In GEMMA 2 zijn diverse referentiecomponenten opgenomen die het Zaakgericht Werken ondersteunen. Of meer in lijn met de visie ("ZGW is slechts een middel"): componenten die processen ondersteunen met elementen uit het zaakgericht werken.
Onderstaand de plaat uit de Informatie- en applicatiearchitectuur. In deze plaat zijn de applicatiefuncties en referentiecomponenten die rechtstreeks te maken hebben met het Zaakgericht Werken, dat wil zeggen het afhandelen van zaken en het opslaan van zaakinformatie rood gekleurd. Deze componenten worden verderop toegelicht en ook gebruikt in de integratiepatronen. Op deze plaat staan alleen de generieke applicatiefuncties en referentiecomponenten, dus de applicatiefuncties en referentiecomponenten die gemeentebreed inzetbaar zijn en niet aan één specifiek domein verbonden zijn. Uitzondering is één domeinspecifieke (abstracte) referentiecomponent die alle specifieke Zaakafhandelcomponenten vertegenwoordigt.
In deze figuur en de rest van dit katern is het archiveren van afgesloten zaken niet meegenomen. Dit onderwerp wordt uitgewerkt in een apart te verschijnen katern "Archiveren met GEMMA"
“Het zaaksysteem” als referentiecomponent komt in GEMMA niet voor. In de plaats hiervan zijn de Zaakregistratiecomponent (ZRC) binnen de gedeelde generieke functionaliteit en de Generieke Zaakafhandelcomponent (gZAC) binnen de generieke functionaliteit voor gemeente opgenomen. Hetzelfde geldt voor het "Documentmanagementsysteem (DMS)", dat eveneens niet als referentiecomponent aanwezig is. De functionaliteit hiervan is opgenomen in de Documentregistratiecomponent (DRC) en de Documentbeheercomponent (DBC).
Generieke (gemeentebreed bruikbare) referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken
Er zijn grofweg drie categorieën generieke componenten voor Zaakgericht Werken binnen de gemeente.
Categorie 1: Platformreferentiecomponenten voor Zaakgericht Werken
De Zaakregistratiecomponent en Documentregistratiecomponent behoren beide tot de laag met Gedeelde generieke functionaliteit. Eindgebruikers gebruiken de functionaliteit die de componenten in deze laag bieden niet direct, maar via andere referentiecomponenten. Documenten uit de Documentregistratiecomponent kunnen bijvoorbeeld ingezien worden met een Documentbeheercomponent.
Voor het Zaakgericht Werken zijn de volgende referentiecomponenten relevant:
Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens.
Toelichting
De component ondersteunt het opslaan en het naar andere applicaties ontsluiten van gegevens over alle gemeentelijke zaken, van elk type. Opslag vindt plaats conform het RGBZ waarin objecten, gegevens daarvan en onderlinge relaties zijn beschreven. Het bevat echter niet alle gegevens uit het RGBZ: documenten worden opgeslagen in de documentenregistratiecomponent, medewerkergegevens in de medewerkerregistratiecomponent, etc.
Functies
Registreren en delen van zaken (Functionaliteit voor het registreren en aan applicaties beschikbaar stellen van zaakgegevens. Deze applicatiefunctie levert zowel diensten aan de specifieke functionaliteit van de gemeente (beheren zaken, inzage in lopende zaken voor de professional) als aan de functionaliteit voor de burger (tonen en bijwerken lopende zaken).)
Automatisch configureren van zaken (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het configureren van zaken op basis van een zaaktype. Nieuwe zaken worden op basis van de inhoud van het bijbehorende zaaktype voorzien van mijlpalen, resultaattypen, doorlooptijden etc.)
De Zaakregistratiecomponent lijkt op het oude zakenmagazijn, maar is anders gepositioneerd. Waar het oude zakenmagazijn vaak als een vrijblijvende “afslag” werd gepositioneerd, is het opslaan van zaakgegevens in de ZRC in GEMMA 2 verplicht voor processen waarin zaakgericht wordt gewerkt. Het blijft echter een "afslag". De zaakgegevens zijn immers afgeleid van procesinformatie. De bron van die informatie is het processysteem waarmee het proces wordt ondersteund. Bijvoorbeeld een vergunningencomponent, subsidiecomponent of een generiek Zaakafhandelcomponent als er geen specifiek processysteem voorhanden is. Het processysteem is verantwoordelijk voor het aanmaken en bijwerken van een zaak in de ZRC.
Zoals bij alle componenten die tot de gedeelde generieke functionaliteit horen, is het streven om deze component binnen de gemeente slechts één keer te laten voorkomen. Zo is er op één plaats een overzicht van alle zaken binnen de gemeente. Dit is nodig om een integraal klantbeeld te kunnen samenstellen, of om Mijnoverheid lopende zaken vanuit één registratie te kunnen voeden.
Zaakgegevens worden in veel verschillende applicaties geproduceerd, en worden slechts beperkt buiten de context van het bronsysteem gebruikt. Een subsidiesysteem zal alleen zaken van het zaaktype subsidieaanvraag behandelen, en geen zaken van het type vergunningen. Uitzondering hierop zijn de Relatiebeheercomponent (CRM) dat gebruikt wordt door het KCC of een Mijngemeentecomponent die een overzicht geeft van alle zaken voor een bepaalde persoon. Hierover later meer.
Component voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens.
Toelichting
De component ondersteunt het opslaan en naar andere applicaties ontsluiten van zaaktypegegevens. Deze gegevens kunnen door applicaties worden gebruikt om voor zaken van een bepaald type de juiste gegevens(statussen, resultaattypen, documenttypen,..) te bepalen. Applicaties die gebruik maken van deze zaaktypegegevens zijn bijvoorbeeld een zaakafhandelcomponent, een vergunningcomponent of een subsidiecomponent. Opslag van zaaktypegegevens vindt plaats conform het informatiemodel ZTC. De verzameling opgeslagen zaaktypegegevens wordt ook aangeduid met de term "zaaktypecatalogus".
Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata.
Toelichting
De component ondersteunt het opslaan en naar andere applicaties ontsluiten van informatieobjecten (in de 'volksmond': documenten). De component slaat deze gestructureerd en voorzien van de benodigde metadata op en stelt applicaties in staat deze te wijzigen, te verwijderen en aan de hand van een aantal zoekcriteria op te vragen. Opslag vindt plaats conform het informatie-objecten-gedeelte van het RGBZ. Ontsluiting vindt plaats volgens koppelvlakspecificaties zoals CMIS conform de door KING vastgestelde Zaak- en Documentservices.
Versiebeheer van documenten (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het ondersteunen van versiebeheer van documenten)
Categorie 2: Generieke Referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken (Gemeente)
Een tweede categorie applicatiefuncties en referentiecomponenten die voor het Zaakgericht Werken relevant is, is de Generieke functionaliteit voor gemeente. Deze categorie bevat functionaliteit die gericht is op eindgebruikers binnen de gemeente en is generiek in die zin, dat deze functionaliteit gemeentebreed in alle processen van de gemeente gebruikt kan worden.
De Generieke Zaakafhandelcomponent (gZAC) en Documentbeheercomponent (DBC) zijn beide componenten met functionaliteit gericht op eindgebruikers binnen gemeenten die rechtstreeks kunnen werken met deze componenten. Voor een DBC zijn dit handelingen als het handmatig kunnen toevoegen, wijzigen en verwijderen van documenten. Voor een gZAC is dit functionaliteit voor het behandelen en dus bijwerken van zaken.
Component voor het afhandelen van zaken van alle typen.
Toelichting
Een generieke component die medewerkers ondersteunt bij het afhandelen van verschillende soorten zaken. Belangrijk is dat de Generieke Zaakafhandelcomponent geschikt is om zaken van alle typen af te handelen. Dus niet beperkt tot zaken van één domein.
Functies
Beheren van zaken (Functionaliteit voor het aanmaken van zaken, het tonen en bijwerken van zaakgegevens en bijbehorende documenten alsmede het plannen en agenderen van zaken.)
Plannen van zaken (Functionaliteit voor het bepalen van de zaakstatussen (obv een zaaktype), het toewijzen van medewerkers en het plannen hiervan in de tijd.)
Tonen en bijwerken zaakdocumenten (Functionaliteit voor het tonen en bijwerken (toevoegen, verwijderen, bijwerken) van de bij een zaak horende zaakdocumenten.)
Ondersteunen zaakafhandeling (Functionaliteit voor ondersteunen van zaakafhandeling volgens de configuratie in het betreffende zaaktype.uitvoeren van zaken volgens de configuratie in het betreffende zaaktype.)
Monitoren zaken (Functionaliteit voor het monitoren van (de uitvoering) van zaken. Bijvoorbeeld op doorlooptermijn, werkverdeling of status.)
Agenderen van zaken (Functionaliteit voor het in de tijd agenderen van zaken. Bijvoorbeeld het tijdens het verlenen van de vergunning alvast aanmaken van een toezicht-zaak op een bouwproject bij voorziene aanvang van de werkzaamheden.)
Aanmaken zaak (Functionaliteit voor het aanmaken van een nieuwe zaak en het vastleggen van bijbehorende gegevens (bijvoorbeeld een zaaknummer).)
Component voor het inzien en beheren van documenten.
Toelichting
De component biedt geautoriseerde gebruikers de mogelijkheid om een document te raadplegen, opslaan, wijzigen of verwijderen. De documentbeheercomponent biedt een gebruikersinterface op de onderliggende documentregistratiecomponent, waarin de documenten zijn opgeslagen en de door de gebruiker geïnitieerde mutaties worden verwerkt.
Functies
Beheren van documenten (Functionaliteit voor het beheren van documenten. Hieronder valt het aanmaken, bijwerken en verwijderen van documenten, alsmede functionaliteit voor het metadateren en ondertekenen van documenten)
Tonen en bijwerken van documenten (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het tonen van opgeslagen documenten op basis van zoekparameters en functionaliteit voor het bijwerken van deze documenten of de bijbehorende metadata. Voor het bewerken zelf zal meestal gebruik worden gemaakt van een KA-systeem.)
Ondersteunen van versiebeheer (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het ondersteunen van versie- en wijzigingsbeheer op documenten. Hieronder valt functionaliteit als versioning en check-in en check-out (locking).)
Metadateren documenten (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het toevoegen van metadata aan documenten. Bijvoorbeeld auteur, aanmaakdatum of onderwerp.)
Maken en beheren templates (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het aanmaken en beheren van templates op basis waarvan documenten gegenereerd worden)
Aanmaken van documenten (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het toevoegen/aanmaken van nieuwe documenten. Voor het aanmaken zelf zal veelal gebruik worden gemaakt van een kantoorautomatiseringsdocument.)
Component voor het onderhouden van relaties met klanten of organisaties.
Toelichting
In deze component worden gegevens van klanten, alsmede de contactmomenten bijgehouden.
Functies
Beheren van klantcontacten (Functionaliteit waarmee klantcontacten vastgelegd kunnen worden. Klantcontacten kunnen geïnitieerd worden door de burger en/of door de gemeente.)
Uitzetten en opvolgen van terugbelverzoeken (Functionaliteit voor het nav. een klantcontact uitzetten van een terugbelverzoek of andere actie bij een medewerker en het registreren en opvolgen van dit verzoek.)
Categorie 3: Generieke Referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken (inwoners/ondernemers)
Een derde categorie functionaliteit is Generieke functionaliteit voor inwoners en ondernemers. Deze categorie bevat functionaliteit die gericht is op inwoners en ondernemers, gericht op zowel het doen van productaanvragen (die leiden tot zaken) en het inzien en aanvullen van bestaande zaken.
Component voor het ontwikkelen, publiceren, laten invullen, indienen en bevestigen van elektronische formulieren.
Toelichting
De component biedt mogelijkheden om verschillende soorten formulieren te ontwikkelen met behulp van standaard bouwblokken en functionaliteiten (bijv. voor controles). Het component biedt ondersteuning voor het slim aanroepen van ontwikkelde formulieren (bijv. t.b.v. voorinvulling van al bekende gegevens), het tijdens invulling gebruik maken van functionaliteit die door andere systemen wordt geleverd (bijv. online betaling) en het tijdens invulling realtime opvragen van gegevens die elders zijn opgeslagen (bijv. via webservices).
Functies
Aanvragen van producten en diensten (Functionaliteit waarmee burgers of ondernemers producten of diensten kunnen aanvragen en eventueel gewenste aanvullende informatie toe kunnen voegen.)
Beheren van e-formulieren (Functionaliteit voor het aanmaken, ontwerpen, wijzigen en verwijderen van elektonische formulieren en interactieve vraag-antwoord dialogen.)
Component die via webtechnologie veilig toegang biedt tot persoonlijke informatie en gepersonaliseerde digitale dienstverlening.
Toelichting
De component kent authenticatie- en autorisatiemogelijkheden om derden toegang te geven tot persoonlijke informatie of dienstverlening. "Derden" kunnen bijvoorbeeld burgers, bedrijven, instellingen of ketenpartners zijn. Via het component kunnen diverse soorten diensten worden geleverd, bij voorkeur via zelfstandig uit te voeren configuratie van het systeem. Het component maakt gebruik van landelijke bouwstenen voor authenticatie (bijv. DigiD en eHerkenning). Het component wordt bijvoorbeeld ingezet voor het realiseren van een MijnGemeente-portaal.
Functies
Tonen en bijwerken lopende zaken en mijn gegevens (Functionaliteit waarmee een burger of bedrijf zijn gegevens kan inzien, lopende zaken kan volgen en waarmee persoonlijke gegevens, zoals het e-mail adres of telefoonnummer, kan worden gewijzigd. De burger kan aanlopende zaken documenten toevoegen en gegevens aanvullen. Dit kan (op termijn) worden ingevuld via mijnoverheid.nl.)
Tonen lopende & afgesloten zaken (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het aan burgers en bedrijven tonen van een overzicht van alle lopende en afgesloten zaken waarin hij betrokken is, alsmede de status en andere relevante gegevens over deze zaken. Voor burgers bij voorkeur via Mijnoverheid lopende zaken.)
Tonen en bijwerken mijn gegevens (burger) (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het aan een burger tonen van de over hem vastgelegde gegevens en functionaliteit voor het corrigeren en actualiseren hiervan. Bij voorkeur via Mijnoverheid.nl.)
Tonen en bijwerken mijn gegevens (bedrijf) (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het aan een bedrijf tonen van de over hem vastgelegde gegevens en functionaliteit voor het corrigeren en actualiseren hiervan.)
Tonen berichten (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit voor het tonen van berichten vanuit de gemeente. Bij voorkeur zoals geboden door de berichtenbox burgers of bedrijven.)
Tonen persoonsgegevens gebruik (GEMMA kernmodel) (Functionaliteit om gegevens te tonen over plaatsgevonden registratie en gebruik van vastgelegde gegevens)
Specifieke (domeingerichte) referentiecomponenten voor Zaakgericht Werken
Binnen GEMMA 2 wordt onderscheid gemaakt tussen generieke functionaliteit, die bedoeld is voor (gemeente)breed gebruik in meerdere processen, en functionaliteit die bedoeld is voor specifieke ondersteuning binnen een bepaald domein. De eerder besproken functies en referentiecomponenten behoren allemaal tot de generieke functionaliteit. Het ondersteunen van Zaakgericht Werken is echter niet voorbehouden aan generieke referentiecomponenten. Ook in domeinspecifieke procesapplicaties wordt er zaakgericht gewerkt.
Per domein (de horizontale balken bovenin de informatiearchitectuurplaat) zijn specifieke domeinarchitecturen uitgewerkt met daarin de functies en referentiecomponenten specifiek voor dat domein. In de Domeinarchitectuur Ruimte komt dan bijvoorbeeld de Vergunningencomponent voor, in de Domeinarchitectuur Dienstverlening de Burgerzakencomponent, etc.
Voor de procesondersteuning moet een gemeente per proces (of cluster van processen) beslissen of men het proces(cluster) wil ondersteunen met generieke of specifieke functionaliteit. Het ontwikkelen (en onderhouden!) van een goed werkend Vergunningsysteem in een implementatie van een Generieke Zaakafhandelcomponent (die standaard minder functionaliteit bevat) ligt niet erg voor de hand. Omgekeerd geldt hetzelfde voor het aanschaffen van een specifiek softwarepakket voor een proces dat weinig specifieke ondersteuningsbehoefte vereist en een laag volume kent.
De Generieke Zaakafhandelcomponent (gZAC) moet ook in het licht van het onderscheid generiek versus specifiek bezien worden. De gZAC biedt generieke functionaliteit voor het afhandelen van “verschillende soorten zaken”. In een gZAC moeten alle soorten zaken afgehandeld kunnen worden: vergunningszaken, burgerzakenzaken en zelfs interne bedrijfsvoeringszaken. Kenmerk van een gZAC is dus de generieke inzetbaarheid (ten koste van processpecifieke ondersteuning).