Aan deze wiki wordt momenteel gewerkt. Het kan zijn dat tijdens deze werkzaamheden links niet werken of dat sommige views niet of onvolledig getoond worden.

GEMMA architectuurprincipes

Dit is de actuele GEMMA Procesarchitectuur, gepubliceerd in juni 2017. Deze vervangt de GEMMA Procesarchitectuur uit 2011. Heeft u vragen of suggesties over de procesarchitectuur, kijk dan zeker op onze FAQ en plaats uw vraag of opmerking op de pagina Denk mee met de GEMMA Procesarchitectuur


De acht GEMMA architectuurprincipes zijn richtinggevend voor de gehele GEMMA architectuur en daarmee dus ook voor de procesarchitectuur. Door de implicaties van de architectuurprincipes te analyseren, komt een aantal aandachtspunten voor de procesarchitectuur naar voren. De architectuurprincipes fungeren dus als leidraad voor het benoemen van aandachtspunten (vinden van oplossingen voor problemen of benutten van kansen) waar de procesarchitectuur bijdraagt aan het maken van keuzes voor de geschetste dilemma’s. Hieronder is per principe benoemd of er aandachtspunten zijn, welke dat zijn, en wat de implicaties zijn voor de procesarchitectuur.


Aandachtspunten en implicaties per principe

Principe 1: Onze gemeente denkt vanuit de positie van de klant

Voor de procesarchitectuur levert dit principe de volgende aandachtspunten op:

  • Naast de individuele klant die een dienst of product wil, zijn er ook andere (maatschappelijke) belangen of belanghebbenden; spanning tussen denken vanuit het organisatiebelang of denken vanuit de klant.
    => hieraan is invulling gegeven met de beschrijving van hoe we met de gemeentelijke procesinrichting waarde creëren.


  • Ontwikkelingen als zelfredzaamheid van de klant, participatiesamenleving en bundeling samengestelde vraagstukken betreffen steeds vaker meerdere bedrijfsprocessen, die ook steeds vaker organisatie-overstijgend zijn. Dit vraagt extra aandacht voor het regievraagstuk, samenwerking en ketenpartners.
    => hieraan is invulling gegeven door het opnemen/aanpassen van de corresponderende processen in het processenlandschap.


  • Burgers en bedrijven stellen toenemende eisen aan de gemeentelijke overheid, die juist een afname van de invloed op het geheel ziet. Gemeenten worstelen met de balans tussen sturen en loslaten en zoeken en experimenteren met meer klantgerichte interactie. Zo vereist een omnichannelstrategie (waarbij de klant zelf zijn/haar communicatiekanaal kiest en gedurende de dialoog ook van kanaal kan wisselen) kanaalonafhankelijkheid in de procesinrichting.
    => hieraan is invulling gegeven op meerdere plaatsen in de procesarchitectuur. Als het vertrekpunt voor procesinrichting is het klant-tot-klantproces gepositioneerd.


Principe 2: Onze gemeente gebruikt generieke processen en functies

Voor de procesarchitectuur levert dit principe de volgende aandachtspunten op:

  • Standaardisering van werkwijze bevordert samenwerking, reduceert kosten en maakt afhandeling transparant. Anderzijds neemt de effectiviteit van standaardafhandeling af en is er steeds meer behoefte aan maatwerk. Het ontbreken van regelruimte kan leiden tot bureaucratie; te veel regelruimte kan leiden tot willekeur en inefficiënt werken. Beleid en uitvoering vermengen door maatwerk ook meer.
    => hieraan is invulling gegeven met de introductie van het concept procesbouwsteen. Dit wordt verder uitgewerkt tot een procesbouwstenencatalogus waarin generieke procescomponenten staan/worden opgenomen die herbruikbaar inzetbaar zijn om processen mee samen te stellen.


  • Mate van detaillering van processen: allesomvattend leidt tot abstracte nietszeggende (want niets uitsluitende) processen; te gedetailleerde processen zijn te specifiek. Zoektocht naar juiste niveau van procesbeschrijving en architectuur-afspraken: Hoe kan een procesbeschrijving bijdragen aan het goede gesprek over de inrichting en verrichting van dat proces? Hoe kan flexibiliteit en standaard werken samengaan?
    => hieraan is invulling gegeven in de beschrijving van de proceshiërarchie in de architectuur. Die is vervolgens uitgewerkt in het processenlandschap waarbij is gezocht naar de juiste balans tussen abstraheren en detailleren.


Principe 3: Onze gemeente voert regie over uitbestede diensten

Voor de procesarchitectuur levert dit principe de volgende aandachtspunten op:

  • Er worden steeds vaker diensten uitbesteed aan partners buiten de organisatie. Ook wordt er steeds vaker in diverse varianten samengewerkt, tussen gemeenten, maar ook met andere organisaties. De impact van deze ketensamenwerking leidt tot vragen als: Wat is dan nog een ‘bedrijfsproces’? Moeten we onderscheid maken tussen de primaire processen en de aansturing van deze processen (in/extern)?
    => hieraan is invulling gegeven in het proceshiërarchie.


  • Hoe kan de gemeente regie voeren op bedrijfsprocessen en deelprocessen die door ketenpartners worden uitgevoerd?
    => hieraan is invulling gegeven in het processenlandschap waarbij processen gerelateerd aan het inrichten en uitvoeren van samenwerking expliciet zijn gemaakt.


Principe 4: Onze gemeente biedt de klant een goede informatiepositie

Voor de procesarchitectuur levert dit principe de volgende aandachtspunten op:

  • Mensen willen geïnformeerd worden over relevante zaken en willen meepraten, meebeslissen of hun belang behartigen. Dit vergt een transparante werkwijze.
    => hieraan is invulling gegeven in de procesbouwstenencatalogus waarin ruimte is opgenomen voor participatiegerelateerde procesbouwstenen. Die kunnen in meerdere bedrijfsprocessen worden ingezet om belanghebbenden, in kaart gebracht in actoren en rollen te betrekken.


  • We spreken mensen aan op zelfredzaamheid en selfservice. Informatie moet dan ook beschikbaar en betrouwbaar zijn en dusdanig ingedeeld dat meer aan de voorkant al duidelijk wordt, wat mogelijk is. Dit verandert de wijze van afhandeling van aanvragen en beleidsbepaling.
    => dit is niet direct van invloed op de procesarchitectuur, maar wel op de nadere invulling van processen en de onderliggende informatie- en applicatiearchitectuur. Wel wordt hier het klant-tot-klantproces gepositioneerd als vertrekpunt voor die procesinrichting, en daarin zal beschikbaarheid, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van informatie aan bod moeten komen.


  • Mensen mogen van de gemeente verwachten dat ze tijdig, juist en volledig geïnformeerd worden. Dat moet in de bedrijfsprocessen geborgd zijn.
    => Met zaakgericht werken wordt dit op een gestructureerde manier opgepakt. In de procesarchitectuur is daarom de relatie met zaakgericht werken beschreven.


Principe 5: Onze gemeente digitaliseert haar diensten en processen

Voor de procesarchitectuur levert dit principe de volgende aandachtspunten op:

  • Digitalisering en automatisering ondersteunen het realiseren van de doelen van de bedrijfsprocessen, maar beïnvloeden deze processen ook in hoge mate. Is er voldoende flexibiliteit om maatwerk te leveren en continu te verbeteren of bepaalt het informatiesysteem hoe het proces verloopt? Is de inregeling van het proces in een informatiesysteem straks hetzelfde als een bedrijfsproces? Wat is dan nog de toegevoegde waarde van een (bedrijfs)procesbeschrijving? Kunnen digitale en fysieke variant van een proces aparte bedrijfsprocessen worden/zijn? Geldt ‘digitaal, tenzij …’ voor alle bedrijfsprocessen?
    => dit heeft een nauwe relatie met zaakgericht werken en BPMN modelleren.


Principe 6: Onze gemeente stelt openbare gegevens als open data beschikbaar

Voor de procesarchitectuur levert dit principe de volgende aandachtspunten op:

  • Er is geen specifiek proces nodig voor het ontsluiten en beschikbaar stellen van open data. Wel is het belangrijk in het procesontwerp mee te nemen dat beschikbaar stellen van open data onderdeel is van elk proces waarin openbare data gecreëerd wordt. Data moet daarom geclassificeerd worden "aan de bron", zodat het later correct al dan niet gepubliceerd kan worden.
    => in het processenlandschap is geen expliciet proces voor data-ontsluiting opgenomen. Wel zijn de ondersteunende processen gerelateerd aan de bedrijfsfunctie 'Informatie- en archiefbeheer' opgenomen die het ontsluiten van correct geclassificeerde data ondersteunen.


Principe 7: Onze gemeente hergebruikt gegevens

Voor de procesarchitectuur levert dit principe de volgende aandachtspunten op:

  • Hergebruik van gegevens aangeleverd door de klant en uit (basis)registraties beïnvloeden de wijze van informatiegebruik in bedrijfsprocessen. Informatie wordt vaker in meerdere bedrijfsprocessen gebruikt en stelt eisen aan samenwerking in en afstemming van bedrijfsprocessen, gegevensmanagement en documentbeheer. Hoe organiseren we dat?
    => Ook hier geldt dat wanneer het klant-tot-klantproces als uitgangspunt wordt genomen, hergebruik van informatie een logische zaak is. Het toepassen van procesbouwstenen borgt gelijkvormigheid waardoor informatie beter herbruikbaar is. In het processenlandschap zijn processen voor samenwerking geëxpliciteerd.


Principe 8: Onze gemeente gaat op een vertrouwelijke manier met gegevens om

Voor de procesarchitectuur levert dit principe de volgende aandachtspunten op:

  • Informatiebeveiliging is evenals privacybescherming een belangrijk kwaliteitsaspect voor (digitale) dienstverlening en samenwerking en hangt nauw samen met het voorgaande principe van hergebruik van informatie. Kunnen we in de procesarchitectuur belangenafwegingen als deze borgen? (vaak benoemd in diverse wetten en regels).
    => hoewel informatiebeveiliging zelf in deze procesarchitectuur geen onderwerp is, biedt een goede procesinrichting wel handvatten (en een slechte procesinrichting risico's) om op integere en vertrouwelijke wijze met informatie om te gaan. Een voorbeeld is het gebruik van procesbouwstenen die kwaliteitsverhogende impact hebben op de procesinrichting.