Beste bezoeker,

op dit moment wordt er een nieuwe release doorgevoerd op GEMMA Online. Hierdoor is de omgeving tijdelijk niet beschikbaar.

Vragen? Stuur een e-mail naar gemmaonline@vng.nl

Met vriendelijke groet, Kenniscentrum Architectuur VNG Realisatie

Handreiking Selectielijst

Laatst bewerkt: 2 februari 2022, 03:00:48
4 - De Selectielijst in de praktijk: van zaaktype naar selectieresultaat

4. De selectielijst in de praktijk

Dit hoofdstuk behandelt de vertaling van een zaaktype naar de resultaten die genoemd worden in de selectielijst. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe de mogelijke resultaten van een zaaktype gerelateerd moeten worden aan de soorten resultaten uit de selectielijst.

Figuur 3. De mapping van een zaaktype op de resultaten in de selectielijst

4.1 Matchen zaaktypen op de selectielijst

Voor een correcte vertaling van de selectielijst naar de zaaktypencatalogus (ZTC) van een gemeentelijk of intergemeentelijk orgaan is een goed begrip nodig van:

  1. het onderscheid tussen generieke en specifieke resultaten
  2. de 29 selectielijstprocestypen
  3. het object dat hoort bij het selectielijstprocestype
  4. de risicoanalyse


Werkwijze:

  1. Bepaal de activiteit of het proces dat de organisatie daadwerkelijk uitvoert met een bepaald zaaktype. Vraagt de organisatie een vergunning aan, of vraagt een derde toestemming van de organisatie? Voert een organisatie iets uit of adviseert de organisatie alleen maar? De activiteit die de organisatie uitvoert, bepaalt het gezichtspunt van de organisatie.
  2. Bepaal op basis van de analyse onder 1. onder welk selectielijstprocestype de activiteit of het proces valt, zoals uitgevoerd door de organisatie. Het gezichtspunt van de organisatie is daarbij het belangrijkste uitgangspunt. Het is van belang om goed naar de toelichting te kijken die bij het selectielijstprocestype hoort, aangezien de verschillen tussen sommige selectielijstprocestypen minimaal kunnen zijn.
  3. Bepaal welke resultaten het betreffende proces of zaaktype kan hebben.
  4. Bepaal of een resultaat van een proces of zaaktype onder een specifiek resultaat valt (zie figuur 3). Als dat niet zo is, valt het resultaat onder het generieke resultaat.
  5. Noteer bij uw zaaktype het unieke nummer van het resultaat dat bij uw zaaktype hoort of voeg een koppeling van uw zaaktype naar het geselecteerde resultaat van de selectielijst toe.

Uit de pilots die zijn gehouden bij het testen van de opzet van de Selectielijst 2017, kwam naar voren dat een goed gebruik van de selectielijst inhoudt dat bij de inrichting van een zaaktype goed nagedacht moet worden over het proces dat de organisatie daadwerkelijk uitvoert. Hoe beter de analyse van het zaaktype of proces, hoe makkelijker de matching met de selectielijst. Dit vereist een proactieve houding van de informatiemanager(s) en gestructureerd overleg met de proceseigenaren. Er zijn in 2015 pilots uitgevoerd bij de Gemeenten Tilburg, Amsterdam en Noordoostpolder en de gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom.

In de pilots werd geconcludeerd dat het waarderen op ‘documentniveau’ niet meer mogelijk is; niet in een analoge en niet in een digitale omgeving. Documenten c.q. archiefbescheiden kunnen voorkomen in meerdere zaken. Deze zaken kunnen onder verschillende resultaten uit de selectielijst vallen. Eén informatieobject kan daardoor onder meerdere bewaartermijnen vallen. Informatie dient bewaard te blijven zolang die informatie nog waarde heeft voor één van de zaken waarin die informatie is gebruikt. Het is van belang dat een organisatie deze informatie identificeert en maatregelen treft om te zorgen dat informatie die in meerdere zaken of processen voorkomt niet te vroeg worden vernietigd.

4.2 Verwerking in systemen

Verschillende processen of zaaktypen worden in verschillende applicaties (documentmanagement-systemen, zaaksystemen, financiële systemen, e.d.) afgehandeld, soms zelfs in meerdere tegelijk (zie figuur 4). Het is van belang dat aan elk proces of zaaktype, onafhankelijk van de applicatie (bijvoorbeeld een vakapplicatie) waarin het wordt uitgevoerd, een bewaartermijn uit de selectielijst is gekoppeld.

Figuur 4. Effect selectielijst op verschillende niveaus

Idealiter heeft een applicatie een mechanisme waarbij automatisch, aan de hand van de bewaartermijn, wordt berekend wanneer bepaalde informatie moet of kan worden vernietigd. Indien dat mechanisme niet aanwezig is, dient in ieder geval duidelijk te zijn dat een proces of zaaktype een bepaalde bewaartermijn heeft en waarop die is gebaseerd. Het is dan ook noodzakelijk om deze gegevens als metadata op te nemen bij een proces of zaaktype. Deze metadata horen ook vastgelegd te zijn in de zaaktypecatalogus van de organisatie. Daarnaast dient de informatiemanager inzichtelijk te hebben welke informatie in welke (informatie)systemen aanwezig is (zie figuur 4). Alleen dan kan correcte vernietiging van archiefbescheiden plaatsvinden.

Figuur 5. Voorbeeld van verwerking van de selectielijst in een informatiesysteem

Figuur 5 is een voorbeeld van de verwerking van de nieuwe selectielijst in een ZTC. In dit voorbeeld is de naam van het resultaat aangepast aan de nieuwe benaming in de selectielijst. Daarnaast is er een (web)link naar de nieuwe selectielijst geplaatst. Vervolgens is gekeken of de bewaartermijn van het procestype is veranderd. De procestermijn is in dit voorbeeld opgenomen conform de methodiek van de ZTC 2.0 en er wordt daarbij verwezen naar de registratie van het contract in het informatiesysteem waar de contracten worden bijgehouden.

4.2.1 Verwerking buiten zaaksystemen of vakapplicaties

Niet alle informatie wordt verwerkt in een zaaksysteem of vakapplicatie. Omdat deze informatie vaak wordt opgeslagen zonder het bijbehorende proces is het lastig om de juiste bewaartermijn te bepalen. In die gevallen moet worden gekeken naar de processen die leiden tot het creëren van de informatie en naar de processen die gebruik maken van die processen. De bewaartermijn van de informatie is in deze gevallen afhankelijk van de onderliggende raadplegende en creërende processen. Het proces met de langste bewaartermijn bepaalt dan de bewaartermijn van de informatie. De gecontroleerde en verantwoorde vernietiging van deze informatie zal veelal op een logisch beredeneerde manier handmatig (bijvoorbeeld met query’s) uitgevoerd moeten worden. Dan is altijd nog beter om bij de inrichting van processen en informatiesystemen rekening te houden met de vereisten voor ‘archiving by design’.

4.3 Papieren dossiers

Voor het bepalen van de bewaartermijnen van papieren dossiers geldt dezelfde methode zoals die in paragraaf 4.1 is besproken. Aangezien in de papieren situatie archiefbescheiden vaak zonder context ter archivering worden aangeboden zal de archiefmedewerker een extra stap moeten maken, waarbij hij/zij bepaalt in welke proces (of zaaktype) de archiefbescheiden een rol hebben of hadden. Pas daarna kunnen de stappen worden genomen die in de paragraaf 4.1 zijn besproken. Het is verstandig dat de organisatie een concordans opstelt waarin archiefbescheiden (op basis van het proces of zaaktype waarin zij een rol vervullen) worden gekoppeld aan een selectielijstprocestype en eventueel een resultaat in de nieuwe selectielijst. De VNG stelt bij deze selectielijst tevens de SelectTool beschikbaar waarin onder andere een concordans met de Selectielijsten 2012 en 2017 is opgenomen (zie paragraaf 8.2).

4.4 Opschoning

Met de procesgerichte Selectielijst 2020 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn voor de reconstructie van de zaak (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid, kladversies, dubbele exemplaren en uitnodigingen voor vergaderingen) kunnen indien gewenst worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2020 vermeldt geen opschoningsmomenten meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning plaatsvindt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het orgaan kan eventueel hiervoor richtlijnen opstellen.

4.4.1 Voor- en nadelen van opschoning

Nadelen

Uiteraard dient de logische samenhang van de zaak bij opschoning niet verstoord te worden. Opschoning dient dan ook te gebeuren door gekwalificeerd personeel met kennis van de zaaktypen en begrip van de inhoud van zaken. Een niet goed uitgevoerde opschoning kan leiden tot vernietiging van essentiële archiefbescheiden. Een ander nadeel is de tijd (en daarmee geld) die een goede opschoning kost. Een gedegen opschoning kan tijdrovend zijn en een grote investering voor de organisatie betekenen. De efficiencywinst die hieruit voortvloeit weegt mogelijk niet op tegen die investering.

Voordelen

Een voordeel van opschoning is de kostenbesparing die het de organisatie oplevert. Er hoeft minder data te worden opgeslagen en onderhouden. Een organisatie hoeft ook minder data over te brengen naar de archiefbewaarplaats en betaalt daardoor mogelijk op termijn minder opslag- en beheerkosten. Minder data betekenen ook een betere ontsluiting van de nog beschikbare archiefbescheiden. Immers, hoe minder archiefbescheiden, hoe minder ‘hits’ bij een zoekopdracht en dus hoe gemakkelijker archiefbescheiden zijn terug te vinden. Het is aan te bevelen om bij het opstellen van de richtlijnen voor opschoning van zaaktypen te identificeren bij welke archiefbescheiden dit een rol zou kunnen spelen, en voor die archiefbescheiden een (opschonings)termijn te benoemen.

4.5 Uitzondering van vernietiging

De Selectielijst 2012 gaf onder paragraaf 1.4 de mogelijkheid om bijzondere zaken die voor vernietiging in aanmerking komen, permanent te bewaren. In de Selectielijsten van 2017 en 2020 is deze keuze gehandhaafd en opgenomen onder paragraaf 1.3 Criteria voor uitzondering van vernietiging. Deze paragraaf geeft de mogelijkheid om archiefbescheiden permanent te bewaren omdat zij bijzonder zijn voor de organisatie.

Daaronder vallen:

  • zaken met een uniek karakter
  • bijzondere gebeurtenissen
  • beeldbepalende, karakteristieke, bijzondere objecten
  • samenvattingen van gegevens
  • belangrijke burgers en functionarissen
  • bescheiden die vervangen wat door een calamiteit verloren is gegaan
  • precedenten: individuele zaken die leiden tot algemene regels
  • bescheiden waarbij vernietiging de logische samenhang zou verstoren

De andere reden om archiefbescheiden uit te zonderen van vernietiging is de hotspotmonitor. In overleg met het Strategisch informatieoverleg kunnen zaken die trends in de maatschappij identificeren, op permanente bewaring worden gesteld.

4.5.1 Steekproefsgewijze bewaring

Er wordt in de selectielijst een aantal gronden genoemd om archiefbescheiden van vernietiging uit te zonderen in de paragraaf 1.3 Beginselen voor bewaring en vernietiging. Een van deze criteria is dat de betreffende archiefbescheiden ‘representatief’ zijn. Bijvoorbeeld omdat deze een historisch beeld geven van de uitvoering van een taak door een organisatie. Dat wil niet zeggen dat het orgaan willekeurig bij elk proces een steekproef kan nemen en bewaren, maar enkel daar waar het nodig is voor de representativiteit van het archief. Een steekproef is een methode om uitvoering te geven aan het criterium ‘representatief’. Steekproefsgewijs bewaren houdt in het selectief permanent bewaren van een gedeelte van een serie of verzameling zaken, als voorbeelddossiers. De methodiek is beschreven in de Handleiding steekproeven van het Nationaal Archief uit 2019. Deze handleiding bevat een aantal handige manieren en tips om een steekproef uit te voeren. De methodiek van de handreiking wordt door de Selectielijst 2020 niet voorgeschreven, maar een organisatie kan desgewenst gebruiken van de beschreven manieren om een steekproef uit te voeren. De Handleiding steekproeven is te vinden onder: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/waardering-en-selectie/handleiding-steekproeven

4.6 Afwijken van bewaartermijnen

Het verlengen of verkorten van bewaartermijnen voor vernietigbare processen of zaken is volgens de Selectielijst 2020 niet mogelijk. Het langer of korter bewaren van vernietigbare archiefbescheiden wordt ook afgeraden: vaak is er in de risicoanalyse die bij deze resultaten c.q. bewaartermijnen hoort, een wettelijke termijn verrekend. Het afwijken van de voorgestelde termijnen kan leiden tot bijvoorbeeld overtredingen van de AVG.

4.7 Automatisering van zaaktypen

Een uitgangspunt van de selectielijst is dat deze volledig geautomatiseerd toegepast moet kunnen worden in DMS-en, zaaksystemen en procesapplicaties. Aangezien veel bewaartermijnen afhankelijk zijn van een procesobject, is automatische toepassing van de selectielijst alleen mogelijk als een organisatie overgaat tot (proces)objectgerichte registratie. Zolang dat niet gebeurt, dienen er voorzieningen te zijn waarbij achteraf gecontroleerd wordt of procesobjecten zijn vervallen of beëindigd. Op dat moment pas kunnen zaken worden vernietigd die aan dat procesobject zijn gekoppeld. Indien een organisatie overgaat tot objectgerichte registratie kunnen deze voorzieningen verminderd, maar niet afgeschaft worden. Aangezien de hotspotmonitor en paragraaf 1.3 van de selectielijst (kort achteraf bijzondere zaken van vernietiging uitzonderen) de mogelijkheid bieden of de organisatie zelfs verplichten tot het afwijken van de bewaartermijnen in de selectielijst op zaakniveau, zal er altijd een (handmatige) activiteit plaats moeten vinden, waarmee de bewaartermijn van de individuele zaken wordt aangepast.

4.8 Geactualiseerde ImZTC 2.2 voor implementatie van de selectielijsten 2017/ 2020

Deze paragraaf gaat in op de verhouding tot het geactualiseerde Informatiemodel voor de Zaaktypencatalogus (ImZTC) van de gemeentelijke informatiearchitectuur GEMMA versie 2.2 (https://www.gemmaonline.nl/index.php/ImZTC_2.2_in_ontwikkeling). Met deze aanpassing wordt het ImZTC voorzien van de nodige modellering om selectie volgens de Selectielijsten 2017 en 2020 toe te passen, en wordt een aantal bestaande attributen daarmee in lijn gebracht. Het betreft de attributen (kenmerken) die betrekking hebben op de juiste toekenning van vernietigings- en overbrengingstermijnen aan zaken. Deze aanpassing is voor drie doelgroepen van belang:

  1. Softwareontwikkelaars kunnen de functionaliteiten van hun applicaties conform het ImZTC 2.2 aanpassen voor de toepassing van selectie. (Hierop wordt in deze handreiking niet tot in detail ingegaan; zie hiervoor de pagina over het ImZTC op GEMMA Online https://www.gemmaonline.nl/index.php/Informatiemodel_Zaaktypen_(ImZTC).
  2. De ZTC-beheerder kan met deze aanpassingen de selectielijst naadloos toepassen bij de inrichting van de zaaktypen.
  3. Zaakbehandelaars, Recordsmanagers en informatiebeheerders kunnen deze functionaliteiten in de praktijk aanwenden: het toekennen aan zaken van de juiste waarden van procesobject, procestermijn en bewaartermijn (zie Bijlage 3 in deze handreiking). Volledigheidshalve verwijzen we voor nadere uitleg over versie 2.1 van het Informatiemodel voor de Zaaktypencatalogus (ImZTC) naar bijlage 4.


De belangrijkste wijzigingen in het ImZTC hebben betrekking op de functionele eisen voor het toepassen van de soorten procestermijn 1 t/m 5:

  1. De procestermijn is nihil, de bewaartermijn start op de einddatum van de zaak. Deze categorie leidt eigenlijk niet tot verandering van het ImZTC. De standaardwaarde is ‘Afgehandeld’ en de bewaartermijn (de zgn. ‘archiefactietermijn’) gaat gelijk lopen na afhandeling van de zaak.
  2. De procestermijn eindigt en de bewaartermijn start bij het einde van de geldigheid van het procesobject. Dit ‘object’ is bijvoorbeeld de persoon, het bouwwerk of de gebeurtenis waar de zaak betrekking op heeft. De bewaartermijn (de zgn. ‘archiefactietermijn’) gaat in na de ‘einddatum van het procesobject’: dus in het voorbeeld als de persoon is overleden, het bouwwerk is gesloopt of de gebeurtenis (de buurtbarbecue) is afgelopen. Ook een andere zaak kan een procesobject zijn, bijvoorbeeld een voorafgaande zaak bij bezwaar en beroep, of een hoofdzaak bij een deelzaak, bijvoorbeeld een zienwijze bij een omgevingsvergunning.
  3. De procestermijn beslaat een vast aantal jaren, zodat de bewaartermijn start na dit vast aantal jaren na afronding van de zaak. De duur van de procestermijn kan gelijk zijn voor alle zaken van een zaaktype, bijvoorbeeld bij het verstrekken van een starterslening. Dit kan ook zaakafhankelijk zijn, bijvoorbeeld bij planmatig onderhoud aan een bouwwerk. Deze duur wordt dan tijdens de behandeling van de zaak bepaald.
  4. Vergelijkbaar met categorie 2 (de procestermijn is de levensduur van het procesobject), met het verschil dat de einddatum van het procesobject tijdens de uitvoering van de zaak bekend wordt (bijvoorbeeld wanneer een opgelegd gebiedsverbod afloopt).
  5. De procestermijn en bewaartermijn zijn samengevoegd. De totaalwaarde van de bewaartermijn is afgeleid van een persoonsgebonden datum, in de regel iemands geboortedatum (bijvoorbeeld bij vaccinaties en leerplicht).


Op deze manier wordt in versie 2.2 van het imZTC selectie voor zover dat mogelijk is automatiseerbaar gemaakt. De zaaktypen, procesobjecten en resultaattypen bepalen in samenhang de bewaartermijn (zie bijlage 2). Het ImZTC kent een mogelijkheid om aan te geven dat bepaalde typen archiefbescheiden in een zaakdossier een bewaar- of vernietigingstermijn hebben die afwijkt van de termijn van het gehele zaakdossier. Dit is gerelateerd aan het opschonen van dossiers (zie elders in deze handreiking). Het wordt aan de archiefvormer overgelaten om een dossier al dan niet op te schonen bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Daarnaast vereist de AVG in sommige gevallen mogelijk het tijdig verwijderen van persoonsgegevens uit zaken, eerder dan de vernietigingsdatum van het dossier. Voor de uitzondering van vernietiging in geval van hotspots (zie paragraaf 4.5) is tevens een voorziening getroffen in het ImZTC, met de waardering ‘bewaren met uitzondering’ en de mogelijkheid om in een kenmerk bij het betreffende informatie-element naar de betreffende hotspot te verwijzen.

De ImZTC 2.2 is gebruikt als basis voor de nieuwe API-standaarden voor zaakgericht werken. Met betrekking tot archivering is een document opgesteld.

Een uitputtende behandeling van de samenhang van gebruikte termen in de Selectielijsten 2017/ 2020, en het ImZTC staat op de pagina over het ImZTC versie 2.2. (https://www.gemmaonline.nl/index.php/ImZTC_2.2_in_ontwikkeling). De belangrijkste attributen van zaaktypen en resultaattypen binnen het ImZTC zijn als volgt gerelateerd tot de Selectielijst 2017/ 2020:

ImZTC attribuut (kenmerk) Relatie tot Selectielijst 2017/ 2020
Zaaktype
Naam procestype Procestypenaam
Nummer procestype Procestypenummer
Procesobjecttype Procesobject
Selectielijst-omschrijving Titel en versie van de selctielijst
Resultaattype
Omschrijving resultaat
Procesobjectaard Omschrijving
Indicatie generiek Afgeleid van Generiek/ Specifiek
Selectieklasse Nummer resultaat
Procestermijnduur Procestermijn
Archiefnominatie Waardering
Archiefactietermijn Bij ‘Vernietigen’ de Bewaartermijn, bij ‘Bewaren’ de overbrengingstermijn (niet in Selectielijst)
Brondatum archiefprocedure
  1. Afleidingswijze
  2. Registratie
  3. Objecttype
  4. Datumkenmerk
  5. Einddatum bekend
Afleiden uit de vermeldingen in Procestermijn en Omschrijving (en uit de categorieën 1 t/m 5)

4.9 Algemene Verordening Gegevensbescherming en Wet bescherming persoonsgegevens

Onder paragraaf 1.3 Beginselen voor bewaring en vernietiging is in de Selectielijst 2020 een alinea opgenomen waarin wordt verwezen naar Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In de selectielijst is een aantal bewaartermijnen aangepast of toegevoegd ten gevolge van de bepalingen in de AVG en Uitvoeringswet (Stb. 2018, 144). Zo is zijn er resultaattypen opgenomen voor Assessments en ingetrokken aanvragen in het Sociaal Domein (zie paragraaf 6.6.4) en is de bewaartermijn voor functionerings- en beoordelingsgesprekken teruggebracht van 10 jaar naar 5 jaar na afhandeling. In het laatste geval is een afweging gemaakt tussen de belangen van de organisatie en de belangen van de betrokkene. In veel sectoren wordt gepleit voor een bewaartermijn van 2 jaar voor deze gesprekken, waarbij voorheen verwezen werd naar het Vrijstellingsbesluit WBP. Maar omdat een organisatie een dossier moet kunnen opbouwen in het geval van slecht functioneren is gekozen voor een bewaartermijn van 5 jaar. Bijlage 3 van de Selectielijst 2017 bevatte artikelen uit het Vrijstellingsbesluit Wbp. Voor deze artikelen zijn toentertijd specifieke resultaten opgenomen in de selectielijst. Echter, zowel de Wetbescherming Persoonsgegevens (Wbp) als het Vrijstellingsbesluit Wbp zijn ingetrokken met de komst van de AVG en dus ook de bewaartermijnen die werden voorgeschreven in het Vrijstellingsbesluit Wbp. Bij alle resultaten die onder het Vrijstellingsbesluit Wbp in de Selectielijst 2017 waren opgenomen, is daarom de grondslag veranderd. De resultaten zijn wel blijven staan. Ook de bijbehorende bewaartermijnen zijn blijven staan.

4.9.1 Verwijderen persoonsgegevens

Betrokkenen hebben onder de AVG het recht om een verzoek in te dienen tot verwijdering van hun gegevens. Gemeenten mogen persoonsgegevens bewaren zolang die nodig zijn voor de bedrijfsvoering, voor de verantwoording die volgt uit de wettelijke taak of zolang de betrokkene er nog belang bij heeft dat de gemeente de gegevens nog bewaart. Indien een betrokkene een verzoek tot verwijdering van gegevens indient, kan de gemeente die aanvraag afwijzen als de selectielijst aangeeft dat de bewaartermijn nog niet verstreken is. Echter, in een aantal gevallen is de gemeente verplicht op basis van wetgeving om de persoonsgegevens te verwijderen als de betrokkene daarom vraagt. Met name in het Sociaal Domein speelt dit een rol (zie paragraaf 5.6.4). Vernietiging van gegevens mag echter niet zonder een grondslag uit de Selectielijst. Die grondslag kan gevonden worden in paragraaf 1.3, in de alinea over de AVG. In het geval van een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens zijn er dus twee grondslagen:

  • De behandeling van de aanvraag tot verwijdering valt onder resultaat 6.1 van de Selectielijst 2020 (V 5 jaar na afhandeling); dit betreft dus de archiefbescheiden die voortkomen uit de behandeling van het verzoek.
  • De persoonsgegevens die naar aanleiding van de aanvraag moeten worden verwijderd, dienen direct te worden verwijderd met als grondslag paragraaf 1.3.

Persoonsgegevens die de gemeente nog nodig voor de verantwoording of bedrijfsvoering, hoeven dus niet vernietigd te worden. Dat kan dus ook betekenen dat sommige verzoeken maar gedeeltelijk worden toegekend.

4.10 ‘Direct’ vernietigen

In de Selectielijst 2020 komt op een aantal plaatsen de bewaartermijn ‘direct’ voor. Hiermee wordt bedoeld dat de archiefbescheiden van deze zaken na afhandeling direct vernietigd moeten worden. Dit kan ook vertaal worden als ‘0 dagen’. In de praktijk is dit echter niet uitvoerbaar of te automatiseren. In plaats van ‘direct’ kan daarom gebruikt worden van de termijn ‘1 dag’. Met andere woorden: als de zaak is afgehandeld dient die de volgende dag vernietigd te worden. Dit geldt voor de volgende resultaten uit de:

  • 19.1.7 Ondersteuningsverklaring kandidatenlijst (direct na de verkiezingen)
  • 19.2.1 (niet gebruikte) scans van kentekens