt dit niet in de ZTC bijgehouden, dan moet de Servicebuscomponent over een tabel beschikken van zaaktypen en systemen waari deze afgehandeld worden. (FlowRelationship) 3. Ophalen bijbehorend zaaktype Op basis van het zaaktype routeert de Documentbeheerocmponent de aanvraag naar de juiste Zaakafhandelcomponent. (FlowRelationship) 4. aanvraag product of dienst Deze svg is op 16-08-2019 04:44:57 CEST gegenereerd door ArchiMedes © 2016-2018 XL&Knowledge. ArchiMedes 16-08-2019 04:44:57 CEST



Van Relatie Naar Beschrijving
Scanning-en-imagingcomponent 1. ingescand document Documentbeheercomponent Het door de Scanning- en imagingcomponent ingescande document wordt doorgestuurd naar de Documentbeheercomponent. Dit kan via een koppeling, of door het uploaden van een gescand document door een medewerker.
Zaakregistratiecomponent 2. ophalen uniek zaaknummer Documentbeheercomponent De documentbeheerocmponent haalt een uniek zaaknummer op bij de Zaakregistratiecomponent (optioneel).
Zaaktypecataloguscomponent 3. Ophalen bijbehorend zaaktype Documentbeheercomponent De Documentregistratiecomponent vraagt aan de Zaaktypecataloguscomponent welk zaaktype bij de betreffende productaanvraag behoort en (eventueel) in welk systeem deze afgehandeld wordt. Dit laatste is optioneel. Wordt dit niet in de ZTC bijgehouden, dan moet de Servicebuscomponent over een tabel beschikken van zaaktypen en systemen waari deze afgehandeld worden.
Documentbeheercomponent 4. aanvraag product of dienst Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) Op basis van het zaaktype routeert de Documentbeheerocmponent de aanvraag naar de juiste Zaakafhandelcomponent.


Beheren van documenten

  • De Documentbeheercomponent biedt ook inzicht in de documenten in de Documentregistratiecomponent.
  • Documenten kunnen via deze component worden weergegeven, doorzocht en eventueel bijgewerkt (bv. voorzien van metadata).
  • De Documentbeheercomponent biedt ook inzicht in de bij zaakdocumenten horende zaakinformatie.



Van Relatie Naar Beschrijving
Documentregistratiecomponent 1. inzien van (zaak)documenten Documentbeheercomponent De documentbeheercomponent biedt inzicht in de documenten in de Documentregistratiecomponent
Documentbeheercomponent 2. bijwerken van (zaak)documenten Documentregistratiecomponent De Documentbeheercomponent kan documenten en dossiers in de Documentregistratiecomponent bijwerken (bv toevoegen metadata).
Zaakregistratiecomponent 3. inzien van zaken Documentbeheercomponent De Documentbeheercomponent kan ook zaakgegevens inzien. Wanneer het bijvoorbeeld (meta)gegevens over de zaak waarbij een of meerdere documenten behoren wil tonen, moet het deze opvragen bij de ZRC.


Aanvullende informatie indienen op een zaak

  • Dit is een bijzonder patroon. Een zaak gaat meestal over de afhandeling van een aanvraag of verzoek door de gemeente. In principe start de behandeling op het moment van indienen met de op dat moment beschikbare informatie.
  • Er zijn toch situaties denkbaar waarin op een later moment stukken ingediend kunnen/moeten worden op een lopende zaak. In vrijwel alle gevallen zal aanvullende informatie aangeleverd worden in de vorm van een document (informatieobject) bij een zaak. Bijvoorbeeld:
    • Een correctie op eerder ingediende stukken;
    • Door de gemeente opgevraagde nadere (bewijs) stukken;
    • Het later toevoegen van ontbrekende stukken;
    • etc.
  • Echter, dit is lang niet in alle gevallen toegestaan of wenselijk. Wanneer de behandeling van de zaak is gestart, zou later toegevoegde zaakinformatie tot gevolg kunnen hebben dat (een deel van) de behandeling opnieuw gedaan moet worden. Daarom moet ernaar gestreefd worden dat het aanleveren van een bijgewerkt of aanvullend stuk door de initiator zoveel "op uitnodiging" van de gemeente plaatsvindt.
  • Wanneer een aanvullend document wordt ingediend op een lopende zaak is het nadrukkelijk aan de Behandelaar of Klantcontacter van die zaak om een document onder deze zaak te registreren. Alleen zo kan de juiste beoordeling van het document (is het toegestaan bij deze zaak/dit zaaktype, welk documenttype is het, etc) worden gewaarborgd.
  • In het geval dat een aanvullend stuk per post binnenkomt, doorloopt het een patroon vergelijkbaar het dat van het starten van een nieuwe zaak per post:
  • De Medewerker Inkomende Post zoekt met behulp van de Documentbeheercomponent de bijbehorende zaak op in de Zaakregistratiecomponent.
    • Eventueel geholpen door in de Zaaktypecataloguscomponent op te zoeken bij wel Zaaktype het document kan horen.
  • Het binnengekomen stuk wordt, samen met het zaaknummer en optionele metadata doorgestuurd naar een Zaakafhandelcomponent (generiek of specifiek)
  • Vanuit de Zaakafhandelcomponent registreert de Behandelaar het document bij de zaak.
Component voor het digitaliseren van gegevens van een analoge naar een digitale gegevensdrager. (ApplicationComponent) Scanning-en imagingcomponent Component voor het inzien en beheren van documenten. (ApplicationComponent) Documentbeheercomponent Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens. (ApplicationComponent) Zaakregistratiecompo- nent Abstract verzamelcomponent voor specifieke of generieke zaakafhandelcomponenten (procesondersteunende systemen die zaakgericht zijn ingericht). (ApplicationComponent) Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) Component voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens. (ApplicationComponent) Zaaktypecatalogusco- mponent Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. (ApplicationComponent) Documentregistratiec- omponent Het door de Scanning- en imagingcomponent ingescande document wordt doorgestuurd naar de Documentbeheercomponent. Dit kan via een koppeling, of door het uploaden van een gescand document door een medewerker. (FlowRelationship) 1. ingescand document De medewerker inkomende Post zoekt met de Documentbeheercomponent naar de bij het binnengekomende stuk horende zaak. (FlowRelationship) 2. Opzoeken zaak De medewerker inkomende Post zoekt met de Documentbeheercomponent naar een zaaktype waarbij het binnengekomen document kan horen (optioneel, indien de bijbehorende zaak niet direct duidelijk is). Ook kan hier worden opgezocht welke Zaakafhandelcomponent zaken van dit type behandelt, indien dit niet al uit de Zakenregistratiecomponent blijkt. (FlowRelationship) 3. Opzoeken zaaktype De Documentbeheercomponent stuurt het nieuw binnengekomen document ovv. de benodigde metadata (in ieder geval het zaaknummer) naar de bijbehorende Zaakafhandelcomponent. (FlowRelationship) 4. Document + metadata De Zaakregistratiecomponent registreert het binnengekomen document in de Documentregistratiecomponent ovv. het betreffende zaaknummer. (FlowRelationship) 5. Registeren document bij zaak Deze svg is op 14 May 2018 06:01:12 CEST gegenereerd door ArchiMedes © 2016-2018 XL&Knowledge. ArchiMedes 14 May 2018 06:01:12 CEST



Van Relatie Naar Beschrijving
Documentregistratiecomponent 1. inzien van (zaak)documenten Documentbeheercomponent De documentbeheercomponent biedt inzicht in de documenten in de Documentregistratiecomponent
Documentbeheercomponent 2. bijwerken van (zaak)documenten Documentregistratiecomponent De Documentbeheercomponent kan documenten en dossiers in de Documentregistratiecomponent bijwerken (bv toevoegen metadata).
Zaakregistratiecomponent 3. inzien van zaken Documentbeheercomponent De Documentbeheercomponent kan ook zaakgegevens inzien. Wanneer het bijvoorbeeld (meta)gegevens over de zaak waarbij een of meerdere documenten behoren wil tonen, moet het deze opvragen bij de ZRC.


  • Wanneer het document langs elektronische weg wordt ingediend, volgt het eenzelfde patroon.
  • In de Mijngemeentecomponent wordt direct de juiste zaak geselecteerd waar dit document aan toegevoegd moet worden.
    • In een variant hiervan, stuurt de gemeente ene link met de uitnodiging een aanvullend stuk toe te voegen en hoeft de gebruiker (indien toegestaan) niet meer in te loggen en de juiste zaak te selecteren.
  • Dit document wordt met de nodige metadata verstuurd naar de betreffende Zaakafhandelcomponent, welke het document registreert bij de juiste zaak.



Van Relatie Naar Beschrijving
Zaakregistratiecomponent 1. Opzoeken zaak Mijngemeentecomponent De mijngemeentecomponent toont de lopende zaken van de klant en haalt de benodigde gegevens op van de zaak waaraan dit bijkomende document gekoppeld moet worden.
Mijngemeentecomponent 2. Document + metadata Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) De Mijngemeentecomponent stuurt het nieuw binnengekomen document ovv. de benodigde metadata (in ieder geval het zaaknummer) naar de bijbehorende Zaakafhandelcomponent.
Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) 3.. Registeren document bij zaak Documentregistratiecomponent De Zaakafhandelcomponent registreert het binnengekomen document in de Documentregistratiecomponent ovv. het betreffende zaaknummer.


  • Het KCC kan rechtstreeks documenten toevoegen aan een bepaalde zaak. In een dialoog met de klant, en na eventuele ruggespraak met de behandelaar, kunnen zij immers het juiste zaaknummer en documenttype afleiden. Deze stroom staat al uitgewerkt in het patroon "Inzien en bijwerken van Zaken door het KCC".
  • Is dit niet het geval, dan volgt het binnengekomen document het patroon voor het post-kanaal.
    • Aandachtspunt is het notificeren van de behandelaar van het nieuwe document dat er een nieuw document toegevoegd is. Zie hiervoor onderstaand patroon "Notificeren over Zaken".

Notificeren over Zaken

Een van de doelen van het RGBZ en bij uitbreiding van het Zaakgericht Werken is "het adequaat kunnen informeren van betrokkenen bij, en geïnteresseerden in een zaak". In GEMMA doen we dit met notificaties.

  • De Zaakregistratiecomponent stuurt bij een vooraf bepaalde set wijzigingen op de zaak een notificatie uit naar de Notificatierouteringscomponent.
  • Dit geldt ook voor de Documentregistratiecomponent in het geval van nieuwe of bijgewerkte documenten bij een zaak.
    • Uitgangspunt is wel dat er door de Notificatierouteringscomponent wordt genotificeerd over zaken. Niet over wijzigingen op documentniveau. Echter, om wijzigingen over zaakdocumenten te kunnen kennen, moet de Documentregistratiecomponent de Notificatierouteringscomponent wel notificeren over documenten.
  • In de Notificatierouteringscomponent kan ingesteld worden welke applicaties op de hoogte gehouden moeten worden van welke wijzigingen. De set van applicaties die genotificeerd kunnen worden is in principe onbeperkt:
    • Iedere applicatie (bv een Relatiebeheercomponent) kan genotificeerd worden over bv een statuswijziging in een zaak. Het is dan aan die applicatie zelf om te bepalen wat er op basis van een bepaalde gebeurtenis moet gebeuren.
    • Wanneer de klant proactief op de hoogte moet worden gebracht van een bepaalde wijziging, bv. het bereiken van een specifieke status, dan kan dit via de outputmanagementcomponent verlopen. Deze kan dan een bericht (laten) genereren en deze via het gewenste kanaal versturen (post, e-mail, whatsapp,..).
    • Ook een Zaakafhandelcomponent kan genotificeerd worden over een bepaalde wijziging in een zaak. Bijvoorbeeld wanneer er een klantcontact is toegevoegd door het KCC.
Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens. (ApplicationComponent) Zaakregistratiecompo- nent Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. (ApplicationComponent) Documentregistratiec- omponent Component voor ontvangen van notificaties van bronsystemen en het routeren daarvan naar geabonneerde afnemers. (ApplicationComponent) Notificatierouteringcomponent Abstract verzamelcomponent voor specifieke of generieke zaakafhandelcomponenten (procesondersteunende systemen die zaakgericht zijn ingericht). (ApplicationComponent) Zaakafhandelcompon- ent (specifiek of generiek) (abstracte component) Component voor het routeren van de output van processen naar het (de) juiste kana(a)len, waarbij rekening gehoduen wordt met de klantvoorkeuren. (ApplicationComponent) Outputmanagementc- omponent Component voor het onderhouden van relaties met klanten of organisaties. (ApplicationComponent) Relatiebeheercompon- ent (CRM) De Zakenregistratiecomponent stuurt bij bepaalde wijzigingen (statusupdates, ..) een notificatie naar de Notificatierouteringscomponent. (FlowRelationship) 1. Notificatie ni- euwe of bijgewerkte zaak De Documentregistratiecomponent stuurt bij bepaalde wijzigingen (bv. een nieuw document toegevoegd aan een zaak) een notificatie naar de Notificatierouteringscomponent. (FlowRelationship) 2. Notificatie ni- euw of gewijzigd document De Notificatierouteringscomponent notificeert een Relatiebeheercomponent van bepaalde wijzigingen, obv een abonnementen op notificaties per zaaktype. (FlowRelationship) 3a.notificere- n over zaak De notificatierouteringscomponent notificeert een Zaakafhandelcomponent van bepaalde wijzigingen, obv een abonnementen op notificaties per zaaktype. (FlowRelationship) 3b. notificeren over zaak De notificatierouteringscomponent notificeert een Outputmanagementcomponent van bepaalde wijzigingen, obv een abonnementen op notificaties per zaaktype. Deze kan vervolgens ene berichtgenereren en versturen via een in te stellen kanaal (e-mail, post, SMS,..). (FlowRelationship) 3c. notificeren over zaak Deze svg is op 18-08-2019 14:26:18 CEST gegenereerd door ArchiMedes © 2016-2018 XL&Knowledge. ArchiMedes 18-08-2019 14:26:18 CEST



Van Relatie Naar Beschrijving
Zaakregistratiecomponent 1. Notificatie nieuwe of bijgewerkte zaak Notificatierouteringcomponent De Zakenregistratiecomponent stuurt bij bepaalde wijzigingen (statusupdates, ..) een notificatie naar de Notificatierouteringscomponent.
Documentregistratiecomponent 2. Notificatie nieuw of gewijzigd document Notificatierouteringcomponent De Documentregistratiecomponent stuurt bij bepaalde wijzigingen (bv. een nieuw document toegevoegd aan een zaak) een notificatie naar de Notificatierouteringscomponent.
Notificatierouteringcomponent 3a.notificeren over zaak Relatiebeheercomponent (CRM) De Notificatierouteringscomponent notificeert een Relatiebeheercomponent van bepaalde wijzigingen, obv een abonnementen op notificaties per zaaktype.
Notificatierouteringcomponent 3b. notificeren over zaak Zaakafhandelcomponent (specifiek of generiek) (abstracte component) De notificatierouteringscomponent notificeert een Zaakafhandelcomponent van bepaalde wijzigingen, obv een abonnementen op notificaties per zaaktype.
Notificatierouteringcomponent 3c. notificeren over zaak Outputmanagementcomponent De notificatierouteringscomponent notificeert een Outputmanagementcomponent van bepaalde wijzigingen, obv een abonnementen op notificaties per zaaktype. Deze kan vervolgens ene berichtgenereren en versturen via een in te stellen kanaal (e-mail, post, SMS,..).