E-Depotvoorzieningen

Inleiding[bewerken]

Deze pagina is onderdeel van een set aanvullingen op de in 2011 gepubliceerde gemeentelijke Baseline Informatiehuishouding. Deze aanvullingen komen tot stand binnen GEMMA, de gemeentelijke referentiearchitectuur, en als onderdeel van een project onder de naam 'Addendum bij de Baseline'.

De term e-depot staat voor een relatief nieuw concept. De term wordt gebruikt voor het aanduiden van een nieuwe familie van informatiesystemen die gericht zijn op het duurzaam toegankelijk houden van te bewaren digitale informatie. Op deze pagina wordt het concept geduid en verbonden met de uitdagingen waarvoor e-depots als voorzieningen een oplossing moeten zijn. Ook wordt het concept e-depot verbonden met een standaard voor e-depots, zijnde het OAIS waarover later meer, met beschikbare instrumenten en uitgevoerde onderzoeken en met andere onderdelen van GEMMA.

Probleem en oplossing[bewerken]

Met de transitie bij de overheid naar digitaal werken ontstaat een nieuwe uitdaging. Digitale informatie is vluchtig. Zonder specifieke maatregelen gaat het makkelijk verloren, is het vaak onvindbaar en wordt het ook makkelijk onleesbaar. Dat geldt voor alle soorten digitale informatie, dus voor gestructureerd informatie zoals databasegegevens, voor ongestructureerd informatie zoals in tekstdocumenten en sociale mediauitingen en voor informatie die bestaat uit een combinatie van gestructureerd en ongestructureerd zoals digitale ruimtelijke plannen en informatie op websites; en dat ongeacht of het wel of niet de status van archief heeft.

De uitdaging om te zorgen dat die informatie duurzaam toegankelijk is zolang deze wordt bewaard, hoort bij de digitale wereld. In die wereld moeten we dat ook oplossen. Dat betekent niet dat alle maatregelen technisch van aard zijn, want er zitten ook allerlei organisatorische kanten aan oplossingen, maar veel maatregelen hebben hun effect op digitaal niveau oftewel daar waar digitale informatie is en wordt opgeslagen en dat is in geautomatiseerde informatiesystemen.

Informatiesystemen zijn er in vele soorten. Zo zijn er taakspecifieke systemen zoals voor het verlenen van vergunningen en generieke systemen zoals voor het beheren van een zaak. Ook zijn er generieke, dat wil zeggen niet-taakspecifieke systemen voor het bewaren van informatie. Voorbeelden daarvan zijn DMS-en oftewel Document Management Systemen en archiefsystemen. Ze zijn niet taakspecifiek en richten zich op het bewaren van informatie, waarbij dat bewaren inclusief het ontsluiten van de te bewaren informatie is.

Informatie digitaal bewaren is meer dan informatie digitaal opslaan en het verder laten zoals het is. De redenen zijn al genoemd: digitale informatie gaat makkelijk verloren, is of wordt vaak onvindbaar en wordt ook makkelijk onleesbaar. Het doel van systemen voor het bewaren van digitale informatie is dan om die informatie duurzaam toegankelijk te houden zolang de informatie wordt bewaard. Die uitdaging is groter naarmate digitale informatie langer wordt bewaard. Want formaten waarin digitale informatie wordt opgeslagen, kunnen in onbruik raken omdat software verouderd en op enig moment wordt vervangen. Dat stelt eisen aan systemen voor het bewaren van digitale gearchiveerde informatie. Archiefsystemen bestaan al enige tijd. Veelal zijn ze nog gericht op zowel het bewaren van metagegevens van het papieren archief (wat hebben we, wat is het, waar hoort het bij en waar ligt het in het fysieke archief) als op het bewaren van digitaal archief (naast de metagegevens ook de inhoud zelf zoals een digitale brief, een nota of een spreadsheet). De meeste archiefsystemen zijn echter niet specifiek gericht op het langdurig duurzaam bewaren van digitale informatie. Als opslagformaten van de digitale informatie in een archiefsysteem in onbruik dreigen te raken, zijn maatregelen nodig. Een mogelijke maatregel is conversie naar een nieuwer formaat. Een archiefsysteem moet dan wel functionaliteit beschikbaar hebben voor het signaleren wanneer converteren nodig is en voor het converteren zelf. Bij traditionele archiefsystemen is dat vaak niet het geval. Systemen die wel over dergelijke functionaliteit beschikken, vallen in een categorie die wordt aangeduid met de term e-depotvoorzieningen of kortweg e-depots. Dit zijn systemen die zijn opgezet volgens een internationale standaard voor het duurzaam bewaren en ontsluiten van digitale informatie. Die standaard is het 'Reference model for an Open Archival Information System', vaak kortweg aangeduid met 'het OAIS' en vastgelegd in de ISO-norm 14721:2012. Zie daarnaast ook: het OAIS op wikipedia, de publicatie 'Het OAIS-model, een leidraad voor duurzame toegankelijkheid', 2012, van Barbara Sierman en de publicatie 'De legpuzzel van digitale duurzaamheid', 2009, van eveneens Barbara Sierman (vanaf pagina 4).

Om misverstanden te voorkomen: omdat een e-depot is gericht op het toegankelijk houden van informatie, is - in lijn met wat hiervoor al gezegd is - de functionaliteit van een e-depot inclusief die welke nodig is voor het ontsluiten van informatie. Zie daarvoor ook E-Depot-functies.

e-Depotonderzoeken[bewerken]

Voor de decentrale overheden zijn als onderdeel van AIDO, het subprogramma Archiefinnovatie Decentrale Overheden van het tot eind 2016 lopende programma Archief 2020, drie onderzoeken uitgevoerd. De resultaten van de eerste twee onderzoeken zijn vastgelegd in twee rapporten:

Het eerste rapport is vooral een verkennend onderzoek. Het beschrijft op hoofdlijnen het informatiemodel en de functionaliteit van een e-depotvoorziening op basis van de hiervoor al genoemde OAIS-standaard. Ook beschrijft het de varianten die voorkomen bij het positioneren van een e-depotvoorziening in een applicatielandschap.

Het tweede rapport beschrijft:

drie varianten van een e-depotvoorziening met per variant een ander moment in de levensfase van informatie waar vanaf men zo'n e-depot kan inzetten voor het in bewaring nemen van die informatie plus de keuzes die betrokken partijen daarmee hebben (zie voor meer details de volgende paragraaf);
de functionaliteit die die drie varianten van een e-depotvoorziening moeten bieden;
de positionering en uitwerking van een e-depotvoorziening in de referentiearchitecturen van de drie decentrale bestuurslagen (Petra voor de provincies, GEMMA voor de gemeenten en Wilma voor de waterschappen). Het hoofdstuk in het rapport over GEMMA en e-depotvoorzieningen is onderdeel van GEMMA en staat op GEMMA E-Depotvoorzieningen architectuur.

Het derde onderzoek betrof het doen van een aanbesteding voor een e-depotvoorziening. Dat onderzoek heeft drie rapporten opgeleverd (worden binnenkort geplaatst):

Aanbestedingsbestekken e-depot decentrale overheden, december 2016;
Handreiking aanbestedingsrecht en e-depotvoorzieningen decentrale overheden, december 2016;
Toepasbare regelgeving bij aanbesteden e-depots, februari 2017.

e-Depotvarianten naar de levensfase van informatie[bewerken]

Een e-depot biedt functionaliteit voor het nemen van maatregelen als opslagformaten onleesbaar dreigen te worden door het in onbruik raken van opslagformaten. De noodzaak om die functionaliteit beschikbaar te hebben is het grootst voor blijvend te bewaren digitaal archief na overbrenging na uiterlijk 20 jaar naar een archiefbewaarplaats. Want naarmate informatie langer wordt bewaard, zullen van een toenemend deel van die informatie de opslagformaten in onbruik raken. Inzet van een e-depot voor die fase, dus na overbrenging, levert de eerste variant op zoals beschreven in het hiervoor genoemde AIDO-rapport van juni 2016.
Het voorgaande betekent niet dat het duurzaamheidsprobleem zich niet eerder kan voordoen dan na 20 jaar, de uiterlijke termijn voor het overbrengen van archief naar een archiefbewaarplaats. Ook na bijvoorbeeld 10 jaar kan het leesbaar houden van informatie al een probleem zijn, Dat probleem kan men op twee manieren oplossen: binnen variant 3 met vervroegde overbrenging of met inzet van een e-depot volgens de hierna volgende variant 2.
Variant 2 staat voor het Inzetten van een e-depot vanaf een moment na afhandeling van een zaak en voor overbrenging.
Wordt een e-depot nog eerder ingezet, dan begint de opslag van informatie in het e-depot al bij de uitvoering van het proces c.q. de behandeling van een zaak. Dat is variant 3. Het e-depot wordt dan ingezet als een brede opslagfunctie, in principe vanaf het begin van een werkproces. Alle bij een werkproces horende informatie, zowel gearchiveerde als niet of nog niet gearchiveerde informatie, wordt dan zodra het beschikbaar is, opgeslagen in het e-depot.
Bij alle varianten wordt ervan uitgegaan dat als informatie eenmaal in een e-depot is opgeslagen, dat ook voor de rest van de levensduur van de informatie het geval zal zijn.
Zoals gezegd kunnen duurzaamheidsproblemen al ontstaan in de fase na het afsluiten van een proces of zaak en voor overbrenging. Dat betekent dat het streven minstens gericht zou moeten zijn op het realiseren van variant 2 e-depots óf variant 3 e-depots in combinatie met vervroegde overbrenging.
Figuur 1 toont de genoemde varianten.

Figuur 1: drie e-depotvarianten

Toelichting bij de e-depotvarianten[bewerken]

Zoals al gezegd is de uitdaging om informatie toegankelijk te houden het grootst bij blijvend te bewaren archief dat na uiterlijk 20 jaar moet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Met het inzetten van een e-depot als digitale archiefbewaarplaats - een e-depot volgens variant 1 - wordt dat ondervangen. Gezien vanuit de zorgdrager zal het daarbij vaak gaan om de archiefbewaarplaats van een externe archiefdienst, maar een e-depot met variant 1-functionaliteit kan ook worden ingezet voor de fase na overbrenging in het geval de zorgdrager beschikt over een eigen archiefbewaarplaats.

In een eerdere levensfase is de kans dat informatie ontoegankelijk wordt kleiner maar wel aanwezig. Daarom kan men ervoor kiezen een e-depot ook al in te zetten in de fase die vooraf gaat aan het overbrengen van archief naar een archiefbewaarplaats. Dat is e-depotvariant 2. In die variant geeft een e-depot invulling aan de digitale archiefruimte voor archief vanaf een moment dat ligt bij of na afhandeling van de zaak of het proces waar dat archief betrekking op heeft.

Zoals al gezegd in de Inleiding geldt de uitdaging die 'duurzame toegankelijkheid' heet, zelfs voor informatie die - in de fase dat een zaak of proces nog loopt - geen of nog geen archiefstatus heeft. Daarom kan men er voor kiezen een e-depot ook dan al in te zetten. Dat is e-depotvariant 3.

In het rapport 'Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale overheden' zijn de drie varianten als volgt benoemd:

het e-Depot als digitale archiefbewaarplaats;
het e-Depot als digitale archiefruimte en digitale archiefbewaarplaats;
het e-Depot als brede digitale opslagfunctie, digitale archiefruimte en digitale archiefbewaarplaats.

Is er geen e-depotvoorziening beschikbaar, dan wordt alle digitale kort of lang te bewaren informatie opgeslagen in andere informatiesystemen. Is er wel een e-depotvoorziening beschikbaar overeenkomend met een van de drie genoemde varianten, dan zal die voorziening in de praktijk een of meer andere systemen vervangen voor de opslag van informatie in de levensloopfase van die informatie die overeenkomt met de van toepassing zijnde variant. Bij variant 1 zal het e-depot het archiefsysteem vervangen dat in- of extern invulling geeft aan de digitale archiefbewaarplaats. Bij variant 2 zal het e-depot daarnaast ook het archiefsysteem vervangen dat invulling geeft aan de digitale archiefruimte na afhandeling van een zaak of proces. Bij variant 3 zal of kan het e-depot daarnaast in de fase dat een zaak wordt behandeld c.q. een proces wordt uitgevoerd ook elk systeem vervangen met alléén een informatiebewaarfunctie plus in die fase ook de informatiebewaarfunctie van alle overige (veelal taakspecifieke) systemen die meer doen dan alleen het bewaren van informatie. Dit allemaal onder de voorwaarde dat een e-depot de desbetreffende opslagformaten van infomatie aankan (zie daarvoor ook Voorlopig geen e-depot als totaaloplossing). Voor variant 3 betekent dit dat het e-depot dan het archiefsysteem vervangt plus het document management systeem (DMS) en van alle overige systemen en voor zover mogelijk de informatiebewaarfunctie. Dat is dus ook de bewaarfunctie van een zaaksysteem. Maar het e-depot vervangt dan niet de zaakafhandelingsfunctie van een zaaksysteem. Datzelfde geldt dan ook voor alle specifieke procesondersteunende systemen: het e-depot vervangt van die systemen in principe wel de bewaarfunctie (inclusief ontsluiten) maar niet de overige procesondersteunende functies.

Op dit moment (eind 2016) wordt door de samenwerkende decentrale overheden en regionale archiefinstellingen vooral gewerkt aan variant 1-oplossingen, dus oplossingen voor blijvend te bewaren archief na overbrenging.

Het e-depot in een systeemomgeving[bewerken]

Hoe is een e-depot als informatiesysteem gepositioneerd in een systeemomgeving?
Dat hangt, zoals hiervoor al zichtbaar werd, af van de variant waarvoor wordt gekozen en of het gaat om een e-depot bij of van de zorgdrager of een e-depot bij of van een regionale archiefinstelling of een e-depot dat nog weer anders is gepositioneerd. Figuur 2 toont een systeemplaat die een situatie visualiseert met een lokaal systeem voor dossiervorming en archivering en een externe e-depotvoorziening voor het beheren van blijvend te bewaren archief na overbrenging.

Figuur 2: een (vanuit de zorgdrager gezien) extern e-depot als digitale archiefbewaarplaats

Toelichting bij de plaat

Bij het tekenen van de plaat is uitgegaan van een lokaal systeem voor het opslaan, bewaren en ontsluiten van te bewaren informatie. Dit systeem wordt gevoed met informatie uit de werkprocessen en de bijbehorende werkprocesondersteunende informatiesystemen die in die processen met hun systemen beschikbaar komt (is ontvangen, gecreëerd of op z'n minst daar is gebruikt). Daarbij levert een digitale Zaaktypencatalogus (ZTC) met een daarin geïntegreerde Selectielijst de informatie waarmee wordt bepaald wat daarvan in aanmerking komt voor archivering en voor hoe lang. Bewaartermijnen en het gegeven dat informatie in aanmerking komt voor blijvende bewaring hebben de vorm van parameters die vanuit de combinatie ZTC/selectielijst worden geleverd en die bij het archiveren van informatie als metagegevens worden toegevoegd aan die informatie,

Voor het overbrengen van blijvend te bewaren archief van de zorgdrager naar een digitale archiefbewaarplaats in de vorm van een e-depotsysteem wordt gebruik gemaakt van een tijdelijke of permanent beschikbare koppeling. Het aldus overgebrachte archief moet voor de zorgdrager beschikbaar blijven voor hergebruik in werkprocessen (raadplegen en/of kopieën maken voor verder gebruik) of voor het reconstrueren van werkprocessen in het kader van bijvoorbeeld bewijsvoering. Daarvoor is voorzien in een permanente koppeling voor informatiestromen in omgekeerde richting, dat wil zeggen van het e-depot naar het lokale centrale systeem voor het bewaren en ontsluiten van informatie. Van hieruit kunnen de processen en werkprocesondersteunende systemen worden bediend met informatie uit het e-depot. Hier is er dus niet voor gekozen om elk werkprocesondersteunend systeem afzonderlijk aan te sluiten op het externe e-depotsysteem. De koppeling daarnaartoe loopt via het lokale centrale systeem.

De plaat is overigens niet volledig. Niet ingetekend is de ontsluiting van in bewaring genomen informatie naar andere gebruikers dan die in de werkprocessen. Dat is de ontsluiting vanuit het lokale archiefsysteem naar de samenleving op basis van de Wob (straks misschien de Wet open overheid met verplicht online register) en de ontsluiting vanuit het e-depot naar de samenleving op basis van de Archiefwet 1995.

De mogelijkheden van de hier aan de orde zijnde systemen worden bepaald door hun functionaliteit, het informatiemodel dat de inrichting van de onderliggende database van elk systeem bepaalt en de tussen de systemen beschikbare koppelingen.

Systeemkoppelingen[bewerken]

De complexiteit van systeemkoppelingen wordt niet alleen bepaald door de complexiteit van de uit te wisselen content, maar ook door wat daar aan metagegevens bij hoort. Voor de decentrale overheden is het TMLO (Toepassingsprofiel metadatering lokale overheden) de standaard voor metagegevens. In het kader van de doorontwikkeling van het TMLO wordt er (per eind 2016) gewerkt aan een TMLO informatiemodel. Een koppeling op basis van het TMLO wordt een volgende stap.

e-Depot-functies[bewerken]

Het hiervoor genoemde onderzoeksrapport 'Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale overheden' benoemt voor een e-depot als informatiesysteem vier hoofdfuncties. Figuur 3 toont deze hoofdfuncties. Drie daarvan zijn in lijn met de bedrijfsfuncties voor informatiebeheer zoals zichtbaar in het model in figuur 3 op de pagina Conceptueel en functioneel model informatiebeheer. Dat zijn de hoofdfuncties:

in bewaring nemen;
duurzaam bewaren en beheren;
ontsluiten.

De vierde hoofdfunctie is 'algemeen beheer en ondersteuning' en figuur 3 is daarop aanvullend en binnen een e-depot als systeem aanvullend op en ondersteunend aan de andere drie hoofdfuncties. Onder die vierde hoofdfunctie vallen onder andere toegangsbeheer, het beheren van gebruikersgegevens en het beschikbaar stellen van die gegevens aan de andere functies, het monitoren en bewaken van en rapporteren over het functioneren van de voorziening, beheerovereenkomsten (Service Level Agreements) en - heel belangrijk - het beheren en aan de andere functies beschikbaar stellen van allerlei inrichtingsinformatie. Onder dat laatste vallen instrumenten en standaarden zoals de Selectielijst met standaard bewaartermijnen, een of meer classificatieschema's, een of meer standaard metagegevensschema's, een lijst van toegestane standaard formaten met bijbehorende specificaties, gestandaardiseerde openbaarheidsbeperkingen en eisen die worden gesteld aan de (volledigheid van de) content van informatieobjecten. Meer details zijn te vinden in het genoemde onderzoeksrapport.

Figuur 3: de hoofdfuncties van een e-depot als informatiesysteem.

Aandachtspunten[bewerken]

Het gebruikersperspectief[bewerken]

Het doel van een e-depot is te zorgen voor de duurzame toegankelijkheid van de informatie die erin wordt opgeslagen. Uiteindelijk gaat het om het beschikbaar houden van informatie zolang deze bewaard moet blijven en het op elk willekeurig moment in die periode kunnen gebruiken van die informatie. Daarvoor wordt informatie bewaard, voor raadpleging en gebruik door gebruikers (die deze informatie mogen raadplegen en gebruiken). Daarom ook is een goede invulling van de functie Ontsluiten essentieel voor een e-depot. Daarbij moet die functie zowel intern gericht zijn, naar de gebruikers van de 'business' die verantwoordelijk zijn voor werkprocessen, als extern gericht naar de maatschappij met daarin burgers, bedrijven en instellingen. Dat laatste wordt met de toenemende aandacht voor actieve openbaarheid steeds belangrijker, en dat niet alleen voor de fase na overbrenging maar al direct na het het afsluiten van een zaak of werkproces en soms zelfs terwijl zo'n zaak of proces nog loopt. De hoofdfunctie Ontsluiten is daarvoor uitgewerkt tot een set van op beide doelgroepen gerichte onderliggende functies. Deze zijn te vinden in de grote mindmap in paragraaf 6.1 van het rapport 'Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale overheden' en uitgeschreven onder de kop 'hoofdfunctie 3: Ontsluiten' in paragraaf 6.3 van hetzelfde rapport.

Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik[bewerken]

Het principe van enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik is een bekend en verstandig uitgangspunt bij het bewaren en beheren van informatie. Daar zijn redenen voor. Opslag vergt beheer, want zonder beheer is duurzaamheid niet gegarandeerd. Meervoudige opslag vergt daarom ook dubbel beheer of meer dan dat. Dat is niet efficiënt. Bovendien ontstaat dan het risico dat 'dezelfde inhoud' in verschillende beheeromgevingen op enig moment inhoudelijk niet meer helemaal gelijk is. Op die manier kunnen verschillende beheeromgevingen verschillende 'waarheden' van 'hetzelfde' tonen. Dat levert een vorm van onduidelijkheid op die vanuit het perspectief van de gebruikers uitermate onwenselijk is. Die willen weten welke informatie authentiek is en daarmee bepalend voor de context waarin die informatie nodig is. Anders gezegd: zij hebben behoefte aan 'a single source of truth'. Het advies is daarom: probeer dubbele opslag te voorkomen, ook bij het werken met e-depots.

Het voorgaande maakt de ontsluitingsfunctie van een e-depot extra belangrijk. Want juist bij het ontbreken daarvan kan de neiging ontstaan de hele inhoud van een e-depot ook te blijven opslaan bij de oorspronkelijke bron. Het OAIS schrijft die ontsluitingsfunctie ook voor en wel met de functie Access. In GEMMA en de AIDO-e-depotonderzoeken is dat vertaald naar 'Ontsluiten' (onder andere omdat we in Nederland gewend zijn het Engelse 'Access' te verbinden met toegangsbeheer en het beveiligen van informatie tegen ongeoorloofde toegang). In het AIDO-KING-rapport 'Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale overheden' is de functie 'Ontsluiten' verder uitgewerkt.

Second best: 'in sync' houden[bewerken]

Is het om bepaalde redenen toch niet mogelijk om dubbele opslag te voorkomen, dan verschuift de uitdaging naar het gelijk houden van de op meerdere plaatsen opgeslagen informatie, ook wat betreft de beschrijvende (contextuele) metagegevens. Duidelijk moet dan zijn wat beschouwd kan worden als authentiek en wat daarvan is gedupliceerd. Een synchronisatiemechanisme moet er dan voor zorgen dat de gedupliceerde of 'afgeleide' informatie gelijk blijft aan ('in sync' met) de authentieke informatie. Die zal zich in principe in het e-depot bevinden. Authentiek betekent dus niet dat informatie is of blijft opgeslagen bij de oorspronkelijke bron zoals een lokaal zaaksysteem, een lokaal DMS of een lokaal archiefsysteem. Na overbrengen naar een e-depot bijvoorbeeld zal het e-depot qua inhoud leidend worden. Bij wat daarvan is afgeleid moet bovendien op metagegevensniveau worden worden vastgelegd dat de informatie is afgeleid van de authentieke informatie in het e-depot en waar die authentieke informatie zich bevindt.

Resumerend is het advies om te kiezen voor enkelvoudige opslag, tenzij het niet anders kan, en daarbij de pas-toe-of-leg-uit-regel toe te passen. Dit opdat dubbele opslag de - bij voorkeur tijdelijke - uitzondering blijft en organisaties daar slechts voor kiezen als zij de noodzaak van de uitzondering kunnen uitleggen. Wordt voor dubbele opslag gekozen, dan hoort daar een synchronisatiemechanisme bij die de gedupliceerde informatie 'in sync' houdt met de authentieke informatie.

Voorlopig geen e-depot als totaaloplossing[bewerken]

Het lijkt overzichtelijk en daardoor aantrekkelijk: één systeem voor het bewaren en ontsluiten van alle overheidsinformatie van een organisatie. Alle dossiers zitten dan in één systeem en ook per dossier is dan geen sprake van informatie die over meerdere systemen is verspreid. Als streven is het ook prima. Alleen bestaan er nog geen systemen die alle soorten overheidsinformatie wat betreft het opslaan, bewaren en ontsluiten ervan aankunnen. Dat heeft te maken met de complexiteit van veel informatie en de bijbehorende opslagformaten. Bij sommige taakspecifieke informatie en opslagformaten is het bewaren en reproduceren van historie lastig tot nog niet goed mogelijk. Een voorbeeld daarvan is het archiveren van digitale ruimtelijke plannen. Maar ook het bewaren en reproduceren van bijvoorbeeld websites (inclusief alle ‘links’ naar content buiten de ‘eigen’ website) is lastig. Oplossingen voor het archiveren van zulke informatie zijn vaak niet volledig en waar volledig archiveren in theorie wel mogelijk is, is dat vaak praktisch niet goed uitvoerbaar.
Waarom is dit zo moeilijk?
Steeds vaker wordt informatie ontsloten door, op het moment dat deze wordt gevraagd, te genereren uit een grote hoeveelheid onderliggende informatiefragmenten. Bij een digitaal ruimtelijk plan zijn dat onder andere alle ruimtelijke objecten op een kaart en hun functie en/of bestemming. Als er wekelijks enkele van die vele objecten veranderen, dan houdt een praktische archiefoplossing daarvoor in, dat een organisatie die 'fragmenten' archiveert. Is dan de momentopname (snapshot) van een ruimtelijk plan op datum x in het verleden nodig, dan worden van alle fragmenten die met elkaar het ruimtelijke plan vormen de waarden geselecteerd die die fragmenten op dag x hadden. Daaruit kan dan het plan gegenereerd worden dat op die dag geldig was. Conceptueel is dat de enige benadering die werkt, praktisch is en een volledig waarheidsgetrouwe reproductie kan tonen van de gestelde informatievraag. Voor het genereren van zo'n historisch resultaat is echter wel dezelfde soort specifieke programmatuur nodig als die is of werd gebruikt voor het maken van die digitale ruimtelijke plannen, dus een variant van een GIS oftewel Geografische Informatie Systeem.
Iets vergelijkbaars geldt voor webpagina's. Ook die worden - bij moderne websites - gegenereerd uit heel veel onderliggende stukjes informatie op het moment dat een gebruiker zo'n pagina opvraagt. Een extra complexiteit daarbij is dat veel webpagina's zichtbare en onzichtbare links bevatten naar informatie op andere webpagina's op ook andere servers. Daarbij is niet zelden hetgeen wordt getoond ook nog afhankelijk van de persoon die een webpagina bekijkt. In die zin is een webpagina enerzijds voor de gebruiker wel een informatieobject, maar is door alle links de omvang van dat object formeel nauwelijks begrensd. In ieder geval geldt ook hier: een oplossing voor het bewaren en reproduceren van historie die nog het meest in de buurt komt van wat eigenlijk nodig is, is een oplossing op basis van de specifieke programmatuur voor het vullen en genereren van een website, de programmatuur dus van een CMS (Content Management Systeem).
Soortgelijke problemen - mogelijk in wat mindere mate, maar toch - kunnen ook optreden bij het reproduceren van minder complexe maar nog steeds vrij specifieke informatie, zoals videonotulen en financiële informatie in een financieel systeem.

De verwachting is dat de hier geschetste situatie, waarbij er nog geen e-depotvoorzieningen zijn die de bestandsformaten van alle soorten overheidsinformatie aankunnen, niet op afzienbare termijn zal veranderen.

Een en ander leert ons dat we niet alleen voor het verwerken van complexe informatie zoals zojuist beschreven, specialistische taakspecifieke programmatuur nodig hebben, maar dat dat voorlopig ook zal gelden voor de gearchiveerde historische variant van die informatie. Daarom zal waar informatie complex van structuur is, opslag ervan in een e-depot vaak niet de beste oplossing zijn. Kan een e-depotsysteem er niet goed mee om gaan, dan zal opname in een e-depot eerder leiden tot een verslechtering dan een verbetering van de situatie.

Zoals al gezegd aan het begin van deze paragraaf betekent dat niet dat het streven naar één systeemoplossing voor het bewaren en ontsluiten van de overheidsinformatie van een organisatie, verkeerd is. Dat streven is goed. Zoals ook beschreven in het Vullen en archiveren van een zaakdossier zal een zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak vaak een virtueel dossier zijn met inhoud die verdeeld is over meerdere systemen. Dat zijn systemen van waaruit de informatie afkomstig is, de bronsystemen. Maar bij het afsluiten van een zaak moet alle inhoud van het resulterende te archiveren dossier worden ondergebracht in één fysiek systeem, tenzij er hele goede redenen zijn om het anders te doen. Die lijn biedt de beste garanties dat, ook na verloop van jaren, dossiers nog compleet zijn en overeenkomstig de inhoud die ze hadden bij het afsluiten van de desbetreffende zaken. Het is passend om ook hier de pas-toe-of-leg-uit-regel te laten gelden. De organisatie doet het op dus deze manier, tenzij zij kan uitleggen waarom een andere manier toch verantwoord is.

Het hiervoor genoemde 'ene fysieke systeem' voor gearchiveerde dossiers na afsluiting van een zaak is in principe een DMS/RMA, archiefsysteem of e-depot, Waar dat niet mogelijk, komen andere systemen in beeld, maar ook dan moet het streven blijven dat na het afsluiten van een zaak het hele dossier in één fysiek systeem zit.

Alle metagegevens in een e-depot[bewerken]

Wat in principe wel kan, als alle informatie bewaren in een centraal e-depotsysteem niet mogelijk is, is het opslaan in een centraal e-depot van alle beschrijvende metagegevens, van dus ook complexe informatie die niet in het centrale e-depot past. Die beschrijvende metagegevens komen overeen met de cluster metagegevens die in het OAIS-informatiemodel wordt aangeduid met de naam Preservation Description Information. Het centraal opslaan van in ieder geval die metagegevens levert twee voordelen op:

beheerders hebben overzicht van de informatie die aanwezig is (onder andere van belang in het kader van actieve openbaarheid; als de wet open overheid doorgaat dan is zelfs een extern gericht register nodig met daarin deze informatie);
gebruikers hebben een centrale ingang voor het zoeken en vinden van informatie.

Een voorwaarde om dit op het niveau van een organisatie te laten werken is wel dat het beheren van de informatie in de organisatie zich moet uitstrekken tot ook de systemen die zelf hun informatieobjecten blijven bewaren. Dat vergt een vorm van organisatiebreed integraal informatiebeheer van wat dan in feite een gedistribueerd stelsel van systemen wordt. Een norm als de Europese Moreq2010 (zie ook de info hierover van het Nationaal Archief) gaat zelfs uit van dat concept. Informatieobjecten kunnen dan worden opgeslagen in elk systeem dat onderdeel is van zo'n stelsel onder de voorwaarde dat de beschrijvende metagegevens van die informatieobjecten ook worden vastgelegd in het centrale systeem, dat alle systemen in het stelsel Moreq-compliant zijn en dat er een synchronisatiemechanisme is tussen het centrale systeem en de andere systemen in het stelsel. Het resultaat daarvan moet dan zijn dat alle informatie altijd te vinden is via het centrale systeem.

De essentie[bewerken]

Uiteindelijk gaat het niet om een informatiesysteem maar om het beschikbaar hebben van de functionaliteit voor het duurzaam toegankelijk bewaren van alle overheidsinformatie die de overheid - kort of lang - wil of moet bewaren. Die functionaliteit is al benoemd, op deze pagina onder het kopje e-Depot-functies, en verder uitgewerkt in het eveneens hiervoor genoemde rapport 'Eisen voor e-depotvoorzieningen voor decentrale overheden.

Een e-depotvoorziening is een deel van de oplossing[bewerken]

Het e-depot als geautomatiseerd informatiesysteem is slechts een deel van de oplossing. Ten eerste moet de organisatie ook aan de slag met allerlei niet technische zaken zoals de organisatie van en rondom een e-depotsysteem. In het rapport Eisen Duurzaam Digitaal Depot, ook wel bekend als ED3, staat niet voor niets de volgende uitgebreide definitie van een e-depot:

Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Daarnaast vergt goed informatie- en archiefbeheer veel meer oplossingen, waaronder de inzet van standaard oplossingen of kortweg standaarden zoals voor metagegevens en een goede integratie van informatie- en archiefbeheer met de werkprocessen waarvan en waarvoor informatie wordt bewaard. Zie daarvoor zowel de op de webpagina Uitwerking Informatie- en archiefbeheer genoemde Baseline-documenten als de op die pagina met een link vermeldde andere Addendum-pagina's.

Beschikbare systeemoplossingen[bewerken]

Wat is er op de markt al beschikbaar aan oplossingen? Op die vraag probeert het rapport e-Depotmonitor van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten een antwoord te geven. Het rapport is het resultaat van een marktverkenning.

Oproep: er is ook behoefte aan praktijkvoorbeelden in de vorm van beschreven oplossingen die minstens voor een deel (al) operationeel zijn. Zie voor aanmelden de contactgegevens onderaan deze pagina.

De nabije en verder weggelegen toekomst[bewerken]

De toekomst valt niet te voorspellen, maar het is niet uitgesloten dat de ICT-omgevingen van gemeenten ook op de wat langere termijn nog niet kunnen of zullen toegroeien naar een situatie met één centraal e-depot voor alle in de organisatie aanwezige informatieobjecten. Nu al wordt hier en daar bewust gekozen voor het bewaren van bepaalde gearchiveerde informatie in het taakspecifieke systeem waarin deze informatie is gecreëerd. Natuurlijk moet de zorgdrager ook met dergelijke systemen voldoen aan de eisen van de Archiefwet en moet de zorgdrager met dergelijke systemen ook duurzaamheidsproblemen oplossen waar die zich voordoen. Als een e-depot specifieke informatie niet leesbaar kan houden omdat het de bijbehorende specifieke opslagformaten niet aankan, dan zijn de genoemde taakspecifieke systemen alleen een alternatief als die deze informatie wel leesbaar kunnen houden. Uiteindelijk gaat het altijd om het beschikbaar hebben van functionaliteit voor het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie, dus om het beschikbaar hebben van e-depotfunctionaliteit in de systemen die het opslaan, bewaren en ontsluiten van digitale informatie verzorgen. Naarmate een e-depotsysteem dat kan voor meer soorten informatie en de bijbehorende formaten, kan zo'n systeem die rol van meer taakspecifieke systemen overnemen.

De meest elegante oplossing is en blijft die waarbij een e-depot alle soorten informatie aankan. Dat biedt bovendien de beste mogelijkheden om dossiers altijd als complete set, met alle variëteit aan informatie die daarin kan zitten, in één centraal en voor iedereen bekend systeem op te slaan en te ontsluiten. Voordat dat soort volwassen oplossingen beschikbaar komen, zullen nog heel verbeterslagen nodig zijn met de nu in ontwikkeling zijnde e-depotsystemen. Daaraan wordt overigens gewerkt, onder andere met pilotprojecten bij regionale archiefdiensten en gemeenten die daaraan als aangesloten of aan te sluiten organisatie meewerken.

Een focus op variant 2- of zelfs variant 3-oplossingen, voor nu de meest vergaande e-depotvariant, zal daarbij in de tijd gezien een logisch vervolg zijn op het opdoen van ervaring met variant 1-oplossingen. Nog complexer dan variant 3-oplossingen zijn oplossingen à la Moreq2010 met een samenhangende stelsel van systemen voor het duurzaam bewaren van informatie is nog complexer. Naar verwachting vergt zo'n oplossing een zeer hoog ICT-volwassenheidsniveau van de organisaties die zoiets willen realiseren. Als die fase al aan de orde komt, dan zal dat waarschijnlijk pas het geval zijn nadat eerst minder complexe oplossingen beschikbaar zijn gekomen voor variant 3-e-depots. Voor de meeste gemeenten zal dat voorlopig in de tijd gezien vrij ver weg zijn. Want voor die tijd komen eerst de uitdagingen aan de orde voor de drie hierboven genoemde e-depotvarianten. Het oppakken van die achtereenvolgende uitdagingen zal al een ontdekkingsreis op zich worden, zo is de verwachting, met mogelijk uitkomsten en bijbehorende inzichten die we nu nog niet in beeld hebben. In die zin kent het vraagstuk hoe duurzame toegankelijkheid van alle overheidsinformatie te realiseren en dat ook nog in goede onderlinge samenhang nog tal van open einden. De toekomst op dit terrein is dus nog niet bekend, maar zullen we werkendeweg wel ontdekken. Hieronder meer over hoe een en ander aan te pakken voor wie aan de slag wil.

Aanpak[bewerken]

De eerste stappen

Voor de decentrale overheden is een handreiking met stappenplan beschikbaar voor hoe te komen tot een e-depot:

De handreiking zegt onder andere wat te doen, in een vijftal stappen, als je 'morgen aan de slag' wilt:

Breng het informatiemanagement in je organisatie op orde.
Maak een kostenbatenafweging van de invoering en het gebruik van een e-depot. Doe dit in de vorm van een business case
Start een pilot door een probleem met duurzame toegankelijkheid te kiezen en te onderzoeken wat er nodig is om dat probleem op te lossen. Experimenteer daarvoor op kleine schaal met het beheer en de ontsluiting van een selecte groep informatieobjecten.
Onderzoek de ervaringen bij collega-overheidsorganisaties en zoek naar mogelijkheden tot samenwerking, en organiseer de benodigde kennis en competenties.
Bepaal de volgende stappen op basis van de resultaten van het voorgaande.

Deze aanpak gaat er van uit dat enerzijds veel nog niet is uitgekristalliseerd met betrekking tot e-depotoplossingen, maar ook dat afwachten geen optie is. Met de digitalisering van overheidsinformatie hebben alle overheidsorganisaties te maken met het probleem en tevens uitdaging van de 'duurzame toegankelijkheid' van die informatie. Geen organisatie kan het zich veroorloven deze uitdaging te negeren. Het bewaren van digitale informatie is alleen zinvol als die informatie beschikbaar, vindbaar, leesbaar, interpreteerbaar en bruikbaar blijft, kortom duurzaam toegankelijk wordt opgeslagen. Het e-depot als concept is daarvoor de oplossing.

Ontdekken en leren

Het realiseren van of aansluiten op een operationele e-depotvoorziening is een complex traject. Zelfs voor leveranciers is dat niet eenvoudig. Het onderwerp vergt daarom een gezamenlijke vorm van leren. Een belangrijk onderdeel daarvan kan bestaan uit het uitwisselen van ervaringen. Al doende leert men, maar van wat men dan leert, kunnen anderen ook leren als men ervaringen en inzichten beschrijft en beschikbaar stelt.

Uitdagingen zijn er overigens nog genoeg. Een paar voorbeelden op het niveau van producten:

zoals hiervoor deels al genoemd: het opstellen en vaststellen van standaard systeemkoppelingen voor het aanleveren aan een e-depot en voor het ophalen uit een e-depot;
een informatiemodel voor opslag in een een e-depot met inpassing in zo'n model van het concept van zogenoemde Archival Information Packages (AIP's) zoals genoemd in het OAIS;
zoals al genoemd, het uitwerken van een bestek, of generieker: een raamwerk, voor aanbesteden.

Gemist wordt ook nog een overheidsbreed kennisplatform met daarin ook leveranciers en met een verbinding met de internationale e-depotwereld waarin onder andere wordt gewerkt aan een nieuwe versie van het OAIS.

Reacties[bewerken]

Vragen, commentaar en andere reacties op deze pagina kunnen naar gemmaonline@vng.nl.

Deze pagina is het laatst bewerkt op 12 jan 2024 om 15:00.