Beste bezoeker,

op dit moment wordt er een nieuwe release doorgevoerd op GEMMA Online. Hierdoor is de omgeving tijdelijk niet beschikbaar.

Vragen? Stuur een e-mail naar gemmaonline@vng.nl

Met vriendelijke groet, Kenniscentrum Architectuur VNG Realisatie

Handreiking Selectielijst

Laatst bewerkt: 2 februari 2022, 03:00:52
6 - Toelichting Intergemeentelijke organen

6. Toelichting Intergemeentelijke organen

In de selectielijst is een aantal resultaten opgenomen die specifiek zijn voor intergemeentelijke organen. Een goede uitwerking van de selectielijst op de taakvelden relevant voor een bepaald soort intergemeentelijk orgaan (bijvoorbeeld veiligheidsregio’s) kan dienen als addendum op deze handreiking en kan eventueel in samenwerking met de VNG worden opgesteld (zie hoofdstuk 8).

6.1 Bewaarplicht voor intergemeentelijke organen

Het is eerst en vooral van belang dat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het informatiebeheer van intergemeentelijke organen. Dat hangt af van de mandatering of delegatie van taken aan het betreffende orgaan. In de meeste gevallen zijn deze organen in de praktijk zelf aan zet voor de inrichting van hun bedrijfsvoering, en dus ook voor de toepassing van de selectielijst. In dat geval is van groot belang dat het intergemeentelijke orgaan let op welke taken c.q. activiteiten hij/zij uitvoert bij een proces omdat dat het gezichtspunt bepaalt van waaruit het orgaan naar de selectielijstprocestypen kijkt. Niet alle van de 29 selectielijstprocestypen zullen door een intergemeentelijk orgaan worden uitgevoerd: met name selectielijstprocestype 10 Heffen zal op maar een beperkt aantal intergemeentelijke organen (belastingsamenwerkingen) van toepassing zijn. Ook zal een deel van de specifieke resultaten voor hen niet van belang zijn. Door heel strak te kijken naar welke processen/activiteiten het orgaan precies uitvoert in een zaaktype en op basis daarvan een matching te maken met de 29 selectielijstprocestypen van de selectielijst, kan een goede toepassing van de selectielijst worden gerealiseerd. Voor zover een gemeente verantwoordelijk is voor het archiefbeheer van een samenwerkingsverband, is deze gemeente ook verantwoordelijk voor een correcte implementatie van de nieuwe selectielijst bij dat samenwerkingsverband. Voor een goede matching van processen en/of zaken van het samenwerkingsverband door de gemeente is het belangrijk dat de gemeente naar die processen of zaaktypen kijkt alsof gemeente zelf die processen uitvoert. Voorbeeld: Een omgevingsdienst stelt beleid op waarin wordt bepaald hoe de omgevingsdienst aanvragen voor omgevingsvergunningen behandeld. De gemeente wordt daarbij om advies is gevraagd. Er zijn dan twee zaken:

  1. Het adviseren door de gemeente (uitgevoerd door de gemeente). Dat valt onder het hoofdproces 21 Adviseren van de selectielijst.
  2. het opstellen van het beleid (uitgevoerd door de omgevingsdienst). Dit valt volgens de selectielijst onder resultaat 2.1.1 Beleid met een externe werking.

In het archief van de omgevingsdienst wordt het advies van de gemeente dus permanent bewaard als onderdeel van de zaak over het opstellen van het beleid. De gemeente bewaart het advies maar 5 jaar als onderdeel van de zaak ‘het verstekken van een advies’. Indien de gemeente verantwoordelijk is voor het bewaren van het archief van de omgevingsdienst, dient de gemeente het advies dus in twee contexten te beheren. In het ene geval dient de gemeente het advies permanent te bewaren als onderdeel van archief van de omgevingsdienst. In het tweede geval wordt het advies als onderdeel van het gemeentelijk archief 5 jaar bewaard.

6.2 Veiligheidsregio’s (als voorbeeld van het matchen van processen op de Selectielijst)

Deze paragraaf beschrijft hoe een intergemeentelijk orgaan naar de Selectielijst moet kijken. De hieronder beschreven methodiek is dus ook van toepassing op Omgevingsdiensten en RIEC’s (voor RIEC’s zie ook paragraaf 6.5). Een analyse van de processen van de veiligheidsregio’s laat zien dat deze processen goed te waarderen zijn onder de nieuwe selectielijst. Uit de analyse die in 2017 door de Veiligheidsregio’s werd uitgevoerd bleek dat een groot aantal resultaten niet van toepassing op de veiligheidsregio’s omdat deze processen niet door hen worden uitgevoerd: deze resultaten zijn specifiek gericht op de taakuitvoering van gemeenten. Uitgangspunt bij een dergelijke analyse moet zijn om zo min mogelijk uit te gaan van de wettelijke taken (of taakvelden) van veiligheidsregio’s en zo veel mogelijk te kijken naar welke procestypen een veiligheidsregio uitvoert. Er wordt anders snel een keuze gemaakt voor een verkeerd selectielijstprocestype; en op basis van die keuze wordt dan geconcludeerd dat een taak of zaaktype niet gewaardeerd kan worden, terwijl dat wel zo is. Hieronder volgt een aantal opmerkingen vanuit de analyse van de matching van de veiligheidsregio’s zelf. Deze opmerkingen laten goed zien hoe de selectielijst dient te worden toegepast en wat de valkuilen zijn.

  • ‘Optimaal ingerichte organisatie’: het betreft hier geen losstaand proces maar een verzameling van verschillende plannen en diverse beleidsuitgangspunten. De meeste zaaktypen die hier worden bedoeld zullen onder resultaat 1.1.1 Inrichten of wijzigen met een organisatie brede impact vallen.
  • ‘Coördinatie en leiding multidisciplinaire rampenbestrijding en crisisbeheersing’: Geadviseerd wordt om het zaaktype Coördinatie en leiding multidisciplinaire rampenbestrijding en crisisbeheersing te voorzien van metadata waarmee verwezen wordt naar resultaat 2.1.1. Dit geldt ook voor de resultaten die de veiligheidsregio heeft toegevoegd ten behoeve van verschillende verstrekte adviezen. Aangezien deze voor het grootste deel dezelfde bewaartermijn hebben dat ook nog eens overeenkomt met het generieke resultaat, kan volstaan worden met dat generieke resultaat. De bewaartermijn van deze adviezen is 5 jaar na afhandeling.
  • ‘Instellen van een bedrijfsbrandweer’:

o De veiligheidsregio wijst een bedrijf aan die een bedrijfsbrandweer moet instellen. Het bedrijf krijgt daarmee een status. Het zaaktype valt daarmee onder selectielijstprocestype 9 Status toekennen. o Vanuit de systeemanalyse of trendanalyse is geen wens aanwezig om deze archiefbescheiden permanent te bewaren. Ook is daar geen wettelijke verplichting toe. Indien de status is vervallen, kan de aanwijzing dus worden vernietigd. Daarmee valt het zaaktype onder de resultaten 9.1.13, 9.2.1 en 9.3.5 (vernietigen 20 jaar na einde status). Indien het een hele bijzondere situatie betreft kan eventueel verwezen worden naar paragraaf 1.3 van de selectielijst Criteria voor uitzondering van vernietiging. o In dit specifieke geval zijn voor het aanwijzen van de bedrijfsbrandweer aparte resultaattypen met lange bewaartermijnen opgenomen omdat veiligheidsregio’s moeten controleren waarom (of juist waarom niet) een bedrijfsbrandweer is aangewezen.

  • Publicaties met historisch belang: Het is niet ondenkbaar dat een veiligheidsregio een belangrijk rapport uitbrengt dat op basis van resultaat 20.1.1 permanent bewaard kan worden. Bijvoorbeeld een uitgave over een calamiteit of ramp.
  • ‘Informatie c.q. informeren over rampen/calamiteiten.’ Dit is iets wat typisch thuis hoort in de hotspotmonitor. In geval van rampen of calamiteiten vallen alle archiefbescheiden onder paragraaf 1.3 (uitzonderingscategorie) of de hotspotmonitor en dienen vanwege historisch belang bewaard te worden. Het is ook verstandiger dat deze zaken in het SIO worden besproken. De definitie over wat een calamiteit is en wat niet, is in relatie tot een hotspotmonitor niet volledig vastomlijnd. Als hiervoor een specifiek resultaat wordt opgenomen in de selectielijst met een permanente bewaartermijn, dan zouden ook ‘kleine’ calamiteiten zoals bijvoorbeeld een autobrand, permanent bewaard moeten worden.

6.3 GGD

GGD’s zijn intergemeentelijke organen. Daarom vallen ook GGD’s onder de Selectielijst 2020. Met name resultaten 5.1.7 Vaccinatie en 5.1.8 BCG-vaccinatie tegen tbc zijn speciaal voor deze instellingen in de nieuwe selectielijst opgenomen. Daarnaast zullen de GGD’s gebruik kunnen maken van de resultaten 12.1 Toezicht en 12.2.8 Maatregelen in het kader van de publieke gezondheid gericht op gebouwen, goederen en vervoermiddelen om het toezicht en handhaving op de publieke gezondheid/infectieziektebestrijding en medische milieukunde uit te kunnen voeren. Een goede uitwerking van de selectielijst op een specifiek taakveld kan dienen als addendum op deze handreiking en kan eventueel in samenwerking met de VNG worden opgesteld (zie hoofdstuk 8). Daarbij kunnen voor de GGD’s verbanden worden gelegd met PURA http://www.noraonline.nl/wiki/PURA_(Publieke_gezondheid_Referentie_Architectuur.

6.4 Openbare scholen

Openbare scholen zijn steeds onderdeel geweest van de Selectielijst 2012. Het type school dat aan de Selectielijst 2020 deelneemt, is echter beperkt tot die scholen (voor primair en voortgezet onderwijs) die onderdeel vormen van de gemeente, waarbij het gemeentebestuur tevens het bestuur van de school vormt. Alleen dit soort scholen, waarvan er steeds minder zijn tegen achtergrond van de verzelfstandiging in het onderwijsdomein, valt volledig onder de Archiefwet (zie ook de publicatie van de Inspectie Overheidsinformatie uit 2019 https://www.inspectie-oe.nl/toezichtvelden/overheidsinformatie/publicaties/brochure/2019/10/16/informatieblad-archiefbeheer-scholen ). Overige vormen van openbaar en bijzonder onderwijs vallen niet onder het zorgdragerschap van de gemeenten. Daarmee vallen zij ook niet onder deze selectielijst, tenzij zij er bewust voor kiezen om de selectielijst te volgen. Dat is echter niet gebeurd in het voortraject bij de opstelling van de Selectielijst 2020 U kunt dit kenbaar maken aan de VNG. Echter, de selectielijst zal dan opnieuw moeten worden vastgesteld door OCW. Het Nationaal Archief heeft het voornemen uitgesproken te komen tot overleg met de koepels uit het onderwijs..

Voor de scholen waar de selectielijst wel van toepassing is, zijn de resultaten 4.1.7 Vorderingen en eind(examen)resultaten primair, voortgezet of beroepsonderwijs, 8.3.1 Primair of voortgezet onderwijs en 11.1.14 Toelating leerling tot school specifiek opgenomen zoals deze ook al voorkwamen in de Selectielijst 2012. De bewaartermijnen voor examens en diploma’s zijn ten opzichte van de selectielijst 2012 veranderd naar vernietigbaar. Dit sluit beter aan bij de selectielijsten die nu gelden voor het mbo en het hbo.

6.5 RIEC’s

Regionale Informatie en Expertisecentra (RIEC) voeren namens verschillende overheidsorganen taken uit op het gebied van de aanpak van georganiseerde criminaliteit. De RIEC’s zijn geen eigenstandige overheidsorganen, en zijn daarom ook geen zorgdragers conform de Archiefwet. De informatie die door de bureaus ontvangen of opgemaakt wordt, valt echter wel onder de Archiefwet. Zij voeren hun taken immers uit in het verlengde van taken van de convenantpartners, die allen overheidsorganen zijn uit verschillende bestuurslagen. De informatie die door RIEC’s wordt verzameld of gecreëerd bij en voor het uitvoeren van de gemeentelijke taken, valt dus formeel onder de gemeentelijke selectielijst en moet conform die selectielijst worden bewaard en vernietigd. De processen die RIEC’s uitvoeren zijn, net als veel processen die veiligheidsregio’s uitvoeren, niet expliciet beschreven omdat zij vallen onder generieke resultaten van de selectielijst. Zo kan integrale casusaanpak worden gewaardeerd onder 3.1 (vernietigen 5 jaar na einde werking). Beleid dat wordt opgesteld valt, net als voor alle andere gemeentelijke organen, onder 2.1.1. Informatie die wordt gebruikt om het toezicht uit te voeren, valt onder 12.1 (Toezicht uitvoeren). De bewaartermijn voor deze gegevens wordt uitgelegd in paragraaf 6.15. Opgelegde maatregelen vallen onder resultaten 12.2 (handhaving), 12.2.1 of 12.2.5 afhankelijk van de soort maatregel. Paragraaf 6.2 geeft een aantal voorbeelden van hoe een veiligheidsregio moet kijken naar de Selectielijst. Die methode is van overeenkomstige toepassing op RIEC’s.