Toelichting Cocreatie GEMMA 2 2015


Cocreatie GEMMA 2 Algemeen

De GEMeentelijke Model Architectuur (GEMMA) is aangepast om beter in te spelen op huidige en toekomstige ontwikkelingen. Waar GEMMA 1 met name gericht was op de digitale dienstverlening, gaat GEMMA 2 in op de gehele gemeentelijke informatievoorziening en de verbinding met ketens, landelijke voorzieningen en samenwerkingsverbanden. GEMMA 2 is tot stand gekomen door middel van cocreatie met gemeenten in de periode maart-juni 2015. Voor de cocreatie hebben we een combinatie van bijeenkomsten en online discussie gebruikt. Deze pagina geeft een toelichting op de gemaakte keuzes tijdens de cocreatie.

De cocreatie was een groot succes. Op de georganiseerde bijeenkomsten kwamen in totaal meer dan 100 personen af, van meer dan 80 gemeenten. Daarnaast hebben ruim 70 mensen zich geregistreerd op GEMMA online voor het plaatsen, bijdragen en/of volgen van de discussies over de nieuwe Architectuurprincipes, bedrijfsfuncties en informatiearchitectuur. In totaal hebben de online en offline bijdragen geleid tot ruim 70 discussieonderwerpen met één of in de meeste gevallen meerdere waardevolle verbetersuggesties en veelvoud aan reacties hierop.

De input uit de cocreatie is verwerkt in de nieuwe GEMMA, te vinden op GEMMA Online:

Hieronder geven we per onderwerp een samenvatting van het cocreatietraject. Gedetailleerde terugkoppeling per ingebracht punt, alsmede de presentaties en verslagen van de verschillende bijeenkomsten vindt u via de cocreatiepagina.

Cocreatie GEMMA 2 Architectuurprincipes

Er zijn relatief veel reacties gekomen op de architectuurprincipes, zowel in de cocreatie sessies als online. Als gevolg hiervan zijn er op allerlei plaatsen in de tekst wijzigingen en aanvullingen aangebracht. Dit heeft geleid tot het opnemen van extra ontwikkelingen, uitgangspunten en allerlei (aanpassingen aan) implicaties. Daarnaast is besloten een principe te laten vervallen en is 1 principe verder flink aangepast.

Bij de ontwikkelingen werden met name IT-specifieke ontwikkelingen zoals cloud computing, social media, big data en Internet of Things gemist. Deze ontwikkelingen zijn dan ook toegevoegd en de ontwikkelingen zijn expliciet opgesplitst in algemene ontwikkelingen en IT-ontwikkelingen om het onderscheid inzichtelijk te maken. Mensen miste ook zaken rondom e-overheid en het Digiprogramma. Deze zijn samengevat onder de hoofdontwikkeling digitalisering, wat mooi overeenkomt met het onderwerp van één van de principes. Ook werd bezuinigingen als ontwikkeling gemist en deze is toegevoegd.

Bij de uitgangspunten werden met name de digitale agenda 2020 van de VNG, de digitale agenda europa en de nieuwe europese privacy verordening gemist en deze zijn daarom toegevoegd, ook in de lijst van referenties. Dit heeft ook geleid tot een aantal aangescherpte implicaties in principes.

Het principe rondom het tijd- en plaatsonafhankelijk werken is verwijderd. In de co-creatie sessies werd aangegeven dat dit niet erg vernieuwend meer is voor veel gemeenten. Daarnaast overlapte het principe ook met het principe rondom digitalisering. De belangrijkste elementen (tijd- en apparaatonafhankelijkheid) zijn dan ook toegevoegd aan dat principe.

Het principe dat ging over het weloverwogen kiezen welke diensten zelf uitgevoerd worden werd in het algemeen als te abstract ervaren en teveel op een beleidsniveau. Het principe is daarom verder doorvertaald op haar belangrijkste impact; het inrichten van regievoering. In dit vernieuwde principe konden ook een aantal belangrijke zaken rondom de positionering van cloud computing en problematiek rondom aanbestedingen zoals benoemd in de sessies en online benoemd worden.

Er is veel discussie geweest in de sessies en online over service-georiënteerde architectuur, aangezien daar in de vorige GEMMA een principe over was geformuleerd. Er was blijkbaar een behoefte om dit toch nog onder de aandacht te brengen bij lezers. De kern van service-georiënteerde architectuur was echter ook al aanwezig in het principe over het gebruik van generieke processen en systemen. Service-georiënteerde architectuur gaat namelijk in essentie over hergebruik van generieke zaken. De boodschap is dan ook opgenomen in dit principe en de titel is licht aangepast (generieke functies ipv. systemen) om hier beter op aan te sluiten.

Er is ook discussie geweest over de stijl van de principes (dat ze starten met "onze gemeente...") en het gebruik van de term "klant". Een goed alternatief voor de stijl is echter niet naar voren gekomen, maar omdat de principes ook voor samenwerkingsverbanden van toepassing zijn is dat expliciet in de tekst aangegeven. Rondom de term "klant" werd aangegeven dat dit slechts één van de rollen van de burger is. De term wordt echter ook gebruikt om bedrijven, instellingen en overheden die diensten afnemen te duiden. Daarnaast zou het uitsplitsen van alle rollen van burgers in de tekst de leesbaarheid niet vergroten. De term "klant" is in de tekst wel consequenter doorgevoerd.

Alle input uit de cocreatie over de architectuurprincipes vindt u op de pagina cocreatie architectuurprincipes.

Cocreatie GEMMA 2 bedrijfsfuncties en -objecten

Als gevolg van de cocreatie bedrijfsfuncties en –objecten is er in beide modellen ook e.e.a. gewijzigd. Ook hebben de G4 gemeenten al gebruik gemaakt van het bedrijfsfunctiemodel om de bedrijfsfuncties binnen het sociaal domein in kaart te brengen.

De belangrijkste nieuwigheid is het besef dat ook deze bedrijfsfunctieplaat nog verder uitgewerkt kan en moet worden per thema. Zo kunnen er voor het sociaal domein binnen uitvoering nog veel detailbedrijfsfuncties worden onderkend die op de hoofdplaat niet passen, maar wel nodig zijn voor verdere toepassing binnen dit domein. Dit gaan we in de toekomstige doorontwikkeling dan ook oppakken.

Enkele voorbeelden van input uit de cocreatie: er is in de cocreatiesessies discussie geweest over regievoering en het verschil tussen ‘casusregie’ en ‘leveranciersregie’. Dat zat niet goed in het model. ‘Regievoering’ is nu beter afgebakend naar leveranciersregie en in het model ook boven de uitvoerende laag geplaatst. Casusregie is iets dat op een detail bedrijfsfunctieplaat voor het sociaal domein terug moet komen.

Klantcontact is breder getrokken naar klant- en keteninteractie. Intake is scherper afgebakend als ‘ontvangst’, ‘verstrekking’ is erbij gekomen. Daarnaast is zelfredzaamheidsverhoging verdwenen wegens te specifiek. Zelfredzaamheidsontwikkeling komt straks wel weer terug als bedrijfsfunctie in de nog te ontwikkelen themaplaat voor het sociaal domein.

Er was discussie over de kolom ‘beoordeling’. Zijn dit wel zelfstandige bedrijfsfuncties, of is dit onderdeel van de functies in ‘uitvoering’ zoals product- en dienstrealisatie? Omdat het juist het doel van een bedrijfsfunctiemodel is om generieke functies te benoemen, hebben we de functie ‘beoordeling’ behouden.

Ook mbt. de bedrijfsobjecten zijn er diverse objecten bijgekomen of verdwenen. De vraag die vaak naar boven kwam is om de bedrijfsobjecten –waar van toepassing- te verbinden met de gegevensobjecten uit o.a. het RSGB en het RGBZ.

Alle input uit de cocreatie over de architectuurprincipes vindt u op de pagina cocreatie bedrijfsfuncties en -objecten.

Cocreatie GEMMA 2 Informatiearchitectuur

De hoofdindeling van de GEMMA 2 Informatiearchitectuur werd door deelnemers van de cocreatiesessies als logisch ervaren. Voor de redelijk arbitraire indeling in domeinen kwam geen betere suggestie naar boven. Bij de uitwerking van de domeinplaten moet dit zich verder uitkristalliseren.

De uitwerking van de domeinplaten wordt belangrijk gevonden. Evenals het verbinden van de applicatiefuncties aan de referentiecomponenten in de softwarecatalogus en het uitwerken van de aspecten ‘verbinden’ en ‘beveiliging’. Deze acties zijn inmiddels gestart.

Er was wat discussie over indeling van functies naar doelgroep en de naamgeving ervan. De dubbeling in functies blijft beperkt tot en tweetal en de indeling en naamgeving werk in de cocreatiebijeenkomsten wel logisch gevonden.

Tonen producten en diensten is verschoven naar Tonen webcontent. Daar is nog veel andere content bijgekomen.

De functies voor ketenpartners zijn breder gemaakt. Bijwerken statusinformatie is bijvoorbeeld bijwerken zaken geworden.

Er is een platformfunctie bijgekomen voor het gebruiken van diensten door derden. Genereren documenten is verplaatst naar een deelfunctie omdat deze wat teveel aandacht kreeg.

Belangrijkste punt was de positionering van de generieke functies op de themaplaten zoals het voorbeeld voor het sociaal domein dat al was uitgewerkt. De consensus was dat het op deze themaplaten goed duidelijk moet worden gemaakt (apart blok of kleurtjes) wat het verschil tussen generieke en themafuncties is.

Alle input uit de cocreatie over de architectuurprincipes vindt u op de pagina cocreatie informatiearchitectuur.