Aan deze wiki wordt momenteel gewerkt. Het kan zijn dat tijdens deze werkzaamheden links niet werken of dat sommige views niet of onvolledig getoond worden.

Zaakgericht Werken in GEMMA

Functies en Referentiecomponenten tbv ZGW in GEMMA

In GEMMA 2 zijn diverse referentiecomponenten opgenomen die het Zaakgericht Werken ondersteunen. Of meer in lijn met de visie ("ZGW is slechts een middel"): componenten die processen ondersteunen met elementen uit het zaakgericht werken.

Onderstaand de plaat uit de Informatie- en applicatiearchitectuur. In deze plaat zijn de applicatiefuncties en referentiecomponenten die rechtstreeks te maken hebben met het Zaakgericht Werken, dat wil zeggen het afhandelen van zaken en het opslaan van zaakinformatie rood gekleurd. Deze componenten worden verderop toegelicht en ook gebruikt in de integratiepatronen. Op deze plaat staan alleen de generieke applicatiefuncties en referentiecomponenten, dus de applicatiefuncties en referentiecomponenten die gemeentebreed inzetbaar zijn en niet aan één specifiek domein verbonden zijn. Uitzondering is één domeinspecifieke (abstracte) referentiecomponent die alle specifieke Zaakafhandelcomponenten vertegenwoordigt.

In deze figuur en de rest van dit katern is het archiveren van afgesloten zaken niet meegenomen. Dit onderwerp wordt uitgewerkt in een apart te verschijnen katern "Archiveren met GEMMA"

ArchiMateNote Informatiebeveiliging ArchiMateNote Verbinden Een groep met functionaliteit voor de gemeente zelf. Deze groep bestaat uit generieke functionaliteit die in veel gemeentelijke processen/domeinen/bedrijfsfuncties inzetbaar is. (ApplicationFunction) Generieke functionaliteit voor gemeente Functionaliteit waarmee klantcontacten vastgelegd kunnen worden. Klantcontacten kunnen geïnitieerd worden door de burger en/of door de gemeente. (ApplicationFunction) Beheren van klantcontacten Component voor het onderhouden van relaties met klanten of organisaties. (ApplicationComponent) Relatiebeheercomponent (CRM) Functionaliteit voor het aanmaken van zaken, het tonen en bijwerken van zaakgegevens en bijbehorende documenten alsmede het plannen en agenderen van zaken. (ApplicationFunction) Beheren van zaken Component voor het afhandelen van zaken van alle typen. (ApplicationComponent) Generieke Zaakafhandelcomponent Functionaliteit voor het creëren en tonen van managementinformatie. Hieronder valt functionaliteit voor het integreren van gegevens en het maken en tonen van standaard en custom rapportages of trendanalyes. (ApplicationFunction) Beheren van managementinformatie Component voor het ontwikkelen, publiceren en uitvoeren van managementanalyses en rapportages. (ApplicationComponent) Managementinformatieco- mponent Functionaliteit voor het beheren en publiceren van informatie over producten en diensten die door de gemeente worden aangeboden, bijvoorbeeld over het aanvraagproces, de voorwaarden om in aanmerking te komen of de prijs. Vaak wordt dit een producten- en dienstencatalogus (PDC) genoemd. (ApplicationFunction) Beheren van producten en diensten Component voor het onderhouden van gegevens over producten en diensten en het (interactief) presenteren daarvan aan burgers en bedrijven. (ApplicationComponent) Producten-en dienstencataloguscompon- ent Functionaliteit voor het beheren en publiceren van webcontent. (ApplicationFunction) Beheren van webcontent Component voor het publiceren van informatie op de gemeentelijke website en het integreren van gespecialiseerde systemen. (ApplicationComponent) Webcontentpublicatie- en beheercomponent Functionaliteit voor het aanmaken, ontwerpen, wijzigen en verwijderen van elektonische formulieren en interactieve vraag-antwoord dialogen. (ApplicationFunction) Beheren van e-formulieren Component voor het ontwikkelen, publiceren, laten invullen, indienen en bevestigen van elektronische formulieren. (ApplicationComponent) E-formulieren publicatie en-beheercomponent Functionaliteit voor het definiëren, monitoren en analyseren van processen . (ApplicationFunction) Beheren van processen Component voor het definiëren, monitoren en analyseren van bedrijfsprocessen. (ApplicationComponent) Bedrijfsproces beheercomponent (BPM) Functionaliteit voor het ondersteunen van het digitaal samenwerken in team verband. (ApplicationFunction) Ondersteunen van digitaal samenwerken Component voor het op afstand, onafhankelijk van elkaar, gecoördineerd samen werken aan een gemeenschappelijk doel. (ApplicationComponent) Samenwerkingscomponen- t Functionaliteit voor het beheren van documenten. Hieronder valt het aanmaken, bijwerken en verwijderen van documenten, alsmede functionaliteit voor het metadateren en ondertekenen van documenten (ApplicationFunction) Beheren van documenten Component voor het inzien en beheren van documenten. (ApplicationComponent) Documentbeheercompone- nt Functionaliteit voor het in bewaring geven en beheren van informatieobjecten. (ApplicationFunction) Archiveren van informatieobjecten Component voor het systematisch beheren en onderhouden van informatieobjecten. (ApplicationComponent) Archiefbeheercomponent Functionaliteit voor het digitaal ondertekenen van documenten. (ApplicationFunction) Digitaal ondertekenen documenten Component om de de authenticiteit te borgen van gekwalificeerde digitale handtekeningen (ApplicationComponent) Digitale handtekeningcomponent Functionaliteit voor het digitaliseren van papieren documenten. Functionaliteit om papieren documenten te scannen (digital-reborn), eventueel verder te digitaliseren (tekstherkenning) en in een digitaal formaat op te slaan. (ApplicationFunction) Digitaliseren van documenten Component voor het digitaliseren van gegevens van een analoge naar een digitale gegevensdrager. (ApplicationComponent) Scanning-en imagingcomponent Functionaliteit waarmee afspraken vastgelegd kunnen worden. Afspraken kunnen geïnitieerd worden door de burger en/of door de gemeente. (ApplicationFunction) Beheren van afspraken Component voor het maken van afspraken tussen burgers, bedrijven en ambtenaren. (ApplicationComponent) Afsprakenbeheercompone- nt Functionaliteit die de gemeente aanbiedt aan ketenpartners om zaken met de gemeente af te kunnen handelen. (ApplicationFunction) Generieke functionaliteit voor ketenpartners Functionaliteit voor het ondersteunen van het digitaal samenwerken in team verband. (ApplicationFunction) Ondersteunen van digitaal samenwerken Component voor het op afstand, onafhankelijk van elkaar, gecoördineerd samen werken aan een gemeenschappelijk doel. (ApplicationComponent) Samenwerkingscomponen- t Functionaliteit die een gemeente beschikbaar stelt aan ketenpartners om informatie aan te leveren, zoals statistische en verantwoordingsinformatie (ApplicationFunction) Aanleveren van informatie Component voor het toegang geven van ketenpartners tot voor hen bestemde diensten (ApplicationComponent) Ketenpartner portaalcomponent Functionaliteit die een gemeente beschikbaar stelt aan ketenpartners om facturen of declaraties (bij voorkeur elektronisch) in te kunnen dienen. (ApplicationFunction) Ondersteunen van factuur en declaratieindiening Component voor het toegang geven van ketenpartners tot voor hen bestemde diensten (ApplicationComponent) Ketenpartner portaalcomponent Een groep gedeelde generieke functionaliteit die voornamelijk ten dienste staat aan andere applicatiefuncties. (ApplicationFunction) Gedeelde generieke functionaliteit Functionaliteit voor het opslaan en naar andere applicaties ontsluiten van zaaktypegegevens. (ApplicationFunction) Registreren en delen van zaaktypen Component voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens. (ApplicationComponent) Zaaktypecataloguscompon- ent Functionaliteit voor het registreren en aan applicaties beschikbaar stellen van zaakgegevens. Deze applicatiefunctie levert zowel diensten aan de specifieke functionaliteit van de gemeente (beheren zaken, inzage in lopende zaken voor de professional) als aan de functionaliteit voor de burger (tonen en bijwerken lopende zaken). (ApplicationFunction) Registreren en delen van zaken Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens. (ApplicationComponent) Zaakregistratiecomponent Functionaliteit voor het uitwisselen, transformeren en routeren van berichten (ApplicationFunction) Routeren en transformeren van berichten Component voor het routeren, transformeren en eventueel orchestreren van berichten tussen applicaties. (ApplicationComponent) Servicebuscomponent Functionaliteit voor het registreren en delen van documenten (ApplicationFunction) Registreren en delen van documenten Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. (ApplicationComponent) Documentregistratiecomp- onent Functionaliteit voor het registreren en naar applicaties ontsluiten van basis- en aangehaakte gegevens. (ApplicationFunction) Registreren en delen van basisgegevens Component voor opslag en ontsluiting van basis- en aangehaakte gegevens. (ApplicationComponent) Gegevensmagazijncompo- nent Functionaliteit voor het registreren, delen en integreren van actuele en historische gegevens uit verschillende bronnen en het ontsluiten hiervan naar andere applicaties. (ApplicationFunction) Registreren en delen van gegevenssets Component om actuele en historische gegevens gestructureerd op te slaan voor analyses en rapportages. (ApplicationComponent) Data warehousecomponent Functionaliteit voor het genereren van documenten (ApplicationFunction) Genereren van documenten Component voor het aanmaken van documenten waarbij vaste teksten/templates worden gecombineerd met gegevens. (ApplicationComponent) Documentcreatiecompone- nt Functionaliteit voor het (door)leveren van gegevens van een bron aan binnengemeentelijke afnemende applicaties. Afnemers krijgen gegevens geleverd op basis van abonnementen die door de afnemers zijn ingesteld. (ApplicationFunction) Distribueren en synchroniseren van gegevens Component voor distributie van gemeentelijke basis-, en optioneel, kerngegevens naar afnemende applicaties binnen de gemeente. Het gegevensdistributiesysteem wordt gevoed vanuit applicaties die basis- en kerngegevens onderhouden. (ApplicationComponent) Gegevensdistributiecompo- nent Functionaliteit waarmee open data worden ontsloten naar applicaties of apps. (ApplicationFunction) Verzamelen en ontsluiten van open data Component waarmee open data gestructureerd beschikbaar wordt gesteld aan geïnteresseerde afnemers. (ApplicationComponent) Open-data portaalcomponent Functionaliteit voor het melden van gerede twijfel over de juistheid van over gegevens aan de desbetreffende bronhouders. Dit terugmelden kan zowel voor gegevens uit binnengemeentelijke registraties als voor gegevens uit landelijke basisregistraties. (ApplicationFunction) Registreren en delen van terugmeldingen Component voor het doen van terugmeldingen over gegevens bij twijfel aan de juistheid daarvan. (ApplicationComponent) Terugmeldingen registratiecomponent Functionaliteit voor het uitvoeren en automatiseren van processen (ApplicationFunction) Aanmaken en geautomatiseerd uitvoeren processen Component voor opslag en uitvoering van vooraf geconfigureerde processen. (ApplicationComponent) BPM-engine-component Functionaliteit ten dienste van applicaties voor het beheren van identiteiten, rollen en autorisaties van gebruikers. (ApplicationFunction) Registreren en delen van identiteiten en autorisaties Component voor de opslag en ontsluiting van identiteiten van gebruikers en de rechten die zij hebben. (ApplicationComponent) Identiteitregistratie component Functionaliteit voor het routeren van procesoutput (berichten, documenten) naar diverse kanalen, zoals berichtenbox, e-mail of printer. (ApplicationFunction) Formatteren en routeren van procesoutput Component voor het routeren van de output van processen naar het (de) juiste kana(a)len, waarbij rekening gehoduen wordt met de klantvoorkeuren. (ApplicationComponent) Outputmanagementcompo- nent Functionaliteit voor het duurzaam opslaan, in stand en toegankelijk houden van informatieobjecten. (ApplicationFunction) Duurzaam opslaan en ontsluiten informatieobjecten Component dat functioneert als een digitale archiefbewaarplaats voor blijvend en langdurig te bewaren informatieobjecten (ApplicationComponent) Archiefregistratiecompone- nt Functionaliteit voor het registreren en delen van beschrijvingen van (web)services (ApplicationFunction) Registreren en delen van servicebeschrijvingen Component voor het ontsluiten van binnen de gemeente beschikbare webservices (ApplicationComponent) Serviceregistercomponent Functionaliteit voor het opslaan en ontsluiten van logrecords die door informatiesystemen zijn aangemaakt. (ApplicationFunction) Registreren en delen van loggegevens Component voor het centraal vastleggen van gegevens over de activiteiten die gebruikers uitvoeren met vertrouwelijke gegevens. (ApplicationComponent) Loggingcomponent Functionaliteit voor het registreren en delen van kerngegevens (ApplicationFunction) Registreren en delen van kerngegevens Component voor de opslag en ontsluiting van de gegevens van voor de gemeente werkzame personen. (ApplicationComponent) Medewerker registratiecomponent Component voor het registreren van KvK-inschrijvingen vestigingen, activiteiten en werkgelegenheid conform LISA (ApplicationComponent) Bedrijven- en instellingen registratiecomponent Functionaliteit voor het ontvangen en routeren van notificaties van bronsystemen naar gemeentelijke afnemers. Functionaliteit omvat het inwinnen van configuratie van bronnen en afnemers, instellen van abonnementen van afnemers, ontvangs en routering van notificaties en logging van ontvangen en gerouteerde signalen (ApplicationFunction) Inwinnen en routeren van notificaties Component voor ontvangen van notificaties van bronsystemen en het routeren daarvan naar geabonneerde afnemers. (ApplicationComponent) Notificatierouteringcompo- nent Een groep functionaliteit voor klanten van de gemeente: inwoners en ondernemers. Met deze functionaliteit stelt de gemeente haar klanten in staat om dingen te doen. (ApplicationFunction) Generieke functionaliteit voor inwoners en ondernemers Functionaliteit die burgers of bedrijven in staat stelt om afgenomen producten of diensten, bijbehorende leges of andere verschuldigde bedragen af te rekenen. (ApplicationFunction) Afrekenen van producten en diensten Component voor het online kunnen betalen. (ApplicationComponent) Onlinebetalingcomponent Component waarmee financiële transacties aan de balie kunnen worden afgehandeld. (ApplicationComponent) Kascomponent Functionaliteit waarmee burgers of ondernemers producten of diensten kunnen aanvragen en eventueel gewenste aanvullende informatie toe kunnen voegen. (ApplicationFunction) Aanvragen van producten en diensten Component voor het ontwikkelen, publiceren, laten invullen, indienen en bevestigen van elektronische formulieren. (ApplicationComponent) E-formulieren publicatie en-beheercomponent Functionaliteit waarmee een burger of bedrijf zijn gegevens kan inzien, lopende zaken kan volgen en waarmee persoonlijke gegevens, zoals het e-mail adres of telefoonnummer, kan worden gewijzigd. De burger kan aanlopende zaken documenten toevoegen en gegevens aanvullen. Dit kan (op termijn) worden ingevuld via mijnoverheid.nl. (ApplicationFunction) Tonen en bijwerken lopende zaken en mijn gegevens Component die via webtechnologie veilig toegang biedt tot persoonlijke informatie en gepersonaliseerde digitale dienstverlening. (ApplicationComponent) Mijngemeentecomponent Functionaliteit waarmee ingespeeld kan worden op ideeën en denkkracht van inwoners. Via burgerparticipatie worden bewoners uit de wijk samenwerkingspartners bij planning, ontwikkeling, uitvoering en/of evaluatie van beleid. Het doel van burgerparticipatie kan verschillen, er is geen vast format voor; de uitkomst ervan staat niet vast. (ApplicationFunction) Ondersteunen van burgerparticipatie Component voor het digitaal laten deelnemen van burgers aan het gezamenlijk maken en/of toetsen van nieuwe of bestaande plannen en beleid. (ApplicationComponent) Cocreatiecomponent Functionaliteit voor burgers, bedrijven en instellingen om afspraken te maken met de gemeente, bijvoorbeeld in het kader van werken op afspraak. (ApplicationFunction) Maken van afspraken Component voor het maken van afspraken tussen burgers, bedrijven en ambtenaren. (ApplicationComponent) Afsprakenbeheercompone- nt Functionaliteit voor het actief aan het publiek beschikbaarstellen van informatieobjecten (ApplicationFunction) Beschikbaarstellen van informatieobjecten Component om een digitale en gedigitaliseerde collectie en/of archief te ontsluiten naar het publiek. (ApplicationComponent) Archiefportaalcomponent Functionaliteit voor het publiceren van een overzicht van de beschikbare gemeentelijke producten en diensten en de bijbehorende modaliteiten. (ApplicationFunction) Publiceren gemeentelijke producten en diensten Component voor het onderhouden van gegevens over producten en diensten en het (interactief) presenteren daarvan aan burgers en bedrijven. (ApplicationComponent) Producten-en dienstencataloguscompon- ent Functionaliteit voor het tonen van webcontent aan burgers en bedrijven. (ApplicationFunction) Tonen van (web)content Component voor het publiceren van informatie op de gemeentelijke website en het integreren van gespecialiseerde systemen. (ApplicationComponent) Webcontentpublicatie- en beheercomponent ApplicationFunction Domeinfunctionaliteit voor inwoners en ondernemers ApplicationFunction Domeinfunctionaliteit voor ketenpartners ApplicationFunction Domeinfunctionaliteit voor gemeente Abstract verzamelcomponent voor Specifieke zaakafhandelcomponenten. (ApplicationComponent) Specifieke Zaakafhandelcomponent (abstracte component) ApplicationCollaboration Sectorale digitale infrastructuur ApplicationCollaboration Sectorale interconnectiviteit ApplicationCollaboration Sectorale registraties ApplicationCollaboration Sectorale dienstverlening ApplicationCollaboration Generieke digitale infrastructuur (GDI) ApplicationCollaboration Identificatie en authentificatie ApplicationCollaboration Interconnectiviteit ApplicationCollaboration Gegevens ApplicationCollaboration Stelsel voorzieningen ApplicationCollaboration Basisregistraties ApplicationCollaboration Dienstverlening Landelijke website voor burgers. MijnOverheid is de persoonlijke website voor overheidszaken. De burger kan hier zien hoe hij is geregistreerd bij de overheid, berichten van de overheid ontvangen en overzicht houden van zijn zaken met de overheid. (ApplicationComponent) MijnOverheid.nl ApplicationService Statusupdate lopende zaken Deze svg is op 6 February 2018 14:00:24 CET gegenereerd door ArchiMedes © 2016-2017 XL&Knowledge. ArchiMedes 6 February 2018 14:00:24 CET

Componenten view (uit model: Zaakgericht werken) - Toon SVG


“Het zaaksysteem” als referentiecomponent komt in GEMMA niet voor. In de plaats hiervan zijn de Zaakregistratiecomponent (ZRC) binnen de gedeelde generieke functionaliteit en de Generieke Zaakafhandelcomponent (gZAC) binnen de generieke functionaliteit voor gemeente opgenomen. Hetzelfde geldt voor het "Documentmanagementsysteem (DMS)", dat eveneens niet als referentiecomponent aanwezig is. De functionaliteit hiervan is opgenomen in de Documentregistratiecomponent (DRC) en de Documentbeheercomponent (DBC).

Generieke (gemeentebreed bruikbare) referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken

Er zijn grofweg drie categorieën generieke componenten voor Zaakgericht Werken binnen de gemeente.

Categorie 1: Platformreferentiecomponenten voor Zaakgericht Werken

De Zaakregistratiecomponent en Documentregistratiecomponent behoren beide tot de laag met Gedeelde generieke functionaliteit. Eindgebruikers gebruiken de functionaliteit die de componenten in deze laag bieden niet direct, maar via andere referentiecomponenten. Documenten uit de Documentregistratiecomponent kunnen bijvoorbeeld ingezien worden met een Documentbeheercomponent.

Voor het Zaakgericht Werken zijn de volgende referentiecomponenten relevant:


Zaakregistratiecomponent

Beschrijving Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens.
Toelichting De component ondersteunt het opslaan en het naar andere applicaties ontsluiten van gegevens over alle gemeentelijke zaken, van elk type. Opslag vindt plaats conform het RGBZ waarin objecten, gegevens daarvan en onderlinge relaties zijn beschreven. Het bevat echter niet alle gegevens uit het RGBZ: documenten worden opgeslagen in de documentenregistratiecomponent, medewerkergegevens in de medewerkerregistratiecomponent, etc.
Functies
  • Registreren en delen van zaken (Functionaliteit voor het registreren en aan applicaties beschikbaar stellen van zaakgegevens. Deze applicatiefunctie levert zowel diensten aan de specifieke functionaliteit van de gemeente (beheren zaken, inzage in lopende zaken voor de professional) als aan de functionaliteit voor de burger (tonen en bijwerken lopende zaken).)


    De Zaakregistratiecomponent lijkt op het oude zakenmagazijn, maar is anders gepositioneerd. Waar het oude zakenmagazijn vaak als een vrijblijvende “afslag” werd gepositioneerd, is het opslaan van zaakgegevens in de ZRC in GEMMA 2 verplicht voor processen waarin zaakgericht wordt gewerkt. Het blijft echter een "afslag". De zaakgegevens zijn immers afgeleid van procesinformatie. De bron van die informatie is het processysteem waarmee het proces wordt ondersteund. Bijvoorbeeld een vergunningencomponent, subsidiecomponent of een generiek Zaakafhandelcomponent als er geen specifiek processysteem voorhanden is. Het processysteem is verantwoordelijk voor het aanmaken en bijwerken van een zaak in de ZRC.

    Zoals bij alle componenten die tot de gedeelde generieke functionaliteit horen, is het streven om deze component binnen de gemeente slechts één keer te laten voorkomen. Zo is er op één plaats een overzicht van alle zaken binnen de gemeente. Dit is nodig om een integraal klantbeeld te kunnen samenstellen, of om Mijnoverheid lopende zaken vanuit één registratie te kunnen voeden.

    Zaakgegevens worden in veel verschillende applicaties geproduceerd, en worden slechts beperkt buiten de context van het bronsysteem gebruikt. Een subsidiesysteem zal alleen zaken van het zaaktype subsidieaanvraag behandelen, en geen zaken van het type vergunningen. Uitzondering hierop zijn de Relatiebeheercomponent (CRM) dat gebruikt wordt door het KCC of een Mijngemeentecomponent die een overzicht geeft van alle zaken voor een bepaalde persoon. Hierover later meer.


    Zaaktypecataloguscomponent

    Beschrijving Component voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens.
    Toelichting De component ondersteunt het opslaan en naar andere applicaties ontsluiten van zaaktypegegevens. Deze gegevens kunnen door applicaties worden gebruikt om voor zaken van een bepaald type de juiste gegevens(statussen, resultaattypen, documenttypen,..) te bepalen. Applicaties die gebruik maken van deze zaaktypegegevens zijn bijvoorbeeld een zaakafhandelcomponent, een vergunningcomponent of een subsidiecomponent. Opslag van zaaktypegegevens vindt plaats conform het informatiemodel ZTC. De verzameling opgeslagen zaaktypegegevens wordt ook aangeduid met de term "zaaktypecatalogus".
    Functies



    Documentregistratiecomponent

    Beschrijving Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata.
    Toelichting De component ondersteunt het opslaan en naar andere applicaties ontsluiten van informatieobjecten (in de 'volksmond': documenten). De component slaat deze gestructureerd en voorzien van de benodigde metadata op en stelt applicaties in staat deze te wijzigen, te verwijderen en aan de hand van een aantal zoekcriteria op te vragen. Opslag vindt plaats conform het informatie-objecten-gedeelte van het RGBZ. Ontsluiting vindt plaats volgens koppelvlakspecificaties zoals CMIS conform de door KING vastgestelde Zaak- en Documentservices.
    Functies


    Categorie 2: Generieke Referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken (Gemeente)

    Een tweede categorie applicatiefuncties en referentiecomponenten die voor het Zaakgericht Werken relevant is, is de Generieke functionaliteit voor gemeente. Deze categorie bevat functionaliteit die gericht is op eindgebruikers binnen de gemeente en is generiek in die zin, dat deze functionaliteit gemeentebreed in alle processen van de gemeente gebruikt kan worden.

    De Generieke Zaakafhandelcomponent (gZAC) en Documentbeheercomponent (DBC) zijn beide componenten met functionaliteit gericht op eindgebruikers binnen gemeenten die rechtstreeks kunnen werken met deze componenten. Voor een DBC zijn dit handelingen als het handmatig kunnen toevoegen, wijzigen en verwijderen van documenten. Voor een gZAC is dit functionaliteit voor het behandelen en dus bijwerken van zaken.


    Generieke Zaakafhandelcomponent

    Beschrijving Component voor het afhandelen van zaken van alle typen.
    Toelichting Een generieke component die medewerkers ondersteunt bij het afhandelen van verschillende soorten zaken. Belangrijk is dat de Generieke Zaakafhandelcomponent geschikt is om zaken van alle typen af te handelen. Dus niet beperkt tot zaken van één domein.
    Functies
    • Beheren van zaken (Functionaliteit voor het aanmaken van zaken, het tonen en bijwerken van zaakgegevens en bijbehorende documenten alsmede het plannen en agenderen van zaken.)
      • Plannen van zaken (Functionaliteit voor het bepalen van de zaakstatussen (obv een zaaktype), het toewijzen van medewerkers en het plannen hiervan in de tijd.)
      • Uitwisselen van berichten met ketenpartners (Functionaliteit voor het uitwisselen van berichten met ketenpartners)
      • Tonen en bijwerken zaakgegevens (Functionaliteit voor het tonen en bijwerken van zaakgegevens)
      • Tonen en bijwerken zaakdocumenten (Functionaliteit voor het tonen en bijwerken (toevoegen, verwijderen, bijwerken) van de bij een zaak horende zaakdocumenten.)
      • Ondersteunen zaakafhandeling (Functionaliteit voor ondersteunen van zaakafhandeling volgens de configuratie in het betreffende zaaktype.uitvoeren van zaken volgens de configuratie in het betreffende zaaktype.)
      • Monitoren zaken (Functionaliteit voor het monitoren van (de uitvoering) van zaken. Bijvoorbeeld op doorlooptermijn, werkverdeling of status.)
      • Agenderen van zaken (Functionaliteit voor het in de tijd agenderen van zaken. Bijvoorbeeld het tijdens het verlenen van de vergunning alvast aanmaken van een toezicht-zaak op een bouwproject bij voorziene aanvang van de werkzaamheden.)
      • Aanmaken zaak (Functionaliteit voor het aanmaken van een nieuwe zaak en het vastleggen van bijbehorende gegevens (bijvoorbeeld een zaaknummer).)



    Documentbeheercomponent

    Beschrijving Component voor het inzien en beheren van documenten.
    Toelichting De component biedt geautoriseerde gebruikers de mogelijkheid om een document te raadplegen, opslaan, wijzigen of verwijderen. De documentbeheercomponent biedt een gebruikersinterface op de onderliggende documentregistratiecomponent, waarin de documenten zijn opgeslagen en de door de gebruiker geïnitieerde mutaties worden verwerkt.
    Functies
    • Beheren van documenten (Functionaliteit voor het beheren van documenten. Hieronder valt het aanmaken, bijwerken en verwijderen van documenten, alsmede functionaliteit voor het metadateren en ondertekenen van documenten)
        • Ondersteunen van versiebeheer (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het ondersteunen van versie- en wijzigingsbeheer op documenten. Hieronder valt functionaliteit als versioning en check-in en check-out (locking).)
        • Metadateren documenten (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het toevoegen van metadata aan documenten. Bijvoorbeeld auteur, aanmaakdatum of onderwerp.)
        • Maken en beheren templates (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het aanmaken en beheren van templates op basis waarvan documenten gegenereerd worden)
        • Aanmaken van documenten (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het toevoegen/aanmaken van nieuwe documenten. Voor het aanmaken zelf zal veelal gebruik worden gemaakt van een kantoorautomatiseringsdocument.)
        • Tonen en bijwerken van documenten (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het tonen van opgeslagen documenten op basis van zoekparameters en functionaliteit voor het bijwerken van deze documenten of de bijbehorende metadata. Voor het bewerken zelf zal meestal gebruik worden gemaakt van een KA-systeem.)



      Relatiebeheercomponent (CRM)

      Beschrijving Component voor het onderhouden van relaties met klanten of organisaties.
      Toelichting In deze component worden gegevens van klanten, alsmede de contactmomenten bijgehouden.
      Functies
      • Beheren van klantcontacten (Functionaliteit waarmee klantcontacten vastgelegd kunnen worden. Klantcontacten kunnen geïnitieerd worden door de burger en/of door de gemeente.)


      Categorie 3: Generieke Referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken (inwoners/ondernemers)

      Een derde categorie functionaliteit is Generieke functionaliteit voor inwoners en ondernemers. Deze categorie bevat functionaliteit die gericht is op inwoners en ondernemers, gericht op zowel het doen van productaanvragen (die leiden tot zaken) en het inzien en aanvullen van bestaande zaken.



      E-formulieren publicatie-en-beheercomponent

      Beschrijving Component voor het ontwikkelen, publiceren, laten invullen, indienen en bevestigen van elektronische formulieren.
      Toelichting De component biedt mogelijkheden om verschillende soorten formulieren te ontwikkelen met behulp van standaard bouwblokken en functionaliteiten (bijv. voor controles). Het component biedt ondersteuning voor het slim aanroepen van ontwikkelde formulieren (bijv. t.b.v. voorinvulling van al bekende gegevens), het tijdens invulling gebruik maken van functionaliteit die door andere systemen wordt geleverd (bijv. online betaling) en het tijdens invulling realtime opvragen van gegevens die elders zijn opgeslagen (bijv. via webservices).
      Functies
      • Aanvragen van producten en diensten (Functionaliteit waarmee burgers of ondernemers producten of diensten kunnen aanvragen en eventueel gewenste aanvullende informatie toe kunnen voegen.)
        • Beheren van e-formulieren (Functionaliteit voor het aanmaken, ontwerpen, wijzigen en verwijderen van elektonische formulieren en interactieve vraag-antwoord dialogen.)



          Mijngemeentecomponent

          Beschrijving Component die via webtechnologie veilig toegang biedt tot persoonlijke informatie en gepersonaliseerde digitale dienstverlening.
          Toelichting De component kent authenticatie- en autorisatiemogelijkheden om derden toegang te geven tot persoonlijke informatie of dienstverlening. "Derden" kunnen bijvoorbeeld burgers, bedrijven, instellingen of ketenpartners zijn. Via het component kunnen diverse soorten diensten worden geleverd, bij voorkeur via zelfstandig uit te voeren configuratie van het systeem. Het component maakt gebruik van landelijke bouwstenen voor authenticatie (bijv. DigiD en eHerkenning). Het component wordt bijvoorbeeld ingezet voor het realiseren van een MijnGemeente-portaal.
          Functies
          • Tonen en bijwerken lopende zaken en mijn gegevens (Functionaliteit waarmee een burger of bedrijf zijn gegevens kan inzien, lopende zaken kan volgen en waarmee persoonlijke gegevens, zoals het e-mail adres of telefoonnummer, kan worden gewijzigd. De burger kan aanlopende zaken documenten toevoegen en gegevens aanvullen. Dit kan (op termijn) worden ingevuld via mijnoverheid.nl.)
              • Tonen lopende & afgesloten zaken (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het aan burgers en bedrijven tonen van een overzicht van alle lopende en afgesloten zaken waarin hij betrokken is, alsmede de status en andere relevante gegevens over deze zaken. Voor burgers bij voorkeur via Mijnoverheid lopende zaken.)
              • Tonen en bijwerken mijn gegevens (burger) (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het aan een burger tonen van de over hem vastgelegde gegevens en functionaliteit voor het corrigeren en actualiseren hiervan. Bij voorkeur via Mijnoverheid.nl.)
              • Tonen en bijwerken mijn gegevens (bedrijf) (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het aan een bedrijf tonen van de over hem vastgelegde gegevens en functionaliteit voor het corrigeren en actualiseren hiervan.)
              • Tonen berichten (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het tonen van berichten vanuit de gemeente. Bij voorkeur zoals geboden door de berichtenbox burgers of bedrijven.)
              • Beheren en verwerken van persoonlijke voorkeuren (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het beheren van persoonlijke voorkeuren)
              • Tonen persoonsgegevens gebruik (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit om gegevens te tonen over plaatsgevonden registratie en gebruik van vastgelegde gegevens)


            Specifieke (domeingerichte) referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken

            Binnen GEMMA 2 wordt onderscheid gemaakt tussen generieke functionaliteit, die bedoeld is voor (gemeente)breed gebruik in meerdere processen, en functionaliteit die bedoeld is voor specifieke ondersteuning binnen een bepaald domein. De eerder besproken functies en referentiecomponenten behoren allemaal tot de generieke functionaliteit. Het ondersteunen van Zaakgericht Werken is echter niet voorbehouden aan generieke referentiecomponenten. Ook in domeinspecifieke procesapplicaties wordt er zaakgericht gewerkt.

            Per domein (de horizontale balken bovenin de informatiearchitectuurplaat) zijn specifieke domeinarchitecturen uitgewerkt met daarin de functies en referentiecomponenten specifiek voor dat domein. In de Domeinarchitectuur Ruimte komt dan bijvoorbeeld de Vergunningencomponent voor, in de Domeinarchitectuur Dienstverlening de Burgerzakencomponent, etc.

            Voor de procesondersteuning moet een gemeente per proces (of cluster van processen) beslissen of men het proces(cluster) wil ondersteunen met generieke of specifieke functionaliteit. Het ontwikkelen (en onderhouden!) van een goed werkend Vergunningsysteem in een implementatie van een Generieke Zaakafhandelcomponent (die standaard minder functionaliteit bevat) ligt niet erg voor de hand. Omgekeerd geldt hetzelfde voor het aanschaffen van een specifiek softwarepakket voor een proces dat weinig specifieke ondersteuningsbehoefte vereist en een laag volume kent.

            De Generieke Zaakafhandelcomponent (gZAC) moet ook in het licht van het onderscheid generiek versus specifiek bezien worden. De gZAC biedt generieke functionaliteit voor het afhandelen van “verschillende soorten zaken”. In een gZAC moeten alle soorten zaken afgehandeld kunnen worden: vergunningszaken, burgerzakenzaken en zelfs interne bedrijfsvoeringszaken. Kenmerk van een gZAC is dus de generieke inzetbaarheid (ten koste van processpecifieke ondersteuning).

            Om dit in de GEMMA goed te kunnen beschrijven, gebruiken we hiervoor 'abstracte referentiecomponenten'.