Cocreatie:Denk mee met Procesarchitectuur

Over dit discussiebord

Als u wil mee discussiëren, gebruik dan deze pagina. Kijk op de pagina forumfunctionaliteit, om te zien hoe de forumfunctionaliteit werkt.

De discussie gaat over het onderwerp dat start bij de pagina: GEMMA Procesarchitectuur

Door op "Onderwerp toevoegen" te klikken gaat u akkoord met de gebruiksvoorwaarden van deze wiki.

Het beleggen van de rol proceseigenaar

1
Jvbon (Overlegbijdragen)

Op GEMMA online is een artikel te vinden over dit thema (https://www.gemmaonline.nl/index.php/Procesarchitectuur_Eigenaarschap). Dat artikel vraagt om een reactie.

Het onderwerp is proceseigenaarschap. De uitwerking daarvan demonstreert twee merkwaardige invalshoeken:

  1. Het artikel gaat niet over processen maar over practices: de praktische handelingen die een gemeentelijke organisatie voor bepaalde doelen op een bepaalde manier moet/wil uitvoeren. De verantwoordelijkheid voor die activiteiten (in de vorm van een gemeentelijk ‘proces’) is onderwerp van de analyse.
  2. Het beleggen van de verantwoordelijkheid vindt in het artikel plaats in de vorm van proceseigenaarschap, terwijl het gaat over het aansturen van de uitvoering. In werkelijkheid wordt hier bedoeld: procescoördinatie.

Het artikel demonstreert daarmee een gangbare misinterpretatie van het begrip proces in combinatie met management. De conflicten die het artikel aan de orde stelt zijn de gangbare gevolgen daarvan: wie is nou de baas, de proceseigenaar of de lijnmanager? En is er wel verschil tussen die twee rollen? En wie escaleert er nou eigenlijk naar wie?

De spraakverwarring over de gehanteerde begrippen kan gerepareerd worden als je een eenduidige definitie hanteert. Neem de volgende zaken maar eens in overweging:

  1. Eigenaarschap heeft niet per definitie iets te maken met aansturing (het managen). Je mág de verantwoordelijkheid daarvoor wel in één persoon combineren, maar dat mag ook best los van elkaar worden belegd.
  2. Coördinatie kan langs twee wegen plaatsvinden: langs de logica van de hiërarchie of langs de logica van de procesmatige samenhang van activiteiten (practices).

Een conflict in de zin van aansturing vindt altijd plaats tussen coördinatoren. En daar kun je wel degelijk onderscheid maken tussen lijnmanagers en procescoördinatoren. Die twee staan echter geheel los van de rol van proceseigenaar. Het is zelfs uiterst onverstandig om één van die rollen te combineren met de rol van proceseigenaar. De waan van de dag wint het dan namelijk altijd.

De vraag wie ‘de baas’ is, is nu teruggebracht tot de vraag: welke coördinator heeft de meeste aansturende bevoegdheden over het werk van uitvoerders? Elke organisatie kan daarin z’n eigen keus maken, afhankelijk van de mate waarin die organisatie met het begrip ‘proces’ om kan gaan. Veruit de meeste organisaties kunnen dat nog niet, en kiezen dus voor lijnmanagement bóven procescoördinatie.

En wat doet een proceseigenaar dan nog? Dat is eenvoudig: die rol zorgt voor de kwaliteit van het ‘proces’. Dat houdt concreet de volgende zaken in:

  • Het stimuleren van het bewustzijn van de organisatie t.a.v. de betekenis van het proces.
  • Het maken van afspraken met (coördinatoren van) uitvoerders over de te volgen werkwijzen.
  • Het toezien op het naleven van die afspraken.
  • Het rapporteren over de prestaties van het proces.
  • Het opstellen van verbetervoorstellen, en het toezien op de uitvoering daarvan.
  • Het leveren van voldoende ondersteuning voor de medewerkers die het proces uitvoeren (tooling, opleiding, etc.).
  • Het afleggen van verantwoording op stafniveau over de bijdragen van het proces aan de prestaties van de organisatie.

Daar heeft zo’n proceseigenaar de handen wel vol aan. En als die functionaris het gemakkelijk aan kan, dan is er vast nog wel een tweede proces dat ook nog gemanaged moet worden…

Deze aanpak is overigens een onderdeel van de methode USM – Universeel Service Management. Met die methode zijn nog veel meer van dit soort misverstanden op te lossen.

GEMMA heeft (nog) geen procesarchitectuur

1
Jvbon (Overlegbijdragen)

GEMMA is een traditioneel referentiemodel, en is dus een framework van practices. GEMMA kent daarom ook geen procesarchitectuur. In plaats daarvan wordt GEMMA gekenmerkt door een practice-architectuur, zoals bij referentiearchitecturen gebruikelijk is.

De consequentie van deze constatering is dat het erg lastig is om GEMMA te "implementeren". Niet alleen is een referentiearchitectuur intrinsiek redundant, maar het gebrek aan een servicemanagementarchitectuur maakt het voor een dienstverlener nogal moeilijk om tot een efficiënte realisatie van de beschreven practices te komen. Denk maar eens aan de BIG/BIO: hoeveel gemeentes hebben enorme inspanningen moeten verrichten om slechts een beperkt deel daarvan te realiseren?

Een ander symptoom is de cross-reference met andere practice-frameworks, zoals de Omgevingswet. Het is per definitie onmogelijk en nogal zinloos om twee practice-frameworks te willen afbeelden op elkaar, als je het onderliggende architectuurmodel niet kent.

Bij elk probleem hoort gelukkig een oplossing, en deze keer een heel eenvoudige. Het hbo maakt in toenemende mate gebruik van een methodische werkwijze (USM), waarmee studenten het managementsysteem van een serviceorganisatie leren inrichten o.b.v. een servicemanagementarchitectuur. Ook een gemeente is zo'n serviceorganisatie. Alle GEMMA-'processen' en -zaken kunnen dan ook eenvoudig in één integraal en geïntegreerd managementsysteem worden ondergebracht. Stel je voor wat dat voor een gemeentelijke informatiehuishouding en dienstverleningsorganisatie kan betekenen.... Naarmate er meer studenten hun toekomstige werkgever met deze kennis kunnen verrijken, komt de oplossing dichterbij.

Aanpassing tegel "repareren" op het processenlandschap

1
Ilse (Overlegbijdragen)

In het processenlandschap staat onder "beheren ruimte" de procestegel "repareren".

De vraag is om dit te wijzigen naar "realiseren". De benaming "repareren" is smal, terwijl er zoveel meer onder verstaan kan worden, zodat het niet meer smal is. Door te kiezen voor "realiseren" wordt dit ondervangen. Het gaat er namelijk om dat er gerealiseerd wordt in de openbare ruimte en daar valt repareren ook onder. Kan dit gewijzigd worden?

Huidige procesarchitectuur vs Omgevingswet

2
Jos.janssen (Overlegbijdragen)

Wat ik jammer vind, is dat het Gemma processchema van de huidige processen niet in overeenstemming is met de Gemma Omgevingswet processtructuur. Er worden andere procesbenamingen gebruikt (dat begrijp ik ten dele) die niet/moeilijk over de bestaande procesarchitectuur kan worden gelegd.

Het zou ideaal zijn als de nieuwe OW processen in het portaal geplaatst kunnen naast/over het huidige procesmodel zodat in een oogopslag inzichtelijk wat er wijzigt.

Architectuurschema's dienen er immers voor om de wijzigingen snel inzichtelijk te maken. Dat is helaas nu niet het geval.

Eoord (Overlegbijdragen)

Dat de namen niet allemaal overeenstemmen heeft een paar oorzaken: 1) voortschrijdend inzicht (bv. "vaststellen omgevingsplan" => "wijzigen omgevingsplan"); 2) ander abstractieniveau (bv. "behandelen aanvraag vergunning of ontheffing" => "behandelen vergunningaanvraag"); 3) interbestuurlijke afstemming bij de omgevingswet (bv. "voorlichten"+"beantwoorden vragen" => "voorlichten en beantwoorden vragen"). Een mapping maken is een goed idee. Kijken hoe we dat slim kunnen doen.

Er zijn geen oudere onderwerpen