GEMMA Bedrijfsfuncties en -objecten
Hoofdstuk: Bedrijfsfuncties
- Inleiding
- Bedrijfsfuncties
- Bedrijfsobjecten
- Bedrijfsfunctie- en objectenmodel
Deze pagina is een onderdeel van GEMMA Bedrijfsfuncties en -objecten compleet: Hele document bekijken - Exporteren - Definitie - PDF versie (PDF-bestand, 616 kB)
Dit hoofdstuk beschrijft het bedrijfsfunctiemodel. Het geeft eerst een korte toelichting op wat een bedrijfsfunctiemodel is en waarvoor het gebruikt kan worden. Vervolgens worden de functies zelf beschreven.
Theorie en toepassing bedrijfsfunctiemodel
Een bedrijfsfunctiemodel is een model van de bedrijfsfuncties van een organisatie. Het beschrijft wat een organisatie doet onafhankelijk van hoe het wordt uitgevoerd. Het kijkt naar een organisatie als een verzameling van activiteiten die worden uitgevoerd en clustert deze tot logische eenheden die soortgelijke kennis en competenties vragen. Het model vormt een neutraal referentiekader waarin nog geen organisatie-specifieke keuzen staan. Aangezien organisaties in tijd meestal dezelfde activiteiten blijven uitvoeren is het model daardoor stabiel van aard. Veranderingen vinden vooral plaats op het niveau van bedrijfsprocessen, waarin bedrijfsfuncties op een specifieke manier worden ingevuld en met elkaar gecombineerd tot een stroom van activiteiten. Dit maakt het bedrijfsfunctiemodel structureel anders dan een procesmodel. Een procesmodel legt de nadruk op het afhandelen van gebeurtenissen door een specifieke volgordelijkheid van activiteiten aan de hand van specifieke bedrijfsregels.
De toepassingsmogelijkheden van een bedrijfsfunctiemodel zijn breed. Vanwege de stabiliteit van het model is het erg geschikt om gebruikt te worden als algemeen ankerpunt om andere modellen aan te relateren waarbij in eerste instantie nog niet gesproken wordt over organisatie- en IT-inrichting. Dit zou bijvoorbeeld een strategische discussie kunnen zijn over wat onderscheidende en niet-onderscheidende kerncompetenties zijn van organisaties om zo inzicht te geven in kansen voor uitbesteding. Daarnaast kunnen kosten, baten, risico’s en knelpunten worden geplot op dit model waardoor inzicht ontstaat waar prioriteiten voor verandering liggen. Gegeven de prioriteiten is het dan bijvoorbeeld mogelijk om de impact op de bedrijfsprocessen en de informatievoorziening te bepalen. Hiervoor is het nodig dat die modellen zijn gekoppeld aan het bedrijfsfunctiemodel. Het bedrijfsfunctiemodel vormt daarmee ook een instrument voor impactanalyses. Een bedrijfsfunctie geeft tevens aan waar logische eenheden en grenzen bestaan in de organisatie, processen en informatievoorziening. Het model biedt een lijst van functies die allemaal in één of meer afdelingen moeten zijn belegd. Daarmee biedt het een hulpmiddel bij het uitvoeren van reorganisaties.
Een bedrijfsfunctiemodel kan ook programma- en projectportfoliomanagement ondersteunen; door (mogelijke) programma’s en projecten te plotten op het bedrijfsfunctiemodel ontstaat inzicht in waar de veranderingen zitten (en waar dus ook niet), hoe ze geclusterd kunnen worden en of ze beslag leggen op dezelfde verandercapaciteit.
Bedrijfsfuncties
Deze paragraaf beschrijft de bedrijfsfuncties zelf. Onderstaand figuur geeft een overzicht van de bedrijfsfuncties. Op het hoogste niveau zijn er een aantal domeinen weergegeven waarbinnen de functies zijn gegroepeerd. Deze domeinen kunnen daarmee zelf ook als een bedrijfsfunctie worden gezien.
Bedrijfsfunctiemodel (uit model: GEMMA 2) - Toon SVG - Download als csv
Sturing heeft betrekking op het richting geven aan de organisatie door het bepalen van de gewenste strategie en de kaders waarbinnen de daarin voorgestelde veranderingen moeten plaatsvinden, het vormen van samenwerkingsverbanden om hier in vulling aan te geven en het verantwoorden of doelstellingen ook behaald zijn. De sturing kan zowel in de politieke laag als in de ambtelijke organisatie worden onderscheiden. Binnen de vastgestelde kaders geeft ontwikkeling verdere invulling aan de gewenste verandering. Ontwikkeling heeft betrekking op de inhoudelijke beleidsterreinen van de gemeente. Het behelst het opstellen van de gewenste portfolio van producten en diensten alsook het verder uitwerken van deze producten en diensten voor de verschillende beleidsterreinen van de gemeente. Ook het doorvoeren van de gewenste (organisatie)veranderingen maakt deze uit van deze functie. Zowel vanuit de voorgaande als vanuit de volgende bedrijfsfuncties controleert Bewaking of aan de gewenste doelstellingen en randvoorwaarden wordt voldaan. Zonodig worden van de juiste corrigerende maatregelen genomen.
De primaire activiteitenstroom is in de kolommen weergegeven, van klant- en keteninteractie tot uitvoering. Klant- en keteninteractie is het aangaan van de interactie met de klant en ketenpartners, het ervoor zorgen dat zij over de juiste gegevens en informatie beschikken en het ontvangen van meldingen, verzoeken en gegevens. Regievoering is het kiezen en aansturen van partners die werk uitvoeren namens de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan zorgaanbieders. Uitvoering is de daadwerkelijke levering van producten en diensten waar een klant om heeft gevraagd of die anderzijds tot de verantwoordelijkheid van de gemeente behoren. Ondersteuning is het ervoor zorgen dat de juiste mensen en middelen beschikbaar zijn zodat de overige functies uitgevoerd kunnen worden. Tabel 1 geeft een definitie bij de individuele bedrijfsfuncties
| Element | Beschrijving |
|---|---|
| Administratieve ondersteuning | Het bieden van ondersteuning bij administratieve taken. |
| Afstemming | Het inhoudelijke en procesmatig afstemmen met een partij met wie wordt samengewerkt of waarvan diensten worden betrokken, zodat beiden over de juiste informatie beschikken. |
| Automatiseringsmanagement | Het ervoor zorgen dat IT-systemen beschikbaar zijn voor de ondersteuning van de informatievoorziening. |
| Beheren fysieke leefomgeving | Het in stand houden van de gemeentelijke openbare ruimte door vervanging of reparatie. |
| Beheren openbare orde en veiligheid | Het uitvoeren van werkzaamheden om in geval van verstoringen van de openbare orde adequaat op te kunnen treden. |
| Besturing | Het inrichten en uitvoeren van de besluitvormingsprocessen en -structuren en het nemen van strategische besluiten. |
| Bewaking | Het vanuit allerlei perspectieven controleren of aan de gewenste doelstellingen en randvoorwaarden wordt voldaan en het zonodig nemen van de juiste corrigerende maatregelen |
| Casusregievoering sociaal domein | Het voeren van Regie op het verbeteren van bijvoorbeeld Burgers en Huishoudens, Jeugd en Kinderen, Ondernemingen/Arbeidsmarkt, Gebied/Wijk, Veiligheid, Omgeving, etc. en het daarvoor nemen van verbeterinitiatieven, door het inzetten en monitoren van interne en externe producten en diensten om een bepaald verbeterdoel te bereiken Voorstel: Regievoering op casussen die geen voorspelbaar verloop kennen. |
| Casusregievoering veiligheidsdomein | |
| Communicatiemanagement | Het ervoor zorgdragen dat de organisatie zich op de juiste wijze uit naar interne en externe partijen. |
| Compliance management | Het bewaken of processen worden uitgevoerd in lijn met wet- en regelgeving. |
| Contactbeheer | Het onderhouden van de relatie met klanten en ketenpartners. |
| Economische ontwikkeling | Het ontwikkelen en implementeren van beleid dat betrekking heeft op economische aspecten. |
| Exploitatie fysieke leefomgeving | Het conform privaatrechtelijke grondslag exploiteren van de gemeentelijke voorzieningen zoals een zwembad, museum, parkeergarage of sportaccommodatie. |
| Financieel management | Het zorgdragen voor alle inkomende en uitgaande financiële stromen. |
| Fysieke leefomgeving ontwikkeling | Het ontwikkelen en implementeren van het beleid op het gebied van de fysieke leefomgeving binnen een gemeente. |
| Gegevensmanagement | Het geheel van activiteiten om in de gemeente op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken. |
| Huisvesting | Het verlenen van vastgoedgerelateerde diensten, parkeerdiensten en nutsdiensten (gas, water en licht), de planning daarvan en het onderhoud daarop. |
| Informatie- en archiefbeheer | Het ervoor zorgdragen dat gegevens beschikbaar blijven zodat het handelen van gemeenten publiek verantwoord kan worden. |
| Informatiseringsmanagement | Het ervoor zorgen dat informatiebehoeften bekend zijn en zijn vertaald naar gewenste functionaliteiten van de informatievoorziening. |
| Informering | Het geven van algemene of persoonlijke informatie of advies. |
| Inkoop- en contractmanagement | Het verwerven van middelen en het bewaken van de afspraken hierover met de leverancier. |
| Invordering publieksdiensten | Het innen van belasting of achteraf vorderen van te weinig betaalde belasting. |
| Juridische ondersteuning | Het bieden van advies en ondersteuning op het gebied van wet- en regelgeving. |
| Kaderbewaking | Het bewaken of processen binnen de zelf opgestelde beperkingen worden uitgevoerd. |
| Klant- en keteninteractie | Het aangaan van de interactie met de klant en ketenpartners, het ervoor zorgen dat zij over de juiste gegevens en informatie beschikken en het ontvangen van meldingen, verzoeken en gegevens. |
| Klantenservice | Het verlenen van service aan dienstenafnemers |
| Ondersteuning | Het ervoor zorgen dat de juiste mensen en middelen beschikbaar zijn zodat de overige functies uitgevoerd kunnen worden. |
| Ontvangst | Het ontvangen van signalen, gegevens of een verzoek of een melding die aanleiding geeft om een proces te starten of die anderszins bijdraagt aan de uitvoering van het proces. |
| Ontwikkeling | Verdere invulling geven aan de gewenste verandering. Ontwikkeling heeft betrekking op de inhoudelijke beleidsterreinen van de gemeente. Het behelst het opstellen van de gewenste portfolio van producten en diensten alsook het verder uitwerken van deze producten en diensten voor de verschillende beleidsterreinen van de gemeente. Ook het doorvoeren van de gewenste (organisatie)veranderingen maakt deze uit van deze functie. |
| Ontwikkeling dienstverlening | Het bepalen welke producten en diensten worden geleverd, onder welke voorwaarden dit gebeurt en het doorvoeren hiervan. |
| Opdrachtbewaking | Het bewaken of de door een aanbieder geleverde dienst conform afspraken is. |
| Opdrachtverstrekking | Het verstrekken van een opdracht aan een aanbieder voor het leveren van een dienst. |
| Openbare orde en veiligheidontwikkeling | Het ontwikkelen en invoeren van beleid dat betrekking heeft op openbare orde en veiligheidsaspecten. |
| Organisatiekeuze | Het kiezen van een aanbieder voor een bepaalde in te kopen dienst of in het geval van een samenwerking het bepalen van de keuze van een organisatie om mee te gaan samenwerken als gevolg van de strategie van Samenwerkingsvorming |
| Organisatieontwikkeling | Het operationaliseren en implementeren van veranderingen in de organisatie. |
| Performance management | Het bewaken of processen worden uitgevoerd in lijn met de opgestelde doelstellingen (inhoud en proces). |
| Personeelsmanagement | Het ervoor zorgdragen dat er competente medewerkers beschikbaar zijn voor de uitvoering van bedrijfsprocessen. |
| Producten- en dienstenrealisatie fysieke leefomgeving | Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen de fysieke leefomgeving. |
| Producten- en dienstenrealisatie publieksdiensten | Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen het domein Publieksdiensten. |
| Producten- en dienstenrealisatie sociaal domein | Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen het Sociaal Domein. |
| Producten- en dienstenrealisatie veiligheidsdomein | Het uitvoeren van activiteiten om producten en diensten te leveren binnen het Veiligheidsdomein. |
| Projectmanagement | Het plannen, beheren en rapporteren van en over projecten. |
| Realiseren fysieke leefomgeving | Het beheren van projecten in het ruimtelijke domein gericht op het aanbrengen van wijzigingen in de omgeving. |
| Regievoering | Het coördineren van de kwaliteit en levering van uitbestede diensten door aanbieders. |
| Risicomanagement | Het bepalen en bewaken van de risico's waaraan de organisatie wordt blootgesteld. |
| Samenwerking en participatie | Het actief benutten van ideeën en denkkracht van partners bij het plannen, ontwikkelen, uitvoeren en/of evalueren van gemeentelijk beleid |
| Samenwerkingsbewaking | Het bewaken of een samenwerkingsverband verloopt conform verwachtingen en afspraken. |
| Samenwerkingsvorming | Het vormen van een samenwerkingsverband met andere organisaties en het maken van de daarbij behorende afspraken. |
| Signaalverwerking | Het verwerken van signalen ten aanzien van het betreffende onderwerp |
| Sociale ontwikkeling | Het ontwikkelen en implementeren van beleid dat betrekking heeft op sociale aspecten. |
| Strategie | Het bepalen welke veranderingen zouden moeten worden doorgevoerd en de doelstellingen die daaraan ten grondslag liggen. |
| Sturing | Het richting geven aan de organisatie door het bepalen van de gewenste verandering en de kaders waarbinnen deze verandering moet plaatsvinden, het vormen van samenwerkingsverbanden om hier in vulling aan te geven en het verantwoorden of doelstellingen ook behaald zijn. |
| Toezicht en handhaving Publieksdiensten | |
| Toezicht en handhaving fysieke leefomgeving | Het uitvoeren van toezicht en handhavingstaken in het ruimtelijke domein. |
| Toezicht en handhaving sociaal domein | Het uitvoeren van toezicht en handhaving om te zorgen dat vastgestelde regelgeving wordt nageleefd. |
| Toezicht en handhaving veiligheidsdomein | Het uitvoeren van toezicht en handhaving om te zorgen dat vastgestelde regelgeving wordt nageleefd. |
| Uitvoering | Het leveren van producten en diensten waar een klant om heeft gevraagd of die anderzijds tot de verantwoordelijkheid van de gemeente behoren. |
| Uitvoering Publieksdiensten | Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het domein publieksdiensten worden gerekend. |
| Uitvoering Sociaal Domein | Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het sociaal domein worden gerekend. |
| Uitvoering fysieke leefomgeving | Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het ruimtelijk domein worden gerekend. |
| Uitvoering openbare orde en veiligheid | Het leveren van gemeentelijke producten en diensten die tot het domein openbare orde en veiligheid worden gerekend. |
| Veiligheidsdata-analyse | Het verzamelen, transformeren, combineren, analyseren en visualiseren van veiligheid gerelateerde data. |
| Veiligheidsmanagement | Het bewaken dat de organisatie voldoet aan alle aspecten van veiligheid en beveiliging. |
| Verandermanagement | Het bepalen en managen van grotere veranderingen zodat maximaal wordt bijgedragen aan de doelstellingen. |
| Verantwoording | Het rapporteren naar belanghebbenden binnen en buiten de organisatie over de mate waarin wordt voldaan aan verplichtingen en afspraken. |
| Verstrekking | Het leveren van een product of dienst |
| Vordering sociaal domein | Het eisen van teruggave van een (deel van een) bedrag dat ten onrechte is uitgekeerd. |
| Waardering en heffing | Het vaststellen en opleggen van de aanslag voor gemeentelijke belastingen. |
| Zelfredzaamheidstimulering | Het ondersteunen van de zelfredzaamheidsontwikkeling van burgers |