RGBZ 2.0 in ontwikkeling

Bij het uitbrengen van versie 1.0 van het RGBZ was het zaakgericht werken bij gemeenten in opkomst. Inmiddels heeft dit een enorme vlucht genomen, ook bij andere overheden. Dat leidt tot voortschrijdend inzicht over de zaakgerichte informatievoorziening en tot de behoefte aan verbetering en uitbreiding van het RGBZ. De 2.0-versie gaat hierin voorzien.

De actuele versie van het RGBZ is versie 1.0 ('in gebruik').

Status RGBZ 2.0

In 2012 is de ‘Werkgroep doorontwikkeling RGBZ’ begonnen met het beoordelen van wijzigingsverzoeken op het RGBZ. Zij heeft in 2013 een conceptversie van het 'Wijzigingsvoorstel RGBZ' opgeleverd. Het wijzigingsvoorstel is vervolgens beoordeeld door de Expertgroep Informatiemodellen. Daarna is de harmonisering verwerkt van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) met het RGBZ. Tevens is het RGBZ afgestemd op versie 2.1 van het informatiemodel van de ZTC2 (ImZTC). Voortschrijdend inzicht en opmerkingen van gemeenten en leveranciers hebben tevens geleid tot verdere verbetering. Een en ander is besproken in meerdere bijeenkomsten van de Expertgroep Informatiemodellen die het wijzigingsvoorstel op 27-11-2014 heeft goedgekeurd. Vervolgens heeft de Regiegroep Gegevens- en Berichtenstandaarden het wijzigingsvoorstel goedgekeurd op 4-12-2014. Vaststelling van het RGBZ 2.0, dat daarmee de status 'in gebruik' verkrijgt, wachtte op de gelijktijdige vaststelling van de, van het RGBZ af te leiden, nieuwe versie van StUF-ZKN. Diverse ontwikkelingen hebben er toe geleid af te zien van dit sectormodel en een API-gebaseerd koppelvlak te gaan ontwikkelen. Vaststelling vindt nu plaats gelijktijdig met het vaststellen van dit eerste van 2.0 afgeleide koppelvlak, naar verwachting in 2019. De tussenliggende periode is benut om versie 2.0 aan te passen op een verbeterde versie van het TMLO, op versie 3.0 van het RSGB, op de nieuwe gemeentelijke Selectielijst (archivering) en daarmee op de daarop aangepaste 2.2-versie van het ImZTC en op de consequenties voor het RGBZ van het terugbrengen van RSGB 3.0 van BRP naar GBA. Dit is afgerond. Op details vindt aanpassing nog plaats naar aanleiding van ervaringen bij de ontwikkeling van het koppelvlak cq. de API's. De meest recente versie is RGBZ 2.0.2.

Vragen over het wijzigingsvoorstel behandelen we op het Discussieplatform RGBZ. Eventuele aanpassing wordt begeleid door de Expertgroep Informatiemodellen.

RGBZ 2.0 op hoofdlijnen

Het onderstaande diagram visualiseert op hoofdlijnen de meest recente versie van RGBZ 2.0. Het 'klikken' op een objecttype of relatieklasse verschaft toegang tot de details daarvan.

Resolutie: 800px. Toon op ware grootte

Het diagram visualiseert de belangrijkste objecttypen en relatieklassen. Zie voor alle objecttypen, relatieklassen, referentielijsten en hun details deze pagina en het hieronder genoemde document waarin de meest recente versie van RGBZ 2.0 gedocumenteerd is.

Toelichting RGBZ 2.0

Centraal in het referentiemodel staat het begrip ZAAK. Een ZAAK is “een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden”.De aanleiding bepaalt de omvang van de zaak. Met die zaak wordt een bedrijfsproces uitgevoerd waarmee beantwoord wordt aan de aanleiding. Als, gezien de aanleiding, aan de uitvoering van de zaak alleen invulling gegeven kan worden door de (parallelle) uitvoering van meerdere bedrijfsprocessen, dan is er sprake van deelzaken. Met elke deelzaak wordt één bedrijfsproces uitgevoerd. Elke deelzaak is op zich weer een ZAAK. Deze relateren we aan de ‘hoofdzaak’: de ‘samengestelde’ ZAAK zoals die geïnitieerd is.

Kenmerken van groepen vergelijkbare zaken leggen we vast met het ZAAKTYPE conform het ImZTC2.

Elke zaak heeft ‘ergens betrekking op’. Dit modelleren we met de relatie naar OBJECT via ZAAKOBJECT als het een object van een type uit het RSGB of RGBZ betreft. Zo niet, dan leggen we dit vast met zaakgegevens. Soms heeft de ene zaak betrekking op een andere zaak, wat we modelleren met de relatie ‘ZAAK heeft gerelateerde ZAAK’. Denk bijvoorbeeld aan een bezwaar of beroep dat naar aanleiding van een beschikking wordt ingediend en dat als een separate zaak wordt afgehandeld. De aard van de relatie tussen zaken leggen we vast met ZAKENRELATIE.

Een ZAAK wordt geïnitieerd door één of meer BETROKKENEn. Een betrokkene kan een externe persoon of bedrijf zijn: NATUURLIJK PERSOON, NIET NATUURLIJK PERSOON of VESTIGING. Ook kan het initiatief voor de ZAAK binnen de zaakbehandelende organisatie(s) liggen: ORGANISATORISCHE EENHEID of MEDEWERKER. De belangrijkste ROL van beide laatstgenoemde objecttypen is evenwel het behandelen van zaken. Met de relatie van ORGANISATORISCHE EENHEID naar VESTIGING VAN ZAAKBEHANDELENDE ORGANISATIE geven we aan op welke locatie de ORGANISATORISCHE EENHEID van de zaakbehandelende organisatie haar activiteiten uitoefent.

Het initiëren van zaken is één van de ROLlen van een BETROKKENE. In het algemeen betreft ROL de taken, rechten en/of verplichtingen die een specifieke BETROKKENE heeft ten aanzien van een specifieke ZAAK.

Een zaak doorloopt een aantal STATUSsen. Een STATUS geeft aan in welke toestand een zaak zich bevindt. De STATUS maakt het mogelijk de voortgang van de zaak op hoofdlijnen te volgen. Wat de hoofdlijnen zijn wordt in belangrijke mate bepaald vanuit de belangen van de initiator van de zaak. Deze is veelal geïnteresseerd in mijlpalen, niet in de diverse stappen die de behandelende organisatie(s) moet zetten om de zaak af te handelen. Daarnaast kan de STATUS gebruikt worden voor het genereren van management informatie.

Een zaak heeft in de loop van de tijd meerdere statussen: de achtereenvolgens bereikte mijlpalen. De STATUS is niet bedoeld om de behandeling van de zaak te plannen. Deze planning volgt uit de STATUSTYPEn bij de ZAAK. Het STATUSTYPE is ontleend aan het ImZTC2.

Een STATUS wordt altijd gezet door een BETROKKENE in zijn of haar ROL bij de ZAAK.

INFORMATIEOBJECTen (‘documenten’) die relevant zijn voor het bereiken van een STATUS of voor de communicatie over die STATUS, kunnen aan die STATUS gerelateerd worden.

Gedurende de uitvoering van een zaak kan er sprake zijn van contacten met de initiator en/of andere betrokkenen over die zaak. Relevante informatie over dergelijke contacten modelleren we met KLANTCONTACT en haar relaties naar ZAAK, BETROKKENE en INFORMATIEOBJECT.

De resultaten van de behandeling van de zaak worden bij de zaak vastgelegd. Resultaten zijn bijvoorbeeld dat de aanvraag is toegekend, dat de zaak is ingetrokken door de aanvrager of dat de zaak niet ontvankelijk is verklaard. Een zaakresultaat is veelal bepalend voor het ‘archiefregime’ van het zaakdossier: hoe lang te bewaren? Ook dit zijn kenmerken van ZAAK. De daadwerkelijke waarde wordt ontleend aan de specificatie van het desbetreffende zaaktype conform het ImZTC2 cq. in een zaaktypecatalogus. In uitzonderingsgevallen kan een specifiek informatieobject in een zaakdossier een ander archiefregime krijgen, op basis van de specificaties van het zaaktype.

Een zaak leidt in veel gevallen tot één of meer BESLUITen. Kenmerken van groepen vergelijkbare BESLUITen leggen we vast met het BESLUITTYPE conform het ImZTC2. Een besluit wordt veelal schriftelijk vastgelegd maar dit is niet noodzakelijk. Vandaar de optionele relatie naar INFORMATIEOBJECT.

Meerdere informatieobjecten (‘documenten’) kunnen gedurende de behandeling relevant zijn voor een zaak. Omgekeerd kan een informatieobject relevant zijn voor meerdere zaken. De relatie tussen ZAAK en INFORMATIEOBJECT modelleren we dan ook via ZAAK-INFORMATIEOBJECT.

De ontvanger of geadresseerde van een informatieobject hebben we opgenomen in het model door middel van de relatie VERZENDING tussen INFORMATIEOBJECT en BETROKKENE.

In veel gevallen zal een ontvangen of gecreëerd informatieobject ook daadwerkelijk als één (fysiek) informatieobject beschouwd worden: het ENKELVOUDIG INFORMATIEOBJECT. Evenwel, een informatieobject dat door bijvoorbeeld de initiator van een zaak als één informatieobject wordt beschouwd, kan feitelijk uit meerdere informatieobject (veelal bestanden) bestaan, bijvoorbeeld omdat het formaat (.pdf, .odt. CAD-file e.d.) verschilt of omdat de zaakbehandelende organisatie hoofdrapport en bijlagen ieder apart als ENKELVOUDIG INFORMATIEOBJECT wil beschouwen. Een dergelijke groep bij elkaar behorende informatieobjecten beschouwen we tevens als een informatieobject en modelleren we als SAMENGESTELD INFORMATIEOBJECT. Het objecttype INFORMATIEOBJECT is aldus telkens of een ENKELVOUDIG INFORMATIEOBJECT of een SAMENGESTELD INFORMATIEOBJECT waarbij de laatstgenoemde bestaat uit twee of meer ENKELVOUDIGe INFORMATIEOBJECTen.

Kenmerken van groepen vergelijkbare INFORMATIEOBJECTen leggen we vast met het INFORMATIEOBJECTTYPE conform het ImZTC2.

Belangrijkste wijzigingen

Veel van de ingediende wijzigingsverzoeken zijn gehonoreerd. De wijzigingen betreffen op hoofdlijnen het volgende. Zie voor de wijzigingen in detail het hieronder geplaatste wijzigingsvoorstel.

1. Aanscherping zaak, deelzaak en gerelateerde zaak: In de praktijk blijkt het niet eenduidig te zijn wat het begin en einde van een zaak vormt, wanneer deelzaken toegepast worden en wat de rol is van gerelateerde zaken. De ene organisatie gaat daar anders mee om dan de andere. Bij de uitwisseling van informatie over zaken en bij het samenwerken aan zaken in ketens kan dit tot problemen leiden. Het model, definities en toelichtingen hebben we hierop aangepast en aangescherpt (zie vooral par. 2.14.1).
2. Unieke aanduidingen van objecttypen: Meerdere objecttypen bleken slechts een unieke aanduiding te hebben binnen een zaakbehandelende organisatie maar niet in ketens van samenwerkende organisaties. Alle objecttypen hebben we voorzien van landelijk unieke aanduidingen. Dit betreft met name ZAAK, INFORMATIEOBJECT, ORGANISATORISCHE EENHEID en MEDEWERKER.
3. Aansluiting op de ‘Baseline Informatiehuishouding’: Consequenties hiervan voor het RGBZ zijn de wijziging van het begrip ‘document’ in ‘informatieobject’ en helderheid over de archiefstatus van zaakdossiers en van individuele informatieobjecten (indien het archiefregime daarvan afwijkt van dat van de zaak), niet alleen na afloop maak ook gedurende de behandeling van een zaak (zie vooral par. 2.14.2 en 2.5.4).
4. Harmonisatie met het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO): Het TMLO specificeert metagegevens van ‘records’ (archiefbescheiden) en kan beschouwd worden als een informatiemodel voor records. Zaakdossiers en informatieobjecten worden vanuit archiveringsoptiek gedurende en bij afronding van een zaak records. Door het RGBZ en het TMLO met elkaar te harmoniseren bereiken we een naadloze aansluiting van het zaakgericht werken op de archivering. Uit oogpunt van deze harmonisatie hebben we, in aanvulling op de aanpassingen ad. c, de attribuutsoort ‘Gebruiksrechten’ toegevoegd aan INFORMATIEOBJECT en de attributen Status en Versie verplaatst van ENKELVOUDIG INFORMATIEOBJECT naar INFORMATIEOBJECT.
5. Modellering klantcontacten: Klantcontacten maakten geen deel uit van RGBZ 1.0. Gezien de behoefte aan uitwisseling van gegevens omtrent klantcontacten, hebben we de modellering hiervan toegevoegd (zie vooral par. 2.7).
6. Optimalisatie van waardenlijsten: Om een goede afstemming te krijgen met de GEMMA-procesarchitectuur, hebben we de waardenlijst voor rollen (Roltype generiek) aangepast (zie par. 2.11.1). In 2012 is de NEN2084 verschenen waarin documenttypen gestandaardiseerd zijn voor landelijk gebruik. We hebben deze overgenomen en waar nodig aangevuld voor het overheidsdomein (zie INFORMATIEOBJECTTYPE).
7. Aanpassing op versies 2.1 van de Zaaktypecatalogus (ZTC2): Begin maart 2012 is de ZTC2 gepubliceerd en in juli 2014 versie 2.1 hiervan. Het informatiemodel ImZTC maakt daarvan deel uit. Geoordeeld is dat het RGBZ daar waar van toepassing de ZTC2 volgt. Dit heeft vooral consequenties voor unieke aanduidingen en voor de metagegevens ‘Herkomst’. Ook zijn zaaktypespecifieke eigenschappen in generieke zin gemodelleerd.
8. Aanpassing modellering zaakgeometrie: Zaakgeometrie kan in versie 1.0 alleen gemodelleerd worden als kenmerk van een Zaakobject en van een Ander zaakobject. Dit hebben we zodanig uitgebreid dat een zaak zelf ook van geometrie voorzien kan worden (zie par. 2.14.3).
9. Afzender en geadresseerde van informatieobject: NAW-gegevens van de afzender of geadresseerde van een informatieobject kunnen op basis van versie 1 slechts beperkt (alleen afzender) en ongestructureerd worden vastgelegd. Het model is zodanig uitgebreid dat deze gegevens volledig en zowel gestructureerd als ongestructureerd kunnen worden vastgelegd (zie par. 2.5.2).
10. Doorlooptijden (bij ZAAKTYPE en STATUSTYPE): Doorlooptijden konden in het RGBZ 1.0 alleen in kalenderdag gespecificeerd worden terwijl deze in het ImZTC in werkbare dagen gespecificeerd worden. Tevens is er behoefte om deze ook in weken, maanden en jaren te kunnen specificeren. De desbetreffende attributsoorten van ZAAKTYPE en STATUSTYPE hebben we hierop aangepast. Aangezien deze objecttypen overgenomen worden uit het ImZTC impliceert dit ook aanpassing van het ImZTC.
11. Aanpassing op RSGB 3: Het RGBZ is gedeeltelijk afgeleid van het RSGB. In afronding is een nieuwe versie (3) van het RSGB dat naadloos aansluit op actuele versies van (informatiemodellen van) basisregistraties. Waar van toepassing is het RGBZ aangepast op de wijzigingen in het RSGB. Van de gelegenheid is gebruik gemaakt om de specialisaties van BETROKKENE en OBJECT, die veelal ontleend zijn aan het RSGB, kritisch te beschouwen en waar zinvol te verbeteren op gebruik binnen de RGBZ-domein.
12. Aanpassing op gemeentelijke Selectielijst Archiefbescheiden en ImZTC 2.2: Medio 2017 is de gemeentelijke Selectielijst Archiefbescheiden vastgesteld. Deze is zaakgericht opgesteld. Vanwege de nauwe relatie van zaakgericht werken en archivering zijn zowel het ImZTC (leidend tot versie 2.2) als het RGBZ hierop aangepast zodanig dat zaakdossiers gearchiveerd kunnen worden conform de van toepassing zijnde specificaties in de Selectielijst.

Berichtenarchitectuur

De 2.0-versie van het RGBZ is de basis waarop de opvolger van de berichtenstandaard (koppelvlak) Zaak-Document-Services, de Zaakgerichtwerken API's wordt ontwikkeld. Deze wordt ontwikkeld vanuit de Common Ground- en Gegevenslandschap-gedachte en leidt tot REST/JSON-APi's (i.t.t. de SOAP-XML-StUF-services van de huidige versie van het koppelvlak). Zie voor meer informatie de desbetreffende site.

Documenten

Versie 2.0 van het RGBZ heeft op dit moment de status 'goedgekeurd' maar is nog niet in gebruik (zie hiervoor). In de navolgende documenten wordt zowel het in december 2014 goedgekeurde RGBZ 2.0 beschreven als ook de daarna doorontwikkelde 2.0-versie zoals die hierboven is gevisualiseerd.

Document	Metadata	Versie	Beschrijving	Versiedatum
EgIM 20180621 - ag 4 - GEMMA RGBZ 2.0 - CONCEPT 20180613 (ZIP-bestand, 2,92 MB)		2.0	Ter vaststelling		Documentatie RGBZ 2.0 bij agendapunt 4 van de vergadering van de Expertgroep Informatiemodellen dd. 21-6-2018 betreffende de goedkeuring van RGBZ 2.0 en ImZTC 2.2	20180613
Informatiemodel RGBZ 2.0 deel 1 3e concept (PDF-bestand, 1,75 MB)		2.0 3e concept	In bewerking	Gegevensstandaarden	Deel I van de 3e conceptversie van de beschrijving van versie 2.0 van het RGBZ.	20141204
Informatiemodel RGBZ 2.0 deel 2 3e concept (PDF-bestand, 2,03 MB)		2.0 3e concept	In bewerking	Gegevensstandaarden	Deel II van de 3e conceptversie van de beschrijving van versie 2.0 van het RGBZ.	20141204
Informatiemodel RGBZ 2.0.1 - specificaties - CONCEPT 20180605 (ZIP-bestand, 1,53 MB)		2.00.01	In bewerking	Gegevensstandaarden	Specificaties van de definitieve conceptversie van het RGBZ 2.00.01, in .docx en .msi	20180605
RGBZ 1.0 naar 2.0 vv (mapping) (ZIP-bestand, 31 kB)		0.1	In bewerking	Gegevensstandaarden	Mapping van de objecttypen, attribuut- en relatiesoorten in versie 1 van het RGBZ op die van versie 2 van het RGBZ, en omgekeerd.	20141124
Wijzigingsvoorstel RGBZ 2.0 versie 1.0 (PDF-bestand, 2,47 MB)		1.0	Definitief	Gegevensstandaarden	Beschrijving van de wijzigingen in versie 2.0 van het RGBZ ten opzichte van versie 1.0	20141204

Het geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op de informatiebehoefte van de organisatie.

Gestructureerde beschrijving van de structuur, semantiek en de eigenschappen van informatie over dingen in de werkelijkheid.

Weergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat. (Synoniem van: Data )

Afkorting voor 'Standaard Uitwisseling Formaat': een berichtenstandaard met afspraken over de basisprincipes voor het uitwisselen van gegevens tussen applicaties in het gemeentelijke veld.

Afkorting van 'application programming interface': een manier om twee of meer computerprogramma's met elkaar te laten communiceren. Het is een soort software-interface die een dienst aanbiedt aan andere stukjes software.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.

Reeks opeenvolgend uit te voeren activiteiten die bijdraagt aan een specifiek resultaat, zoals de levering van een Product of Dienst.

Weergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat.

Betekenisvolle gegevens.

Het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en –opslag of archivering ter ondersteuning van de primaire processen.

Gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven.

De GEMeentelijke ModelArchitectuur met een verzameling samenhangende kaders, richtlijnen, referentiemodellen en standaarden die gemeenten helpt bij het inrichten van hun IT-omgeving en processen.

Onderdeel van de bedrijfsarchitectuur met principes en afspraken voor het inrichten van bedrijfsprocessen.

Voor alle gevallen geldend, niet specifiek.

Afkorting voor de Representational State Transfer architectuurstijl voor gedistribueerde hypermedia systemen

JavaScript Object Notation (JSON) is een lichtgewicht, op tekst gebaseerd, taalonafhankelijk gegevensuitwisselingsformaat.

Extensible Markup Language (XML) is een standaard van het World Wide Web Consortium voor de syntaxis van formele opmaaktalen waarmee men gestructureerde gegevens kan weergeven in de vorm van platte tekst.