013-02 Verkennen mogelijkheden initiatief

ArchiMate-modellen > Bedrijfsarchitectuur Omgevingswet gemeenten > Views > 013-02 Verkennen mogelijkheden initiatief
013-02 Verkennen mogelijkheden initiatief
Overheids- of private organisatie die als gelijkwaardige samenwerkt met andere overheidsorganisaties, zoals de provincie, een andere gemeente, de veiligheidsregio of de GGD. (BusinessRole) Ketenpartner Ketenpartners nemen deel aan de omgevingstafel wanneer er sprake is van een initiatief waarvan de impact de gemeentelijke regelgeving overstijgt. In sommige gevallen zal een ketenpartner, bijvoorbeeld de provincie, zelfs de regie voeren. Wanneer de gemeente de regievoerder is, dragen de ketenpartners inhoudelijk bij met expertise en de bereidwilligheid om te zoeken naar mogelijkheden voor inpassing van het initiatief en eventueel aanpassing van de eigen kaders. (BusinessService) Deelnemen omgevingstafel Een belanghebbende is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die mogelijk (nadelige of voordelige) invloed ondervindt van het initiatief van een ander of een besluit van een overheid. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan belanghebbende zijn. (BusinessRole) Belanghebbende Belanghebbenden worden actief betrokken bij de gesprekken aan de omgevingstafel. Zij lichten daar hun perspectief en belangen toe en zoeken actief naar mogelijkheden om de plannen van de initiatiefnemer daarmee te verenigen. Van hen wordt bereidwilligheid verwacht om concrete afspraken te maken met de andere deelnemers. Het is soms een uitdaging om de juiste mensen aan tafel te krijgen: een representatieve vertegenwoordiging van alle belangen en tegelijk mensen die in staat zijn om verder te denken dan alleen het eigen belang. (BusinessService) Deelnemen omgevingstafel Een initiatiefnemer is een burger, bedrijf, instelling of andere organisatie die iets wil ondernemen in de fysieke leefomgeving. Dat kan iets kleins zijn zoals een dakkapel realiseren maar ook iets groots als een vastgoedproject of grootschalige industriële inrichting. Ook de gemeente zelf of een ander bestuursorgaan kan initiatiefnemer zijn. Zeker in geval van complexere initiatieven is het gebruikelijk dat de initiatiefnemer vertegenwoordigd wordt door een professioneel adviesbureau of samen daarmee optreedt. (BusinessRole) Initiatiefnemer Bij de start van de omgevingstafelgesprekken presenteert de initiatiefnemer zijn/haar plannen aan de aanwezigen. Het gaat daarbij niet alleen om situatieschetsen en bouwtekeningen maar ook om de resultaten van eventueel uitgevoerde haalbaarheids- en milieuonderzoeken en reeds gevoerde overleggen met omwonenden en andere belanghebbenden. (BusinessService) Presenteren initatief De initiatiefnemer speelt een actieve rol aan de omgevingstafel. Hij/zij presenteert de plannen en werkt deze uit naar een ontwerp, legt uit waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn en zoekt naar mogelijkheden om het plan of ontwerp aan te passen op die plaatsen waar het niet binnen de kaders past of waar belanghebbenden onevenredig nadeel ondervinden van de voorgenomen activiteiten. (BusinessService) Deelnemen omgevingstafel Voordat de gemeente tijd en geld investeert in de begeleiding van het initiatief en de uitvoering van (voorbereidende) werkzaamheden voor het initiatief zal zij mogelijk een anterieure overeenkomst willen afsluiten met betrekking tot de kosten. De initiatiefnemer ondertekent deze overeenkomst en wordt daarmee (mede) verantwoordelijk voor de te maken kosten. (BusinessService) Afsluiten anterieure overeenkomst Dit bedrijfsproces betreft het afstemmen tussen bevoegd gezag, initiatiefnemer, ketenpartners en zo mogelijk belanghebbenden over mogelijkheden en beperkingen met betrekking tot een concreet initiatief, en het begeleiden bij het opstellen van ontwerp en vergunningaanvraag. (BusinessProcess) Verkennen en begeleiden initiatief De eerste fase in het verkennen van een initiatief betreft de administratieve intake, het verzamelen van relevante informatie, het bepalen ven de regievoerder (wanneer er meerdere ketenpartners betrokken zijn), het toewijzen van een initiatiefmanager en het samenstellen van een (zo nodig interbestuurlijk) team voor uitvoering van de verkenning. (BusinessProcess) Intake verzoek verkenning initiatief In deze fase in het bedrijfsproces bespreken de betrokken partijen het initiatief in termen van mogelijkheden. Wenselijkheid, haalbaarheid en impact worden beoordeeld en de gewenste aanpak voor de ontwerpfase wordt bepaald. De gemeente bepaalt intern de rol die zij wil spelen en plant zo nodig het vervolgtraject. (BusinessProcess) Verkennen mogelijkheden initiatief Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op afstemming met en begeleiding van de initiatiefnemer bij het opstellen van een ontwerp voor het initiatief op basis van de uitkomsten van de verkenningsfase. In deze fase worden belangrijke keuzes gemaakt ten aanzien van ontwerp en inpassing van het initiatief, daartoe worden ketenpartners en (andere) belanghebbenden nauw betrokken in het proces. (BusinessProcess) Afstemmen ontwerp initiatief Deze fase van het bedrijfsproces richt zich op het afstemmen met en begeleiden van de initiatiefnemer bij het opstellen van de uiteindelijke vergunningaanvraag voor het initiatief. In deze fase wordt geborgd dat de resulterende vergunningaanvraag van dusdanige kwaliteit is dat de vergunningverlening soepel en binnen de gestelde termijn voltooid kan worden. (BusinessProcess) Afstemmen vergunningaanvraag In deze fase in het bedrijfsproces bespreken de betrokken partijen het initiatief in termen van mogelijkheden. Wenselijkheid, haalbaarheid en impact worden beoordeeld en de gewenste aanpak voor de ontwerpfase wordt bepaald. De gemeente bepaalt intern de rol die zij wil spelen en plant zo nodig het vervolgtraject. (BusinessProcess) Verkennen mogelijkheden initiatief Gezamenlijk worden de mogelijkheden verkend om het initiatief doorgang te laten vinden. De insteek is "ja, mits", wat betekent dat alle betrokken partijen zoeken naar mogelijkheden. Zowel aanpassing van het initiatief alsook aanpassing van de kaders zijn in beginsel mogelijk. Belanghebbenden worden al in dit stadium betrokken om mee te praten. (BusinessProcess) Uitvoeren verkenning mogelijkheden De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College Wanneer sprake is van een initiatief met veel impact op beleidsgevoelige aspecten is het verstandig om ook het gemeentebestuur bij de gesprekken te betrekken, bijvoorbeeld in de persoon van een wethouder. (BusinessProcess) Deelnemen omgevingstafel Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Interne adviseurs met specifieke expertise kunnen uitgenodigd worden om mee te praten aan de omgevingstafel wanneer hun expertise van belang is bij de beoordeling en inpassing van de ter tafel liggende plannen. Dit vereist aanvullende vaardigheden zoals denken in mogelijkheden, balans kunnen vinden in geven en nemen, en kunnen omgaan met afwegingsruimte. (BusinessProcess) Deelnemen omgevingstafel Onder ‘team verkenning en begeleiding’ vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die medeverantwoordelijk zijn voor het voeren van ‘vooroverleg’ met initiatiefnemers en het daarin vormgeven en inpassen van initiatieven. Hieronder vallen diverse disciplines zoals juristen, geo-specialisten, vergunningverleners en toezichthouders, en met name ook proces- en relatiemanagementrollen zoals de initiatiefmanager dienen deel uit te maken van dit team. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team hier niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team verkenning en begeleiding De omgevingstafel is de plaats waar de gesprekken plaatsvinden. Aan deze tafel komen de initiatiefnemer, de gemeente, betrokken ketenpartners en belanghebbenden bij elkaar. Het initiatief wordt besproken vanuit de gedachte om het mogelijk te maken, eventueel onder bepaalde randvoorwaarden ("ja, mits ..."). Dit levert de initiatiefnemer aan het eind van het gehele verkenningstraject een integraal advies op, waarmee hij de vergunningaanvraag kan opstellen en indienen. Doel is daarbij dat de vergunningaanvraag in acht weken kan worden afgehandeld. De omgevingstafel is feitelijk een metafoor voor constructief overleg tussen de belanghebbende partijen. Afhankelijk van de situatie kan dit eenmalig zijn maar in veel gevallen zullen meerdere bijeenkomsten gewenst zijn. Er is geen vaste voorgeschreven werkvorm maar het ligt voor de hand dat gemeenten hier elk een eigen, vaste werkwijze ontwikkelen in afstemming met de ketenpartners. (BusinessInteraction) Omgevingstafel Als het initiatief haalbaar lijkt, wordt gezamenlijk bepaald hoe de volgende fasen te doorlopen. Belangrijke aspecten daarbij zijn: * Het organiseren van participatie van belanghebbenden voorafgaande aan de vergunningaanvraag. de gemeente kan waardevolle kennis inbrengen betreffende welke doelgroepen te benaderen en wat daarbij de juiste aanpak of werkvorm is. * Het inventariseren van welke aanvullende onderzoeken uitgevoerd moeten worden, bijvoorbeeld ten aanzien van geluid of bodemverontreiniging. Een en ander wordt vervat in een "programma van eisen en wensen"-document dat als resultaat van deze fase wordt opgeleverd. Hierin wordt aangeven welk toetsingskader van toepassing is, welke harde grenswaarden er zijn en waar nog bandbreedtes zijn om het plan te optimaliseren. (BusinessProcess) Bepalen aanpak ontwerpfase Als het plan de wenselijkheidstoets heeft doorstaan, wordt beoordeeld wat de impact is op de (fysieke) omgeving. Bij een grote, negatieve impact komt de haalbaarheid in het geding. Er kunnen ook andere oorzaken zijn waardoor de haalbaarheid twijfelachtig is, bijvoorbeeld financiële aspecten of een gebrek aan draagvlak. (BusinessProcess) Bepalen impact en haalbaarheid Om te bepalen of realisatie van het initiatief wenselijk is, wordt beoordeeld in hoeverre de voorgenomen activiteiten passen binnen de langetermijnvisie van de gemeente en, indien relevant, andere bestuursorganen. De kaders hiervoor zijn beschikbaar in de vorm van de omgevingsvisie(s) van die bestuursorganen. Aanvullend zijn ook de concretere kaders vanuit omgevingsplan, omgevingsverordening, waterschapsverordening en rijksomgevingsdocumenten van belang. In beginsel wordt ieder initiatief verwelkomd dat binnen de omgevingsvisie past. Wanneer het (ook na bijstelling van de ambities van de initiatiefnemer) echt niet past, is dat een reden om de verkenning af te breken. (BusinessProcess) Bepalen wenselijkheid initiatief Als eerste activiteit aan de omgevingstafel maken de deelnemers met elkaar kennis. Met name is van belang dat de deelnemers kennis nemen van elkaars perspectief en belangen, zodat begrip ontstaat voor elkaars standpunten. De initiatiefnemer presenteert zijn/haar plan, eventueel al gedane onderzoeken en al gevoerde overleggen met (andere) belanghebbenden. Het is belangrijk dat de gemeente al in dit stadium de verwachtingen managet. Het vooroverleg is geen goedkeuring van het initiatief en leidt ook niet tot een voorrangspositie voor de initiatiefnemer. Ook is het vooroverleg niet vrijblijvend; afspraken die aan de omgevingstafel worden gemaakt dienen nagekomen te worden. Hier worden ook de praktische afspraken gemaakt over het werken aan de omgevingstafel, zoals de "tafelmanieren", de wijze waarop communicatie (zoals het delen van informatie, het verspreiden van verslagen en dergelijke) plaatsvindt, enzovoorts. (BusinessProcess) Kennismaken deelnemers Na de eerste, gezamenlijke verkenning aan de omgevingstafel zal de gemeente intern bepalen welke positie zij ten aanzien van het initiatief wil innemen. Daarbij wordt beoordeeld of het initiatief een kans of juist een bedreiging is voor het realiseren van de in de omgevingsvisie vastgelegde langetermijndoelen, wat de maatschappelijke impact en relevantie is, en of de gemeente een actieve of juist passieve en neutrale rol wil spelen in het vervolgtraject. (BusinessProcess) Bepalen positie gemeente De Gemeenteraad is binnen de gemeente het bestuursorgaan dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen en ten uitvoer leggen van omgevingsbeleid. De Gemeenteraad kan onderdelen hiervan delegeren aan het College maar blijft eindverantwoordelijk. In het beleid worden tevens kaders (waaronder) kwaliteitseisen opgesteld voor uitvoering van de taken ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De bevoegdheid voor de uitvoering van de VTH-taken ligt rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. De Gemeenteraad heeft een toezichthoudende rol op het College mbt de uitvoering van de VTH-taken als geheel, maar niet op individuele gevallen. (BusinessRole) Gemeenteraad Het College is het dagelijks bestuur van de gemeente. Het bereidt besluiten van de Gemeenteraad voor en kan op onderdelen waarvoor het door de Gemeenteraad is gedelegeerd zelf besluiten nemen. Waar de Gemeenteraad in het beleid kaders opstelt voor de uitvoering (vergunningverlening, toezicht en handhaving), ligt de bevoegdheid voor die uitvoering van de VTH-taken rechtstreeks bij het College als dagelijks bestuur. (BusinessRole) College BusinessProcess Afstemmen rol van gemeente Onder interne adviseurs verstaan we hier medewerkers, teams of afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie die geen primaire verantwoordelijkheid hebben binnen dit bedrijfsproces maar die wel betrokken worden om vanuit de eigen expertise te adviseren. (BusinessRole) Interne adviseurs Onder ‘team verkenning en begeleiding’ vallen alle rollen binnen de gemeentelijke organisatie die medeverantwoordelijk zijn voor het voeren van ‘vooroverleg’ met initiatiefnemers en het daarin vormgeven en inpassen van initiatieven. Hieronder vallen diverse disciplines zoals juristen, geo-specialisten, vergunningverleners en toezichthouders, en met name ook proces- en relatiemanagementrollen zoals de initiatiefmanager dienen deel uit te maken van dit team. De organisatievorm kan per gemeente anders zijn, de term 'team' is hier dan ook functioneel bedoeld en niet als entiteit binnen de organisatiestructuur. Omdat de organisatievorm per gemeente anders kan zijn, zijn de activiteiten binnen dit team hier niet verder naar rollen uitgesplitst. (BusinessRole) Team verkenning en begeleiding Welke rol de gemeente in de ontwerpfase van het initiatief wil vervullen, is afhankelijk van de vraag of de gemeente het initiatief ziet als een kans of juist een bedreiging voor het realiseren van de langetermijndoelstellingen uit de omgevingsvisie, en van de mate waarin het initiatief mag rekenen op draagvlak onder de andere belanghebbenden. Wanneer er sprake is van een 'kans' en/of wanneer er veel draagvlak is zal de gemeente waarschijnlijk een actieve rol willen spelen (zonder de onafhankelijkheid en objectiviteit als bevoegd gezag uit het oog te verliezen); bij het ontbreken van draagvlak of als het initiatief weinig bijdraagt aan de doelstellingen voor de fysieke leefomgeving zal de gemeente een passieve rol spelen. Hierbij is ook van belang in hoeverre het initiatief valt in te passen in de concrete beleidskaders van het omgevingsplan (en de kaders van de ketenpartners). Wanneer sprake is van een initiatief met grote impact, dan zal afgestemd worden met het gemeentebestuur. De gemeente maakt een keuze om wel of niet door te gaan naar de ontwerpfase van het verkenningsproces en koppelt het besluit terug naar de initiatiefnemer en belanghebbenden (voor zover die reeds in het proces betrokken zijn). (BusinessProcess) Bepalen rol van gemeente Wanneer de gemeente besluit aan het initiatief te willen meewerken, zal tijd en geld geïnvesteerd moeten worden in de begeleiding van het initiatief en eventueel in de aanpassing van het omgevingsplan en/of in het aanleggen van bepaalde voorzieningen ter plaatse. In veel gevallen zal de gemeente een anterieure overeenkomst willen afsluiten met de initiatiefnemer over wie welke kosten draagt. In bepaalde gevallen wordt deze stap overgeslagen. (BusinessProcess) Afsluiten anterieure overeenkomst De gemeente schat in of zij voor de resulterende omgevingsvergunning bevoegd gezag is en welke procedure (regulier of uitgebreid) gevolgd moet worden. Ook het besluitvormingsniveau wordt bepaald. Wanneer er geen bijzondere thema's spelen kan de verdere besluitvorming op ambtelijk niveau plaatsvinden. Bij complexe initiatieven zal besluitvorming op het niveau van het College gewenst zijn, en wanneer bijzondere maatschappelijke of beleidgevoelige aspecten een rol spelen, kan betrekken ven de Gemeenteraad gewenst zijn. Op grond van de uitkomst wordt bepaald welke vervolgacties nodig zijn, welke tijdlijnen daarbij gelden en welke rollen betrokken moeten worden. Een en ander wordt vervat in een plan van aanpak voor het vervolg. (BusinessProcess) Plannen vervolgtraject ArchiMateNote - J- u- n- c- t- i- on ArchiMateNote - J- u- n- c- t- i- on ArchiMateNote - J- u- n- c- t- i- on Nadat het team voor de verkenning is samengesteld, is de eerste fase van het bedrijfsproces afgerond. Hierna start de tweede fase, waarin de mogelijkheden en beperkingen vanuit de regelgeving worden verkend. (BusinessEvent) Intake verkenning gereed Met de oplevering van het plan van aanpak voor de vervolgfase is de verkenningsfase afgerond. Dit vormt het vertrekpunt voor de ontwerpbegeleidingsfase waarin de initiatiefnemer zijn/haar plannen uitwerkt in een ontwerp. (BusinessEvent) Verkenning mogelijkheden gereed Wanneer de gemeente van mening is dat het initiatief niet gewenst of niet haalbaar is, wordt de verkenning beëindigd. De initiatiefnemer kan zelf besluiten om het plan verder uit te werken en een vergunningaanvraag in te dienen, maar de gemeente zal in de verdere uitwerking geen rol spelen. (BusinessEvent) Verkenning afgebroken ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship ServingRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship initiatief niet gewenst of niet haalbaar TriggeringRelationship TriggeringRelationship TriggeringRelationship geen anterieure ovk nodig TriggeringRelationship TriggeringRelationship Deze svg is op 25-04-2023 14:31:30 CEST gegenereerd door ArchiMedes™ © 2016-2023 ArchiXL. ArchiMedes 25-04-2023 14:31:30 CEST
Klik hier om deze view op ware grootte te tonen.
Klik hier om de technische details van deze view te tonen.
Legenda




   
   
   
   
   

   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   
   
   
   
   
   
   
   

   
   

   
   

   
   

   
ArchiMate-view 013-02 Verkennen mogelijkheden initiatief
Elementtype  : ArchiMateView
Element-id  : BedrijfsarchitectuurOmgevingswetgemeenten/id-4c043a69-a280-4520-a8a9-f207beafae99
ArchiMate-model  : Bedrijfsarchitectuur Omgevingswet gemeenten
Label  : 013-02 Verkennen mogelijkheden initiatief
Documentatie  : Deze view toont een model van de tweede fase van het bedrijfsproces 'verkennen initiatief'. In deze fase in het bedrijfsproces bespreken de betrokken partijen het initiatief in termen van mogelijkheden. Wenselijkheid, haalbaarheid en impact worden beoordeeld en de gewenste aanpak voor de ontwerpfase wordt bepaald. De gemeente bepaalt intern de rol die zij wil spelen en plant zo nodig het vervolgtraject.
Publiceren  : GEMMA Online en redactie
Object ID  : 4c043a69-a280-4520-a8a9-f207beafae99
Object ID_nl  : 4c043a69-a280-4520-a8a9-f207beafae99
Elementen  : 
Relaties  : 

Reeks opeenvolgend uit te voeren activiteiten die bijdraagt aan een specifiek resultaat, zoals de levering van een Product of Dienst.

De GEMeentelijke ModelArchitectuur met een verzameling samenhangende kaders, richtlijnen, referentiemodellen en standaarden die gemeenten helpt bij het inrichten van hun IT-omgeving en processen.

Overgenomen van "https://www.gemmaonline.nl/index.php?title=BedrijfsarchitectuurOmgevingswetgemeenten/id-4c043a69-a280-4520-a8a9-f207beafae99&oldid=796974"
Deze pagina is het laatst bewerkt op 14 apr 2021 om 14:00.