Beste bezoeker,

op dit moment wordt er een nieuwe release doorgevoerd op GEMMA Online. Hierdoor is de omgeving tijdelijk niet beschikbaar.

Vragen? Stuur een e-mail naar gemmaonline@vng.nl

Met vriendelijke groet, Kenniscentrum Architectuur VNG Realisatie

Katern GEMMA Strategisch Gegevensmanagement

Laatst bewerkt: 1 juli 2021, 13:04:01
Inleiding

De relatie tussen overheid en samenleving is, mede onder druk van de golf van decentralisaties in een hoog tempo aan het veranderen. De samenleving verandert van een verzorgingsstaat naar een participatiemaatschappij waarin de burger een proactieve rol vervult. De overheid verschuift de nadruk van curatief naar preventief en verwacht van de burger in toenemende mate een hoge mate van zelfredzaamheid. Uitgangspunt is dat burgers eerst putten uit eigen kracht, of kracht van hun sociale netwerk voordat de hulp van de overheid wordt ingeroepen. Deze nieuwe verhouding tussen overheid en burger leidt tot een herdefiniëring van de taken. Overheden richten zich op sociale cohesie, een terugtrekkende en regisserende overheid en autonoom maar betrokken burgerschap. Vanuit deze visie is door minister Plasterk van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in de visiebrief digitale overheid 2017 beschreven hoe de overheid de doelstelling wil bereiken om de digitale dienstverlening voor burgers te verbeteren. Om digitaal zaken te kunnen doen met de overheid is het allereerst noodzakelijk dat de informatiepositie van de burger verbeterd wordt. Alle voor de burger relevante informatie dient digitaal beschikbaar te worden gemaakt. Om dit mogelijk te maken dienen overheden, en dus ook gemeenten, hun gegevenshuishouding efficiënt ingericht te hebben.

Alle voor de burger relevante informatie moet digitaal beschikbaar worden.

Naast de informatiebehoefte van burgers en bedrijven is ook de gemeentelijke informatiebehoefte aan verandering onderhevig. Sociale netwerken waarin burger en bedrijven participeren, worden een bron van informatie en de gemeente wordt mede door de decentralisaties van taken in hoog tempo onderdeel van nieuwe complexe ketens en netwerken. De combinatie van deze ontwikkelingen leidt ertoe dat het aantal partijen waarmee gegevens en informatie gedeeld wordt in hoog tempo toeneemt. Overheden handelen steeds meer als één overheid en koppelen (digitale) gegevens. De ervaren digitale burgers hebben hoge verwachtingen van de overheid op dit gebied:

  • Wetgeving & Beveiliging: Worden de (burger of bedrijfs)gegevens conform vigerende wetgeving op een veilige manier behandeld?
  • Transparantie: Kunnen de gemeenten verantwoording afleggen over de verwerking (zoals opslag, gebruik en delen) van gegevens?
  • Bezuinigen: Wordt er wel efficiënt omgegaan met het beheer van gegevens?
  • Procesinrichting: Hoe wordt er nu omgegaan met WOB of WBP aanvragen: incidenteel? Is er een limiet die de gemeente per jaar kan behandelen? Kan de gemeente deze vragen wel aan?

Het zijn vragen die elke gemeente herkent.

Gegevens zijn een bedrijfsmiddel en dienen gelijkwaardig te worden gezien aan personeel, organisatie en financiën. Om de uitdagingen op de gebieden van uitwisseling van gegevens, kwaliteit van gegevens, informatiebeveiliging en het bieden van transparantie over de verwerking van gegevens het hoofd te kunnen bieden is het nodig om het gemeentelijk gegevensmanagement informatiekundig opnieuw vorm te geven. Het dient efficiënter, effectiever en beheersbaarder te worden om zodoende de vragen en eisen die aan gemeenten gesteld worden het hoofd te kunnen bieden. Gegevensmanagement is een integrale en een integrerende activiteit binnen organisaties. De uitdaging is: managen dat de gemeente te allen tijde, voorspelbaar, zal beschikken over alle gegevens die zij nodig heeft, van de juiste kwaliteit, tegen de verantwoorde kosten, en binnen wet- en regelgeving.

Door gegevensmanagement goed te organiseren wordt de kans dat het politieke imago van de gemeente wordt geschaad door gebruik van incorrecte gegevens verkleind en wordt u als bestuurder in staat gesteld het contact met de burger onderhouden en dit door te vertalen naar actie binnen de organisatie.

Groei aantal gegevensbronnen

Het aantal gegevens en gegevensbronnen groeit door de nieuwe digitale mogelijkheden exponentieel. Naast de formele gestructureerde en ongestructureerde gegevens die bijvoorbeeld in basis- en kernregistraties worden bijgehouden spelen ook statistische gegevens , sociale media, (open) data van externe bronnen, brieven, mails in toenemende mate een rol. Deze groei van informatiebronnen en de andere benadering van het gebruik van deze gegevens verandert de communicatie over en weer tussen de overheid en samenleving.

Meerdere partijen

Klantgegevens, beleidsplannen, GEO-gegevens, strategiedocumenten: van oudsher bewogen die gegevens zich binnen de gemeentelijke organisatie. Tegenwoordig bewegen deze gegevens zich dankzij trends als cloud en digitalisering van de dienstverlening steeds vaker en gemakkelijker buiten de directe invloed van de gemeente. De gemeente verwerkt daardoor steeds meer “niet eigen” gegevens. Kenmerken van deze ‘nieuwe’ gegevens zijn dat de oorsprong veelal buiten de gemeente ligt en de kwaliteitsnormen kunnen afwijken van de eisen die aan de gemeentelijke gestructureerde gegevens gesteld worden. Alle gegevens die een gemeente gebruikt voor haar bedrijfsvoering vallen onder haar verantwoordelijkheid. De uitdaging voor gemeenten is deze soorten van gegevens slim met elkaar te verbinden en conform vigerende wet- en regelgeving beschikbaar te stellen aan medewerkers, processen en klanten.

Alle gegevens die een gemeente gebruikt voor haar bedrijfsvoering vallen onder haar verantwoordelijkheid.

Gegevensmanagement als cruciale succesfactor

Gegevensmanagement is het fundament van de informatievoorziening: van daaruit worden bedrijfsprocessen en automatiseringssystemen gevoed. De vragen vanuit afnemers om gegevens zijn breed en divers van aard. Enerzijds is levering van basis- en kerngegevens vereist voor de ondersteuning van de primaire processen, anderzijds vragen afnemers om slimme informatiediensten die verschillende soorten gegevens transformeren en combineren. Om grip te houden op de gegevens en informatiestromen binnen de gemeente is goed georganiseerd gegevensmanagement een voorwaarde. Gegevensmanagement zorgt er voor dat de juiste gegevens met de juiste betrouwbaarheid, op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar zijn.

Door het inrichten van gegevensmanagement worden bedrijfsprocessen beter bediend en ontstaat inzicht in de verwerking van gegevens.

Kortom: uw gemeente die informatie verwerkt is belast met de complexe taak om zorgvuldig om te gaan met deze gegevens op een volledige, inzichtelijke, betrouwbare en beheersbare wijze. In dit strategisch katern vindt u de aanzet tot het organiseren en uitvoeren van gegevensmanagement in uw gemeente.