Handreiking Selectielijst
Hoofdstuk: 3 - Opzet en uitgangspunten Selectielijst 2020
- 1 - Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020
- 2 - Selectielijst 2020: wat is er veranderd?
- 3 - Opzet en uitgangspunten Selectielijst 2020
- 4 - De Selectielijst in de praktijk: van zaaktype naar selectieresultaat
- 5 - Uitleg van specifieke resultaten
- 6 - Toelichting Intergemeentelijke organen
- 7 - Risicoanalyse
- 8 - Productinformatie en discussie
- Bijlage 1 - Redenen voor de opname van specifieke resultaten
- Bijlage 2 - Uitleg procestermijn, bewaartermijn en relatie met procesobject
- Bijlage 3 - Veranderingen ten opzichte van Selectielijst 2012
Deze pagina is een onderdeel van Handreiking Selectielijst compleet: Hele document bekijken - Exporteren - Definitie
3.1 Uitgangspunten procestypen
De selectielijst en de bijbehorende procestypen gaan uit van de volgende uitgangspunten:
- Elk procestype wordt beschreven vanuit het gezichtspunt van het (inter)gemeentelijk orgaan. Voorbeelden hiervan zijn: het college van B&W, de gemeenteraad, de griffie, afdelingen, diensten, rekenkamer, concernonderdelen, bureaus; het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur; stichtingen die openbare gezagstaken uitvoeren. Zie voor de toepassing op organen de Selectielijst 2020.
Dit betekent dat een archiefvormer of informatiemanager bij het waarderen van archiefbescheiden kijkt naar de activiteit die het orgaan uitvoert. Er is een verschil in procestype tussen bijvoorbeeld het verlenen van een vergunning door het orgaan (procestype 11) en het aanvragen van een vergunning door het orgaan (procestype 24). De selectielijst is daarmee onderwerpsonafhankelijk en volledig procesgericht. - Een procestype betreft de hele cyclus: zowel het instellen c.q. aangaan c.q. starten, als het wijzigen, beëindigen c.q. stoppen van een procesobject. Zo valt het toekennen en het intrekken van een vergunning onder hetzelfde procestype, namelijk Toestemming verlenen, en valt de sloop van een brug onder hetzelfde procestype als het bouwen van een brug, namelijk Openbare ruimte inrichten.
- Een procestype is sector/domeinonafhankelijk. Een procestype is niet taakveld- of sectorgebonden. Zo kan toestemming worden verleend (selectielijstprocestype 11) voor het gebruik van de bedrijfsauto door een medewerker, maar ook voor een omgevingsvergunning voor het bouwen van een woning.
- In het kader van een proces is er sprake van een procesobject (zie paragraaf 3.5). De informatie die tijdens de procesuitvoering wordt gevormd heeft betrekking op dit procesobject. Zo lang dit procesobject bestaat heeft de gevormde informatie waarde voor de organisatie. Voorbeelden: een vergunning, een overeenkomst, een brug.
- De benoemde resultaten bij een procestype beschrijven de mogelijke uitkomsten die het proces kan hebben.
- Alle zaaktypen binnen een procestype dienen dezelfde soorten van resultaten te hebben (bijvoorbeeld: verleend, geweigerd, afgebroken en/of beëindigd) zoals die vermeld worden bij het selectielijstprocestype.
- De benoemde procestypen sluiten aan bij het zaakgericht werken zoals veel overheidsorganen dat tegenwoordig toepassen.
3.2 De 29 selectielijstprocestypen
Op basis van een analyse van alle door gemeenten en (inter)gemeentelijke organen uitgevoerde processen zijn 29 selectielijstprocestypen ontworpen waaronder alle werkprocessen kunnen worden ondergebracht. Elk van de 29 selectielijstprocestypen heeft een definitie, een toelichting en een procesobject (zie paragraaf 3.5 Procesobject). Voor een koppeling van de procestypen aan de GEMMA Procesarchitectuur zie bijlage 5 van de Selectielijst 2020.
De 29 selectielijstprocestypen met het procesobject zijn:
| Naam proces | Definitie | Procesobject |
|---|---|---|
| 1. Instellen en inrichten organisatie | Het instellen, wijzigen en inrichten van een organisatie en de werking daarvan. | De vastgestelde organisatie inrichting |
| 2. Beleid en regelgeving opstellen | Opstellen en vaststellen van algemene (wettelijke) kaders voor het functioneren van de instelling. | Het beleid of regelgeving |
| 3. Plannen opstellen | Opstellen van plannen voor een in het plan afgebakende periode die richting geeft voor wat er in die periode moet gebeuren/ verwacht wordt dat er gaat gebeuren. | Het plan |
| 4. Evaluatie uitvoeren | Het controleren, evalueren, rapporten en verantwoorden over het handelen van de organisatie. | Het object waar de evaluatie betrekking op heeft |
| 5. Producten en diensten leveren | Het door de organisatie leveren van (publieke) producten of diensten. | Het geleverde product of de geleverde dienst |
| 6. Verzoeken behandelen | Het behandelen van een verzoek tot het doen of laten van de organisatie. | Het handelen van de organisatie op basis van het verzoek |
| 7. Aangifte behandelen | Het behandelen van een aangifte van een bepaald feit, situatie of voornemen waar een inwoner op basis van weten regelgeving toe verplicht is. | De aangifte |
| 8. Voorzieningen verstrekken | Het verstekken van een (financiële) voorziening, al dan niet na een bepaalde vorm van toetsing, waarvoor een inwoner van de organisatie op basis van zijn of haar situatie in aanmerking komt. | De voorziening |
| 9. Status toekennen | Het toepassen van de publieke bevoegdheden als overheidsorgaan om personen, objecten of immateriële zaken een bepaalde status toe te kennen. | De status |
| 10. Heffen | Het opleggen van een financiële verplichting aan derden op basis van de publiekrechtelijke bevoegdheden als overheidsorgaan. | De heffing |
| 11. Toestemming verlenen | Het door de organisatie behandelen van een aanvraag, melding of verzoek om toestemming voor het doen of laten van een derde waar de organisatie bevoegd is om over te beslissen. | De verleende toestemming |
| 12. Toezien en handhaven | Het vanuit een bevoegdheid, afspraak of overeenkomst inspecteren, controleren en toezien met als doel te controleren of personen of partijen voldoen aan geldende afspraken, wet- of regelgeving en het wanneer nodig corrigerend ingrijpen of opleggen van een sanctie. | Het vastgelegde eindresultaat van het proces |
| 13. Geschillen behandelen | Het afhandelen van een geschil dat door een derde aanhangig wordt gemaakt omdat deze een (vermeend) nadeel heeft ondervonden door het (niet) handelen van de instelling. | Het object waar het geschil betrekking op heeft |
| 14. Openbare ruimte inrichten | Het inrichten, herstructureren, aanleggen of ontwikkelen van alle openbare of private gebieden of objecten die het orgaan onder haar beheer heeft. | De voorziening in de openbare ruimte |
| 15. Onderhouden en repareren | Het planmatig onderhoud of naar aanleiding van een constatering repareren van objecten waarvoor het orgaan een beheerverantwoordelijkheid heeft. | Het object waarop het onderhoud of de reparatie wordt uitgevoerd |
| 16. Overeenkomsten aangaan | Het aangaan van een overeenkomst met een persoon of organisatie. | De overeenkomst |
| 17. Personen aanstellen | Het aannemen van personen in een bepaalde functie. | Het dienstverband |
| 18. Betalen en innen | Het op basis van een aangegane of opgelegde verplichting of heffing innen of betalen van geldbedragen. | De vordering of schuld |
| 19. Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken | Het door het orgaan in een van haar administraties verwerken van aangeleverde, gemelde of geconstateerde gegevens, zonder dat hier een inhoudelijke toetsing bij plaatsvindt. | De verwerkte gegevens |
| 20. Informeren | Het op initiatief van het orgaan samenstellen en verspreiden van informatie over zaken van het orgaan die interne of externe derden aangaan. | De verstrekte of gepubliceerde informatie |
| 21. Adviseren | Het op eigen initiatief of op verzoek geven van een advies over een bepaalde situatie of voornemen. | Het advies |
| 22. Gebeurtenis organiseren | Het organiseren van een interne of externe gebeurtenis. | De gebeurtenis |
| 23. Voorziening aanvragen | Het op initiatief van het orgaan bij een derde vragen van een voorziening waar het orgaan aanspraak op kan maken op basis van wet- en regelgeving of gemaakte afspraken. | De voorziening |
| 24. Toestemming vragen | Het op initiatief van het orgaan bij derden vragen van een toestemming op basis van een geldende verplichting hiertoe. | De verkregen toestemming |
| 25. Toezicht en handhaving ondergaan | Het ondergaan van toezicht en handhaving uitgevoerd door een ander orgaan. | Het object waarop het toezicht of de handhaving betrekking op heeft |
| 26. Betwisten | Het op initiatief van het orgaan bij een derde inbrengen van een geschil wanneer het orgaan door het (niet) handelen van een derde nadeel heeft ondervonden of dreigt te gaan ondervinden. | Het object waar het geschil betrekking op heeft |
| 27. Status aanvragen | Het op initiatief van het orgaan bij een ander overheidsorgaan verzoeken om personen, objecten of immateriële zaken een bepaalde status toe te kennen. | De status |
| 28. Product of dienst aanvragen | Het door het orgaan aanvragen van (publieke) producten of diensten. | Product of dienst |
| 29. Aangifte doen | Het doen van aangifte van een bepaald feit, situatie of voornemen waar een ander overheidsorgaan op basis van wet- en regelgeving hier een administratie van voert. | De aangifte |
3.3 Generieke en specifieke resultaten
Elk van de 29 selectielijstprocestypen heeft meerdere bewaartermijnen. Deze bewaartermijnen zijn gekoppeld aan mogelijke resultaten van het selectielijstprocestype.
Per selectielijstprocestype zijn er algemene uitkomsten c.q. resultaten benoemd: generieke resultaten. Elk procestype kent meerdere generieke resultaten gebaseerd op de uitkomsten die een selectielijstprocestype kan hebben (bijvoorbeeld Verleend, Gewijzigd, Ingetrokken, Geweigerd of Afgebroken). In de selectielijst hebben generieke resultaten een tweedelig nummer: bijvoorbeeld 1.1, 2.3 of 7.1. Deze resultaten hebben allen een eigen bewaartermijn. In principe kunnen alle archiefbescheiden op basis van deze generieke resultaten worden gewaardeerd. Zo zouden vanuit de systematiek alle door het orgaan verleende vergunningen onder resultaat 11.1 kunnen vallen (vernietigbaar 1 jaar na de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject).
Uiteraard zijn er zaaktypen die een andere bewaartermijn vereisen dan de generieke resultaten aangeven. Deze uitzonderingen op de generieke resultaten worden specifieke resultaten genoemd (zie figuren 1 en 2). In de kolom Herkomst van de selectielijst is aangegeven op basis waarvan een specifiek resultaat is opgenomen. Deze redenen zijn opgesomd in bijlage 1. Specifieke resultaten hebben een driedelig nummer, zoals in de hierboven genoemde voorbeelden te zien is. De termijn van een specifiek resultaat gaat altijd boven de termijn van een generiek resultaat.
Dit betekent dat alles wat niet specifiek is benoemd, valt onder het generieke resultaat.
Bijvoorbeeld: alle vergunningen die niet onder de specifieke resultaten 11.1.1 t/m 11.1.15 kunnen vallen, vallen onder resultaattype 11.1 en hebben daarmee een bewaartermijn van 1 jaar na de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject.
Een specifiek resultaat kan ook van toepassing blijken te zijn op twee of meerdere processen/zaaktypen. Als voor twee of meer zaaktypen dezelfde specifieke resultaten nodig blijken te zijn (en wordt gewaardeerd met dezelfde bewaartermijn), dan voldoet één specifiek resultaat. Zo kunnen onder resultaat 6.1.1 verzoeken met financiële consequenties veel processen vallen die financiële consequenties hebben. Onder 9.1.9 vallen zowel het aanwijzen van de gemeentegrens, het aanwijzen van woongebieden als het aanwijzen van wijken.
3.4 Positieve en negatieve resultaten, en resultaat ‘afgebroken’
De Selectielijst 2020 is procesgericht en de bewaartermijn is afhankelijk van de uitkomst (resultaat) van de zaak. Daarom zijn aparte resultaten opgenomen voor alle mogelijke uitkomsten van een procestype. Dat kunnen zowel positieve of negatieve uitkomsten zijn. Bij het opnemen van de bewaartermijnen bij processen in een zaaktypecatalogus of geautomatiseerd systeem dienen dus meerdere bewaartermijnen per proces te worden opgenomen, afhankelijk van de mogelijke resultaten van een zaaktype of proces.
3.4.1 Positieve resultaten
Positieve resultaten zijn de resultaten waarbij een zaak positieve uitkomst heeft (verleend, toegekend, vastgesteld, etc.). Een proces of zaak kan meerdere mogelijke positieve resultaten hebben.
Zo valt het proces voor het aanstellen van een personeelslid onder het generieke resultaat 17.1. Wanneer van tevoren al bekend is dat dit personeelslid gaat werken met gevaarlijke stoffen kan er al een resultaat worden opgenomen waarmee verwezen wordt naar resultaat 19.1.13 (gevaarlijke stoffen; zie paragraaf 5.7.1 in deze handreiking).
De resultaten Gewijzigd, Ingetrokken en Beëindigd zijn positieve resultaten voor procestypen die over de wijziging, intrekking of beëindiging van een object gaan.
3.4.2 Negatieve resultaten, en resultaat ‘afgebroken
Negatieve resultaten zijn uitkomsten van zaken met als resultaat afgewezen, geweigerd of niet doorgegaan. Per zaaktype kunnen er meerdere negatieve resultaten zijn. Zo kan een afgewezen sollicitatie onder resultaat 17.2.1 of 17.2.2 vallen, afhankelijk van of er toestemming is voor het langer bewaren van de sollicitatie.
Daarnaast heeft elk selectielijstprocestype een resultaat voor een afgebroken proces. Dit zijn zaken die door een organisatie zijn opgestart maar om bepaalde redenen niet leiden tot een resultaat. Voorbeelden zijn zaken die verkeerd zijn opgestart of zaken die gestart zijn om beleid te wijzigen, waarna men besluit om dat niet door te zetten. Een zaak die door de indiener wordt ingetrokken voordat er een beslissing is genomen door de organisatie valt onder afgebroken. Zaken die worden ingetrokken nadat er een besluit is genomen, vallen onder paragraaf 3.4.1 (positieve resultaten).
3.5 Procesobject en procestermijn
Bij elk van de 29 selectielijstprocestypen is een procesobject benoemd. Vier van de vijf procestermijnen zijn afhankelijk van het bijbehorende procesobject (zie bijlage 2). Alleen als de procestermijn bij een resultaat Nihil is, is het procesobject niet van belang. In alle andere gevallen is het belangrijk om na te gaan wat volgens het selectielijstprocestype het procesobject is. Het hoeft daarbij niet te gaan om het object dat betrokken is bij de zaak, maar wat de selectielijst benoemt als procesobject. Bij bijvoorbeeld procestype 11 Toestemming verlenen is het procesobject de verleende toestemming en niet het object waar de toestemming over gaat. Als een omgevingsvergunning voor het kappen (resultaat 11.1.12) van een boom wordt verleend, is het procesobject niet de te kappen boom (of bomen), maar de toestemming zelf (i.c. de vergunning) inclusief eventuele herplantplicht. De bewaartermijn hangt dan af van de duur van de toestemming en niet van het moment dat de boom gekapt wordt. De organisatie dient namelijk te kunnen controleren op de herplantplicht en daaraan kan pas worden voldaan nadat de boom gekapt is.