Beste bezoeker,

op dit moment wordt er een nieuwe release doorgevoerd op GEMMA Online. Hierdoor is de omgeving tijdelijk niet beschikbaar.

Vragen? Stuur een e-mail naar gemmaonline@vng.nl

Met vriendelijke groet, Kenniscentrum Architectuur VNG Realisatie

Handreiking Selectielijst

Laatst bewerkt: 2 februari 2022, 03:00:49
5 - Uitleg van specifieke resultaten

5. Uitleg van specifieke resultaten

Dit hoofdstuk behandelt enkele resultaten uit de Selectielijst 2020. Doel van dit hoofdstuk is ten dele om de werking van de selectielijst te verduidelijken en ten dele om gecompliceerde bewaartermijnen uit te leggen. De hieronder besproken voorbeelden kunnen in de toekomst worden uitgebreid met voorbeelden waarvan gebruikers hebben aangegeven dat er een extra toelichting voor nodig is.

5.1 Beleid met interne of externe werking

Eén van de grootste veranderingen ten opzichte van de Selectielijst 2012 is het onderscheid tussen beleid met interne werking en beleid met externe werking (selectielijstprocestype 2). Beleid met interne werking wordt vanaf 1 januari 2017 beschouwd als vernietigbare informatie. Dit soort beleid levert nauwelijks informatie op die zo bijzonder is, dat deze voor permanente bewaring in aanmerking moet komen. Informatie over hoe een organisatie zijn openbaar gezagtaken uitvoert (beleid met externe werking), moet wel permanent bewaard worden vanwege de cultuurhistorische waarde. Het onderscheid tussen beleid met interne werking en beleid met externe werking kan men daarom uitleggen als beleid omtrent de uitvoering van taken en intern beleid. Dit houdt in dat alle interne beleid vernietigbaar wordt. Onderstaande lijst bevat een aantal voorbeelden van intern beleid:

  • Huisvestingsbeleid t.a.v. de eigen organisatie
  • Functiewaardering
  • Dienstvoorschriften
  • Personeelsbeleid

Organisaties kunnen onder paragraaf 1.3 bepalen dat bepaalde vormen van intern beleid uitgezonderd worden van vernietiging.

Beleid dat betrekking heeft op archief (zoals vernietigingslijsten, handboek vervanging, Beheerregeling (ofwel Besluit) informatiebeheer, e.d.) valt onder beleid met externe werking, aangezien gemeenten en intergemeentelijke organen de taak hebben om informatie te bewaren vanuit historisch oogpunt en daarmee maatschappelijke belangen dienen.

5.2 Verschil tussen positieve en negatieve resultaten: schadeclaims

De bewaartermijnen van zaken zijn afhankelijk van het resultaat van een proces of zaak. Een negatief resultaat leidt tot een andere bewaartermijn dan een positief resultaat. Een ingediende schadeclaim valt onder selectielijstprocestype 13 Geschillen behandelen. Indien de schadeclaim wordt toegekend is er sprake van een geschil met financiële consequenties en valt de zaak onder resultaat 13.1.1 (vernietigen na 7 jaar). Indien de schadeclaim wordt afgewezen is er geen sprake van financiële consequenties en valt de zaak onder resultaat 13.1 (vernietigen na 5 jaar). Deze redenering geldt ook voor zaken die vallen onder selectielijstprocestype 26 Betwisten.

5.3 Ingetrokken en Afgebroken

Een aantal selectielijstprocessen heeft een resultaat Ingetrokken. Het betreft hier zaken die geleid hebben tot het intrekken (of vervallen) van het procesobject. Met andere woorden: het besluit dat wordt genomen leidt ertoe dat het object zijn geldigheid verliest. Onder selectielijstprocestype 11 Toestemming verlenen betekent Ingetrokken dat een al verleende toestemming wordt ingetrokken. Onder selectielijstprocestype 2 Beleid en regelgeving opstellen betekent Ingetrokken dat in het verleden vastgestelde beleid en regelgeving wordt ingetrokken. Zaken en/of processen die worden ingetrokken voordat een beschikking is afgegeven of een besluit is genomen, bijvoorbeeld omdat de aanvraag wordt ingetrokken door de aanvrager, vallen onder het resultaat Afgebroken. Elk selectielijstproces heeft een generiek resultaat voor deze uitkomst. Zo valt een aanvraag voor een omgevingsvergunning die door de aanvrager wordt ingetrokken onder resultaat 11.4 (afgebroken). Indien een aanvrager aangeeft dat van een verleende omgevingsvergunning geen gebruik wordt gemaakt, dan wordt deze omgevingsvergunning ingetrokken en valt de zaak onder resultaat 11.3 of resultaat 11.3.1 (afhankelijk van de aanwezigheid van brondocumenten voor de BAG).

5.4 (Bestuurlijk) Overleg

Onder selectielijstprocestype 19 zijn verschillende resultaten opgenomen voor verschillende soorten overleggen.

5.4.1 Besluitvormend overleg

Resultaat 19.1.6 Agenda, verslag en besluitenlijst van bestuurlijke besluitvorming is het resultaat waar alle vergaderingen van raadsorganen en de vergaderingen van burgemeester en wethouders onder vallen. Voor intergemeentelijke organen geldt dat de vergaderingen van het dagelijks en algemeen bestuur hier onder vallen. De ondernemingsraad c.q. medezeggenschapsraad moet worden beschouwd als een apart orgaan, zodat vergaderingen van deze organen ook onder dit resultaat vallen. Resultaat 19.1.7 Agenda, verslag en besluiten van onafhankelijke adviescommissie of Georganiseerd overleg is het resultaat voor onafhankelijke adviesorganen waarvoor het gemeentelijk orgaan verantwoordelijk is. Het georganiseerd overleg is daar een voorbeeld van, maar ook bijvoorbeeld agenda’s en notulen van de bezwarencommissie en woonruimtecommissie vallen hier onder. Het gaat er daarbij om dat B&W verantwoordelijk zijn voor de zorg voor de archiefbescheiden van deze organen. Indien dat niet zo is, vallen de vergaderingen van deze organen onder resultaat 19.1.12 Agenda, verslag van overleg met derden georganiseerd door derde.

5.4.2 Ambtelijk overleg

Ambtelijk overleg, bijvoorbeeld een afdelingsoverleg, valt onder resultaat 19.1.9 Agenda, verslag van intern ambtelijk overleg. Worden er echter in het betrokken overleg besluiten genomen over onderwerpen die vallen onder de taakuitvoering (zie paragraaf 6.1) dan valt het overleg onder resultaat 19.1.8 Agenda, verslag en besluitenlijst van ambtelijke besluitvorming. De reden dat dit overleg (onder andere management- en directieoverleg) op vernietiging is gesteld, is vanwege de procesgerichte benadering van de selectielijst. Bij zo’n overleg worden meestal besluiten genomen over specifieke zaken. Deze besluiten horen dan thuis in de zaak waar het besluit betrekking op heeft en vormen geen apart proces.

5.4.3 Interbestuurlijk overleg

Deze redenering geldt ook voor bestuurlijk overleg. Alleen als het op zichzelf staande bestuurlijke overleggen zijn, vallen ze onder resultaat 19.1.10 Agenda, verslag van bestuurlijk overleg met derden. Bestuurlijk overleg tussen organisaties kan ook betrekking hebben op één specifieke zaak. Daarmee hoort dat overleg bij die specifieke zaak en geldt de bewaartermijn die voor die zaak geldt.

5.5 Participatiewet

5.5.1 Verstrekking van bijstand

Het verstrekken van bijstand onder de Participatiewet en het verstrekken van voorzieningen vanuit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) valt onder selectielijstprocestype 8 Voorzieningen verstrekken. Het verstrekken van een bijstandsuitkering valt onder het generieke resultaat 8.1 dat een bewaartermijn heeft van tien jaar na beëindiging van de uitkering. Dat houdt in dat het besluit om de uitkering te verstrekken tien jaar bewaard dient te worden nadat de uitkering is gestopt. Eénmalige bijstandsuitkeringen zoals bijstand voor de aanschaf van een koelkast of een computer of vergoedingen voor een tandartsbezoek dienen 10 jaar bewaard te worden. Het is dus niet nodig deze verstrekkingen te bewaren tot na het einde van de bijstandsuitkering. Een ‘cliëntendossier’ kan dus niet als geheel worden gewaardeerd. Een cliëntendossier bestaat namelijk uit meerdere zaken die onder de selectielijst allemaal een aparte bewaartermijn kunnen hebben. Ook hier speelt de AVG een rol: persoonsgegevens die geen rol meer spelen in de bedrijfs- of bewijsvoering van een organisatie, dienen vernietigd te worden. Dat geldt zeker voor zaken in het Sociaal domein waarin veel (bijzondere) persoonsgegevens in voorkomen. Het waarderen van een cliëntendossier in zijn geheel, kan daarom leiden tot het te lang bewaren van persoonsgegevens.

5.5.2 Toezicht, handhaving en terugvordering

De uitvoering van de controle op de Participatiewet valt onder het resultaat 12.1.1 Hercontrole uitkering sociaal domein. Onderzoeken, zoals hercontrole en terugvorderingsonderzoek, die gericht zijn op de rechtmatigheid van de bijstand of de financiële situatie van de uitkeringsgerechtigde, dienen na 10 jaar vernietigd te worden. Langer bewaren van deze zaken is niet nodig. Een burger hoeft namelijk onder de Algemene wet bestuursrecht zijn/haar financiële administratie maar 5 jaar te bewaren. Indien een gemeente vervolgens een terugvordering oplegt, mag een burger zich daar tegen verweren en omdat de burger zijn/haar financiële administratie maar 5 jaar hoeft te bewaren, hoeft die burger zich maar over de laatste 5 jaar te verantwoorden. Indien een gemeente constateert dat een uitkering dient te worden teruggevorderd, kan dus maar een periode van 5 jaar worden teruggevorderd. Dit blijkt onder andere uit een uitspraak van de Centrale Raad van Beroep uit 2019 (ECLI:NL:CRVB:2019:1372). De keuze voor de bewaartermijn van 10 jaar is gebaseerd op de financiële consequenties (7 jaar) waarbij op basis van de risicoanalyse 3 jaar is opgeteld.

5.5.3 Sancties en terugvordering

Indien een uitkeringsgerechtigde een sanctie krijgt opgelegd dient deze zaak onder het generieke resultaat 12.2 tien jaar te worden bewaard na afhandeling van de sanctie. In het geval dat de sanctie een terugvordering betreft bestaat de zaak uit twee delen c.q. zaken:

  1. het opleggen van de sanctie;
  2. de invordering op basis van de sanctie.

Er wordt dus onderscheid gemaakt tussen de zaak met het besluit tot het opleggen van de sanctie en het daadwerkelijk uitvoeren van de sanctie. De opgelegde sanctie is in dit geval niet afhankelijk van het procesobject en wordt dus na tien jaar vernietigd omdat het besluit tot invordering éénmalig is en direct dient te worden uitgevoerd. De uitvoering van de sanctie door terugvordering is een nieuwe zaak en valt onder resultaat 18.3 Geïnde vordering of schuld. De in- of terugvordering van een uitkering kan volgens het Burgerlijk Wetboek 1 artikel 309, twintig jaar duren (indien het vervallen van de invordering elke 5 jaar wordt gestuit). Het kan voorkomen dat de zaak van de invordering 27 jaar (20 jaar voor de duur van de invordering plus 7 jaar van resultaat 18.3) bewaard dient te worden. Er wordt daarbij vanuit gegaan dat alle informatie omtrent de invordering in de zaak van de invordering aanwezig is. Informatie omtrent het besluit tot in- of terugvordering is dan als bijlage in die zaak aanwezig.

5.6 Wet maatschappelijke ondersteuning, Jeugdwet en decentralisatie

5.6.1 Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)

Beleid en plannen voor de uitvoering van de Wmo vallen onder 2.1.1 en 3.1.1 (beleid of plan met externe werking) en dienen permanent bewaard te worden. Voor processen of zaken die betrekking hebben op het opstellen van een plan van aanpak voor een cliënt (resultaat 3.1.5), het verstrekken van een voorziening (resultaat 8.1.1), de controle (resultaat 12.1.2) en de handhaving (resultaat 12.2.6) van voorzieningen vanuit de Wmo geldt dezelfde bewaartermijn: vijftien jaar na afhandeling van de zaak. Er hoeft dus geen rekening te worden gehouden met de duur van de voorziening.

De wetgeving omtrent deze zaken heeft echter een extra gegeven: of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is. De wet en bijgevolg de selectielijst geven hier dus ruimte om archiefbescheiden langer te bewaren van de genoemde termijn. Het houdt in dat een zaak langer bewaard mag worden dan vijftien jaar als de organisatie bepaalt dat informatie langer bewaard moet worden, omdat zij anders haar taak met betrekking tot de Wmo niet correct kan uitvoeren. Daar kan echter bij het bepalen van een bewaartermijn van een zaak geen rekening mee worden gehouden, omdat in dit soort gevallen van tevoren niet is te bepalen hoeveel langer de informatie nodig is. Dat is zaakspecifiek. De meest praktische oplossing is daarom dat er wordt vastgehouden aan de bewaartermijn van vijftien jaar. Voordat deze zaken daadwerkelijk worden vernietigd, dient de afdeling die de Wmo uitvoert te bepalen of de zaken ook daadwerkelijk kunnen worden vernietigd. Het door de uitvoerende afdeling laten beoordelen van de vernietigingslijst die een gemeente of intergemeentelijk orgaan dient op te stellen bij vernietiging, lijkt daarvoor de beste aanleiding. De informatie langer bewaren dan de termijn van 15 jaar kan dus alleen als archiefbescheiden nog van belang zijn voor zorgvuldige uitvoering van de Wmo. Daarmee wordt de AVG niet overtreden omdat die spreekt van een bewaartermijn van maximaal twee jaar na het vervallen van het bedrijfsbelang, of de uitvoering van een wettelijke taak.

5.6.2 Jeugdwet en decentralisatie

De taken van gemeenten onder de Jeugdwet zijn ondergebracht onder resultaten 3.1.4 (plan van aanpak), 8.1.2 (verstrekking), 12.1.2 (controle) en 12.2.6 (handhaving). Voor deze resultaten geldt dezelfde redenering als voor de Wmo zoals hierboven is beschreven. Voor de taken in de Jeugdwet is de regel of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is belangrijk, omdat met name Veilig Thuis-organisaties een gezinssituatie moeten kunnen volgen zolang er kinderen in het gezin aanwezig zijn. Met de hierboven bedoelde regel kan voorkomen worden dat er informatie over de gezinssituatie en de oudere kinderen wordt vernietigd, terwijl er nog een kind in het gezin aanwezig is. Voor uitleg van de zinsnede ‘of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is’ zie paragraaf 5.13. Onder artikel 7.3.9 van de Jeugdwet kan een betrokkene een verzoek doen om zijn gegevens te vernietigen. Indien een gemeente aan dat verzoek voldoet, dient dat binnen drie maanden te gebeuren.

5.6.3 Afgewezen of geweigerd aanvragen in het Sociaal Domein

De Wmo bepaalt een bewaartermijn van 15 jaar; de Jeugdwet een bewaartermijn van 20 jaar. In de wetgeving wordt geen onderscheid gemaakt tussen toegekende of afgewezen aanvragen. In theorie zou dat betekenen dat ook geweigerde en afgewezen aanvragen 15 of 20 jaar bewaard zouden moeten worden. De selectielijst gaat er echter vanuit dat de genoemde termijnen alleen gelden indien een aanvraag leidt tot een positieve uitkomst. In andere gevallen heeft de gemeente namelijk geen reden om deze gegevens te bewaren, omdat deze gegevens niet ‘noodzakelijk zijn voor de uitvoering van’ de gemeentelijke taken. Geweigerde aanvragen vallen daarom onder 8.2, ingetrokken aanvragen onder 8.4.1. Niet doorgegane ondersteuningsplannen vallen onder 3.3.

5.6.4 Ingetrokken aanvragen in het Sociaal Domein

Onder de AVG heeft een betrokkene het recht om een gemeente te verzoeken om persoonsgegevens te vernietigen. In de praktijk blijkt dat dit soort verzoeken vaak over aanvragen voor voorzieningen in het Sociaal Domein (Participatiewet, Wmo en jeugdhulp) gaan die door de aanvrager worden ingetrokken. In dit soort aanvragen zitten vaak veel bijzondere of gevoelige persoonsgegevens verwerkt. Vanwege deze persoonsgegevens en om het aantal verzoeken voor verwijdering van deze aanvragen te verminderen, is een bewaartermijn van 6 weken opgenomen in de Selectielijst 2020. De termijn van 6 weken betreft de termijn voor het indienen van een bezwaar.

5.7 Personeelsdossier

Het klassieke personeelsdossier bestaat niet meer in een procesgerichte omgeving. In principe is een personeelsdossier een verzameling (of zoekvraag) van verschillende zaken die betrekking hebben op hetzelfde personeelslid (procesobject). Ook in de selectielijst is er geen sprake meer van een personeelsdossier, maar zijn er processen rond een personeelslid die terug te voeren zijn op verschillende resultaten in de selectielijst. Zo valt het aanstellen en ontslaan van personeel onder selectielijstprocestype 17 Personen aanstellen, het beoordelen van een personeelslid onder resultaat 4.1.6 Beoordeling personeel en verlof onder resultaat 6.1.1 Verzoek met financiële consequenties. Een ‘personeelsdossier’ bestaat dus uit meerdere zaken die verschillende bewaartermijnen kunnen hebben. Een belangrijke reden voor het apart waarderen van de processen omtrent personeelsleden is de AVG die stelt dat een organisatie informatie moet vernietigen indien het bedrijfsvoeringbelang is vervallen. In de personeelsprocessen zit veel informatie met betrekking tot persoonsgegevens. Het is daarom voor veel processen tegenwoordig onmogelijk om ze te waarderen als ’10 jaar na einde dienstverband’, wat in de Selectielijst 2012 de standaardtermijn was voor personele zaken.

5.7.1 Gegevens over personeelslid dat in aanraking komt met gevaarlijke stoffen

Onder resultaat 4.1.14 dienen gegevens over blootstelling van medewerkers aan gevaarlijke stoffen 40 jaar bewaard te worden. Het betreft hier de daadwerkelijke incidenten en situaties waarbij een medewerker in contact komt met gevaarlijke stoffen. Hieronder vallen ook gegevens over het aanstellen van medewerkers in een functie, als die functie impliceert dat een medewerker in contact kan komen met gevaarlijke stoffen. Goede voorbeelden zijn de aanstellingen van brandweerpersoneel en afvalverwerkers. Arbeidsomstandighedenbesluit art. 4.10c lid 4 zegt dat: “De resultaten van het arbeidsgezondheidskundig onderzoek worden in passende vorm geregistreerd en voor iedere werknemer tot ten minste 40 jaar na beëindiging van diens blootstelling aan gevaarlijke stoffen bewaard, evenals de lijst van werknemers, bedoeld in artikel 4.15 en het register van blootgestelde werknemers, bedoeld in artikel 4.53, eerste lid”. Gelijksoortige specifieke bepalingen zijn opgenomen ten aanzien van blootstelling aan asbest (art. 4.53) en biologische agentia (art. 4.90-91). Ten aanzien van het register m.b.t. biologische agentia en arbeidsgezondheidskundig onderzoek hiernaar, wordt een bewaartermijn van tenminste tien jaar en ten hoogste 40 jaar opgelegd. Dat houdt in dat een organisatie een registratie moet bijhouden van personeelsleden die in contact komen met gevaarlijke stoffen. Zolang deze registratie aanwezig is en voldoende herleidbaar tot (voormalige) werknemers met verhoogd gezondheidsrisico, is het niet nodig om de aanstellingen (of de ‘personeelsdossiers’, zie ook paragraaf 5.7) te bewaren. Aanstellingen kunnen dan gewoon onder resultaat 17.1 worden bewaard.

5.7.2 Functionerings- en beoordelingsgesprekken

In 2017 is de bewaartermijn voor functionerings- en beoordelingsgesprekken al aangepast van 10 jaar na einde dienstverband naar 10 jaar na afhandeling. Indertijd is al een afweging gemaakt in de noodzaak om dit soort gesprekken lang te bewaren. Er werd toen al geconstateerd dat het langer bewaren van personeelsbeoordelingen langer dan 10 jaar overbodig was. Daarom is in 2015 bij het opstellen van de conceptselectielijst van 2017 al besloten om de bewaartermijn aan te passen. Met de inwerkingtreding van de AVG is deze bewaartermijn opnieuw tegen het ligt gehouden aangezien deze beoordelingen veel (bijzondere) persoonsgegevens kunnen bevatten. Veel juristen verwezen naar de bewaartermijn van 2 jaar na afhandeling die werd genoemd in het Vrijstellingsbesluit Wpb. In de rechtspraak zijn echter uitspraken bekend uit beroepzaken over ontslagzaken, waar het beroep werd afgewezen omdat de organisatie geen tot weinig bewijs had over het slecht functioneren van de medewerker. Hieruit kan de conclusie worden gemaakt dat een bewaartermijn van 2 jaar te kort is. Aangezien de aanwezigheid van de vele persoonsgegevens in de beoordelingen is er daarom voor gekozen om een bewaartermijn van 5 jaar te hanteren. Dit zorgt er voor dat persoonsgegevens op tijd worden vernietigd en ook dat werkgevers genoeg tijd hebben om, indien nodig, een historie over slecht functioneren op te bouwen.

5.8 Verzuimbegeleiding en arbeidsomstandigheden

Vanuit pilots bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in 2015 (zie Selectielijst 2017) is gebleken dat het lastig is om de archiefbescheiden omtrent verzuimbegeleiding en arbeidsomstandigheden te waarderen. Daarom wordt dit hier uitgelegd.

5.8.1 Verzuimbegeleiding

Ziektemeldingen vallen onder resultaat 19.1.1 Gegevens met financiële consequenties (vernietigen na 7 jaar) aangezien deze melding financiële consequenties (kunnen) hebben voor de organisatie. Ziektemeldingen die lang duren worden meegenomen in het Plan van aanpak conform de Wet verbetering poortwachter. Deze plannen vallen onder het generieke resultaat 3.1 (vernietigen 5 jaar na einde werking). M.a.w. gegevens over een langdurige ziekte dienen vijf jaar na de betermelding van de medewerker (of einde van de dienstbetrekking) te worden vernietigd. Aangevraagde subsidies waar een organisatie een beroep op kan doen in het geval van een langdurige ziekte, vallen onder resultaat 23.1.2 Subsidie (vernietigen 7 jaar na einde subsidie).

5.8.2 Arbeidsomstandigheden

Dit onderwerp bestaat uit twee onderdelen: de evaluatie (selectielijstprocestype 4) en beleid (selectielijstprocestype 2). Het betreft intern beleid: beleid omtrent de arbeidsomstandigheden valt daarom onder resultaat 2.1 (vernietigen 10 jaar na einde werking). Onder resultaat 4.1.6 Beoordeling personeel is een specifiek resultaat opgenomen voor de beoordeling van personeel (vernietigen na 10 jaar). Daar valt ook de beoordeling of evaluatie van arbeidsomstandigheden onder zoals de toelichting van dit specifiek resultaat al laat zien.

5.9 Leerplicht en Regionale Meld- en Coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten (RMC)

De leerplicht is in een aantal onderdelen uit te splitsen: het verlenen van verlof of vrijstelling en het houden van toezicht. Toegekend verlof valt onder resultaat 11.1.2 Toestemming voor een afgebakende periode en hiervoor geldt 1 jaar na het einde van de periode waarvoor het verlof geldt. Een toegekende vrijstelling valt onder resultaat 11.1.8 Ontheffing leerplicht indien deze de leerplicht betreft en resultaat 11.1.9 Ontheffing kwalificatieplicht als het de kwalificatieplicht betreft. De bewaartermijnen zijn 19 resp. 21 jaar na de geboortedatum van de leerling. Hier zijn de procestermijn en bewaartermijn samengevoegd tot één bewaartermijn die berekend wordt vanaf de geboortedatum van de betrokken leerling. Zo is een leerling leerplichtig tot zijn zestiende. Conform het advies van de Autoriteit Persoonsgegeven (zie paragraaf 4.9) dient persoonlijke informatie 2 jaar na het vervallen van het belang te worden vernietigd. Dat belang vervalt dus op het moment dat een leerling 17 jaar wordt (of 19 in het geval van de kwalificatieplicht). Vandaar de termijn van 19 jaar (17+2). Voor resultaat 12.1.3 toezicht op de leerplicht geldt dezelfde redenering. Voor resultaat 12.1.4 Kwalificatieplicht geldt dat toezicht op de kwalificatieplicht vervalt (en dus eindigt) indien een leerling voldaan heeft aan die kwalificatieplicht of indien die leerling 23 is geworden. Er is dus gekozen voor een termijn van 2 jaar na het einde van het toezicht, omdat het toezicht op de kwalificatieplicht als één doorlopende zaak kan worden gezien.

Bovenstaande is ook de reden waarom de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten (RMC) niet specifiek terug te vinden is in de Selectielijst. De RMC-functies zijn namelijk onderverdeeld onder bovenstaande processen die elk een aparte bewaartermijn kunnen hebben.

5.10 Wet Waardering Onroerende zaken

In de Selectielijst 2012 en de Selectielijst 2017 stonden de waarderingen voor zaken die betrekking hadden op de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) op 7 jaar na afhandeling. De Waarderingskamer adviseert echter een bewaartermijn van 12 jaar na afhandeling. Zij hebben daar twee redenen voor:

  1. Een WOZ-beschikking kan binnen 5 jaar worden gewijzigd en de wijziging maakt dan onderdeel uit van de originele beschikking. 5+7 maakt dan 12 jaar.
  2. De Belastingdienst kan 5 jaar lang gebruik maken van een WOZ-beschikking. In een uiterste geval moet de Belastingdienst dus 12 jaar (5+7) kunnen beschikken over de WOZ-beschikking in de bronregistratie WOZ. Aangezien gemeenten bronhouder zijn voor de Basisregistratie WOZ moeten zij dus de WOZ-beschikkingen als brondocumenten voor die registratie 12 jaar bewaren.

Het komt erop neer dat een gemeente, als bronhouder van de Basisregistratie WOZ, 12 jaar lang door een gebruiker van die basisregistratie kan worden gevraagd of de informatie in de basisregistratie accuraat is. In de Selectielijst 2020 is daarom het resultaat 9.1.5 aangepast naar 12 jaar en is een nieuw resultaat (13.1.5) opgenomen voor een Geschil met invloed op waardering WOZ. Indien een bezwaar over de WOZ niet leidt tot een aanpassing van de WOZ waarde, geldt een bewaartermijn van 5 jaar voor de zaak van dat bezwaar (resultaat 13.1).

5.11 Riolering

Van oudsher wordt riolering permanent bewaard omdat het een beeld geeft van de maatschappelijke ontwikkeling in de afvalverwerking en publieke gezondheid. Inmiddels is bijna geheel Nederland aangesloten op de riolering. Nieuwe riolering wordt in de regel alleen nog aangelegd bij nieuwe grootschalige bouwprojecten. In de selectielijst is daarom gekozen om onderscheid te maken tussen de aanleg van nieuwe riolering (bijvoorbeeld bij de bouw van een nieuwe wijk) en de herstructurering/vernieuwing van bestaande riolering. De aanleg van nieuwe riolering valt als civieltechnisch werk onder 14.1.1 en dient dus permanent te worden bewaard. Herstructurering (vervanging) van riolering valt onder 15.1.1. Meestal wordt één keer in de 15 jaar de riolering vervangen. Dat zou betekenen dat op basis van 15.1.1 zaken over herstructurering van riolering 20 jaar moeten worden bewaard. Deze bewaartermijn is een indicatie en dus afhankelijk van de daadwerkelijke herstructurering. De daadwerkelijke vernietiging van een specifieke zaak dient daarom te worden afgestemd met uitvoerende afdeling.

Gemeentelijke rioleringsplannen vallen als beleidsplannen met externe werking onder resultaat 3.1.1 en dienen daarmee permanent te worden bewaard. Plannen die worden opgesteld ter voorbereiding van onderhoud van riolering vallen onder resultaat 3.1 en zijn daarmee vernietigbaar.

5.12 Website

Onder 20.1.2 ‘onlinecontent ten behoeve van externe communicatie’ dient de website te worden bewaard. Er wordt hier alleen een digitale weergave van de website bedoeld. Achterliggende stukken behorende bij informatie die op website is gepubliceerd vallen niet onder de bewaarplicht van 20.1.2. Zo hoeft een zaak van een aangekondigde APV-vergunning niet permanent te worden bewaard omdat deze op de website is gepubliceerd. Resultaat 20.1.2 is bedoeld om de website van een gemeente of intergemeentelijk orgaan te archiveren zoals die wordt getoond en kan niet worden gebruikt om achterliggende stukken op permanente bewaring te kunnen zetten. Bijzondere gevallen (uitzonderingen op bovenstaande uitleg) kunnen alleen op basis van paragraaf 1.3 Criteria voor uitzondering van vernietiging permanent worden bewaard.

5.13 Of zoveel langer als redelijkerwijs

Organisaties dienen voorzichtig te zijn met het toepassen van de zinsnede “of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van hun taken op grond van deze wet noodzakelijk is”. In de selectielijst is op basis van diverse wetsartikelen deze zinsnede opgenomen. Het betreft met name resultaten waarbij zorg voor meerdere jaren wordt verleend aan jeugdigen van 0 tot 19 jaar, de Wmo en geestelijke gezondheidszorg. Dit houdt in dat zaken die leiden tot deze resultaten altijd aan de proceseigenaren of behandelde ambtenaren moeten worden voorgelegd, voordat tot vernietiging van deze zaken wordt overgegaan. Op basis van de genoemde zinsnede mogen zaken, als dit noodzakelijk is voor het belang van de organisatie, volgens de wetgeving langer bewaard worden. Het is dan wel van belang om de redenen voor het langer bewaren vast te leggen. In het kader van de AVG dient een organisatie gegronde redenen (onder andere een ‘vitaal belang’) te hebben om persoonsgegevens langer te bewaren. Gegevens over een minderjarige langer bewaren omdat een behandelend ambtenaar deze gegevens nog nodig heeft voor zaken die betrekking hebben op gezinsleden van die minderjarige, kan een reden zijn die valt onder ‘wettelijke verplichting’. De rechten van de minderjarige dienen dan onder de AVG te worden afgezet tegen de belangen van de organisatie, of het gezin. Gegevens langer bewaren omdat de behandelende ambtenaar dat zonder concrete onderbouwing wenst, is wettelijk niet toegestaan.

5.14 Videotulen en verslagen gemeenteraad

Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard. In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen Bron: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/democratisch-bewaren-van-videotulen en http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/videotulen-en-de-gemeentelijke-selectielijst-2020. Hierin werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om dergelijke verslagen te maken van openbare vergaderingen, echter: als ze wel zijn gemaakt en gepubliceerd dienen ze op grond van de selectielijst eeuwigdurend te worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet uitsluitend dienen als service aan de burger, maar daadwerkelijke rechtsgevolgen en historisch belang hebben. Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijsten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard. Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen.

In 2013 werd er nog van uitgegaan dat er een verplichting was voor het archiveren van beide versies: besluitenlijst en videotulen. Een uitspraak van de Raad van State in 2014 bevestigde een bepaling in de Gemeentewet dat het maken van een vergaderverslag niet verplicht is. Zie de uitspraak van 22 oktober 2014, uitspraak nummer ECLI:NL:RVS:2014:3756. Dit arrest draaide om de vraag of een gemeente een audioverslag van een raadsvergadering integraal had moeten bewaren. Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, dan valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag. Een verplichting is dit dus echter niet: er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend. In oktober 2016 verscheen een rapport van Archief2020 https://www.archief2020.nl/downloads/videoverslaglegging-duurzaam-toegankelijk , waarin wordt gesteld dat indien er alleen een videoverslag is gemaakt, is dit op basis van de Archiefwet een te bewaren informatie-element is. Deze redenering past bij de huidige trend om van de raadsvergaderingen alleen een videoverslag te publiceren en geen schriftelijk verslag meer te maken. De samenstellers van het recente rapport pleiten overigens wel voor het archiveren van videotulen vooral om het democratisch en maatschappelijk belang te dienen. Daarom is in de Selectielijst 2020 opgenomen dat zowel de opnames (videotulen) als verslagen permanent te bewaren.

5.15 Het uitvoeren van toezicht

Zaken die betrekking hebben op het uitvoeren van toezicht vallen onder resultaat 12.1 van de selectielijst: vernietigen 5 jaar na afhandeling. Controles die regelmatig of éénmalig worden uitgevoerd, moeten dus vernietigd worden 5 jaar nadat de controle is uitgevoerd. Controles op milieuvergunningen zijn daar de uitzondering op: daarvoor geldt een bewaartermijn van 20 jaar na uitvoering, vanwege de mogelijke (milieutechnische) consequenties. Gegevens die nodig zijn voor controles die voortdurend worden uitgevoerd vallen ook onder 12.1. Voor dit soort controles, zoals controles op ondermijning en bijvoorbeeld ook de leerplicht, geldt dat de bewaartermijn afhankelijk is van het moment waarop het toezicht wordt beëindigd. Dit is namelijk het moment waarop de termijn van ‘5 jaar na afhandeling’ in gaat. Aangezien bijvoorbeeld het toezicht op criminaliteit in horecaondernemingen pas wordt beëindigd als die onderneming ophoudt met bestaan, is dat ook het moment dat de bewaartermijn voor dat soort gegevens in gaat. In de praktijk betekent dit dat dit soort gegevens heel lang bewaard kunnen blijven.

Controles die leiden tot wijziging van de bestaande vergunning, maken deel uit van de zaak tot het wijzigen van de vergunningen. Als de vergunning (en dus ook de wijziging van een vergunning) permanent bewaard wordt, geldt dat dus ook voor de controles die geleid hebben tot een wijziging van die vergunning.

5.16 Algoritmes

Nieuw in de Selectielijst 2020 is de verplichting onder resultaat 2.1.2 om algoritmen ‘met ingrijpend maatschappelijk effect en/of complexe structuur’ permanent te bewaren en verwijzing naar resultaat 2.1 voor andere algoritmes. De overheid is verplicht verantwoording af te leggen over haar handelen. Overheden dienen hun besluiten te kunnen onderbouwen en daarmee hun besluitvorming kunnen overleggen. Algoritmes maken steeds vaker onderdeel uit van de automatiseringsprocessen in de maatschappij. Ook overheden maken steeds vaker gebruik van algoritmes om besluiten te nemen. Met behulp van algoritmes worden steeds meer besluiten geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd. De manier waarop dit gebeurt, blijft tot op heden vaak verborgen in systemen waardoor de transparantie van de overheid in het geding komt. De insteek van de Selectielijst 2020 is dan ook dat de gemeenten en intergemeentelijke organen gebruikte algoritmen zo vastleggen dat zij ten alle tijde de genomen besluiten kunnen verantwoorden en de manier waarop de besluitvorming tot stand is gekomen kunnen reconstrueren. Zie ook de discussie http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/algoritmes-en-de-neiuwe-gemeentelijke-selectielijst

Gelet op het innoverende karakter en het maatschappelijke debat over het gebruik van deze technieken, is in de selectielijst een apart resultaattype toegevoegd op basis van de trendanalyse. Hierbij dienen gemeenten onderscheid te maken tussen de inzet van algoritmes die potentieel grote impact hebben op rechten van betrokkenen, en algoritmes waarvoor dat niet geldt. In het eerste geval geldt resultaat 2.1.2 (permanent bewaren) en in het tweede geval geldt dat deze algoritmes vallen onder het resultaat 2.1 (V 10 jaar na einde werking). Permanente bewaring is aan de orde daar waar sprake is van complexe algoritmes die majeure analyses maken met mogelijke ingrijpende gevolgen voor burgers.

Gegevens die door een algoritme worden verwerkt, krijgen in de selectielijst niet dezelfde bewaartermijn als het algoritme (tenzij die data nodig is om het algoritme te beschrijven, zie hierboven). De bewaartermijn van de gegevens hangt namelijk af van het proces dat wordt uitgevoerd. Zie hiervoor ook de discussie over datasets (paragraaf 5.17).

Het bewaren van algoritmes betekent in de praktijk dat de ontwerpen van de onderliggende algoritmen inclusief toelichting en bijbehorende documentatie worden bewaard. Hoe complexer het algoritme, hoe meer documentatie bewaard moet worden om de werking en toepassing van het algoritme te kunnen verantwoorden. Indien het voor de uitleg van de werking van het algoritme nodig is dat de zogenaamde trainingsdata ook wordt bewaard, dienen die net zolang worden bewaard als het algoritme (let dan wel op de mogelijke aanwezige persoonsgegevens, zie paragraaf 4.9). Het is daarbij niet per definitie nodig om de specifiek software te bewaren, als afdoende beschreven wordt hoe het besluitvormingsproces plaatsvindt en welke afwegingen daarin zijn gemaakt.

De meest gebruikte algoritmes zijn eenvoudige ‘beslisboomalgoritmes’: voorgeprogrammeerde formules waarmee voorspelbare processtappen geautomatiseerd kunnen worden. De documentatie hoeft in deze gevallen niet heel uitgebreid te zijn om de besluitvorming voldoende te kunnen onderbouwen. De bewaartermijn van deze algoritmes begint te lopen vanaf het moment dat de onderliggende zaak niet meer geldig is

Daarnaast wordt er steeds vaker gebruikt gemaakt van gegevensanalyse bij beleidsvormingsprocessen. In de hiervoor toegepaste algoritmes wordt steeds vaker gebruik gemaakt van o.a. machine learning en deep learning technieken. Deze toepassingen worden in de regel niet gebruikt voor het automatiseren van processen, maar wel voor het maken van geautomatiseerde analyses. In de afgelopen jaren is maatschappelijk debat ontstaan over de toepassing van dergelijke algoritmen bij overheidsorganen, met potentieel ingrijpende gevolgen voor de privacy van burgers en mogelijke profilering. Voorbeelden zijn Syri, die voor de opsporing van fraude is gebruikt, en de gezichtsherkenning op het Stratumseind in Eindhoven, waarbij maatschappelijke onrust ontstaan is omdat hier persoonsgegevens werden gebruikt om te profilering mogelijk te maken en op basis van die profilering handelend op te treden. Het is van belang het gebruik en de ontwikkeling van machine learning te documenteren en bewaren.

In een volgende update van de Selectielijst zal het toevoegen van het resultaat 2.1.2 worden geëvalueerd en zal dit onderwerp verder worden uitgewerkt. In 2020 ontwikkelt de werkgroep Algoritmes en Accountability van het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) een handreiking voor het archiveren van algoritmes (Stand van zaken in maart 2020). Tevens werkt het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) in 2020 aan een ‘starterskit’ voor gemeenten, gericht op verantwoorde inzet van algoritmen, waarin tevens aandacht wordt besteed aan documenteren en archiveren.

5.17 Datasets

In navolging van de bewaring van algoritmes (paragraaf 5.16) speelt ook het bewaren van datasets. Datasets verschillen in grootte, samenstelling en functie. Welke informatie is opgenomen in een dataset en de manier waarop deze wordt gebruikt bepaalt de waarde van de dataset, en daarop wordt de bewaartermijn gebaseerd. Vanuit de methodiek van de Selectielijst 2020 bepaalt het proces waarin de dataset wordt gebruikt de bewaartermijn van de dataset: een dataset die wordt gebruikt om toezicht uit te voeren valt onder proces 12 en een dataset dat wordt gebruikt wordt om een WOZ beschikking op te stellen onder 9.1.5.

Hergebruik

Een aandachtspunt bij datasets is dat ze kunnen worden hergebruikt. Op het moment van het waarderen van datasets is vaak niet bekend op welke manieren en voor welke doeleinden die datasets kunnen worden hergebruikt. Zo vallen (telefonische) contacten van het klantencontactcentrum (KCC) onder resultaat 6.1.3 als het contact niet onder een specifieke zaak valt. Eén telefonisch contact kan dan worden gezien als één informatieobject. Als echter een aantal van deze informatieobjecten worden verzameld in een dataset en deze dataset worden gebruikt om mensen te trainen in het afhandelen van telefonische contacten, valt de dataset als een afzonderlijk informatieobject onder resultaat 22.1 en krijgt de dataset een andere bewaartermijn.

Controle

Voor veel datasets geldt dat deze opnieuw worden gebruikt voor verschillende doeleinden. Bij het daadwerkelijk vernietigen van een dataset dient daarom worden gecontroleerd of voor welke doeleinde de dataset is gebruikt, om de bewaartermijn te bepalen.

Open data

In geval een dataset door een gemeente openbaar wordt gemaakt, is niet te voorspellen voor welke doeleinden die dataset zal worden gebruikt door derde partijen. Daarom is de selectielijst resultaat 20.1.7 opgenomen. Het betreft hier datasets die een gemeente onder andere onder de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) verplicht is om openbaar te maken. Hierbij is de bewaartermijn van de dataset afhankelijk gemaakt van de geldigheid van de informatie. Dat houdt in dat de bewaartermijn afhankelijk is van de waarde van de informatie voor de organisatie en niet voor de maatschappij. De selectielijst houdt hierbij dus geen rekening met de mogelijke herhaalde verzoeken van derde partijen voor het gebruik van de datasets.

Sensordata

Onder de nieuwe Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) die in 2021 van kracht wordt, worden overheden verplicht sensordata via API’s beschikbaar te stellen. Het betreft hier realtimedata Een overheid is onder de Who niet wettelijk verplicht deze sensordata (na doorgifte) te bewaren. De sensordata kunnen, in zoverre ze eventueel zijn opgeslagen, daarom na het vervallen van het belang voor de bedrijfsvoering worden vernietigd Dit geldt niet voor camerabeelden. Hiervoor geldt onder resultaat 12.1.9 een bewaarplicht van 4 weken.

5.18 Logging-gegevens

Met 'logging-gegevens’ wordt hier bedoeld de gegevens over wie wanneer welke informatie heeft ingezien. In sommige gevallen is het van belang dat kan worden nagegaan welke medewerkers toegang hebben gehad tot bepaalde gegevens. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zegt onder artikel 9.4.4.2 “Het gebruik van systeemhulpmiddelen wordt gelogd. De logging is een halfjaar beschikbaar voor onderzoek”. 12.4.2.2 van de BIO zegt daarnaast: “Ten behoeve van de loganalyse is op basis van een expliciete risicoafweging de bewaarperiode van de logging bepaald. Binnen deze periode is de beschikbaarheid van de loginformatie gewaarborgd”. Alle gemeenten in de Nederland hebben zich geconformeerd aan de BIO. In de Selectielijst 2020 is daarom onder 19.1.23 een resultaat opgenomen met een bewaartermijn van 6 maanden. Hierbij wordt de BIO gezien als een wettelijk voorschrift. In de praktijk is het nodig dat sommige logging-gegevens in verband met mogelijke audits langer bewaard moeten worden. Daarnaast zijn er gevoelige persoonsgegevens waarvan het logisch is dat logging-gegevens langer bewaard worden. Zo is er al een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar voor logging-gegevens van medische gegevens. De bewaartermijn in de Selectielijst 2020 daarom worden gezien als een minimale termijn. De Handreiking dataclassificatie van de Informatie BeveiligingsDienst (IBD) https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/handreiking-dataclassificatie-2 hanteert een bewaartermijn van 6 maanden voor monitoringsgegevens van informatie met een BasisBeveiligingsNiveau (BBN) Laag. Voor een BBN Midden wordt een bewaartermijn van 2 jaar geadviseerd en voor BBN Hoog 3 jaar. Het is daarom van belang dat bij vernietigen van logging-gegevens niet automatisch van 6 maanden moet worden uitgegaan. Zie ook de discussie op http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/logginggegevens-en-de-gemeentelijke-selectielijst

Indien er geconstateerd wordt dat er een beveiligingsincident is opgetreden, is de bewaartermijn volgens de Selectielijst 5 jaar conform resultaat 15.1. Daaronder vallen dan ook de monitoringsgegevens die horen bij de informatie waar het incident betrekking op heeft.

5.19 Vervanging, migratie, conversie, vervreemding, overbrenging

Onder resultaat 19.1.14 is bepaald dat gegevens over migratie en conversie van permanent te bewaren gegevens permanent bewaard moet blijven. Voor vernietigbare gegevens is hier geen bepaling voor opgenomen. Logischerwijs dienen gegevens over conversie of migratie van vernietigbare gegevens net zolang worden bewaard als de vernietigbare gegevens zelf: die zijn immers het procesobject van die conversie of migratie. Doel is namelijk het kunnen vaststellen van de authenticiteit en betrouwbaarheid van de informatie. Als informatie is vernietigd, zijn dus ook gegevens over eventuele migratie of conversie van die informatie niet meer nodig. Gemeenten kiezen er in lokale regelgeving ook geregeld voor om de bepalingen van de Archiefregeling van overeenkomstige toepassing te laten zijn op vernietigbare bescheiden. Dit is ook zo opgenomen in de model-Beheerregeling van de VNG https://vng.nl/brieven/actualisering-model-archiefverordening-2017-en-aanhangende-modellen-ivm-de-aanpassingswet-wet-normalisering-rechtspositie-ambtenaren. Op deze manier wordt voorkomen dat gegevens over migratie of conversie van vernietigbare data te vroeg vernietigd worden.