Beste bezoeker,

op dit moment wordt er een nieuwe release doorgevoerd op GEMMA Online. Hierdoor is de omgeving tijdelijk niet beschikbaar.

Vragen? Stuur een e-mail naar gemmaonline@vng.nl

Met vriendelijke groet, Kenniscentrum Architectuur VNG Realisatie

023-02 Onderzoeken melding incident

ArchiMate-modellen > Bedrijfsprocessen Omgevingswet gemeenten > Views > 023-02 Onderzoeken melding incident
023-02 Onderzoeken melding incident
Overheids- of private organisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties, zoals de provincie, een andere gemeente, de veiligheidsregio of de GGD. (BusinessRole) Ketenpartner Wanneer gevraagd leveren ketenpartners een bijdrage aan de voorbereiding van de controle. Hieronder valt ook het inplannen van deelname aan een bezoek ter plaatse. (BusinessService) Advies voorbereiding controle In overleg worden deskundigen van ketenpartners betrokken bij de uitvoering van de controle, al dan niet als deelnemer bij een bezoek ter plaatse. (BusinessService) Advies uitvoeren controle Wanneer ketenpartners bij de uitvoering van de controle betrokken zijn of wanneer tijdens de uitvoering van de controle is gebleken van interbestuurlijke aspecten wordt bij het opstellen van de controlerapport advies gevraagd van de ketenpartners. (BusinessService) Advies opstellen controlerapport Ketenpartners nemen deel aan de integrale overwegingen bij het bepalen van de vervolgacties wanneer sprake is van interbestuurlijke aspecten.. (BusinessService) Advies vervolgacties Een "verantwoordelijke uitvoering activiteit" is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die een activiteit in de fysieke leefomgeving onderneemt, al dan niet op grond van een verleende vergunning. De activiteit kan iets kleins zijn zoals een dakkapel realiseren maar ook iets groots als een vastgoedproject of grootschalige industriële inrichting. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan verantwoordelijke zijn. Bij de toezicht- en handhavingprocessen spreken we veelal van de "overtreder" maar we hanteren hier de term "verantwoordelijke uitvoering activiteit" omdat niet altijd sprake is van een overtreding. (BusinessRole) Verantwoordelijke uitvoering activiteit De initiatiefnemer van de onderzochte activiteit wordt geacht medewerking te verlenen door bijvoorbeeld toegang te verlenen tot de locatie en/of informatie over de werkzaamheden te verschaffen. (BusinessService) Meewerken uitvoering controle Wanneer de gemeente voornemens is het handhavingsverzoek toe te wijzen (met andere woorden wanneer de gemeente voornemens is te gaan handhaven), wordt de initiatiefnemer van de activiteit als overtreder in de gelegenheid gesteld zijn/haar zienswijze hierover in te dienen. (BusinessService) Indienen zienswijze Een indiener melding incident is een burger, bedrijf of andere instelling die bij een bestuursorgaan melding doet van een incident in de fysieke leefomgeving, en op grond daarvan verwacht dat het bevoegd gezag actie onderneemt. (BusinessRole) Indiener melding incident In bepaalde gevallen is voor uitvoering van een controle ook medewerking van de indiener van de melding gewenst, bijvoorbeeld door toegang te verschaffen tot de woning van de indiener om geleuidswaarden of lichtinval ter plaatse te kunnen meten. (BusinessService) Meewerken uitvoering controle Wanneer de gemeente voornemens is het handhavingsverzoek af te wijzen, wordt de indiener van het handhavingsverzoek in de gelegenheid gesteld zijn/haar zienswijze hierover in te dienen. (BusinessService) Indienen zienswijze Dit bedrijfsproces betreft het behandelen van een ontvangen handhavingsverzoek of melding van (vermeende) strijdigheid van een omgevingsactiviteit met de geldende normen, gedaan door een hinder ondervindende belanghebbende. (BusinessProcess) Behandelen melding incident of handhavingsverzoek De eerste fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft de administratieve intake, het toewijzen aan een hoofdbehandelaar en het beoordelen van de melding en zo nodig opvragen van aanvullende informatie. (BusinessProcess) Intake melding incident De tweede fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft het uitvoeren van een controle (meestal ter plaatse), het beoordelen van de aangetroffen situatie om te bepalen of sprake is van een overtreding, het bepalen of en welke vervolgacties gewenst zijn en het opstellen van een reactie of beschikking. (BusinessProcess) Onderzoeken melding incident De derde fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft het versturen van de reactie op de melding aan de indiener, betrokkene en andere belanghebbenden en het in gang zetten van eventuele vervolgacties. (BusinessProcess) Leveren reactie melding incident De tweede fase in het behandelen van een melding incident of handhavingsverzoek betreft het uitvoeren van een controle (meestal ter plaatse), het beoordelen van de aangetroffen situatie om te bepalen of sprake is van een overtreding, het bepalen of en welke vervolgacties gewenst zijn en het opstellen van een reactie of beschikking. (BusinessProcess) Onderzoeken melding incident Betreft het controleren in hoeverre de actuele situatie ter plaatse in overeenstemming is met de geldende regelgeving en eventuele verstrekte vergunningen en/of ontheffingen. DIt deelproces bestaat uit de processtappen voorbereiden controle, uitvoeren controle, opstellen controleraport en versturen kennisgeving toezichtbevindingen. In bepaalde gevallen kan deze controle overgeslagen worden, met name wanneer de situatie ter plaatse al bekend uit (bijvoorbeeld uit een recent uitgevoerde eerdere controle). (BusinessProcess) Controleren situatie De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Wanneer gevraagd leveren interne adviseurs een bijdrage aan de voorbereiding van de controle. Hieronder valt ook het inplannen van deelname aan een bezoek ter plaatse. (BusinessProcess) Adviseren voorbereiden controle Interne adviseurs worden bij het uitvoeren van de controle betrokken op grond van hun expertise, om deel te nemen aan een bezoek op locatie en om hun visie te geven op de actuele situatie. (BusinessProcess) Adviseren uitvoeren controle Interne adviseurs adviseren bij het opstellen van het controlerapport of schrijven delen hiervan. In veel gevallen is een multidisciplinaire aanpak gewenst waarbij alle betrokkenen met elkaar om de tafel zitten om te komen tot de juiste bevindingen en conclusies. (BusinessProcess) Advies opstellen controlerapport Onder 'team toezicht en handhaving' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het houden van toezicht, handhaven van beleid, en het behandelen van meldingen en handhavingsverzoeken. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team toezicht en handhaving OrJunction Om de controle effectief te kunnen uitvoeren is een goede voorbereiding vereist. De van toepassing zijnde wet- en regelgeving en verstrekte vergunningen en/of ontheffingen en van toepassing zijnde (maatwerk)voorschriften worden verzameld. De te volgen aanpak wordt bepaald; in veel gevallen zal een bezoek ter plaatse nodig of gewenst zijn maar soms volstaat een administratieve controle (bijvoorbeeld om te bepalen of een melding is gedaan). Zo nodig worden bij de initiatiefnemer van de te controleren activiteit aanvullende gegevens opgevraagd. Bepaald wordt welke aspecten tijdens de controle aandacht verdienen, zoals geluid, geur, veiligheid, etc. Mede op basis hiervan wordt de juisten datum en tijd voor een bezoek vastgesteld. Afhankelijk van de situatie en complexiteit worden een of meerdere interne adviseurs en/of ketenpartners ingeschakeld voor advies. Wanneer bezoek ter plaatse gewenst is, moet dat ingepland worden in overleg met de betrokken ketenpartners en --desgewenst-- de initiatiefnemer en/of indiener van de melding. (BusinessProcess) Voorbereiden controle De controle wordt uitgevoerd. Wanneer sprake is van een bezoek ter plaatse, kunnen monsters genomen worden of metingen ter plaatse verricht. Zo nodig worden meerdere locaties bezocht of worden meerdere bezoeken aan eenzelfde locatie gebracht. Tijdens de controle worden alle aspecten die in de voorbereiding onderkend zijn onderzocht en worden systematisch aantekeningen gemaakt, foto's genomen etc. Tijdens de controle ligt de nadruk op de vraag wat de situatie ter plaatse is, niet zozeer op de vraag of die situatie in overeenstemming is met de regelgeving, al zal dat veelal wel onderwerp van gesprek zijn. In veel situatie is dat echter geen eenvoudige ja-of-neevraag. Het is daarom zaak om zoveel mogelijk relevante data vast te leggen, om in de volgende processtap te kunnen bepalen welke zaken wel en welke niet in overeenstemming met de kaders zijn. Daarmee ontstaat een compleet beeld van de mate waarin (en de wijze waarop) de initiatiefnemer van de activiteit de regels en voorschriften naleeft. Wanneer schade en/of overlast optreedt die snel met maatregelen te verhelpen is dan kan dat ter plaatse worden besproken en in gang gezet, in het belang van de betrokken omwonenden en andere belanghebbenden en ook in het belang van de veroorzaker. Afhankelijk van de situatie wordt het bezoek vooraf aan de initiatiefnemer van de activiteit aangekondigd c.q. wordt met hem/haar een afspraak gemaakt, of wordt juist gekozen voor een onaangekondigd bezoek. (BusinessProcess) Uitvoeren controle Na afloop van de uitvoering van de controle wordt een eindrapport opgesteld. Daarin staan de bevindingen met betrekking tot de situatie ter plaatse en/of de administratieve aspecten van de ondernomen activiteit beschreven. Ook vermeldt het controlerapport op welke punten wel en op welke punten niet voldaan wordt aan wet- en regelgeving, aan de verleende vergunningen en/of ontheffingen en eventuele maatwerkvoorschriften. Wanneer sprake is van een overtreding, wordt vermeld wat de aard en grootte is van de geleden schade en/of overlast, wat daarvan de oorzaak is en wie de veroorzaker, en welke maatregelen getroffen zijn of kunnen worden om de gevolgen van de overtreding te beperken en/of om herhaling te voorkomen. Er zijn situaties denkbaar waarin geen sprake is van een overtreding, maar wel overlast ervaren wordt en maatregelen mogelijk zijn om die overlast te verhelpen of te beperken. Ook dergelijke maatregelen worden vermeld. Het controlerapport wordt na opstellen intern gereviewd en goedgekeurd. Dit vormt de basis voor eventuele vervolgacties. Het rapport wordt met het dossier gearchiveerd zodat duurzame toegankelijkheid geborgd is. (BusinessProcess) Opstellen controlerapport De intern goedgekeurde controlerapportage wordt verzonden aan de aan de betrokken ketenpartners. Een kennisgeving van de bevindingen wordt gedaan aan de indiener van de melding incident, aan de initiatiefnemer van de gecontroleerde activiteit(en) en eventueel aan overige belanghebbenden. (BusinessProcess) Versturen kennisgeving toezichtbevindingen OrJunction Betreft het besluiten over eventuele vervolgacties en het opstellen/vaststellen van een reactie of beschikking. (BusinessProcess) Besluiten reactie De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College De reactie (bij informele incidentmelding) of beschikking (bij formeel handhavingsverzoek) wordt op bestuurlijk niveau vastgesteld wanneer er beleidsgevoelige zaken spelen. Hoewel in dit procesmodel niet expliciet gemaakt zal in beleidsgevoelige zaken eerder al contact gewenst zijn met de bestuurders. (BusinessProcess) Vasatstellen reactie of beschikking (bestuurlijk) Onder 'team toezicht en handhaving' vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die mede-verantwoordelijk zijn voor het houden van toezicht, handhaven van beleid, en het behandelen van meldingen en handhavingsverzoeken. Hieronder zijn meerdere deelrollen te onderkennen zoals casemanager, administratief medewerker, jurist enz. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team toezicht en handhaving Op basis van de bevindingen van de uitgevoerde controle (al dan niet sprake van een overtreding; geconstateerde schade/overlast; oorzaak en veroorzaker; mogelijkheden voor treffen van maatregelen) en in relatie tot de handhavingsstrategie van de gemeente en haar ketenpartners wordt bepaald welke vervolgacties zinvol zijn. Er zijn meerdere uitkomsten mogelijk: * Vervolgacties zijn niet nodig omdat de overtreding al opgeheven is en er geen significante kans op herhaling is, of omdat de veroorzaker van de overtreding al met de belanghebbenden afdoende afspraken heeft gemaakt.. * Vervolgacties zijn niet nodig omdat dit niet past binnen het handhavingsbeleid en er geen sprake is van een ingediend handhavingsverzoek. * Vervolgacties zijn gewenst in de vorm van het doen van een 'melding activiteit' door de overtreder, omdat de overtreding daarmee direct wordt opgeheven. * Vervolgacties zijn gewenst in de vorm van het indienen van een vergunningaanvraag door de overtreder, omdat de overtreding met het verlenen van een vergunning direct wordt opgeheven en de gemeente de intentie heeft zo'n vergunning te verlenen.. * Vervolgacties zijn gewenst in de vorm van interne maatregelen zoals frequent(er) toezicht. * Vervolgacties zijn gewenst in de vorm van het opleggen van een sanctie teneinde de overtreding te doen beëindigen. * Vervolgacties zijn gewenst in de vorm van het opleggen van een sanctie teneinde de overtreding te doen beëindigen, aangevuld met interne maatregelen zoals frequent(er) toezicht. * Vervolgacties zijn gewenst in de vorm van terugmelden van incorrecte brondata * Vervolgacties zijn gewenst in de vorm van herstel of vervanging van gemeentelijke objecten In de geest van de Omgevingswet zien we ook hier een integrale benadering waarbij alle betrokken interne adviseurs en ketenpartners gezamenlijk tot een integraal oordeel komen. Zo mogelijk worden ook belanghebbenden (indiener melding en veroorzaker overtreding) betrokken bij het maken van keuzes; dit zal in de praktijk niet altijd haalbaar zijn. Bij aspecten die beleidsmatig, bestuurlijk en/of maatschappelijk gevoelig liggen, kan overleg op bestuurlijk niveau gewenst zijn (niet in het procesdiagram weergegeven). (BusinessProcess) Bepalen vervolgacties OrJunction Een reactie op de incidentmelding of het handhavingsverzoek wordt opgesteld. In de reactie staat duidelijk vermeld wat het resultaat is van het onderzoek van de melding, of er een vervolgactie komt en zo ja welke vervolgactie dat is. Als er geen vervolgactie komt, wordt aangegeven waarom dat zo is. Wanneer sprake is van een formeel handhavingsverzoek, dan moet een formele beschikking worden opgesteld. In dat geval moet, wanneer de gemeente voornemens is het handhavingsverzoek af te wijzen, de indiener in de gelegenheid worden gesteld hierover zijn/haar zienswijze in te dienen. Wanneer de gemeente voornemens is het handhavingsverzoek toe te wijzen (met andere woorden wanneer de gemeente voornemens is te gaan handhaven), wordt de initiatiefnemer van de activiteit als overtreder in de gelegenheid gesteld zijn/haar zienswijze hierover in te dienen. In geval van een formeel handhavingsverzoek geldt ook de wettelijke termijn voor het vaststellen van beschikkingen. Wanneer sprake is van een (informele) incidentmelding dan kan worden volstaan met een brief, e-mail of telefoontje en hoeft geen rekening te worden gehouden met zienswijzen. In dit geval geldt de 'termijn van de redelijkheid'. (BusinessProcess) Opstellen reactie of concept beschikking OrJunction OrJunction De reactie (bij informele incidentmelding) of beschikking (bij formeel handhavingsverzoek) wordt op ambtelijk niveau vastgesteld wanneer geen beleidsgevoelige zaken spelen. Omwille van de zorgvuldigheid wordt het besluit door minimaal twee personen bekeken voordat het vasatgesteld wordt. De reactie of beschikking wordt met het dossier gearchiveerd zodat duurzame toegankelijkheid geborgd is. (BusinessProcess) Vasatstellen reactie of beschikking (ambtelijk) OrJunction Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Interne adviseurs nemen deel aan de integrale overwegingen bij het bepalen van de vervolgacties. (BusinessProcess) Adviseren vervolgacties Interne adviseurs adviseren bij het opstellen van de reactie of beschikking. (BusinessProcess) Adviseren reactie of beschikking Met de beoordeling en eventuele verwerking van opgevraagde aanvullende informatie is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. DIt vormt het vertrekpunt voor de tweede fase van het bedrijfsproces, de inhoudelijke behandeling. (BusinessEvent) Intake gereed Na het vaststellen van de reactie of beschikking is de tweede fase van het bedrijfsproces afgerond. Dit vormt het vertrekpunt voor de derde fase van het bedrijfsproces, het leveren van een reactie aan de indiener van de melding. (BusinessEvent) Onderzoeken melding incident gereed ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship geen controle nodig TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship geen overtreding TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 12-01-2021 05:48:43 CET gegenereerd door ' . SCAM_PRODUCT_NAME . ' ' . SCAM_COPYRIGHT_STATEMENT . '. ArchiMedes 12-01-2021 05:48:43 CET
Legenda


Originele kleuren
Nestingniveau
   
   
   
   
   
Object ID
   
   
   
   
   
   
Object ID_nl
   
   
   
   
   
   
Uitwerking beschikbaar
   
   
Poster beschikbaar
   
   
Status uitwerking
   
   
ArchiMate basiskleuren
   
Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.
Klik hier om de technische details van deze view te tonen.


ArchiMate-view 023-02 Onderzoeken melding incident
Elementtype  : ArchiMateView
Element-id  : BedrijfsprocessenOmgevingswetgemeenten/id-0009719c-c584-40eb-be59-a9898d0bf294
ArchiMate-model  : Bedrijfsprocessen Omgevingswet gemeenten
Label  : 023-02 Onderzoeken melding incident
Documentatie  : Deze view toont een model van de tweede fase van het bedrijfsproces 'Behandelen melding incident of handhavingsverzoek'.
Publiceren  : GEMMA Online en redactie
Object ID  : 0009719c-c584-40eb-be59-a9898d0bf294
Object ID_nl  : 0009719c-c584-40eb-be59-a9898d0bf294
Elementen  : 
Relaties  :