Aan deze wiki wordt momenteel gewerkt. Het kan zijn dat tijdens deze werkzaamheden links niet werken of dat sommige views niet of onvolledig getoond worden.

Uitwerking Informatie- en archiefbeheer


Wat is Informatiebeheer?

Informatiebeheer is het brede aandachtsgebied dat gaat over het opslaan van overheidsinformatie, het duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk houden van overheidsinformatie, het waar nodig vernietigen van overheidsinformatie en tenslotte het (voor raadplegen, gebruiken, bewerken en verwerken) ontsluiten van overheidsinformatie. Onder andere dossiervorming en archivering vallen er onder.

Informatiebeheer richt zich op het in authentieke vorm bewaren van informatie die in werkprocessen is gecreëerd of daar op een andere manier beschikbaar is gekomen. Waar dat nodig is wordt het in die authentieke vorm ook weer teruggegeven aan het werkproces voor onder andere het op inhoud gerichte verwerken en bewerken van informatie. In die zin is het kijkend naar de algehele informatievoorziening van overheidsorganisaties de ene kant van de medaille waar het op inhoud gerichte verwerken en bewerken van informatie in werkprocessen de andere kant van die medaille is.

Informatiebeheer richt zich dus op bewaren en het daarbij in tact laten van de inhoud, terwijl informatieverwerking en -bewerking zich wel richt op inhoud waaronder het wijzigen van die inhoud.

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

In 2011 kwam als onderdeel van GEMMA de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten beschikbaar. Daarbij lag de focus op archiefvorming en archiefbeheer. Met de aandacht voor de kwetsbaarheid van digitale informatie is de focus verschoven naar het duurzaam toegankelijk bewaren van alle overheidsinformatie. Dat nieuwe bredere aandachtsgebied noemen we Informatie- en archiefbeheer.

Hoe gaan we dat invullen?

De bestaande Baseline vervalt niet. Maar onder het GEMMA-thema Informatie- en archiefbeheer gaan we wel werken aan uitbreiding en actualisatie van de Baseline. Dat doen we in eerste instantie niet door de gehele Baseline te gaan herschrijven, maar door het uitwerken van aanvullingen voor verschillende subthema's binnen een project met de naam Addendum bij de Baseline of kortweg Addendum Baseline. Hoe dat vorm krijgt, is vastgelegd in de notitie Onderhoud en doorontwikkeling van de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten die de VNG Adviescommissie archieven op 7 januari 2016 vaststelde.

De bestaande Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, versie 1.0 van 2011


Een van de uitgangspunten in de Baseline van 2011 was de integratie van archivering, dossiervorming en zaakgericht werken. Dat uitgangspunt is nog steeds van kracht. Wel is dit onderwerp inmiddels verder uitgewerkt met als resultaat een model voor het vullen en archiveren van een zaakdossier. Dat is een van de aanvullingen op de Baseline. Een ander onderwerp dat inmiddels in aanvullende zin is uitgewerkt is de kanteling van in het verleden vooral archivering ná afhandeling van een zaak naar nu informatiebeheer en ook archivering direct vanaf het begin van een zaak. Die beschrijving van in feite een ontwikkeling legt ook de basis voor conceptuele en functionele modellen voor informatiebeheer inclusief archiefbeheer. De pagina die de kanteling beschrijft verwijst naar die modellen. In die modellen heeft ook het ontsluiten van informatie een duidelijke plaats. Uiteindelijk is dat het doel van het bewaren van informatie, dat het ontsloten wordt en duurzaam toegankelijk is. Een uitwerking van dat deel is de pagina over de openbaarheid van overheidsinformatie, ook in concept al beschikbaar. Voor een overzicht van kaders in de vorm van wet- en regelgeving, beleid en normen wordt verwezen naar een overzicht op Noraonline.

De uitwerking per subthema

Zie:

Reacties

Vragen, commentaar en andere reacties op deze pagina kunnen naar gemmaonline@vng.nl.