Zaakgericht Werken in GEMMA
Hoofdstuk: Functies en Referentiecomponenten tbv ZGW in GEMMA
- Functies en Referentiecomponenten tbv ZGW in GEMMA
- Abstracte Referentiecomponenten en Overerving
- Referentiecomponenten in de Praktijk
- Processen en Referentiecomponenten
- Integratiepatronen voor Zaakgericht Werken
- Gegevens en Referentiecomponenten
Deze pagina is een onderdeel van ZGW in GEMMA 2 compleet: Hele document bekijken - Exporteren - Definitie
De GEMMA kent verschillende applicatieservices en referentiecomponenten om zaakgericht werken te ondersteunen. Onderstaande architectuurplaat, onderdeel van de GEMMA Informatie-architectuur, toont de services en referentiecomponenten die bruikbaar zijn voor het afhandelen van zaken en opslaan van zaakinformatie. Deze rood gekleurde componenten worden daarna toegelicht. Ze worden ook gebruikt in de integratiepatronen.
De plaat toont alleen generieke, gemeentebreed inzetbare, applicatiefuncties en referentiecomponenten. Een uitzondering hierop is de referentiecomponent 'Specifiek zaakafhandelcomponent'. Deze abstracte component vertegenwoordigt alle taakspecifieke componenten die (ook) zaakafhandeling ondersteunen.
Componenten view (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
In lijn met het streven naar qua functionaliteit afgebakende componenten kent de GEMMA de referentiecomponenten Zaakregistratiecomponent en GEMMA2/0.9/id-f2dfbd0b-9d36-405c-bdbe-827f3296de29en geen component 'Zaaksysteem'. Hetzelfde geldt voor de Documentregistratiecomponent en de Documentbeheercomponent en geen component 'Document Management Systeem.
Generieke referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken
Categorie 1: Platform-referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken
Componenten in de laag GEMMA2/0.9/id-1f9b6a1c-89bd-11e3-67ab-0050568a6153worden niet direct door eindgebruikers gebruikt maar door andere referentiecomponenten. Om documenten die via de Documentregistratiecomponent worden vastgelegd en ontsloten maken eindgebruikers bijvoorbeeld gebruik van een Documentbeheercomponent. Voor zaakgericht werken zijn met name relevant:
Beschrijving | Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens. |
Toelichting | |
Services |
|
De Zaakregistratiecomponent biedt functionaliteit voor het vastleggen en verstrekken van zaakgegevens. De zaakgegevens kunnen worden beheerd via een generiek Zaakafhandelcomponent of zijn afkomstig uit een taakspecifieke applicatie (bijvoorbeeld een vergunningen- of subsidiecomponent). In het laatste geval is de taakspecifieke applicatie verantwoordelijk voor het aanmaken en bijwerken van zaken via de zaakregistratiecomponent.
Zaakgegevens worden in veel verschillende applicaties geproduceerd en veelal alleen gebruikt binnen de context van het betreffende bronsysteem. Een subsidiesysteem kent bijvoorbeeld alleen zaken van het zaaktype 'subsidieaanvraag'. Uitzonderingen hierop zijn componenten zoals de Relatiebeheercomponent (CRM) of de Mijngemeentecomponent waarbij verschillende type zaken een rol spelen.
Een generieke component slechts 1 keer implenteren binnen de gemeente heeft een aantal voordelen. Het vergemakkelijkt bijvoorbeeld het tonen van zaken van verschillende zaaktypen (bijvoorbeeld via een gemeentelijk portaal of MijnOverheid lopende zaken) en maakt het samenstellen van een goed klantbeeld eenvoudiger. Het is echter aan de gemeente om te beslissen of een component eenmalig of vaker wordt geïmplementeerd.
Beschrijving | Component voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens. |
Toelichting | |
Services |
|
Beschrijving | Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. |
Toelichting | |
Services |
|
Categorie 2: Generieke Referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken (Gemeente)
Een tweede categorie applicatiefuncties en referentiecomponenten die voor het Zaakgericht Werken relevant is, is de Generieke applicatieservices voor gemeente. Deze categorie bevat functionaliteit die gericht is op eindgebruikers binnen de gemeente en is generiek in die zin, dat deze functionaliteit gemeentebreed in alle processen van de gemeente gebruikt kan worden.
De Generieke Zaakafhandelcomponent (gZAC) en Documentbeheercomponent (DBC) zijn beide componenten met functionaliteit gericht op eindgebruikers binnen gemeenten die rechtstreeks kunnen werken met deze componenten. Voor een DBC zijn dit handelingen als het handmatig kunnen toevoegen, wijzigen en verwijderen van documenten. Voor een gZAC is dit functionaliteit voor het behandelen en dus bijwerken van zaken.
Generiek zaakafhandelcomponent
Beschrijving | Component voor het afhandelen van zaken van alle typen. |
Toelichting | |
Services |
|
Beschrijving | Component voor het inzien en beheren van documenten. |
Toelichting | |
Services |
|
Beschrijving | Component voor het onderhouden van relaties met klanten of organisaties. |
Toelichting | |
Services |
|
Categorie 3: Generieke Referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken (inwoners/ondernemers)
Een derde categorie functionaliteit is Generieke applicatieservices voor inwoners en ondernemers. Deze categorie bevat functionaliteit die gericht is op inwoners en ondernemers, gericht op zowel het doen van productaanvragen (die leiden tot zaken) en het inzien en aanvullen van bestaande zaken.
E-formulieren publicatie-en-beheercomponent
Beschrijving | Component voor het ontwikkelen, publiceren, laten invullen, indienen en bevestigen van elektronische formulieren. |
Toelichting | |
Services |
|
Beschrijving | Component die via webtechnologie veilig toegang biedt tot persoonlijke informatie en gepersonaliseerde digitale dienstverlening. |
Toelichting | |
Services |
|
Specifieke (domeingerichte) referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken
Binnen GEMMA 2 wordt onderscheid gemaakt tussen generieke functionaliteit, die bedoeld is voor (gemeente)breed gebruik in meerdere processen, en functionaliteit die bedoeld is voor specifieke ondersteuning binnen een bepaald domein. De eerder besproken functies en referentiecomponenten behoren allemaal tot de generieke functionaliteit. Het ondersteunen van Zaakgericht Werken is echter niet voorbehouden aan generieke referentiecomponenten. Ook in domeinspecifieke procesapplicaties wordt er zaakgericht gewerkt.
Per domein (de horizontale balken bovenin de Referentiecomponenten en applicatieservices plaat) zijn specifieke domeinarchitecturen uitgewerkt met daarin de functies en referentiecomponenten specifiek voor dat domein. In de Domeinarchitectuur Ruimte komt dan bijvoorbeeld de Vergunningencomponent voor, in de Domeinarchitectuur Dienstverlening de Burgerzakencomponent, etc.
Voor de procesondersteuning moet een gemeente per proces (of cluster van processen) beslissen of men het proces(cluster) wil ondersteunen met generieke of specifieke functionaliteit. Het ontwikkelen (en onderhouden!) van een goed werkend Vergunningsysteem in een implementatie van een Generieke Zaakafhandelcomponent (die standaard minder functionaliteit bevat) ligt niet erg voor de hand. Omgekeerd geldt hetzelfde voor het aanschaffen van een specifiek softwarepakket voor een proces dat weinig specifieke ondersteuningsbehoefte vereist en een laag volume kent.
De Generieke Zaakafhandelcomponent (gZAC) moet ook in het licht van het onderscheid generiek versus specifiek bezien worden. De gZAC biedt generieke functionaliteit voor het afhandelen van “verschillende soorten zaken”. In een gZAC moeten alle soorten zaken afgehandeld kunnen worden: vergunningszaken, burgerzakenzaken en zelfs interne bedrijfsvoeringszaken. Kenmerk van een gZAC is dus de generieke inzetbaarheid (ten koste van processpecifieke ondersteuning).
Om dit in de GEMMA goed te kunnen beschrijven, gebruiken we hiervoor 'abstracte referentiecomponenten'.