Beste bezoeker,

op dit moment wordt er een nieuwe release doorgevoerd op GEMMA Online. Hierdoor is de omgeving tijdelijk niet beschikbaar.

Vragen? Stuur een e-mail naar gemmaonline@vng.nl

Met vriendelijke groet, Kenniscentrum Architectuur VNG Realisatie

023-01 Intake melding incident

023-01 Intake melding incident
Overheids- of private organisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties, zoals de provincie, een andere gemeente, de veiligheidsregio of de GGD. (BusinessRole) Ketenpartner Om te bepalen welk bestuursorgaan bevoegd gezag is en/of de melding zal gaan behandelen, is afstemming met ketenpartners gewenst. (BusinessService) Afstemming bevoegdheid en uitvoerder Om een juist beeld te krijgen van de urgentie kan advies van ketenpartners gewenst zijn. (BusinessService) Advies urgentie Ook bij de ketenpartners kan een voorgeschiedenis met betrekking tot het onderwerp van de incidentmelding bekend zijn. Voor een adequate respons is het van belang van die voorgeschiedenis op de hoogte te zijn en hierover advies te vragen van de ketenpartners. (BusinessService) Advies voorgeschiedenis Wanneer ketenpartners betrokken zijn, is het verstandig hen om advies te vragen. Mogelijk beschikken zij over informatie die in het dossier ontbreekt, of hebben zijn juist behoefte aan nog andere ontbrekende informatie. (BusinessService) Advies aanvullende informatie Een "verantwoordelijke uitvoering activiteit" is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die een activiteit in de fysieke leefomgeving onderneemt, al dan niet op grond van een verleende vergunning. De activiteit kan iets kleins zijn zoals een dakkapel realiseren maar ook iets groots als een vastgoedproject of grootschalige industriële inrichting. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan verantwoordelijke zijn. Bij de toezicht- en handhavingprocessen spreken we veelal van de "overtreder" maar we hanteren hier de term "verantwoordelijke uitvoering activiteit" omdat niet altijd sprake is van een overtreding. (BusinessRole) Verantwoordelijke uitvoering activiteit Een indiener melding incident is een burger, bedrijf of andere instelling die bij een bestuursorgaan melding doet van een incident in de fysieke leefomgeving, en op grond daarvan verwacht dat het bevoegd gezag actie onderneemt. (BusinessRole) Indiener melding incident Wanneer de behandelende organisatie constateert dat bepaalde voor het in behandeling nemen van de incidentmelding of het handhavingsverzoek vereiste gegevens ontbreken, wordt de indiener in de gelegenheid gesteld deze binnen een redelijke termijn alsnog aan te leveren. (BusinessService) Aanleveren aanvullende informatie Een melding incident ontvangen van een ketenpartner of andere belanghebbende. DIt kan een gewone melding zijn of een formeel handhavingsverzoek. Meldingen en handhavingsverzoeken kunnen via diverse kanalen ontvangen worden. Onder incident verstaan we hier een gebeurtenis of situatie die vermoedelijk strijdig is met het vigerende beleid ter plaatse, voor wat betreft de fysieke leefomgeving. Voorbeelden zijn geluidsoverlast van bouwactiviteiten en het plaatsen van reclame op of langs de weg zonder geldige vergunning. Meldingen hebben veelal de vorm van een klacht maar kunnen ook als vraag of mededeling geformuleerd zijn. (BusinessEvent) Melding incident ingediend Een melding incident ontvangen van een ketenpartner of andere belanghebbende. DIt kan een gewone melding zijn of een formeel handhavingsverzoek. Meldingen en handhavingsverzoeken kunnen via diverse kanalen ontvangen worden. Onder incident verstaan we hier een gebeurtenis of situatie die vermoedelijk strijdig is met het vigerende beleid ter plaatse, voor wat betreft de fysieke leefomgeving. Voorbeelden zijn geluidsoverlast van bouwactiviteiten en het plaatsen van reclame op of langs de weg zonder geldige vergunning. Meldingen hebben veelal de vorm van een klacht maar kunnen ook als vraag of mededeling geformuleerd zijn. (BusinessEvent) Melding incident ingediend Dit bedrijfsproces betreft het behandelen van een ontvangen handhavingsverzoek of melding van (vermeende) strijdigheid van een omgevingsactiviteit met de geldende normen, gedaan door een hinder ondervindende belanghebbende. (BusinessProcess) Behandelen melding incident of handhavingsverzoek De eerste fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft de administratieve intake, het toewijzen aan een hoofdbehandelaar en het beoordelen van de melding en zo nodig opvragen van aanvullende informatie. (BusinessProcess) Intake melding incident De tweede fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft het uitvoeren van een controle (meestal ter plaatse), het beoordelen van de aangetroffen situatie om te bepalen of sprake is van een overtreding, het bepalen of en welke vervolgacties gewenst zijn en het opstellen van een reactie of beschikking. (BusinessProcess) Onderzoeken melding incident De derde fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft het versturen van de reactie op de melding aan de indiener, betrokkene en andere belanghebbenden en het in gang zetten van eventuele vervolgacties. (BusinessProcess) Leveren reactie melding incident De eerste fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft de administratieve intake, het toewijzen aan een hoofdbehandelaar en het beoordelen van de melding en zo nodig opvragen van aanvullende informatie. (BusinessProcess) Intake melding incident Uitvoeren van de administratieve intake, het versturen van een ontvangstbevestiging en het toewijzen aan een hoofdbehandelaar al dan niet via triage. (BusinessProcess) Registreren en toewijzen melding De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Onder 'team toezicht en handhaving' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het houden van toezicht, handhaven van beleid, en het behandelen van meldingen en handhavingsverzoeken. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team toezicht en handhaving Meldingen en handhavingsverzoeken die via een digitaal kanaal worden ingediend, kunnen geautomatiseerd geregistreerd worden. Andere meldingen worden handmatig geregistreerd. Met de registratie wordt tevens de duurzame toegankelijkheid (archivering) gewaarborgd. Het is belangrijk alle gegevens van de melding te registreren, waaronder NAW-gegevens van de indiener en alle verstrekte informatie over de situatie. (BusinessProcess) Registreren melding in VTH-systeem Met name bij handhavingsverzoeken maar ook bij andere meldingen is het goed om een ontvangstbevestiging te versturen, zodat de indiener weet dat zijn/haar melding ontvangen is en dat de gemeente de gaat beoordelen. Bij de ontvangstbevestiging hoort een beknopte uitleg van de procedure die de gemeente zal volgen en contactgegevens en een uniek (zaak)nummer zodat de indiener desgewenst gericht contact kan opnemen met de gemeente met vragen over de voortgang. (BusinessProcess) Versturen ontvangstbevestiging OrJunction In veruit de meeste gevallen zal een melding eenvoudig van aard zijn en direct toegewezen kunnen worden aan de geschiktste behandelaar, eventueel zelfs geautomatiseerd op basis van het door de indiener vermelde onderwerp. In andere gevallen is de situatie complexer en is afstemming gewenst om te bepalen hoe en door wie de melding het beste kan worden behandeld. Bij complexe zaken kan een 'behandelteam' voor de specifieke casus samengesteld worden uit deskundigen van de diverse relevante disciplines. Deze triage kan in diverse werkvormen worden gedaan; een voorbeeld is een 'integrale intaketafel' waarbij de diverse disciplines frequent met elkaar om de tafel zitten om binnengekomen zaken te bespreken en toe te wijzen aan een hoofdbehandelaar en eventuele medebehandelaren. (BusinessProcess) Triage en toewijzen aan hoofdbehandelaar Beoordelen van de melding op diverse aspecten. Zo nodig doorsturen van de melding naar een ander bevoegd gezag, en zo nodig opvragen van aanvullende informatie bij de indiener van de melding of bij ketenpartners. Wanneer sprake is van een eenvoudige melding die kan worden afgedaan met een directe reactie aan de indiener, kunnen de stappen in dit deelproces worden overgeslagen. (BusinessProcess) Beoordelen melding en opvragen aanvullende informatie De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Het kan gewenst zijn bij interne deskundigen advies te vragen over de urgentie van de situatie. (BusinessProcess) Advies urgentie Het kan gewenst zijn bij interne deskundigen advies te vragen over de voorgeschiedenis van de situatie. (BusinessProcess) Advies voorgeschiedenis Het kan gewenst zijn bij interne deskundigen advies te vragen over het opvragen van aanvullende informatie. Mogelijk is die informatie al binnen de gemeentelijke organisatie aanwezig. (BusinessProcess) Advies aanvullende informatie Het kan gewenst zijn bij interne deskundigen advies te vragen over welk bestuursorgaan bevoegd gezag is en/of uitvoerder voor de behandeling. (BusinessProcess) Advies bevoegdheid en uitvoerder Onder 'team toezicht en handhaving' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het houden van toezicht, handhaven van beleid, en het behandelen van meldingen en handhavingsverzoeken. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team toezicht en handhaving Hoewel het bedrijfsproces voor het behandelen van een incidentmelding op hoofdlijnen gelijk is aan dat van het behandelen van een formeel handhavingsverzoek, zijn er verschillen. Bij een formeel handhavingsverzoek is minder ruimte voor prioriteitsstelling. De gemeente moet --binnen de wettelijk gestelde termijn-- een formeel besluit nemen over handhaving, en wanneer er inderdaad sprake is van een overtreding dan moet de gemeente in beginsel ook handhaven, in tegenstelling tot bij een 'gewone' incidentmelding; daarbij kan de gemeente besluiten om niet handhavend op te treden. Vanwege deze verschillen is het belangrijk vroegtijdig te onderkennen van welk van de twee varianten sprake is. (BusinessProcess) Beoordelen incidentmelding of handhavingsverzoek In de meeste gevallen waarin een incidentmelding of handhavingsverzoek bij de gemeente ingediend wordt, zal de gemeente ook het bevoegd gezag zijn, maar in een aantal gevallen zal een ander bestuursorgaan die rol vervullen. Dat is bijvoorbeeld zo wanneer de melding betrekking heeft op een door de provincie of het waterschap verleende vergunning of op een rijksmonument. Het is ook mogelijk dat de gemeente wel het bevoegde gezag is, maar dat een uitvoeringsdienst de VTH-taken uitvoert voor het onderwerp van de melding. Als een ander bestuursorgaan als bevoegd gezag de melding zal behandelen of als een ketenpartner de (gemandateerde) uitvoerende organisatie is, wordt de melding overgedragen aan die ketenpartner en worden de overige processtappen overgeslagen. Overdragen dient --met name bij handhavingsverzoeken-- onverwijld te gebeuren aangezien als dag van ontvangst geldt de dag van ontvangst bij het bestuursorgaan waar de melding is ingediend, niet waar die wordt behandeld. (BusinessProcess) Beoordelen bevoegdheid en uitvoerder OrJunction Beoordeeld wordt in hoeverre sprake is van een urgentie situatie. In dat geval dienen de navolgende activiteiten versneld te worden uitgevoerd, of moeten eventueel noodmaatregelen worden getroffen om schade en/of letsel te voorkomen of te beperken. (BusinessProcess) Beoordelen urgentie Gecontroleerd wordt of er sprake is van een voorgeschiedenis met betrekking tot de incidentmelding of het handhavingsverzoek. De eventuele voorgeschiedenis kan van invloed zijn op de wijze waarop de mogelijke overtreding behandeld wordt. Als er een voorgeschiedenis is, worden de hiermee corresponderende zaken aan elkaar gelinkt. (BusinessProcess) Beoordelen voorgeschiedenis Als laatste stap binnen de intake, wordt beoordeeld of alle benodigde gegevens in het dossier aanwezig zijn. Als er gegevens ontbreken of zaken onduidelijk zijn, vraagt de hoofdbehandelaar aan de indiener van de incidentmelding om aanvulling. In complexe gevallen vraagt de hoofdbehandelaar ook aan de medebehandelaren of zij nog gegevens en informatie missen. Het opvragen van aanvullende gegevens en informatie kan via verschillende kanalen (email, telefoon, etc). (BusinessProcess) Beoordelen aanvullende informatie nodig OrJunction OrJunction Als de behandeling van de melding is overgedragen aan een ander bestuursorgaan, eindigt het bedrijfsproces na de intakefase. (BusinessEvent) Behandeling overgedragen Met de beoordeling en eventuele verwerking van opgevraagde aanvullende informatie is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. DIt vormt het vertrekpunt voor de tweede fase van het bedrijfsproces, de inhoudelijke behandeling. (BusinessEvent) Intake gereed ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship behandeling overgedragen aan anders bestuursorgaan TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship eenvoudige, direct te beantwoorden melding TriggeringRelationship Deze svg is op 08-01-2021 04:36:07 CET gegenereerd door ' . SCAM_PRODUCT_NAME . ' ' . SCAM_COPYRIGHT_STATEMENT . '. ArchiMedes 08-01-2021 04:36:07 CET
Legenda


Originele kleuren
Nestingniveau
   
   
   
   
   
Object ID
   
   
   
   
   
   
   
Object ID_nl
   
   
   
   
   
   
   
Uitwerking beschikbaar
   
   
Poster beschikbaar
   
   
Status uitwerking
   
   
ArchiMate basiskleuren
   
Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.
Klik hier om de technische details van deze view te tonen.


ArchiMate-view 023-01 Intake melding incident
Elementtype  : ArchiMateView
Element-id  : BedrijfsprocessenOmgevingswetgemeenten/id-24a3f808-454d-4fdb-895b-4eed785c291f
ArchiMate-model  : Bedrijfsprocessen Omgevingswet gemeenten
Label  : 023-01 Intake melding incident
Documentatie  : Deze view toont een model van de eerste fase van het bedrijfsproces 'Behandelen melding incident of handhavingsverzoek', de intakefase.
Publiceren  : GEMMA Online en redactie
Object ID  : 24a3f808-454d-4fdb-895b-4eed785c291f
Object ID_nl  : 24a3f808-454d-4fdb-895b-4eed785c291f
Elementen  : 
Relaties  :