Beste bezoeker,

op dit moment wordt er een nieuwe release doorgevoerd op GEMMA Online. Hierdoor is de omgeving tijdelijk niet beschikbaar.

Vragen? Stuur een e-mail naar gemmaonline@vng.nl

Met vriendelijke groet, Kenniscentrum Architectuur VNG Realisatie

Effecten van gegevensmanagement

Laatst bewerkt: 30 juni 2021, 13:40:05
Effecten van gegevensmanagement

Katern GEMMA Strategisch Gegevensmanagement


Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  1. Strategische doelen
  1. Organiseren van gegevensmanagement
  1. Effecten van gegevensmanagement
  1. Bijlage A: Bronnen
  1. Bijlage B: Bijdragen

Waarschuwing:Titelweergave "Effecten van gegevensmanagement" overschrijft eerdere titelweergave "Katern GEMMA Strategisch Gegevensmanagement".

De ontwikkelingen in de buitenwereld nemen exponentieel toe en deze invloed is te merken binnen de gemeentelijke organisatie.

Kunt u de volgende vragen positief beantwoorden?

  • Is de gegevenshuishouding op orde binnen de werkzaamheden die worden uitgevoerd?
  • Kan binnen 24 uur een betrouwbaar overzicht worden samengesteld van een vraagstuk gebaseerd op meerdere informatiesystemen?
  • Wordt er gerapporteerd over het gebruik van basisregistraties naar de directie?
  • Heeft een burger/ondernemer via internet inzicht in verloop van afhandeling van een verzoek?
  • Wie kan vertellen welke gegevens, waar de gemeente voor verantwoordelijk is, in de Cloud staan? En wat is hiervan de kwaliteit, beveiliging en integratie met gegevens die beschikbaar zijn binnen de muren van de gemeente?

Goed georganiseerd gegevensmanagement ondersteunt bij de beantwoording van de vragen. Gegevensmanagement is voor een implementatie uiteen te rafelen in de onderstaande onderdelen[1]:

Organisatie inrichting Rollen, taken en verantwoordelijkheden;
Functionarissen;
Proces vormgeven Informatie uitwisselen in het bedrijfsproces;
Producten ontwikkelen Gegevenslandschap,
Kwaliteit;
Afspraken en beschikbaar stellen.

Optimaal gebruik maken van gegevens is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. Toepassing van moderne technieken en voorzieningen maken het optimaal gebruiken van gegevens en het invulling geven aan de verschillende onderdelen van gegevensmanagement ook steeds eenvoudiger. Hieronder worden de vragen die in het begin van dit hoofdstuk zijn gesteld beantwoord vanuit verschillende invalshoeken.

Effecten van goed gegevensmanagement

De focus van werkzaamheden rondom gegevensmanagement liggen op de effecten die gegevensmanagement veroorzaakt. Vaak heeft men er geen erg in wat de gevolgen zijn van fouten die veroorzaakt worden door gebruik van slecht beheerde gemeentelijke brongegevens. Het is helemaal niet interessant om processen te verbeteren, registratie in systemen te verbeteren, vergeet echter niet dat door het goed managen van gegevens de kwaliteit van gegevens meegroeit. Dit heeft vervolgens een directe positieve invloed op de dienstverlening en door het gebruik van de actuele en correcte gegevens neemt het aantal bezwaren van burgers af. Elke verbetering heeft zijn eigen domino-effect. Ook het risico dat externe afnemers fouten maken door het gebruik van incorrecte gemeentelijke brongegevens zal verminderen. Hierdoor wordt de kans dat het politieke imago van de gemeente wordt geschaad verkleind.

Exponentiële groei van informatie

Zoals in de inleiding van dit hoofdstuk werd aangestipt: met de snelheid van de technologische vooruitgang is het nu tijd om gegevensmanagement breder aandacht te geven. Het alleen beschikken over gegevens is niet voldoende. De uitdaging is om de berg van beschikbare gegevens te benoemen, betekenis te geven en in samenhang te ontsluiten.

Digitale dienstverlening: een verandering van interactie

De overheid heeft de ambitie om alle overheidsdiensten in de nabije toekomst digitaal beschikbaar te stellen aan de burger. De visie van de overheid is dat de burger de mogelijkheid moet hebben om regie te voeren over zijn eigen leven. Zelfredzaamheid en participatie zijn hierbij de steekwoorden. Dit vraagt om een sterke informatiepositie van de burger. Eerste stap in het aanbieden van digitale overheidsdiensten aan de burger is dan ook het ontsluiten van alle relevante gegevens naar de burger. Actualiteit en correctheid van de aan de burger verstrekte gegevens is hierbij van cruciaal belang. Een vervolgstap in het faciliteren van de zelfredzaamheid is het bieden van de mogelijkheid aan de burger om zijn of haar gegevens ook zelf bij te houden.

Eisen aan een efficiënte en effectieve organisatie

Beveiliging van gegevens, bescherming van de privacy van de burger, bewaken van de kwaliteit van gegevens en verantwoording afleggen over de verwerking van gegevens zijn al sinds jaar en dag verantwoordelijkheden van de gemeente. Deze taken vormen een integraal onderdeel van gegevensmanagement. De afgelopen jaren is veel energie besteed aan het gebruik van basisgegevens en het aansluiten op de landelijke NUP bouwstenen. Gegevensbeheer is hierbij door veel gemeenten afdelingsgericht vormgegeven en vooral gericht op bijhouding en kwaliteit. Afdelingen/diensten hebben dit op tactisch niveau geregeld (definities, procedures, processen en richtlijnen). Het meer strategisch gerichte gegevensmanagement is hierbij onderbelicht gebleven.

Door de decentralisatie van taken naar gemeenten, digitalisering van de dienstverlening, samenwerking met ketenpartners op diverse domeinen en de vorming van intergemeentelijke samenwerkingen is de huidige praktijk van gegevensbeheer op afdelingsniveau onvoldoende. Processen lopen over organisatie grenzen heen. Gegevensmanagement moet overkoepelend georganiseerd en geborgd worden.

Organiseer en borg gegevensmanagement overkoepelend.

Dit heeft een positief effect op:

  • De beveiliging van gegevens en bescherming van de privacy van burgers;
  • Werken in de keten;
  • Verantwoording van de verwerking van gegevens;
  • Imagoschade;
  • Beheersing van de kosten.

Baten

Gegevensmanagement brengt de gemeente veel kwalitatieve en kwantitatieve baten. De kwalitatieve baten zijn eenvoudig te noemen en lastiger te meten; de kwantitatieve baten zijn eenvoudiger te meten en in de praktijk juist weer moeilijk aan te wijzen.

Voorbeelden van kwalitatieve baten zijn:

  • het hebben van overzicht en in control zijn;
  • een (kleine) verbetering van de dienstverlening;
  • een vermindering van administratieve lasten;
  • een optimalisering van de kwaliteit van de gegevens;
  • een verbetering van de informatie die ten grondslag ligt aan beleid.

Voorbeelden van kwantitatieve baten zijn:

  • een besparing op de kosten van het verzamelen van gegevens in de werkprocessen;
  • een besparing op de kosten van het verzamelen van gegevens voor antwoorden op beleidsvragen;
  • een verbetering van de mogelijkheden voor fraudebestrijding;
  • een besparing op de kosten van het leveren van gegevens aan derden;
  • een afname van het aantal geretourneerde stukken.

Tot slot

In het tactisch katern Gegevensmanagement wordt beschreven hoe gegevensmanagement in de gemeentelijke organisatie kan worden geïmplementeerd. Dit tactische katern en andere handige bijbehorende informatie (best practices, PowerPoint presentaties).

Referenties

  1. Deze uiteenzetting komt uit het GEMMA Tactisch Katern Gegevensmanagement