Procesarchitectuur GEMMA bedrijfsarchitectuur
Archief
Deze pagina is gearchiveerd. De inhoud wordt niet meer onderhouden en kan verouderd zijn. Zie de geschiedenis van deze pagina voor laatste wijzigingen. Ontdek welke statussen van content er zijn en wat deze inhouden.
Wat is de procesarchitectuur?
Een gemeentelijke procesarchitectuur maakt deel uit van de gemeentelijke bedrijfsarchitectuur. Een definitie van procesarchitectuur (Bron: DYA) is:
- "Een procesarchitectuur is het geheel aan principes en modellen met betrekking tot de processen van de organisatie die nodig zijn om de businessdoelen te bereiken. De procesarchitectuur geeft aan welke hoofdprocessen de organisatie wil onderscheiden, aan welke eisen de processen moeten voldoen, wat de samenhang tussen processen is, welke processen uitbesteed worden, of organisatie brede uniformiteit wordt nagestreefd, etc."
De relatie en afbakening tussen de procesarchitectuur enerzijds en de bedrijfsarchitectuur en de bedrijfsstrategie anderzijds is belangrijk. Om dit in kaart te brengen baseren we ons op twee modellen: het generieke raamwerk voor informatiemanagement van Rik Maes en het bekende negenvlaksmodel uit de NORA .
De procesarchitectuur is onderdeel van de bedrijfsarchitectuur op het snijvlak van "inrichten" en "business". De bedrijfsarchitectuur operationaliseert de bedrijfsdoelen en -strategie en vormt het kader voor het uitvoeren van de activiteiten (verrichten) van het bedrijf. De bedrijfsstrategie an sich maakt dus geen deel uit van de bedrijfsarchitectuur of procesarchitectuur en zal als gegeven worden beschouwd. Onder die bedrijfsstrategie vallen de GEMMA architectuurprincipes.
De kolom "inrichten", gaat over de structuur en dus de architectuur van de organisatie. De kolommen "wie", "wat" en "hoe" uit de NORA-plaat vormen aldus een verdere opdeling van de architectuur/structuur van een organisatie. De procesarchitectuur vult het "hoe" van de bedrijfsarchitectuur in. Als onderdeel van de bedrijfsarchitectuur vormt de procesarchitectuur dus het kader voor de operationele processen in een organisatie. Die processen worden ingericht en uitgevoerd om het uit wetgeving en lokaal beleid afgeleide taken- en dienstenpakket van de organisatie te kunnen leveren.
Procesarchitectuur in de bedrijfsarchitectuur
Dit document richt zich op de procesarchitectuur. Maar de procesarchitectuur kan niet los gezien worden van de andere onderdelen van de bedrijfsarchitectuur. In onderstaande figuur, het kennismodel van de GEMMA, kun je de procesarchitectuur, het "hoe", terugvinden ongeveer in het midden van de figuur. De processen leveren producten en diensten, het "wat". Processen worden ondersteund door mensen, het "wie".
GEMMA kennismodel huidig (uit model: GEMMA kennismodel) - Toon SVG - Download als csv
De GEMMA bedrijfsarchitectuur is weer onderdeel van de GEMMA architectuur. Raadpleeg de toelichting op het GEMMA kennismodel voor meer informatie over het kennismodel van de GEMMA architectuur en definities van de architectuurconcepten.
Bedrijfsfuncties en bedrijfsprocessen
Er is nog wel wat verwarring over het verschil tussen bedrijfsfuncties en processen. Kort gezegd geldt: bedrijfsfuncties gaan over "wat de gemeente doet", bedrijfsprocessen hebben betrekking op "hoe de gemeente dat doet". Het GEMMA bedrijfsfunctiemodel beschrijft wat een gemeentelijke organisatie doet onafhankelijk van hoe het wordt uitgevoerd. Het kijkt naar een organisatie als een verzameling van activiteiten die worden uitgevoerd en clustert deze tot logische eenheden die soortgelijke kennis en competenties vragen. Het model vormt een neutraal referentiekader waarin nog geen organisatie-specifieke keuzen staan. Aangezien organisaties in tijd meestal dezelfde activiteiten blijven uitvoeren is het model daardoor stabiel van aard. Veranderingen vinden vooral plaats op het niveau van bedrijfsprocessen. Dit maakt het bedrijfsfunctiemodel structureel anders dan een procesmodel. Een procesmodel legt de nadruk op het afhandelen van gebeurtenissen door een specifieke volgordelijkheid van activiteiten aan de hand van specifieke bedrijfsregels. De uitvoering van een bedrijfsproces overstijgt de grenzen van een enkele bedrijfsfunctie. Het gedeelte van een bedrijfsproces dat binnen de verantwoordelijkheid van een enkele bedrijfsfunctie valt, noemen we een deelproces (raadpleeg voor een uitgebreide beschrijving van de aggregatieniveaus van processen de proceshiërarchie). Vanuit het perspectief van de procesarchitectuur kunnen we daarom een bedrijfsfunctie ook beschouwen als een groepering van deelprocessen.
Onderstaande figuur geeft een voorbeeld van de relatie tussen bedrijfsfuncties en bedrijfsprocessen. In dit voorbeeld is het bedrijfsproces "Behandelen vergunningaanvraag" uitgesplitst naar deelprocessen, en elk deelproces is toegewezen aan een bedrijfsfunctie. Het voorbeeld illustreert hoe uitgewerkte bedrijfsprocessen een pad uitstippelen door de diverse bedrijfsfuncties. Merk op dat hoewel het voorbeeld een primaire bedrijfsproces betreft, deze relatie ook geldt bij sturende en ondersteunende processen.
Relatie tussen bedrijfsfuncties en deelprocessen (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
Bedrijfsobjecten en bedrijfsprocessen
Ook de relatie tussen bedrijfsobjecten en bedrijfsprocessen heeft een toelichting nodig. Kort gezegd: bedrijfsprocessen hebben betrekking op "hoe de gemeente iets doet", bedrijfsobjecten gaan over "waarop dat betrekking heeft". Het GEMMA bedrijfsobjectmodel beschrijft de objecten waarmee organisaties te maken hebben. Het gaat met name over de objecten waarover ook gegevens worden vastgelegd. Bij het uitvoeren van processen worden de gegevens van een bedrijfsobject gebruikt en bijgewerkt. Onderstaande figuur geeft een voorbeeld van een bedrijfsobject in relatie tot (de deelprocessen binnen) het bedrijfsproces "Behandelen vergunningaanvraag".
Relatie bedrijfsobjecten en processen (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
Bedrijfsactoren en -rollen en bedrijfsprocessen
Een andere belangrijke relatie in de procesarchitectuur is die tussen enerzijds actoren en rollen en anderzijds bedrijfsprocessen. In het informatiemanagementraamwerk is die relatie goed zichtbaar: actoren en rollen betreffen de "wie"-vraag in de architectuur, bedrijfsprocessen de "hoe"-vraag. In de GEMMA-architectuur koppelen we bij voorkeur rollen aan processen (in plaats van actoren), omdat rollen door meerdere actoren ingevuld kunnen worden. De toewijzing van een rol aan een processtap betreft dan de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van die processtap. Onderstaande figuur geeft een voorbeeld van bedrijfsrollen in relatie tot (de deelprocessen binnen) het bedrijfsproces "Behandelen vergunningaanvraag".
Relatie tussen bedrijfsrollen en processen (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
Bedrijfs- en deelservices en bedrijfsprocessen
Een laatste belangrijke relatie is die tussen services en processen. In het informatiemanagementraamwerk staat de term "diensten" in de "wat"-kolom. We koppelen bedrijfsservices op het niveau van bedrijfsprocessen: een bedrijfsproces beoogt altijd een bedrijfsservice te leveren. Een niveau lager levert een deelproces een deelservice. Onderstaande figuur geeft een voorbeeld van services in relatie tot (de deelprocessen binnen) het bedrijfsproces "Behandelen vergunningaanvraag".
Klant-tot-klantproces - services (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv