Aan deze wiki wordt momenteel gewerkt. Het kan zijn dat tijdens deze werkzaamheden links niet werken of dat sommige views niet of onvolledig getoond worden.

Over de GEMMA procesarchitectuur

Inhoud

Dit is de actuele GEMMA Procesarchitectuur, gepubliceerd in juni 2017. Deze vervangt de GEMMA Procesarchitectuur uit 2011. Heeft u vragen of suggesties over de procesarchitectuur, kijk dan zeker op onze FAQ en plaats uw vraag of opmerking op de pagina Denk mee met de GEMMA Procesarchitectuur


Inleiding

Deze GEMMA Procesarchitectuur is een doorontwikkeling van de GEMMA Procesarchitectuur versie 2.0 uit 2011. In deze versie (net als in de rest van de GEMMA gebruiken we geen versienummer meer; de GEMMA-online toont altijd de actuele versie) ligt de nadruk op de kracht van procesarchitectuur als verbindende factor voor samenwerking en ontwikkeling. Dus geen doel op zich, geen dwingend keurslijf, maar gericht op het kunnen voeren van het goede gesprek over het leveren van maximale toegevoegde waarde voor de samenleving. Dat is geen eenvoudige opgave; de gemeentelijke context is sterk in beweging. Veranderingen komen in hoog tempo op ons af, en niets lijkt meer zeker of maakbaar. Hoe kan een architectuur daar houvast bieden?


Ons antwoord, dat we in deze versie van de procesarchitectuur uitwerken, is dat procesarchitectuur juist nu houvast kan geven door:

  • een betekenisvol hulpmiddel te bieden voor het geven van inzicht en samenhang in bedrijfsprocessen,
  • diverse vormen van samenwerking te bevorderen,
  • met als doel het leveren van toegevoegde waarde voor de samenleving

We definiëren de GEMMA Procesarchitectuur als volgt, vanuit twee perspectieven:

De Gemma Procesarchitectuur (instrumenteel):

  • is een onderdeel van de bedrijfsarchitectuur ten behoeve van de inrichting van de organisatie (op het snijvlak van ‘inrichten’ en ‘business’).
  • omvat het geheel aan principes en modellen met betrekking tot de processen van de organisatie, die nodig zijn om organisatiedoelen te bereiken.
  • is een richtinggevend kader, waarin afspraken centraal zijn vastgelegd. Het dient ter besturing en continue verbetering van de gemeentelijke organisatie.
  • bevat een generiek procesmodel voor gemeenten. Aanvullend hierop kunnen gemeenten specifieke processen modelleren (er is niet één werkelijkheid).
  • draagt bij aan ontwikkelingen als Lean-management, zaakgericht werken en gemeentelijke samenwerking.
  • is een vertrekpunt voor de inrichting van de informatievoorziening (gegevens en functionaliteit), rolmodellen en (bedrijfs)regels.


De GEMMA Procesarchitectuur (Samenwerken):

  • bevordert samenwerking vanuit de bedoeling. Het realiseren van (klant)waarde staat voorop. Processen worden hiervoor van klant tot klant beschouwd en weergegeven. Dit geldt ook voor sturende en ondersteunende processen, waarbij de klant intern is.
  • is het resultaat van een (co-creatie)samenwerkingstraject tussen gemeenten. De architectuurplaten zijn communicatieplaten, die vorm geven aan de gezamenlijke ontwikkeling.
  • met procesarchitectuur is een brug te slaan tussen denken en doen (visie en realisatie).


Achtergrond

De GEMMA-procesarchitectuur 1.0 is in april 2009 afgerond. Deze versie richtte zich met name op principes, modellen en standaarden voor het inrichten van de gemeentelijke dienstverleningsprocessen met als voornaamste doel de digitaliseringsopgave te bevorderen in relatie tot vormgeving van de e-Overheid.


De GEMMA-procesarchitectuur 2.0 is in mei 2011 afgerond. Deze versie richtte zich met name op het ondersteunen van gemeenten bij het invoeren van procesgericht werken en procesmanagement. De scope van de processen is verbreed tot alle bedrijfsprocessen van de ambtelijke organisatie van gemeenten, die in samenhang zijn gepresenteerd.


De actuele GEMMA-procesarchitectuur is in juni 2017 afgerond. Meer nog dan eerdere versies is deze versie via co-creatie tot stand gekomen, onder leiding van een werkgroep met gemeentelijke gebruikers. Eerdere versies vervallen na publicatie van deze versie; delen worden hergebruikt.


Veranderopgave

Kenmerkend voor de GEMMA-architectuur en daarmee ook voor de procesarchitectuur is dat geen "top-down" aanpak gevolgd wordt waarin een programma van eisen bepalend is voor de inhoud, maar dat de onderwerpen worden aangedragen door de gemeenten zelf, en via de werkgroep Procesarchitectuur een plaats krijgen in de GEMMA. Een "bottom-up" aanpak dus. De nadruk in de architectuur ligt dan ook bij onderwerpen die gemeenten zelf als het belangrijkst ervaren. De reikwijdte is ook in deze nieuwe versie van de procesarchitectuur afgebakend op de ambtelijke organisatie van gemeenten; het bestuurlijke deel ("de politiek") blijft --bewust-- buiten beschouwing.

De kern van de veranderopgave voor deze versie van de GEMMA procesarchitectuur wordt getypeerd door het gegeven dat dienstverlening steeds vaker over de grenzen van afzonderlijke organisaties heen wordt georganiseerd. Ofwel in ketens of zelfs in netwerken. Omdat we het hebben over de gemeentelijke modelarchitectuur en bedrijfsprocessen wordt duidelijk dat we ons op een grensvlak begeven: enerzijds overstijgt de vraag de reikwijdte van de GEMMA; anderzijds is deze stap nodig om deze als betekenisvol hulpmiddel voor samenwerking te behouden. Een nadere analyse van deze overstijgende samenwerking en de impact daarvan op de gemeentelijke procesarchitectuur is daarom noodzakelijk. Zie voor een gedegen analyse de pagina impact van ketensamenwerking.

Die analyse leidt tot de volgende veranderopgave:

  1. completeren van de procesarchitectuur, zodat ook organisatieoverstijgende samenwerking gefaciliteerd kan worden;
  2. versterken van de inbedding van de gemeentelijke procesarchitectuur door de 'bedoeling' te benadrukken: inzicht bieden om samenwerking te bevorderen met als doel het leveren van toegevoegde waarde voor bestuur en samenleving;
  3. mogelijk maken van de beoogde meerwaarde door meer flexibiliteit in te bouwen met behoud van samenhang;
  4. presenteren en kenbaar maken van de procesarchitectuur op een manier die de beoogde doelgroepen ook effectief gebruik laat maken van het aangeboden hulpmiddel.
  5. Een basis vormen voor verdere inrichting op het vlak van gegevens- en applicatiearchitectuur.
  6. Een betere aansluiting met de andere onderdelen van de GEMMA-architectuur.


Leeswijzer

Deze versie van de procesarchitectuur is de eerste die direct in de GEMMA-online semantische wiki wordt gepubliceerd. De GEMMA-online biedt als voordeel boven de traditionele documentvorm dat gebruik gemaakt kan worden van geavanceerde navigatiemogelijkheden, hergebruik van content, en interactie. De traditionele hoofdstukstructuur is daarom verlaten.


De nieuwe structuur van de procesarchitectuur is grafisch weergegeven op de landingspagina. De structuur bestaat uit een algemeen blok Over de GEMMA procesarchitectuur met informatie over de procesarchitectuur zelf. Behalve de gebruikelijk documentinformatie wordt hierin onder de noemer Veranderopgave met name ook beschreven voor welke problemen de procesarchitectuur een oplossing zoekt.


Onder het algemene blok staan de vier inhoudelijke blokken van de procesarchitectuur: Uitgangspunten, Visie, Uitwerking en Praktisch. Met deze indeling kunnen we de belangrijkste doelgroepen op maat bedienen:

  • Gemeenten die procesgericht werken willen toepassen. Voor deze doelgroep zijn met name de onderdelen Uitwerking en Praktisch interessant.
  • Architecten die geïnteresseerd zijn in de samenhang. Voor deze doelgroep zijn met name de onderdelen Uitgangspunten, Visie en Uitwerking interessant.
  • Gemeentelijke procesarchitecten die processen willen modelleren. Voor deze doelgroep zijn met name de onderdelen, Visie en Uitwerking interessant.

Iedere gebruiker heeft een eigen vraag: dat is nu het mooie van een wiki.


In deze architectuur wordt gebruik gemaakt van de modelleerstandaarden ArchiMate en BPMN. ArchiMate is een veelgebruikte, open standaard voor het modelleren en visualiseren van architecturen. De standaard wordt beheerd door The Open Group en wordt ondersteund door de meeste modelleersoftware. Er is een uitwisselformaat beschikbaar om modellen te kunnen uitwisselen tussen softwarepakketten. BPMN is de de facto standaard voor het modelleren van bedrijfsprocessen. De standaard wordt beheerd door de Object Management Group. Er zijn veel procesmodelleerpakketten beschikbaar die BPMN ondersteunen. Ook is er een uitwisselformaat beschikbaar waarmee procesmodellen kunnen worden uitgewisseld met (andere) modelleersoftware en BPM/workflowsoftware.


Context

NORA architectuurraamwerk, uitleg in de tekst naast de afbeelding
Het NORA architectuurraamwerk.
De GEMMA-procesarchitectuur maakt deel uit van de GEMeentelijke Model Architectuur, de landelijke referentiearchitectuur voor gemeenten. Die referentiearchitectuur beschrijft de gemeentelijke architectuur in alle vlakken van het NORA-raamwerk. Deze procesarchitectuur vult daarvan het processen-deel in: de beantwoording van de "hoe?"-vraag, op het niveau van de bedrijfslaag.


De procesarchitectuur is nauw verweven met de andere onderdelen van de GEMMA. Waar mogelijk is die verwevenheid toegelicht en wordt via hyperlinks verwezen naar andere pagina's binnen de GEMMA online. Op een aantal plaatsen wordt dieper ingegaan op aspecten van de GEMMA; met name noemen we de GEMMA architectuurprincipes die ook voor de procesarchitectuur leidend zijn en de GEMMA Bedrijfsarchitectuur.


De GEMMA hangt op haar beurt weer nauw samen met de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) en andere referentiearchitecturen uit de NORA-familie.


Verantwoording

Deze versie van de GEMMA-procesarchitectuur is tot stand gekomen met dank aan de werkgroep die in de periode 2015 tot 2017 aan de procesarchitectuur heeft gewerkt. De volgende personen hebben deelgenomen in deze werkgroep:

Organisatie Naam
Gemeente Almere Barbara Buitenhuis
Gemeente Almere Kees Speelman
Gemeente Apeldoorn Ellen van der Steen
Gemeente Arnhem Janny Bodd
Gemeente Breda Mayke Planje
Gemeente Breda Martijn Thomas
Gemeente Eindhoven Aart Beekman
Gemeente Emmen Hjalmar Hamoen
Gemeente Epe Brigitte van Voorst
Gemeente Haarlem Mark Kievit
Gemeente Heerlen Steven Hornstra
Gemeente Tilburg Harco van Hees
Gemeente Utrecht Jorg Nieuwenhuizen
Gemeente Utrechtse Heuvelrug   Xandra Kool (voorzitter)
Gemeente Venlo Erik Thonen
Gemeente Westland Nico Olsthoorn
Gemeente Zwolle Kim Santra
Gemeente Zwolle Thijs van Meel
KING Jeffrey Gortmaker (vice-voorzitter)
KING Erwin Oord (bedrijfsarchitect)
KING Paula van der Vliet (ondersteuning)
KING Joris Dirks (ondersteuning)