Zaakgericht Werken in GEMMA

Referentiecomponenten in de Praktijk

Referentiecomponenten en Softwarepakketten voor Zaakgericht Werken

Tot hier hebben we het steeds gehad over referentiecomponenten. Een referentiecomponent is een type Applicatiecomponent. De definitie van een applicatiecomponent (Archimate) is:

Een modulair, zelfstandig inzetbaar en vervangbaar deel van een systeem, dat zijn functionaliteit aanbiedt via goed gedefinieerde interfaces. Applicatiecomponenten stellen functionaliteit beschikbaar, die gebruikt wordt om de applicatiediensten mee te leveren.

Binnen GEMMA hanteren we voor een Referentiecomponent nog een aantal aanvullende eisen: het moet als zelfstandig product te kopen, installeren, beheren en gebruiken zijn en als type product herkenbaar zijn voor gemeenten. Zie ook de definitie van een referentiecomponent.

Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat gemeenten voor elke referentiecomponent een apart softwarepakket aanschaffen. Veel leveranciers zullen meerdere referentiecomponenten in één softwarepakket verenigen, en dat is ook prima. Hoe ver gemeenten willen gaan in de bundeling van referentiecomponenten is een afweging die iedere gemeente afzonderlijk en weloverwogen moet maken. Hier geldt dat de aanschaf van een suite die veel referentiecomponenten in zich verenigt vaak ten koste gaat van de ondersteuning op specifieke onderdelen. Het individueel verwerven van iedere referentiecomponent kan aan de andere kant de integratielast bij de gemeente vergroten.

Een softwarepakket kan dus meerdere referentiecomponenten invullen. Wil het echter een “GEMMA conform” invulling geven aan de referentiecomponenten, dan zal het aan alle eisen moeten voldoen die voor de afzonderlijke referentiecomponenten gelden.

De zaaksystemen die nu aangeboden worden, implementeren vaak een combinatie van GEMMA-referentiecomponenten. Iedere leverancier maakt eigen keuzes met betrekking tot welke (combinatie van) referentiecomponenten worden ingevuld binnen een softwarepakket. De functionaliteit die een zaaksysteem biedt kan dus per leverancier en pakket verschillen. De volgende referentiecomponenten worden vaak door een zaaksysteem ingevuld:

  • Generieke Zaakafhandelcomponent (voor het generiek afhandelen zaken);
  • Zaakregistratiecomponent (registreren en breed delen van zaken);
  • Documentregistratiecomponent (vaak kan een zaaksysteem ook documenten opslaan);
  • Documentbeheercomponent (soms ook documentbeheerfunctionaliteit);
  • Relatiebeheercomponent (een KCC module)
  • E-formulierencomponent (soms ook geïntegreerde formulieren);
  • Mijn gemeentecomponent (soms ook ingebouwd in het zaaksysteem);

Wil het softwarepakket compliant zijn aan deze referentiecomponenten, dan moet het dus alle functies, services en standaarden die bij deze referentiecomponent horen invullen. Dat betekent dat een erg goede interne integratie tussen een gZAC en een ZRC van een bepaalde leverancier alleen niet voldoende is; om een GEMMA-conforme invulling van een ZRC te zijn, zal het ook zaken uit andere applicaties (via de zaak-documentservices) moeten kunnen ontvangen en ontsluiten. Het gZAC zal zaak-documentservices moeten kunnen gebruiken voor het aanmaken en bijwerken van zaken, zodat een gemeente ervoor kan kiezen om het softwarepakket enkel als gZAC (of enkel als ZRC) in te zetten. Voldoet een softwarepakket hier niet aan, dan is het voor de bewuste referentiecomponenten niet GEMMA-conform en zal het niet als zodanig in de softwarecatalogus worden getoond.